Přihlášení, role a oprávnění
Referenční stránka k tomu, kdo se kam dostane. Najdete tu tok přihlášení do administrace, přehlednou tabulku obrazovek s potřebným oprávněním a odpovědi na typické otázky typu „proč tuhle položku v menu nevidím“. Praktický návod, jak zaměstnance zakládat, je na stránce Administrace systému → Správa zaměstnanců.
Na této stránce
Tři role, které systém rozlišuje
Majitel účtu
Přihlašuje se jménem a heslem účtu (se zapnutým dvoufázovým ověřením ještě kódem z SMS) nebo otiskem prstu. Vidí všechno a jako jediný má přístup k nastavení účtu, kreditu a fakturám, integracím, registraci provozoven, nákupu e-shopu, certifikátu EET 2.0 pro celý účet a pozvánkám k přihlášení otiskem.
Zaměstnanec
s webovým přístupem
Přihlašuje se přes přihlášení k účtu, výběr svého jména a kód z SMS, nebo otiskem prstu. Vidí jen to, na co má oprávnění na aktuálně zvolené pobočce.
Zaměstnanec
bez webového přístupu
Pracuje jen v aplikacích na provozovně – pokladna, kuchyň, docházkový terminál. Na obrazovce výběru přihlášení není a otiskem prstu se do administrace nepřihlásí. Co smí v aplikacích, určuje blok Aplikace na kartě zaměstnance.
Tok přihlášení krok za krokem
Volba „majitel“ nechce další heslo
Zaměstnanci, kteří se přihlašují heslem, znají přihlašovací údaje účtu. Tlačítko Pokračovat jako majitel na obrazovce výběru už žádné další heslo nechce. Když má majitel zapnuté dvoufázové ověření, systém po přihlášení heslem a volbě majitele pošle kód na mobilní telefon majitele a bez něj dál nepustí. Proto si při rozdávání webového přístupu zapněte v Nastavení uživatele volbu Používat 2-faktorové ověření při přihlášení.
Přihlášení otiskem prstu nebo obličejem
Majitel i zaměstnanec se zapnutým přístupem do webové administrace se mohou přihlašovat tlačítkem Přihlásit otiskem nebo obličejem – bez hesla účtu, bez výběru jména a bez SMS kódu. Na iPhonu se přihlašuje přes Face ID nebo Touch ID. Zařízení si každý přidá sám v levém panelu pod odkazem Přihlášení otiskem; zaměstnanci může majitel poslat pozvánku z karty zaměstnance. Postup je popsaný na stránce Administrace systému → Správa zaměstnanců.
Kdo se přihlásí otiskem jako zaměstnanec, zůstane zaměstnancem – obrazovku výběru už neotevře a na majitele ani na jiného zaměstnance nepřepne. Musí se odhlásit a přihlásit znovu heslem účtu nebo otiskem majitele.
Přehled obrazovek a potřebných oprávnění
Tabulka je seřazená podle levého menu. Odznak říká, co musí mít zaměstnanec na zvolené pobočce zaškrtnuté, aby se na obrazovku dostal.
