# Přesčasy, reporty a mzdy

Nápověda ProfiREST › Docházka a směny › Přesčasy, reporty a mzdy · https://www.mujprofirest.cz/help/dochazka/prescasy_a_mzdy · aktualizováno 2026-10-30

Poslední krok docházky: **ze zapíchaných hodin udělat čísla, se kterými se dá pracovat**. Report za měsíc ukáže u každého člověka fond, odpracované hodiny, odečtené pauzy, dovolenou, nemoc, neplacené volno, saldo a hrubou mzdu. Přesčasy se do něj promítnou podle toho, jaký máte nastavený režim.

**Kde to najdu:** Zaměstnanci a zákazníci · Docházka a Směny › Reporty a Exporty · `/admin/attendance` · Oprávnění: Správa zaměstnanců

## Jak se z píchnutí stanou hodiny

Odpracovaná doba se nepočítá prostým odečtením příchodu od odchodu. Každý záznam docházky – jeden příchod a jeden odchod – prochází čtyřmi kroky a v každém z nich se uplatní to, co máte v **Nastavení docházky**. Jednotlivá pole popisuje [Docházka a směny → Nastavení a pravidla](https://www.mujprofirest.cz/help/dochazka/nastaveni).

1. **Srovnání s plánem a tolerance** – Při odchodu systém k záznamu najde [plánované běžné směny](https://www.mujprofirest.cz/help/dochazka/planovani#typy), se kterými se překrývá. Když se překrývá s víc směnami, bere jako plán jeden úsek od začátku první do konce poslední z nich. V [pásmu tolerance](https://www.mujprofirest.cz/help/dochazka/nastaveni#tolerance) zarovná časy na plán; co toleranci přesáhne, je **přesčas** a naloží se s ním podle režimu přesčasů. Výsledek se k záznamu zapíše.
2. **Strop délky směny** – Z jednoho záznamu se počítá nejvýš [Nejdelší uznaná směna](https://www.mujprofirest.cz/help/dochazka/nastaveni#vypocet) (ve výchozím nastavení 16 hodin); co je za ní, se usekne. V rozpisu ale zůstane vidět skutečný příchod i odchod, aby šel záznam opravit.
3. **Odečtení pauz** – Z useknuté doby se odečtou [napíchané pauzy](https://www.mujprofirest.cz/help/dochazka/nastaveni#pauzy): neplacené, a z placených ty delší než 15 minut. Pauzy kratší než nejkratší započítaná se ignorují, z pauzy delší než nejdelší uznaná se odečte jen strop a pauza, která leží až za stropem směny, se neodečte. Když je zapnuté automatické odečítání, přidá se zákonná přestávka.
4. **Zaokrouhlení** – Výsledek záznamu se zaokrouhlí podle nastavení – přesně na minuty, na desetiny hodiny, nebo na čtvrthodiny – k nejbližšímu kroku. Měsíční hodiny jsou součet už zaokrouhlených záznamů.

> **Co se zapíše při odchodu a co se počítá pokaždé znovu**
>
> První krok proběhne při odchodu a jeho výsledek zůstane u záznamu. Strop, pauzy a zaokrouhlení se naopak počítají pokaždé, když report nebo rozpis otevřete – proto se jejich změna v nastavení projeví i zpětně.
>
> Hodiny u proužku v rozpisu a hodiny v reportu vycházejí u každého záznamu ze stejného výpočtu. Rozpis je jen ukazuje zaokrouhlené na desetiny hodiny, report sčítá přesné hodnoty a ukazuje je na setiny. [Terminál na tabletu](https://www.mujprofirest.cz/help/dochazka/terminal#akce) po odchodu ukáže „Dnes odpracováno …“ za tuhle směnu, spočítané stejně jako v reportu. Přesčas, o kterém se ještě nerozhodlo, v čísle není a po schválení se v reportu přičte.

