Objednávky zboží u dodavatelů
Objednávka zboží je most mezi nákupním seznamem a skladem. Vytvoříte ji, a až zboží dorazí, jedním kliknutím ji označíte jako přijatou – tím se naskladní a hodnota nákupu se propíše do výdajů provozovny.
Než začnete
- Dodavatel přiřazený ke skladovým položkám – objednávka nabízí jen položky, které mají na zvolené provozovně tohoto dodavatele.
- Limity u položek – podle nich se objednávka předvyplní tím, co dochází.
Na této stránce
Život objednávky
Objednávka je třetí článek nákupního řetězu: limit → nákupní seznam → objednávka → přijetí a naskladnění → inventura, která ověří, že naskladněné množství sedí se skutečností.
Vytvoření objednávky
Objednávku založíte tlačítkem Vytvořit objednávku – buď v Nákupním seznamu u skupiny dodavatele, nebo v přehledu dodavatelů u konkrétního dodavatele. Obojí otevře stejnou stránku Nová objednávka od: … pro zvolenou provozovnu:
- Předvyplněné položky – ty od tohoto dodavatele, které jsou na limitu nebo pod ním, s množstvím na doplnění do limitu (zaokrouhleno nahoru).
- Přidat položku do objednávky – nabízí další položky, které mají na této provozovně stejného dodavatele a v objednávce ještě nejsou.
- Nakoupit – množství upravíte, tlačítkem Odebrat položku z objednávky vyřadíte. Pod tabulkou se průběžně počítá CELKEM bez DPH.
- Poznámka pro Vás – vidíte ji jen vy, v detailu objednávky.
Tlačítkem Vytvořit objednávku pod tabulkou se objednávka uloží („Objednávka byla vytvořená.“) a v přehledu čeká jako Nepřijato. Prázdnou objednávku systém nevytvoří („Nelze vytvořit prázdnou objednávku“). Vytvořenou objednávku už upravit ani smazat nejde.
Dodavateli se nic neodesílá
Objednávka v ProfiRESTu je vaše evidence. Dodavateli ji systém neposílá – objednejte jako obvykle (telefonem, e-mailem, v jeho e-shopu) a podle objednávky v systému pak zboží přijměte.
Množství a cena jsou celá čísla
Množství zadáte jen celé – desetinné číslo pole Nakoupit nepřijme, takže 2,5 kg objednat nejde. Nákupní cena se do objednávky uloží jen v celých korunách, haléře se useknou: 12,50 Kč se uloží jako 12 Kč. U drobného, levného zboží to nevadí, u drahých surovin si hodnotu objednávky radši zkontrolujte.
Přehled objednávek
| Sloupec | Význam |
|---|---|
| Dodavatel | Komu je objednávka určená (viz Dodavatelé). |
| Částka | Hodnota objednávky bez DPH. |
| Vytvořeno | Kdy objednávka vznikla. |
| Přijato | Kdy jste ji přijali. Dokud nepřijatá, píše se tu „Nepřijato“. |
| Položek | Kolik druhů zboží obsahuje. |
| Akce | Přijata (jen u nepřijatých) a Detail. |
Přehled ukazuje objednávky jen zvolené provozovny. Poznámku k objednávce uvidíte až v jejím detailu (spolu se stavem Čeká na vyřízení nebo ZPRACOVÁNO a seznamem položek s cenami), v přehledu se nezobrazuje.
Přijetí a naskladnění
Přijetí je nejdůležitější krok. Systém při něm:
- Zvýší zásobu každé položky o objednané množství na téhle provozovně.
- Zapíše ke každé položce skladový pohyb Naskladněno, aby byl dohledatelný v jejích pohybech i ve stavu skladu k datu.
- Označí objednávku jako přijatou, s časem přijetí.
- Zapíše hodnotu objednávky (bez DPH) do výdajů provozovny – projeví se v přehledu Příjmy a výdaje.
Co se zeptá a co napíše
Tlačítko Přijata se nejdřív zeptá: „Označením objednávky jako přijaté se naskladní položky dle objednávky. Také se přidá záznam do Vašich nákladů.“ Po potvrzení systém napíše: „Objednávka byla zpracována. Zboží bylo naskladněno. Hodnota objednávky byla přidána do výdajů provozovny.“
Přijmout lze jen jednou
Druhý pokus systém odmítne hláškou „Objednávka je již zpracovaná“. Je to pojistka proti dvojímu naskladnění. Objednávku přijímejte až když zboží fyzicky máte, ne ve chvíli, kdy ji zakládáte.
Když dodavatel dovezl něco jiného
Naskladní se to, co je v objednávce – ne to, co skutečně přijelo. Vytvořenou objednávku upravit nejde, položky ani množství se dodatečně nemění. Když se dodávka liší, objednávku přijměte a rozdíl doplňte ručním pohybem v tabulce skladu.
Zboží bez objednávky
Když zboží přišlo bez objednávky v ProfiRESTu (nákup v Makru, dodávka podle telefonu), naskladněte ho nahráním faktury nebo dodacího listu v Příjmu zboží. Objednávku a doklad k téže dodávce nenaskladňujte oba – zásoby by se zdvojily.
Doporučený postup
Objednávejte z nákupního seznamu
Seznam je už seskupený po dodavatelích a obsahuje jen to, co skutečně dochází. Ruční skládání objednávek je zbytečná práce.
Zapište si do poznámky, co je domluvené
„Doveze ve čtvrtek dopoledne“, „Sleva 5 % dohodnutá telefonicky“. Za dva týdny si to nikdo nepamatuje. Poznámka je jen pro vás, dodavateli se nikam neodesílá.
Přijímejte hned při převzetí
Nejlépe s dodacím listem v ruce. Nepřijaté objednávky se hromadí a sklad pak neodpovídá skutečnosti.
Kontrolujte ceny
Když se nákupní cena změnila, opravte ji i na kartě skladové položky. Jinak vám bude marže vycházet špatně.
Ověřte sklad inventurou
Rozdíly mezi dodacím listem a objednávkou, které jste zapomněli dorovnat, odhalí inventura.