| Sekce menu | Obrazovka | Potřeba |
|---|---|---|
| Provozovny | Nástěnka | Všichni |
| Registrovat novou provozovnu | Jen majitel | |
| Seznam provozoven a jejich přepínání | Všichni (zaměstnanec jen své pobočky) | |
| Produkty a sklady | Sortiment (sortimenty, kategorie, produkty, import a export) | Menu a sortiment |
| Denní menu | Menu a sortiment | |
| Vouchery | Plný přístup | |
| Skladové zásoby (včetně kategorií a přeskladnění) | Sklad | |
| Stav skladu k datu | Sklad | |
| Inventury | Sklad | |
| Objednávky zboží | Sklad | |
| Nákupní seznam | Sklad | |
| Dodavatelé | Sklad | |
| Statistiky | Objednávky (včetně storna a exportů do Excelu a Pohody) | Objednávky |
| Detailní přehledy | Reporty a statistiky | |
| Prodej položek | Reporty a statistiky | |
| Uzávěrky | Reporty a statistiky | |
| Spropitné | Reporty a statistiky | |
| Příjmy a výdaje | Reporty a statistiky | |
| Sledovat bar | Reporty a statistiky | |
| Časová osa akcí (bar) | Reporty a statistiky | |
| Účetnictví | Přehled (i Celý účet – provozovny, kde má oprávnění) | Účetnictví |
| Faktury vystavené (úhrady, odběratel, vystavení, PDF, e-mail) | Účetnictví | |
| Faktury přijaté (i přílohy a export) | Účetnictví | |
| Banka (výpisy, párování plateb; token Fio zadává jen majitel) | Účetnictví | |
| Podklady pro účetní (balík XML/Excel/PDF, odeslání účetní) | Účetnictví | |
| Nastavení faktur | Jen majitel | |
| Pokladní kniha (i zápis vkladů, výběrů, výdajů a kontroly pokladny) | Reporty a statistiky nebo Účetnictví | |
| Pohoda | Jen majitel | |
| Money S3 | Jen majitel | |
| Zaměstnanci a zákazníci |
Zaměstnanci → Správa | Správa zaměstnanců |
| Zaměstnanci → Docházka a Směny | Správa zaměstnanců | |
| Zaměstnanci → Sledování kurýrů | Reporty a statistiky | |
| Zaměstnanci → Akce zaměstnanců | Správa zaměstnanců | |
| Zákazníci → Přehled | Nastavení restaurace | |
| Zákazníci → SMS marketing | Nastavení restaurace | |
| Vstupenky | Představení (ceník, vlny, prodeje a seznam hostů) | Vstupenky |
| Vrácení peněz | Vstupenky | |
| Sály a rozložení | Vstupenky | |
| Čtečka vstupenek | Vstupenky nebo Čtečka vstupenek | |
| Typy a nastavení | Vstupenky | |
| Rezervace | Kniha rezervací (i zálohy: odkaz k zaplacení, odpuštění, potvrzení vrácení) | Rezervace |
| Nastavení (pravidla, stoly, online, zálohy, služby, pracovní doba; doplněk do licence přidá jen majitel) | Nastavení restaurace | |
| Ubytování | Plachta (pobyty, příjezdy a odjezdy, stav úklidu) | Ubytování |
| Úklid (úkoly pokojů, závady; rozdělit pokoje a zadat úkol jen s Ubytováním) | Ubytování nebo Pokojská | |
| Čtečka hostů (QR kód hosta u wellness, snídaní, parkoviště) | Ubytování nebo Čtečka hostů | |
| Portály (Channex: klíč, propojení typů pokojů, webhook); zprávy z portálů mají s Ubytováním | Nastavení restaurace | |
| Nastavení (typy pokojů, pokoje, ceník, poplatek z pobytu, údaje pro úřady; doplněk do licence přidá jen majitel) | Nastavení restaurace | |
| Integrace | Foodora API · Wolt API · Bolt Food API · Choice Delivery | Jen majitel |
| Připojené aplikace | Jen majitel | |
| Nastavení | Nastavení uživatele | Jen majitel |
| Nastavení provozovny | Nastavení restaurace | |
| Otevírací doba | Nastavení restaurace | |
| Mapa provozovny | Nastavení restaurace | |
| Rozvozové zóny | Nastavení restaurace | |
| Objednávky z aplikací | Nastavení restaurace | |
| EET 2.0 – evidence tržeb | Nastavení restaurace (certifikát pro celý účet jen majitel) | |
| Správa PC / zařízení (včetně KDS) | Nastavení restaurace | |
| Předdefinované poznámky | Nastavení restaurace | |
| Tiskové sestavy | Nastavení restaurace | |
| Koupit kredit (včetně historie změn kreditu) | Jen majitel | |
| Faktury | Jen majitel | |
| Stažení software · Novinky | Všichni | |
| E-shop | Přidat e-shop / web | Jen majitel |
| Vše ostatní (Hlavní nastavení, vzhled, obsah webu – fotky, stránky a menu, Předobjednávky, Platební brány, Odebrat e-shop) | Nastavení restaurace | |
| Levý panel pod jménem | Přihlášení otiskem (správa vlastních zařízení) | Všichni |
| Tlačítko Poslat pozvánku SMSkou na kartě zaměstnance | Jen majitel |
Plný přístup nadřazuje ostatní
Zaměstnanec s Plným přístupem otevře každou obrazovku, u které je v tabulce nějaké oprávnění. Řádky označené Jen majitel ale zůstávají zavřené i jemu.
