Přesčasy, reporty a mzdy
Poslední krok docházky: ze zapíchaných hodin udělat čísla, se kterými se dá pracovat. Report za měsíc ukáže u každého člověka fond, odpracované hodiny, odečtené pauzy, dovolenou, nemoc, neplacené volno, saldo a hrubou mzdu. Přesčasy se do něj promítnou podle toho, jaký máte nastavený režim.
Na této stránce
Jak se z píchnutí stanou hodiny
Odpracovaná doba se nepočítá prostým odečtením příchodu od odchodu. Každý záznam docházky – jeden příchod a jeden odchod – prochází čtyřmi kroky a v každém z nich se uplatní to, co máte v Nastavení docházky. Jednotlivá pole popisuje Docházka a směny → Nastavení a pravidla.
Srovnání s plánem a tolerance
Při odchodu systém k záznamu najde plánované běžné směny, se kterými se překrývá. Když se překrývá s víc směnami, bere jako plán jeden úsek od začátku první do konce poslední z nich. V pásmu tolerance zarovná časy na plán; co toleranci přesáhne, je přesčas a naloží se s ním podle režimu přesčasů. Výsledek se k záznamu zapíše.
Strop délky směny
Z jednoho záznamu se počítá nejvýš Nejdelší uznaná směna (ve výchozím nastavení 16 hodin); co je za ní, se usekne. V rozpisu ale zůstane vidět skutečný příchod i odchod, aby šel záznam opravit.
Odečtení pauz
Z useknuté doby se odečtou napíchané pauzy: neplacené, a z placených ty delší než 15 minut. Pauzy kratší než nejkratší započítaná se ignorují, z pauzy delší než nejdelší uznaná se odečte jen strop a pauza, která leží až za stropem směny, se neodečte. Když je zapnuté automatické odečítání, přidá se zákonná přestávka.
Zaokrouhlení
Výsledek záznamu se zaokrouhlí podle nastavení – přesně na minuty, na desetiny hodiny, nebo na čtvrthodiny – k nejbližšímu kroku. Měsíční hodiny jsou součet už zaokrouhlených záznamů.
Co se zapíše při odchodu a co se počítá pokaždé znovu
První krok proběhne při odchodu a jeho výsledek zůstane u záznamu. Strop, pauzy a zaokrouhlení se naopak počítají pokaždé, když report nebo rozpis otevřete – proto se jejich změna v nastavení projeví i zpětně.
Hodiny u proužku v rozpisu a hodiny v reportu vycházejí u každého záznamu ze stejného výpočtu. Rozpis je jen ukazuje zaokrouhlené na desetiny hodiny, report sčítá přesné hodnoty a ukazuje je na setiny. Terminál na tabletu po odchodu ukáže „Dnes odpracováno …“ za tuhle směnu, spočítané stejně jako v reportu. Přesčas, o kterém se ještě nerozhodlo, v čísle není a po schválení se v reportu přičte.
| Situace | Co z toho vyjde |
|---|---|
| Tři pauzy za směnu | 7 + 10 + 5 minut. Odečte se 22 minut – sečtou se všechny. Pauza kratší než nejkratší započítaná (výchozí 5 minut) se ignoruje. |
| Odchod v toleranci | Plán do 22:00, odchod 22:10, tolerance 15 minut. Počítá se do 22:00, přesčas nevzniká. |
| Odchod mimo toleranci | Plán do 22:00, odchod 22:40. Vznikne 40 minut přesčasu – celý rozdíl, ne jen část nad tolerancí. |
| Dvě navazující směny | Kuchyň 10–14 a bar 14–22, píchnutí jednou 10:00–22:00. Plánem je celý úsek 10–22, přesčas nevzniká. |
| Dělená směna, jedno píchnutí | Plán 10–14 a 17–22, píchnutí jednou 09:00–23:00. Plánem je celý úsek 10–22: přesčas je hodina ráno a hodina večer, mezera 14–17 se počítá jako plánovaná práce. Mají-li se části počítat zvlášť, ať si člověk mezi nimi píchne odchod a nový příchod. |
| Práce mimo plán | Plán 11–19, po odchodu v 19:00 nové píchnutí až do 23:00. Celé 4 hodiny jsou přesčas – bez schválení se zaplatí jen při volbě Započítávat přesčasy automaticky. |
| Zaokrouhlení | Ze 7 hodin 52 minut vyjde na desetiny hodiny 7,9 h, na čtvrthodiny 7 h 45 min – u každého záznamu zvlášť. |
| Zapomenutý odchod | Záznam bez odchodu se do mzdy nepočítá vůbec. Když ho zaměstnanec ukončí až druhý den, záznam dlouhý třeba 30 hodin se započítá jen do stropu, tedy 16 hodin, a z nich se ještě odečtou přestávky. V rozpisu je vidět celý. |
Přesčasy
Přesčas vzniká, když někdo přijde dřív nebo odejde později, než měl naplánováno, a rozdíl přesáhne nastavenou toleranci – přesčasem je pak celý rozdíl. Přesčas je i práce mimo plánovanou směnu v den, kdy nějakou směnu naplánovanou má. Co se s ním stane, řídí pole Režim přesčasů v Nastavení docházky.