| Situace | Co z toho vyjde |
| --- | --- |
| Tři pauzy za směnu | 7 + 10 + 5 minut. Odečte se **22 minut** – sečtou se všechny. Pauza kratší než nejkratší započítaná (výchozí 5 minut) se ignoruje. |
| Odchod v toleranci | Plán do 22:00, odchod 22:10, tolerance 15 minut. Počítá se **do 22:00**, přesčas nevzniká. |
| Odchod mimo toleranci | Plán do 22:00, odchod 22:40. Vznikne **40 minut přesčasu** – celý rozdíl, ne jen část nad tolerancí. |
| Dvě navazující směny | Kuchyň 10–14 a bar 14–22, píchnutí jednou 10:00–22:00. Plánem je **celý úsek 10–22**, přesčas nevzniká. |
| Dělená směna, jedno píchnutí | Plán 10–14 a 17–22, píchnutí jednou 09:00–23:00. Plánem je celý úsek 10–22: přesčas je hodina ráno a hodina večer, mezera 14–17 se počítá jako plánovaná práce. Mají-li se části počítat zvlášť, ať si člověk mezi nimi píchne odchod a nový příchod. |
| Práce mimo plán | Plán 11–19, po odchodu v 19:00 nové píchnutí až do 23:00. **Celé 4 hodiny jsou přesčas** – bez schválení se zaplatí jen při volbě Započítávat přesčasy automaticky. |
| Zaokrouhlení | Ze 7 hodin 52 minut vyjde na desetiny hodiny **7,9 h**, na čtvrthodiny **7 h 45 min** – u každého záznamu zvlášť. |
| Zapomenutý odchod | Záznam bez odchodu se do mzdy nepočítá vůbec. Když ho zaměstnanec ukončí až druhý den, záznam dlouhý třeba 30 hodin se započítá jen **do stropu**, tedy 16 hodin, a z nich se ještě odečtou přestávky. V rozpisu je vidět celý. |

## Přesčasy

Přesčas vzniká, když někdo **přijde dřív nebo odejde později, než měl naplánováno**, a rozdíl přesáhne nastavenou toleranci – přesčasem je pak celý rozdíl. Přesčas je i práce mimo plánovanou směnu v den, kdy nějakou směnu naplánovanou má. Co se s ním stane, řídí pole *Režim přesčasů* v [Nastavení docházky](https://www.mujprofirest.cz/help/dochazka/nastaveni#tolerance).

- **Nezapočítávat** – *Nezapočítávat přesčasy (ořezat na plán)*. Čas se ořízne na plánovaný. Do mzdy se přesčas nedostane, dokud ho v okně záznamu dodatečně neschválíte. Ořezání se nebere jako rozhodnutí: když režim později přepnete a u záznamu změníte příchod nebo odchod, přesčas se posoudí podle nového režimu.
- **Automaticky** – *Započítávat přesčasy automaticky*. Přesčas se započítá bez dalšího schvalování; dodatečně ho jde zamítnout. Výchozí režim.
- **Se schválením** – *Přesčasy podléhají schválení manažerem*. Systém přesčas najde a označí, ale **do mzdy jde až po vašem schválení**; do té doby se platí jen plánovaný čas.

> **Bez plánované směny přesčas nevznikne**
>
> Kdo si píchne v den, na který nemá v rozpisu žádnou běžnou směnu, má odpracované hodiny započítané normálně – ale **není proti čemu je poměřovat**, takže z nich žádný přesčas nevyjde a režim přesčasů se na ně nepoužije. Je to další důvod, proč mít rozpis vyplněný. Když ale ten den nějakou směnu naplánovanou má, je **všechno, co odpracuje mimo ni, přesčas** – třeba když si po odchodu píchne znovu.

