Zadání telefonické objednávky
Když host objednává po telefonu, zapíšete objednávku přímo v KDS. V jednom okně naklikáte položky, dohledáte zákazníka podle čísla a vyberete adresu – systém k ní doplní cenu rozvozu podle zóny – nebo zvolíte osobní odběr. Objednávka pak přijde do stejné fronty jako objednávky z e-shopu, na tisknoucích obrazovkách se vytiskne bon a hned se odepíše sklad a zapíše tržba. Platba se u telefonické objednávky vždy uloží jako Hotově.
Než začnete
- Kategorie a produkty s viditelností Kuchyň – jen ty okno nabídne.
- Rozvozové zóny – bez aktivní zóny nejde vybrat adresu pro rozvoz.
- Webové API zapnuté v nastavení provozovny – jinak se návrhy adres nenačtou.
Na této stránce
Postup od zvednutí sluchátka po odeslání
Otevřete okno objednávky
Tlačítko Zadat v horní liště. Okno při každém otevření načte aktuální nabídku. Tlačítko Zavřít okno zavře a rozpracovanou objednávku zahodí.
Zadejte telefon
Devět číslic bez mezer a bez předvolby, u osobního odběru nepovinně. Pod formulářem se objeví zákazníci s tímto číslem – klepnutím na zákazníka doplníte jméno a telefon.
Naklikejte položky
Klepněte na kategorii a v sousedním sloupci na produkty.
Vyberte adresu, nebo zvolte osobní odběr
Adresu musíte vybrat z návrhů – teprve pak systém zná zónu a doplní cenu rozvozu. Pro odběr na místě přepněte tlačítko na TADY.
Odešlete
Vytvořit objednávku. Objednávka přijde do fronty a okno se zavře.
Aktuální volající
Když má provozovna napojenou telefonní ústřednu a systém eviduje hovor z posledních 45 sekund, objeví se vedle pole s telefonem zelené tlačítko s číslem pod nadpisem Aktuální volající:. Klepnutím číslo vyplníte a spustí se hledání zákazníka. Systém to zjišťuje jen ve chvíli otevření okna. U účtu s více provozovnami může jít o hovor na kteroukoli z nich.
Jak je okno rozložené
V hlavičce okna je nadpis Objednávka s průběžným součtem (u rozvozu i s cenou rozvozu, např. „350 Kč+49 Kč rozvoz = 399 Kč“), tlačítka pro úpravu řádků a vpravo Vytvořit objednávku a Zavřít. Pod hlavičkou jsou čtyři sloupce: kategorie, produkty, rozpracovaná objednávka a zákazník. Na úzké obrazovce se sloupce řadí pod sebe.
Naklikání položek
Nabídka se řídí nastavením sortimentu, ne nabídkou pokladny: v okně jsou kategorie a produkty se zaškrtnutou viditelností Kuchyň ze sortimentů přiřazených provozovně, seřazené podle pořadí pro kuchyň. Kategorie, které mají nastavenou podmínku skrytí pro aktuální den a čas, se nezobrazí. Má-li provozovna v licenci denní menu a na dnešek ho má aktivní, přibude kategorie Denní menu. Nastavení najdete v Administrace systému → Sortiment, kategorie a produkty.
| Ovládání | Co dělá |
|---|---|
| Klepnutí na kategorii | Ve vedlejším sloupci ukáže její produkty. Při otevření okna je vybraná první kategorie. |
| Klepnutí na produkt | Přidá jeden kus. Opakované klepnutí na stejný produkt zvyšuje počet na témže řádku (pokud řádek nemá přísady). Má-li produkt přísady, otevře se nejdřív okno přísad. Je-li v objednávce označený řádek, přidá se produkt pod tento řádek jako jeho doplněk. |
| Klepnutí na řádek objednávky | Označí řádek (zmodrá), druhým klepnutím označení zrušíte. |
| ＋ | Přidá jeden kus označeného řádku. Má-li řádek přísady, přidá se jeho celá kopie jako nový řádek. |
| － | Ubere jeden kus označeného řádku. Při posledním kusu řádek zmizí. |
| ◑ | Zapne režim polovičních porcí (tlačítko zezelená). Dokud ho nevypnete, každý klepnutý produkt se přidá jako půlka za cenu podle nastavení poloviční porce u produktu. Produkty bez povolené půlky jsou zašedlé a nereagují. |
Limit porcí
Používá-li provozovna limit porcí, je na dlaždici produktu počet zbývajících porcí („12x“), u vyčerpaného produktu „došlo“. Víc kusů, než ukazuje dlaždice, do objednávky nepřidáte – systém napíše například „Guláš — zbývá už jen 2 ks“ nebo „Guláš — už není k dispozici“. Počty se načítají při otevření okna. Co mezitím prodala pokladna nebo e-shop, ověří server až při odeslání – viz Co systém kontroluje při odeslání.