Nezapočítávat
Nezapočítávat přesčasy (ořezat na plán). Čas se ořízne na plánovaný. Do mzdy se přesčas nedostane, dokud ho v okně záznamu dodatečně neschválíte. Ořezání se nebere jako rozhodnutí: když režim později přepnete a u záznamu změníte příchod nebo odchod, přesčas se posoudí podle nového režimu.
Automaticky
Započítávat přesčasy automaticky. Přesčas se započítá bez dalšího schvalování; dodatečně ho jde zamítnout. Výchozí režim.
Se schválením
Přesčasy podléhají schválení manažerem. Systém přesčas najde a označí, ale do mzdy jde až po vašem schválení; do té doby se platí jen plánovaný čas.
Bez plánované směny přesčas nevznikne
Kdo si píchne v den, na který nemá v rozpisu žádnou běžnou směnu, má odpracované hodiny započítané normálně – ale není proti čemu je poměřovat, takže z nich žádný přesčas nevyjde a režim přesčasů se na ně nepoužije. Je to další důvod, proč mít rozpis vyplněný. Když ale ten den nějakou směnu naplánovanou má, je všechno, co odpracuje mimo ni, přesčas – třeba když si po odchodu píchne znovu.
Schvalování přesčasu
O přesčasu rozhodujete v okně záznamu docházky: v rozpisu směn klikněte na proužek docházky. Má-li záznam přesčas, je v okně rámeček Přesčas zjištěný systémem s počtem minut a podle stavu tlačítka:
| Stav přesčasu | Co okno ukáže |
|---|---|
| Čeká na rozhodnutí | Tlačítka Uznat / Schválit a Zamítnout. Proužek v rozpisu je žlutý. |
| Schválený nebo automaticky započítaný | „Přesčas byl schválen (bude započítán).“ a tlačítko Dodatečně zamítnout. |
| Zamítnutý | „Přesčas byl zamítnut (nezapočítává se).“ a tlačítko Dodatečně schválit. |
| Oříznutý volbou Nezapočítávat | „Přesčas se podle režimu přesčasů nezapočítává, nikdo o něm zatím nerozhodl.“ a tlačítka Dodatečně schválit a Zamítnout. |
Po rozhodnutí se hodiny hned přepočítají. U rozhodnutí se ukládá, kdo ho udělal, a do historie docházky zaměstnance se zapíše, že byl přesčas schválen nebo zamítnut. Rozhodnutí jde kdykoli změnit.
Nerozhodnuté přesčasy najdete jen v rozpisu
Report, export do Excelu ani pásky čekající přesčas nijak neoznačují – nerozhodnutý přesčas se prostě nezapočítá. Najdete ho jen jako žlutý proužek v rozpisu směn. Před koncem měsíce proto projděte rozpis celého měsíce (pohled Měsíc) a u žlutých proužků rozhodněte.
Vlastní přesčas si vedoucí sám neschválí
Zaměstnanec s přístupem k docházce může rozhodovat o přesčasech ostatních, ale o svém vlastním ne – systém napíše „Vlastní přesčas si schválit nemůžete. Povolit to může majitel v nastavení docházky.“ Stejně tak si v rozpisu neupraví vlastní záznamy docházky ani své dnešní a starší směny, aby přesčas nešel schovat úpravou plánu. Povolit to můžete jako majitel polem Schvalování vlastního přesčasu. Vás jako majitele to neomezuje nikdy.
Rozhodujte průběžně, ne na konci měsíce
Za tři týdny už nikdo neví, proč tam kdo zůstal do jedenácti. Projděte přesčasy jednou týdně, dokud si to ještě všichni pamatují.
Měsíční report
Na záložce Reporty a Exporty vyberete měsíc a rok (v nabídce jsou roky od předloňska do příštího roku) a potvrdíte Zobrazit report. Nad tabulkou jsou tři souhrnná čísla: Celkem odpracováno, Mzdové náklady (součet hrubých mezd) a Aktivní lidé – počet lidí, kteří v měsíci něco vykázali.