### Schvalování přesčasu

O přesčasu rozhodujete v okně záznamu docházky: v rozpisu směn klikněte na [proužek docházky](https://www.mujprofirest.cz/help/dochazka/planovani#skutecnost). Má-li záznam přesčas, je v okně rámeček **Přesčas zjištěný systémem** s počtem minut a podle stavu tlačítka:

| Stav přesčasu | Co okno ukáže |
| --- | --- |
| Čeká na rozhodnutí | Tlačítka **Uznat / Schválit** a **Zamítnout**. Proužek v rozpisu je žlutý. |
| Schválený nebo automaticky započítaný | „Přesčas byl schválen (bude započítán).“ a tlačítko *Dodatečně zamítnout*. |
| Zamítnutý | „Přesčas byl zamítnut (nezapočítává se).“ a tlačítko *Dodatečně schválit*. |
| Oříznutý volbou Nezapočítávat | „Přesčas se podle režimu přesčasů nezapočítává, nikdo o něm zatím nerozhodl.“ a tlačítka *Dodatečně schválit* a *Zamítnout*. |

Po rozhodnutí se hodiny hned přepočítají. U rozhodnutí se ukládá, **kdo ho udělal**, a do [historie docházky](https://www.mujprofirest.cz/help/dochazka/planovani#historie) zaměstnance se zapíše, že byl přesčas schválen nebo zamítnut. Rozhodnutí jde kdykoli změnit.

> **Nerozhodnuté přesčasy najdete jen v rozpisu**
>
> Report, export do Excelu ani pásky čekající přesčas nijak neoznačují – nerozhodnutý přesčas se prostě nezapočítá. Najdete ho jen jako žlutý proužek v rozpisu směn. Před koncem měsíce proto projděte rozpis celého měsíce (pohled *Měsíc*) a u žlutých proužků rozhodněte.

> **Vlastní přesčas si vedoucí sám neschválí**
>
> Zaměstnanec s [přístupem k docházce](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/opravneni#matice) může rozhodovat o přesčasech ostatních, ale o svém vlastním ne – systém napíše „Vlastní přesčas si schválit nemůžete. Povolit to může majitel v nastavení docházky.“ Stejně tak si v rozpisu neupraví vlastní záznamy docházky ani své dnešní a starší směny, aby přesčas nešel schovat úpravou plánu. Povolit to můžete jako majitel polem *Schvalování vlastního přesčasu*. **Vás jako majitele to neomezuje nikdy.**

> **Rozhodujte průběžně, ne na konci měsíce**
>
> Za tři týdny už nikdo neví, proč tam kdo zůstal do jedenácti. Projděte přesčasy jednou týdně, dokud si to ještě všichni pamatují.

## Měsíční report

Na záložce *Reporty a Exporty* vyberete měsíc a rok (v nabídce jsou roky od předloňska do příštího roku) a potvrdíte **Zobrazit report**. Nad tabulkou jsou tři souhrnná čísla: *Celkem odpracováno*, *Mzdové náklady* (součet hrubých mezd) a *Aktivní lidé* – počet lidí, kteří v měsíci něco vykázali.

V reportu je každý, kdo se na provozovně [vede v docházce](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/zamestnanci#dochazka) (i když nic neodpracoval), a navíc každý, kdo tu v měsíci má záznam docházky, směnu nebo absenci. **Záznam docházky patří do měsíce, ve kterém začal**: noční směna od 31. října 22:00 do 1. listopadu 06:00 se celá započte do října.

