Účet pokoje, doklad a QR kód

Na účet pokoje jde cena ubytování, poplatek z pobytu, služby a útraty, takže host při odjezdu platí jednu částku. Z vyrovnaného účtu vznikne doklad za pobyt, který vidí tržby i účetnictví. QR kód hosta pak u wellness, snídaní nebo parkoviště ověří, co má host v ceně.

Účet pokoje, služby a vyúčtování

V detailu pobytu na plachtě je Účet pokoje: cena ubytování, poplatek z pobytu, služby a útraty, platby a nahoře tučně Zbývá zaplatit. Host tak při odjezdu platí jednu částku za všechno.

• Služba – vyberete ji z ceníku služeb. U služby za osobu a noc (snídaně) zadáte počet osob a noci, u služby za noc (parkování) noci, u služby za kus nebo za pobyt počet kusů. Cena se spočítá sama.
• Položka – cokoli mimo ceník: minibar, prádelna, útrata z baru zapsaná ručně. Zadáte za co, částku s DPH a sazbu DPH.
• Útrata z pokladny – pokladna restaurace nebo baru může útratu ubytovaného hosta zapsat přímo na jeho pokoj; na účtu je označená pokladna. Jde to jen u hosta, který je právě ubytovaný. Pokladna na ni účtenku nevystaví – tržbou se stane až na dokladu za pobyt.
• Zaplatit – zapíše platbu (hotově, kartou, převodem, fakturou, voucherem); částka se předvyplní zůstatkem. Zálohu zaplacenou předem zapíšete stejně, s poznámkou „záloha“. Křížkem položku nebo platbu smažete.

Účet k tisku otevře vyúčtování s hlavičkou provozovny, rozpisem položek, platbami a rozpisem DPH (ubytování má 12 %, poplatek z pobytu DPH nemá). Po vystavení dokladu nese jeho číslo. Ubytování v pokladně nemarkujte – do tržeb ho zapíše doklad za pobyt.

Doklad za pobyt: tržby a účetnictví

Při odjezdu hosta vznikne z vyrovnaného účtu pokoje sám doklad za pobyt – účtenka v objednávkách jako z pokladny, takže ho vidí tržby, Měsíční přehledy, pokladní kniha, export pro účetní do POHODY a Money i EET 2.0. Jmenuje se Ubytování – pokoj … a čísluje se vlastní řadou ubytování.

• Co na něm je – ubytování (DPH 12 %), služby, ruční položky a útraty z restaurace a baru zapsané na pokoj s jejich sazbami DPH a poplatek z pobytu bez DPH (pro obec). Položky nemají produkt, takže nejdou do kuchyně ani do prodejů produktů a neodepisují sklad.
• Forma úhrady – podle největší platby: hotově, kartou, nebo převodem (převod, platba přes portál, voucher a jiné platby se zapíšou jako Fakturou – bezhotovostně; mezi fakturami v Účetnictví › Faktury nejsou). Celý rozpis plateb je v textu dokladu. Pokladní kniha si z něj vezme jen hotovou část, EET 2.0 jen platby na místě (hotově a kartou) – záloha zaplacená kartou online ne.
• Faktura pro firmu – když je na účtu pokoje platba fakturou, doklad je faktura s odběratelem z pobytu (firma, jméno, e-mail). Najdete ji v Účetnictví › Faktury, kde doplníte IČO a adresu a fakturu vystavíte.
• Nevyrovnaný účet – když host při odjezdu nezaplatil všechno (nebo je na účtu přeplatek), doklad počká. Vznikne sám, jakmile doplatek účet vyrovná.
• Zrušený pobyt a nepřijel – ponechanou zálohu (storno poplatek) vyúčtujete ručně: přidejte na účet položku storno poplatku a v detailu pobytu klikněte na Vystavit doklad.

Vystavený doklad účet pokoje uzavře – položky ani platby už změnit nejde. Oprava jde přes Stornovat doklad v detailu pobytu: vznikne protidoklad se zápornými částkami (tržby, pokladní kniha i EET), účet se odemkne a po úpravě vystavíte nový doklad. V administraci objednávek doklad za pobyt stornovat ani smazat nejde – detail objednávky odkazuje na pobyt. Doklad není v žádné uzávěrce pokladny: peníze přijala recepce, ne šuplík kasy.

QR kód hosta a čtečka

Každý pobyt má QR kód hosta. Host ho najde na stránce svého pobytu (odkaz z e-mailu) a recepce mu ho může vytisknout na kartu hosta – v detailu pobytu na plachtě odkaz Karta hosta k tisku. Na kartě je pokoj, termín, balíček, co host smí a váš text (Wi-Fi, otevírací doba – zadáte v Nastavení › Pravidla a poplatek).

U wellness, na snídani nebo u parkoviště otevřete Ubytování › Čtečka hostů v telefonu nebo tabletu, vyberete místo a čtete kamerou, ruční čtečkou nebo opsáním kódu. Co host smí, se počítá z účtu pokoje (služby z ceníku i v ceně balíčku):

• Wellness, parkování za pobyt nebo za noc – neomezeně po celý pobyt; za kus (třeba 2 vstupy na masáž) – tolikrát za pobyt.
• Snídaně – ráno po každé noci (od druhého dne do dne odjezdu), denně tolik osob, za kolik je služba (u služby „za noc“ všichni z pokoje – stejně jako v seznamu snídaní pro kuchyň). Snídaně navíc za kus se čerpají nad denní počet.
• Polopenze a jídlo – večer každé noci (od příjezdu do dne před odjezdem), denně tolik osob.

Kód platí jen u ubytovaného hosta. Čtečka ukáže zeleně pokoj a co platí, červeně důvod (dnes vyčerpáno, host už odjel, služba na účtu chybí). Když jde víc lidí najednou, vyberte počet osob. Omylem zapsaný vstup vrátíte tlačítkem Vrátit poslední vstup – i se všemi osobami, které se načetly s ním. Dvě čtečky naráz nepustí přes limit. Kód nedává přístup ke zrušení pobytu – kdo ho vyfotí, nic nezmění. Využití vstupů vidíte v detailu pobytu.

Obsluha wellness nebo jídelny nemusí vidět hosty: s oprávněním Čtečka hostů má jen čtečku – pokoj a co host smí, bez jmen. Turnikety a čtečky jiných firem se připojí přes API (oprávnění guest_passes:check).