V reportu je každý, kdo se na provozovně vede v docházce (i když nic neodpracoval), a navíc každý, kdo tu v měsíci má záznam docházky, směnu nebo absenci. Záznam docházky patří do měsíce, ve kterém začal: noční směna od 31. října 22:00 do 1. listopadu 06:00 se celá započte do října.
| Sloupec | Význam |
|---|---|
| Zaměstnanec | Jméno. Za ním se objevují štítky, když je s daným člověkem něco k řešení. |
| Fond (h) | Měsíční norma – vlastní fond sekce, jinak globální fond. Vždy za celý měsíc, i u člověka, který nastoupil nebo odešel v jeho průběhu. |
| Odpracováno (h) | Součet odpracovaných hodin všech uzavřených záznamů měsíce – po stropu, pauzách a zaokrouhlení. Ukazuje se na dvě desetinná místa, takže desetiny i čtvrthodiny vyjdou přesně. |
| Pauzy (h) | Kolik se za měsíc odečetlo: napíchané pauzy, které se odečítají, včetně zákonné přestávky. Nula se ukazuje jako pomlčka. |
| Dovolená (h) | Hodiny dovolené. |
| Nemoc (h) | Hodiny nemoci. |
| Neplac. volno (h) | Eviduje se zvlášť a do salda se nepočítá. |
| Saldo (h) | Rozdíl proti fondu: odpracováno + dovolená + nemoc − fond. Kladné = vykázáno víc než fond, záporné = míň. |
| Sazba | Hodinová sazba z karty zaměstnance – vždy ta aktuální. |
| Hrubá mzda | Odpracované hodiny krát sazba. Počítá se z přesných hodin (po zaokrouhlení podle nastavení), ne ze zobrazeného čísla. Dovolená ani nemoc se sem nepočítají. |
| Akce | Tlačítko Páska – tisk výplatní pásky za tohoto člověka. |
Štítky u jména
Neuzavřená směna
Červený štítek, například 2× neuzavřená směna: záznamy s příchodem, ale bez odchodu, včetně směny, která zrovna probíhá. Do hodin ani mzdy se nepočítají, dokud odchod nedoplníte v rozpisu směn – pak se číslo opraví.
mimo docházku a ukončen
Šedý štítek mimo docházku má ten, kdo se na téhle provozovně už v docházce nevede – nepatří k ní nebo tu má vypnutou docházku. V reportu je kvůli záznamům, směnám nebo absencím z vybraného měsíce i s jejich hodinami.
Štítek ukončen má zaměstnanec, který už v seznamu zaměstnanců není (Když zaměstnanec odchází). V reportu zůstává v měsících, kdy tu má záznamy, směny nebo absence.
Sazba je vždy aktuální
Sazba se nastavuje na kartě zaměstnance, ne tady. Když ji někdo nemá, zůstane mu ve sloupci mzdy nula. Report přitom nemá historii sazeb: když zaměstnanci sazbu změníte, přepočítá se hrubá mzda i ve všech minulých měsících – v reportu, v Excelu i na páskách. Před změnou sazby si proto uložte report za měsíce, které už máte vyplacené (viz Co si z reportu odnesete).
Tohle není mzdový systém
Report počítá hrubou mzdu z odpracovaných hodin – nic víc. Neřeší odvody, srážky, příplatky za noční, víkendy a svátky, náhradu za dovolenou ani nemocenskou, daně a zálohy. Je to podklad pro účetní, ne výplatní páska v právním smyslu. Poslední slovo má vždycky mzdová účetní.
Spropitné v reportu ani na páskách není. Kolik ho připadlo na koho z obsluhy a kurýrů, ukazuje přehled Spropitné.
Dovolená a nemoc
Dovolená, nemoc a neplacené volno se zadávají v rozpisu směn jako položka od–do. Report je přepočítá na hodiny podle nastavení: za každý kalendářní den, kterého se položka dotkne a který se započítává, přičte pevný počet hodin (ve výchozím nastavení 8); víkendy a státní svátky se ve výchozím nastavení přeskakují. Dovolená od pondělí do neděle tak dá 40 hodin, se státním svátkem v týdnu 32 hodin.
Položka kratší než jeden den absence se počítá tak, jak je zadaná – půldenní dovolená tedy zůstane půldenní, ne osmihodinová. Pokud ale leží na dni, který se podle nastavení nezapočítává, nepřičte se nic.
Pozor na konec položky
Protože se počítají dotčené kalendářní dny, dovolená od pondělí 08:00 do úterý 08:00 dá 16 hodin, ne 8. Jednodenní absenci zadávejte se začátkem i koncem ve stejný den. Jak konec zadat, popisuje Docházka a směny → Plánovač směn a sekce.