| Sloupec | Význam |
| --- | --- |
| Zaměstnanec | Jméno. Za ním se objevují štítky, když je s daným člověkem něco k řešení. |
| Fond (h) | Měsíční norma – vlastní fond [sekce](https://www.mujprofirest.cz/help/dochazka/planovani#sekce), jinak [globální fond](https://www.mujprofirest.cz/help/dochazka/nastaveni#vypocet). Vždy za celý měsíc, i u člověka, který nastoupil nebo odešel v jeho průběhu. |
| Odpracováno (h) | Součet odpracovaných hodin všech uzavřených záznamů měsíce – po stropu, pauzách a zaokrouhlení. Ukazuje se na dvě desetinná místa, takže desetiny i čtvrthodiny vyjdou přesně. |
| Pauzy (h) | **Kolik se za měsíc odečetlo**: napíchané pauzy, které se odečítají, včetně zákonné přestávky. Nula se ukazuje jako pomlčka. |
| Dovolená (h) | Hodiny dovolené. |
| Nemoc (h) | Hodiny nemoci. |
| Neplac. volno (h) | Eviduje se zvlášť a **do salda se nepočítá**. |
| Saldo (h) | **Rozdíl proti fondu:** odpracováno + dovolená + nemoc − fond. Kladné = vykázáno víc než fond, záporné = míň. |
| Sazba | Hodinová sazba z karty zaměstnance – vždy ta aktuální. |
| Hrubá mzda | Odpracované hodiny krát sazba. Počítá se z přesných hodin (po zaokrouhlení podle nastavení), ne ze zobrazeného čísla. Dovolená ani nemoc se sem nepočítají. |
| Akce | Tlačítko **Páska** – tisk výplatní pásky za tohoto člověka. |

### Štítky u jména

- **Neuzavřená směna** – Červený štítek, například *2× neuzavřená směna*: záznamy s příchodem, ale bez odchodu, včetně směny, která zrovna probíhá. **Do hodin ani mzdy se nepočítají**, dokud odchod nedoplníte v [rozpisu směn](https://www.mujprofirest.cz/help/dochazka/planovani#ovladani) – pak se číslo opraví.
- **mimo docházku a ukončen** – Šedý štítek **mimo docházku** má ten, kdo se na téhle provozovně už v docházce nevede – nepatří k ní nebo tu má vypnutou docházku. V reportu je kvůli záznamům, směnám nebo absencím z vybraného měsíce i s jejich hodinami. Štítek **ukončen** má zaměstnanec, který už v seznamu zaměstnanců není ([Když zaměstnanec odchází](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/zamestnanci#odchod)). V reportu zůstává v měsících, kdy tu má záznamy, směny nebo absence.

> **Sazba je vždy aktuální**
>
> Sazba se nastavuje [na kartě zaměstnance](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/zamestnanci#karta), ne tady. Když ji někdo nemá, zůstane mu ve sloupci mzdy nula. Report přitom nemá historii sazeb: když zaměstnanci sazbu změníte, přepočítá se hrubá mzda i ve všech minulých měsících – v reportu, v Excelu i na páskách. Před změnou sazby si proto uložte report za měsíce, které už máte vyplacené (viz [Co si z reportu odnesete](https://www.mujprofirest.cz/help/dochazka/prescasy_a_mzdy#export)).

> **Tohle není mzdový systém**
>
> Report počítá **hrubou mzdu z odpracovaných hodin** – nic víc. Neřeší odvody, srážky, příplatky za noční, víkendy a svátky, náhradu za dovolenou ani nemocenskou, daně a zálohy. Je to **podklad pro účetní**, ne výplatní páska v právním smyslu. Poslední slovo má vždycky mzdová účetní.
>
> Spropitné v reportu ani na páskách není. Kolik ho připadlo na koho z obsluhy a kurýrů, ukazuje přehled [Spropitné](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/spropitne#rozpady).

## Dovolená a nemoc

Dovolená, nemoc a neplacené volno se zadávají v rozpisu směn jako položka od–do. Report je přepočítá na hodiny podle [nastavení](https://www.mujprofirest.cz/help/dochazka/nastaveni#absence): **za každý kalendářní den, kterého se položka dotkne a který se započítává, přičte pevný počet hodin** (ve výchozím nastavení 8); víkendy a státní svátky se ve výchozím nastavení přeskakují. Dovolená od pondělí do neděle tak dá 40 hodin, se státním svátkem v týdnu 32 hodin.