Přísady a doplňky
Má-li produkt v administraci přiřazené přísady, otevře se po klepnutí na něj okno „Vyberte přísady pro: …“. Přísady jsou seskupené podle kategorií. U každé nastavíte počet tlačítky - a +, klepnutí na dlaždici přidá jeden kus. Okno nemá tlačítko pro zavření – vyberte jednu ze dvou možností:
PŘIDAT
Vloží produkt i s vybranými přísadami. Přísady se v objednávce ukážou jako podřízené řádky s vlastní cenou a připočtou se k součtu.
NIC NAVÍC
Vloží produkt samotný. Když jste produkt nechtěli vůbec, odeberte ho potom tlačítkem －.
Složení: jídlo bez některé suroviny
Má-li jídlo v administraci vyplněné složení, okno se otevře i bez přísad (nadpis „Složení pro: …“, s přísadami „Složení a přísady pro: …“). Nahoře jsou zelené dlaždice surovin s popiskem v jídle. Klepnutím na surovinu, kterou host nechce, se dlaždice přeškrtne a zčervená (BEZ), dalším klepnutím se vrátí. Cena se nemění.
- Odebrání platí pro obě tlačítka – PŘIDAT i NIC NAVÍC (to jen vynechá přísady).
- V objednávce je pod jídlem červený řádek BEZ: ŽAMPIONY. Dvě stejná jídla s jiným „bez“ zůstanou dva řádky.
- Kuchyň to uvidí na displeji, na bonu i ve výrobním okně. Odebraná surovina se neodepíše ze skladu (má-li jídlo recepturu).
Telefon, jméno a poznámka
| Pole | Vysvětlení |
|---|---|
| Telefon | Devět číslic bez mezer a bez předvolby („Např. 777111222 (9 číslic)“). U rozvozu je pole červené, dokud nemá přesně 9 číslic. U osobního odběru je nepovinné („Nepovinné, např. 777111222“) – prázdné je v pořádku, červené je jen rozepsané číslo. |
| Jméno nebo uživatel na e-shopu (nepovinné) | Jméno hosta. Jméno zákazníka registrovaného na e-shopu se nepřepisuje, u ostatních zákazníků se uložené jméno nahradí tím, co zde napíšete. Když pole necháte prázdné, uložené jméno zůstane. |
| Poznámka (nepovinné) | Na obrazovce objednávek se vypíše červeně velkými písmeny, na bonu tučně velkými písmeny pod nadpisem POZNÁMKA: – „druhé patro“, „zvonek nefunguje“, „bez hub“. Píše se volným textem, předdefinované poznámky se tu nenabízejí. |
Chvíli po dopsání telefonu nebo jména se pod formulářem objeví až 6 zákazníků z databáze celého účtu. Telefon se hledá od začátku čísla, jméno kdekoli v textu, uživatelské jméno e-shopu od začátku. Nabízejí se jen zákazníci, kteří mají uloženou aspoň jednu adresu; zákazník s více adresami je v seznamu u každé adresy zvlášť. Klepnutí na zákazníka doplní jméno a telefon. Když ještě nemáte vybranou adresu, vepíše jeho adresu do pole a otevře mapový našeptávač – adresu pak klepnutím vyberte.
Zelený a červený proužek v seznamu zákazníků
Zelený proužek má zákazník registrovaný na e-shopu – za jménem vidíte v závorce jeho uživatelské jméno. Červený proužek mají ostatní zákazníci.