Absence přes přelom měsíce se rozdělí – do každého měsíce se započítají jen jeho dny. Dovolená od 28. 12. 2026 do 2. 1. 2027 dá prosinci čtyři pracovní dny (32 hodin) a lednu nic, protože 1. 1. je státní svátek a 2. 1. 2027 je sobota. Člověk, který už v docházce není, se v reportu objeví i v měsíci, do kterého mu taková absence jen přesahuje.
Co si z reportu odnesete
Report si uložte – měsíc nejde uzavřít
Report se při každém otevření počítá znovu z aktuálních záznamů, nastavení a sazeb a měsíc nejde zamknout. Kdokoli s přístupem k docházce může i po předání účetní opravit záznam nebo absenci a čísla minulého měsíce se změní; stejně tak změna sazby nebo pravidel. Stažený Excel a vytištěné pásky jsou proto jediný pevný doklad o tom, podle čeho se vyplácelo – uložte si je hned při předání účetní.
Jak report číst
Trvale kladné saldo
Člověk soustavně přesluhuje. Buď máte málo lidí, nebo je špatně rozvržená směna.
Trvale záporné saldo
Nedostatek plánovaných směn, nebo časté volno. U dohod to bývá v pořádku, u plných úvazků stojí za rozhovor. U nástupu nebo odchodu v průběhu měsíce je záporné saldo běžné – fond se nepoměruje.
Plán versus skutečnost
Report plánované hodiny neobsahuje. Rozdíly mezi plánem a skutečností uvidíte v rozpisu směn podle červených proužků a přesčasů. Když se opakují, plánování neodpovídá provozu – podívejte se na graf špiček ve statistikách.
Podezřele nízké pauzy
Když má někdo za měsíc odečtenou skoro nulu, nejspíš si pauzy nepíchá, nebo má ručně zapsané záznamy, které pauzy nemají. Buď to s lidmi doladíte, nebo zapněte automatické odečítání zákonné přestávky.
Mzdy proti tržbám
Součet hrubých mezd (Mzdové náklady) porovnejte s tržbou za stejný měsíc ze statistik. Tržby report neobsahuje a odvody zaměstnavatele v součtu nejsou – skutečný podíl nákladů na práci je vyšší. Kolik utržil kdo z obsluhy, ukazuje graf Tržby podle obsluhy.
Čísla se hnula po změně nastavení
Pauzy, strop délky směny, zaokrouhlení, fond, nastavení absencí a hodinové sazby se počítají znovu pokaždé, když report otevřete. Jejich změna se proto projeví i zpětně – i za měsíc, který máte za sebou. Měňte je raději na začátku měsíce a předtím si uložte report za předchozí měsíc.
Tolerance, přesčasy a plán zpětně nezmění nic
Tolerance a režim přesčasů se naopak uplatní už ve chvíli odchodu, podle tehdejšího plánu. Když je přepnete nebo plán dodatečně změníte, staré dny zůstanou tak, jak byly – přepočítají se až tehdy, když u záznamu v rozpisu změníte příchod nebo odchod nebo o přesčasu rozhodnete. Přesčas, který už byl schválený nebo automaticky započítaný, přitom započítaný zůstane – i když záznam úpravou prodloužíte, schválení platí i pro prodloužení; zamítnutý zůstane zamítnutý. Podle nového režimu se posoudí jen přesčas, o kterém se dosud nerozhodlo (čekající nebo oříznutý).
Měsíční rutina
Doplňte neuzavřené směny
Červené štítky u jmen v reportu ukážou, kolik jich kdo má. Dokud u záznamu chybí odchod, nepočítá se do mzdy vůbec. Opravují se v rozpisu směn.
Vyřešte přesčasy
V režimu se schválením projděte rozpis a u žlutých proužků přesčas schvalte nebo zamítněte – nerozhodnuté se do mzdy nedostanou a report je neukáže.
Zkontrolujte dovolené a nemoci
Že jsou zadané, mají správný typ a končí ve správný den. Chybějící dovolená posune saldo do mínusu, konec zadaný na další den přidá den navíc.
Projděte sloupec Pauzy
Rychlá kontrola, že se odečítá to, co má. Nula u někoho, kdo dělá dvanáctky, je signál, ne úspora.
Stáhněte Excel a vytiskněte pásky
Tlačítka Export do Excelu a Tisk všech pásek. Soubor i pásky předejte účetní a uložte si je – report se později může změnit, a při sporu jsou doklad.
Historie chrání obě strany
U každého zaměstnance je historie docházky: kdy píchal, kdo mu ručně upravoval směny a docházku a kdy, včetně toho, kdo mu schválil nebo zamítl přesčas. Když se objeví spor o odpracované hodiny, není to o tom, kdo si co pamatuje – jsou tam data i s časovými razítky. Kdo a kdy měnil pravidla v Nastavení docházky, dohledáte v Akcích zaměstnanců.