Položka kratší než jeden den absence se počítá tak, jak je zadaná – **půldenní dovolená tedy zůstane půldenní**, ne osmihodinová. Pokud ale leží na dni, který se podle nastavení nezapočítává, nepřičte se nic.

> **Pozor na konec položky**
>
> Protože se počítají dotčené kalendářní dny, dovolená od pondělí 08:00 do úterý 08:00 dá **16 hodin**, ne 8. Jednodenní absenci zadávejte se začátkem i koncem ve stejný den. Jak konec zadat, popisuje [Docházka a směny → Plánovač směn a sekce](https://www.mujprofirest.cz/help/dochazka/planovani#typy).

**Absence přes přelom měsíce se rozdělí** – do každého měsíce se započítají jen jeho dny. Dovolená od 28. 12. 2026 do 2. 1. 2027 dá prosinci čtyři pracovní dny (32 hodin) a lednu nic, protože 1. 1. je státní svátek a 2. 1. 2027 je sobota. Člověk, který už v docházce není, se v reportu objeví i v měsíci, do kterého mu taková absence jen přesahuje.

## Co si z reportu odnesete

- **Export do Excelu** – Soubor s tabulkou za celý měsíc: zaměstnanec, fond, odpracováno, dovolená, nemoc, neplacené volno, saldo, hodinová sazba a hrubá mzda, s řádkem *CELKEM*, který sčítá odpracované hodiny, absence a mzdy. Pauzy ani štítky – neuzavřená směna, mimo docházku – v něm nejsou, takže účetní z něj nepozná, že nějaké dny chybí. Neuzavřené směny proto vyřešte před exportem.
- **Tisk všech pásek** – V novém okně připraví k tisku jednu stránku na člověka: odpracovanou dobu se sazbou a hrubou mzdou, čerpanou dovolenou, nemoc, neplacené volno, fond, saldo a **místo na podpis zaměstnance a schvalovatele**. Lidé bez jediné vykázané hodiny se přeskočí.
- **Páska** – Totéž jen za jednoho zaměstnance – tlačítko na konci jeho řádku. U člověka bez vykázaných hodin vyjde prázdná stránka.

> **Report si uložte – měsíc nejde uzavřít**
>
> Report se při každém otevření počítá znovu z aktuálních záznamů, nastavení a sazeb a měsíc nejde zamknout. Kdokoli s [přístupem k docházce](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/opravneni#matice) může i po předání účetní opravit záznam nebo absenci a čísla minulého měsíce se změní; stejně tak změna sazby nebo pravidel. Stažený Excel a vytištěné pásky jsou proto jediný pevný doklad o tom, podle čeho se vyplácelo – uložte si je hned při předání účetní.