Kontrola platí i mimo menu
Obrazovky z tabulky kontrolují oprávnění i při přímém otevření adresy. Bez oprávnění systém zaměstnance vrátí na nástěnku s hláškou „Nemáte oprávnění pro přístup na tuto stránku.“ Stejně se kontrolují rychlé úpravy v tabulce skladu a v inventuře a řazení kategorií a produktů – bez oprávnění se změna neuloží.
Kdy zmizí celá sekce menu
Levé menu se skládá podle oprávnění. Když v celé sekci nezbude ani jedna položka, na kterou má zaměstnanec právo, zmizí i ikona sekce.
| Sekce | Zobrazí se, když má zaměstnanec… |
|---|---|
| Provozovny | vždy |
| Produkty a sklady | Menu a sortiment nebo Sklad |
| Statistiky | Objednávky nebo Reporty a statistiky |
| Účetnictví | Účetnictví, nebo Reporty a statistiky (pak v ní je jen Pokladní kniha) |
| Zaměstnanci a zákazníci | Správa zaměstnanců, Reporty a statistiky nebo Nastavení restaurace |
| Integrace | nikdy – zaměstnanci se nezobrazuje |
| Nastavení | vždy (obsahuje i položky pro všechny) |
| E-shop | Nastavení restaurace |
Oprávnění platí na pobočku
Tohle je nejčastější zdroj zmatku. Oprávnění se ukládají zvlášť ke každé provozovně – na kartě zaměstnance v bloku Provozovny a práva. Když zaměstnanec přepne pobočku v levém menu, administrace použije oprávnění té nové – a menu se překreslí. Přístup do webové administrace jako takový se ale zapíná pro celou kartu zaměstnance.
Zaměstnanec vidí jen své pobočky
Seznam provozoven se mu zúží na ty, ke kterým je přiřazený. Má-li jen jednu, systém ji vybere sám. Nemá-li žádnou, dostane hlášku „Nemáte přiřazenou žádnou restauraci. Kontaktujte majitele účtu.“ a systém ho vrátí na výběr přihlášení.
Co je společné pro celý účet
Karty zaměstnanců a audit log se po pobočkách nedělí. Zaměstnanec s oprávněním Správa zaměstnanců na své pobočce otevře a upraví kartu kteréhokoli zaměstnance účtu (pobočky a oprávnění ale jen ve svém rozsahu, viz níže) a v Akce zaměstnanců vidí záznamy všech poboček včetně majitele. Společné jsou i sortimenty a databáze zákazníků.