Adresa a rozvozová zóna
Do pole Adresa VČETNĚ čísla popisného pište ulici s číslem a obec. Když napíšete víc než 5 znaků, nabídnou se po krátké pauze adresy z mapy – jen ty, které leží v některé rozvozové zóně provozovny. Po klepnutí na návrh se pod polem zeleně vypíše „Cena rozvozu: 49 Kč, min. objednávka: 300 Kč“ a cena rozvozu se přičte k součtu. Leží-li adresa ve více zónách, použije se ta s nejlevnějším rozvozem.
Adresa musí být vybraná z návrhů
Napsaný text bez výběru návrhu se nepočítá – rozvozovou objednávku neodešlete a při psaní do jiného pole se text adresy smaže. Proto vyplňte telefon a jméno dřív a adresu vyberte až potom. Když se návrh vůbec neobjeví, adresa leží mimo aktivní zóny nebo ji mapa nezná. Hostovi pak nabídněte osobní odběr, nebo zkontrolujte zóny.
- Zóny, ceny rozvozu a minimální objednávky se nastavují v Administrace systému → Rozvozové zóny. Použijí se jen zóny aktivní a platné v danou dobu.
- Zóny se načtou při otevření stránky KDS. Po úpravě zón, nebo když má zóna podle času začít či přestat platit, obnovte stránku.
- Když má provozovna zóny, ale žádná z nich právě neplatí, je pole zamčené s textem „Momentálně nejsou aktivní žádné zóny rozvozu. Pro více informací použijte stránku ROZVOZ a KONTAKT.“
- Návrhy adres fungují jen tehdy, když má provozovna aspoň jednu rozvozovou zónu, platnou licenci a zapnuté Webové API (Nastavení → Nastavení provozovny).
Rozvoz nebo osobní odběr
Výchozí stav je rozvoz: tlačítko pod popiskem Bez adresy: vpravo vedle adresy je červené s textem ROZVOZ. Klepnutím ho přepnete na osobní odběr – zezelená a ukáže TADY. Přepnutí na TADY vymaže vybranou adresu, zadaný telefon zůstane.
| Rozvoz (ROZVOZ) | Osobní odběr (TADY) | |
|---|---|---|
| Telefon | Povinný, přesně 9 číslic | Nepovinný – když ho zadáte, musí mít přesně 9 číslic |
| Adresa | Povinná, vybraná z návrhů | Nezadává se – pole je zamčené s textem „Odběr na místě“ |
| Cena rozvozu | Podle zóny vybrané adresy | Žádná |
| Databáze zákazníků | Zákazník se podle telefonu založí nebo aktualizuje a uloží se mu adresa | Se zadaným telefonem se zákazník založí nebo aktualizuje stejně jako u rozvozu, jen bez adresy. Bez telefonu se nezakládá. |
| Na obrazovce objednávek | Jméno, telefon, adresa a zaškrtávátko Rozvoz pro výběr do trasy | Modré pole OSOBNÍ ODBĚR NA MÍSTĚ, se zadaným telefonem pod ním jméno zákazníka a telefon (i na bonu) |
Jméno hosta u osobního odběru
Jméno hosta se u osobního odběru na obrazovce i na bonu ukáže, jen když zadáte i telefon. Bez telefonu ho napište do poznámky.
Předobjednávka na jiný čas
U Předobjednávka na jiný čas? zaškrtněte ANO a vyplňte Datum a Čas (předvyplněný je okamžik otevření okna). Objednávka se uloží hned – odepíše se sklad, zapíše tržba a přidělí číslo – ale do fronty se dostane až dvě hodiny před zadaným časem. Do té doby ji najdete pod tlačítkem Předobjednávky ve spodní liště. Tisknoucí obrazovky ji vytisknou, až se ve frontě objeví. Časovač na dlaždici se počítá od zadaného času. Předobjednávky z e-shopu se řídí vlastním nastavením – viz E-shop a web → Předobjednávky.
Čas musí být v budoucnosti
Když necháte výchozí čas nebo zadáte čas, který už uplynul, uloží se objednávka bez upozornění jako běžná a hned přijde do fronty.