## Jak report číst

- **Trvale kladné saldo** – Člověk soustavně přesluhuje. Buď máte málo lidí, nebo je špatně rozvržená směna.
- **Trvale záporné saldo** – Nedostatek plánovaných směn, nebo časté volno. U dohod to bývá v pořádku, u plných úvazků stojí za rozhovor. U nástupu nebo odchodu v průběhu měsíce je záporné saldo běžné – fond se nepoměruje.
- **Plán versus skutečnost** – Report plánované hodiny neobsahuje. Rozdíly mezi plánem a skutečností uvidíte v [rozpisu směn](https://www.mujprofirest.cz/help/dochazka/planovani#plan-vs-realita) podle červených proužků a přesčasů. Když se opakují, plánování neodpovídá provozu – podívejte se na [graf špiček ve statistikách](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/statistiky#cas).
- **Podezřele nízké pauzy** – Když má někdo za měsíc odečtenou skoro nulu, nejspíš si pauzy nepíchá, nebo má ručně zapsané záznamy, které pauzy nemají. Buď to s lidmi doladíte, nebo zapněte [automatické odečítání](https://www.mujprofirest.cz/help/dochazka/nastaveni#pauzy) zákonné přestávky.
- **Mzdy proti tržbám** – Součet hrubých mezd (*Mzdové náklady*) porovnejte s tržbou za stejný měsíc ze statistik. Tržby report neobsahuje a odvody zaměstnavatele v součtu nejsou – skutečný podíl nákladů na práci je vyšší. Kolik utržil kdo z obsluhy, ukazuje graf [Tržby podle obsluhy](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/statistiky#lide).
- **Čísla se hnula po změně nastavení** – Pauzy, strop délky směny, zaokrouhlení, fond, nastavení absencí a hodinové sazby se počítají znovu **pokaždé, když report otevřete**. Jejich změna se proto projeví [i zpětně](https://www.mujprofirest.cz/help/dochazka/nastaveni#kdy-plati) – i za měsíc, který máte za sebou. Měňte je raději na začátku měsíce a předtím si uložte report za předchozí měsíc.
- **Tolerance, přesčasy a plán zpětně nezmění nic** – Tolerance a režim přesčasů se naopak uplatní **už ve chvíli odchodu**, podle tehdejšího plánu. Když je přepnete nebo plán dodatečně změníte, **staré dny zůstanou tak, jak byly** – přepočítají se až tehdy, když u záznamu v rozpisu změníte příchod nebo odchod nebo o přesčasu rozhodnete. Přesčas, který už byl schválený nebo automaticky započítaný, přitom **započítaný zůstane** – i když záznam úpravou prodloužíte, schválení platí i pro prodloužení; zamítnutý zůstane zamítnutý. Podle nového režimu se posoudí jen přesčas, o kterém se dosud nerozhodlo (čekající nebo oříznutý).

## Měsíční rutina

1. **Doplňte neuzavřené směny** – Červené štítky u jmen v reportu ukážou, kolik jich kdo má. Dokud u záznamu chybí odchod, **nepočítá se do mzdy vůbec**. Opravují se v [rozpisu směn](https://www.mujprofirest.cz/help/dochazka/planovani#ovladani).
2. **Vyřešte přesčasy** – V režimu se schválením projděte rozpis a u žlutých proužků přesčas schvalte nebo zamítněte – **nerozhodnuté se do mzdy nedostanou** a report je neukáže.
3. **Zkontrolujte dovolené a nemoci** – Že jsou zadané, mají správný typ a končí ve správný den. Chybějící dovolená posune saldo do mínusu, konec zadaný na další den přidá den navíc.
4. **Projděte sloupec Pauzy** – Rychlá kontrola, že se odečítá to, co má. Nula u někoho, kdo dělá dvanáctky, je signál, ne úspora.
5. **Stáhněte Excel a vytiskněte pásky** – Tlačítka **Export do Excelu** a **Tisk všech pásek**. Soubor i pásky předejte účetní a uložte si je – report se později může změnit, a při sporu jsou doklad.

> **Historie chrání obě strany**
>
> U každého zaměstnance je [historie docházky](https://www.mujprofirest.cz/help/dochazka/planovani#historie): kdy píchal, kdo mu ručně upravoval směny a docházku a kdy, včetně toho, kdo mu schválil nebo zamítl přesčas. Když se objeví spor o odpracované hodiny, není to o tom, kdo si co pamatuje – jsou tam data i s časovými razítky. Kdo a kdy měnil pravidla v Nastavení docházky, dohledáte v [Akcích zaměstnanců](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/zamestnanci#audit).

## Kam dál

- [Základní pojmy a úvod](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/zakladni_pojmy) – Rozcestník celé nápovědy: jak spolu pokladna, kuchyň, web a docházka souvisejí.
- [Spropitné](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/spropitne) – Podklad k rozdělení spropitného mezi obsluhu a kurýry – v reportu docházky není.
- [Statistiky a přehledy](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/statistiky#lide) – Tržby podle obsluhy a graf špiček, se kterými porovnáte mzdy a rozpis.
- [Správa zaměstnanců](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/zamestnanci#karta) – Hodinová sazba, ze které report počítá hrubou mzdu.