Oprávnění s dopadem na peníze a citlivá data
| Oprávnění | Na co si dát pozor |
|---|---|
| Nastavení restaurace | Přidání pokladny nebo kuchyňského zařízení nad počet v ceně licence – z kreditu se hned odečte poměrná část ceny a zařízení se pak platí v každé měsíční platbě. Kampaně v SMS marketing – odeslané SMS se strhávají z kreditu. Odebrat e-shop – stačí opsat doménu a web se návštěvníkům přestane načítat. |
| Objednávky | Storno objednávek a stažení seznamu objednávek do Excelu nebo exportu pro Pohodu. |
| Účetnictví | Zapisuje a ruší úhrady faktur, vystavuje faktury s čísly z řady a posílá je e-mailem, opravuje odběratele, zapisuje a maže faktury přijaté a pohyby pokladní knihy; vidí pohledávky, závazky a orientační DPH. Páruje platby z banky (a tím zapisuje úhrady) a přes Podklady pro účetní stáhne XML a Excel všech účtenek, přijatých faktur a pokladní knihy a pošle je e-mailem na adresu, kterou zadá. Číslo účtu na fakturách (Nastavení faktur), nastavení exportu do Pohody a Money S3 a token Fio mění jen majitel. |
| Správa zaměstnanců | Zakládá a upravuje karty zaměstnanců, mění jim PIN a zapíná přístup do webové administrace. Pobočky a oprávnění ale přidá jen tam, kde Správu zaměstnanců sám má, a jen ta oprávnění, která sám má – Plný přístup neudělí nikdy a svou vlastní kartu neupraví (to dělá majitel). Vidí PINy a hodinové sazby zaměstnanců celého účtu. Docházku, která se platí v licenci, zapnout nemůže. |
| Plný přístup | Všechno výše a navíc Vouchery – série kódů v hodnotě peněz a ruční zápis jejich prodeje a uplatnění. |
Když obrazovku nepustí licence
Oprávnění nestačí, když licence pobočky danou funkci neobsahuje. Místo obsahu se pak ukáže stránka Licence obsahující funkci: … s nabídkou vyšší licence (navýšení se potvrzuje heslem účtu a platí se z kreditu). Týká se to obrazovek Mapa provozovny a Sledovat bar, Denní menu, Docházka a Směny, SMS marketing, Rozvozové zóny, většiny stránek sekce E-shop a Příjmy a výdaje. Stejnou stránku ukáže i tlačítko Vytvořit zaměstnance, když je vyčerpaný limit počtu zaměstnanců.
Časté otázky
„Kolega nevidí položku, kterou já ano“
Zkontrolujte: má zapnutý přístup do webové administrace? Má potřebné oprávnění a má ho na té pobočce, kterou má právě zvolenou? Není obrazovka v tabulce označená Jen majitel? A obsahuje funkci licence pobočky?
„Vypnul jsem a znovu zapnul přístup a oprávnění zmizela“
Vypnutí přístupu do webové administrace odškrtne všechna webových oprávnění. Po opětovném zapnutí je musíte nastavit znovu.
„Zaměstnanec nedostal SMS“
Musí mít na kartě vyplněný kontaktní telefon – bez něj ho systém k zadání kódu nepustí a napíše mu, ať kontaktuje majitele účtu. Formát čísla se nekontroluje, takže zkontrolujte překlepy. Nový kód přijde, když se tlačítkem Zpět na výběr vrátí a své jméno zvolí znovu – viz Jak se zaměstnanec dostane do administrace.
„Chci mu dát přístup jen ke skladu“
Zapněte přístup do webové administrace, vyplňte telefon, přiřaďte pobočku a zaškrtněte jen Sklad. V menu uvidí sekci Produkty a sklady se skladovými stránkami, Nástěnku a v sekci Nastavení Stažení software a Novinky. Na nástěnce bude bez dlaždic s tržbami, s panelem Nákupní seznam.
„Proč vidí nástěnku bez čísel?“
Dlaždice s tržbami vyžadují Reporty a statistiky (nebo Plný přístup). S oprávněním Objednávky je vidět jen dlaždice Počet objednávek. Podrobně v Administrace systému → Nástěnka (přehled).
„Pobočka je odpojená a kolega se nikam nedostane“
Když zvolená pobočka nemá zaplacenou licenci, administrace u ní až do dobití kreditu přesměrovává na Koupit kredit. Z běžných obrazovek jde otevřít nástěnka, přepnutí pobočky a s oprávněním Nastavení restaurace i Nastavení provozovny. Kredit dobíjí majitel – viz i hlášky na nástěnce.
Pravidlo, kterého se držte
Dávejte nejmenší oprávnění, se kterými člověk zvládne svou práci – a přidávejte, až když na něco narazí. Opačný postup („dám mu plný přístup a uvidíme“) se skoro nikdy nevrací zpátky. Výchozí nastavení pro číšníka, kuchaře, skladníka i provozního najdete v Doporučeném nastavení podle role.