Co systém kontroluje při odeslání
| Situace | Co se stane |
|---|---|
| Tlačítko Vytvořit objednávku nejde stisknout | Objednávka nemá žádnou položku, u rozvozu telefon nemá přesně 9 číslic či adresa není vybraná z návrhů, nebo u osobního odběru je telefon zadaný jen z části. Chybné pole je červené. |
| „Objednávka nesplňuje minimální částku. Opravdu vytvořit?“ | Hodnota položek (bez rozvozu) je nižší než minimální objednávka zóny. Je to jen varování – po potvrzení se objednávka vytvoří. U součtu v hlavičce je v tu chvíli červeně „Min.: …“. |
| „Nelze odeslat, nemáte dost porcí:“ | V objednávce je víc kusů, než kolik porcí bylo k dispozici při otevření okna. Vypíše se seznam „název — chcete X, k dispozici Y“. Upravte počty a odešlete znovu. |
| „Objednávku nelze založit, tyto položky už nejsou k dispozici: …“ | Porce mezitím prodal někdo jiný a nevešla se ani jedna položka. Objednávka nevznikne. |
| „Objednávka byla uložena, ale tyto položky se nevešly do zbývajících porcí a NEBYLY přidány: …“ | Objednávka vznikla bez vypsaných položek. Domluvte se s hostem a objednávku na obrazovce zkontrolujte. |
| „Objednávku se nepodařilo vytvořit. Zkontrolujte její správnost nebo připojení k internetu.“ | Odeslání se nepovedlo. Okno zůstane vyplněné a můžete to zkusit znovu. |
Pojistka proti dvojímu založení nové objednávky
Každá nová objednávka dostane při otevření okna jednorázový identifikátor. Když odeslání selže a vy objednávku odešlete znovu, server pozná, že ji už založil, a druhou nevytvoří. Během odesílání je tlačítko neaktivní a ukazuje Odesílám objednávku.
Co se stane po vytvoření
- Fronta: objednávka se objeví ve Správě objednávek – na této obrazovce hned, na ostatních při jejich nejbližší obnově. Zdroj je Z kuchyně, na bonu Telefonicky.
- Číslo pro hosty: přidělí se ze společného počítadla provozovny, ze kterého berou čísla i pokladna a e-shop.
- Tisk: na obrazovkách přihlášených s tiskem se vytiskne bon, na obrazovkách s odloženým tiskem až po dokončení všech položek ve výrobě.
- Peníze: platba se uloží jako Hotově a v uzávěrce KDS se tak i započítá.
- Sklad a tržby: hned se odepíší suroviny podle receptur, odečtou porce a zapíše tržba.
- Zákazník: u rozvozu se podle telefonu založí nebo aktualizuje v databázi zákazníků – přičte se mu objednávka, body podle částky a uloží se adresa. U osobního odběru jen tehdy, když zadáte telefon, a bez adresy. Prázdné jméno uložené jméno zákazníka nepřepíše.
- Autor: k objednávce se zapíše manažer, který je na obrazovce přihlášený.
Doobjednání do existující objednávky
Host zavolal podruhé a chce ještě dezert? Na dlaždici objednávky ve Správě objednávek je oranžové tlačítko PŘIDAT POLOŽKY. Otevře se stejné okno, ale předvyplněné – zákazník, adresa, poznámka i původní položky.
- Původní položky jsou zašedlé jen pro přehled – nejde je označit ani změnit. Zamčené jsou i telefon, jméno, adresa, poznámka, předobjednávka a přepínač ROZVOZ/TADY.
- Tlačítko se jmenuje Uložit změny a jde stisknout, až přidáte aspoň jednu novou položku.
- Server přidá jen nové položky, a jen dokud je objednávka ve frontě nebo v přípravě.
- Po uložení se do poznámky objednávky připíše „[UPRAVENO: +…]“ s přidanými položkami, odepíše se sklad, zvýší cena objednávky a přepočte tržba. Na tisknoucích obrazovkách se celý bon vytiskne znovu.
Když uložení změn selže
Pojistka proti dvojímu odeslání platí jen pro novou objednávku. Než změny uložíte podruhé, podívejte se na dlaždici, jestli se položky nepřidaly (poznámka UPRAVENO).
Zaplaceno kartou online = přidávat nelze
U objednávek zaplacených kartou online (Platba: Placeno online) je místo tlačítka štítek ONLINE PLATBA a server změnu odmítne. Zaplacená částka by po doplnění nesouhlasila. Doobjednané věci zadejte jako novou objednávku.