Faktury vystavené

Přehled objednávek zaplacených fakturou a toho, jestli už odběratel zaplatil. Stránka ukáže, kolik peněz na fakturách čeká, které faktury jsou po splatnosti, a u každé jde zapsat, kdy platba přišla. Samotnou fakturu (doklad pro odběratele) vystaví podle Nastavení faktur buď účetní ve svém programu – třeba z exportu pro Pohodu nebo Money S3 –, nebo ProfiREST: přidělí číslo z vaší číselné řady, vytvoří PDF a pošle ho odběrateli e-mailem.

Odkud faktury jsou

Faktura je každá objednávka provozovny, kterou máte v administraci vybranou, zaplacená formou úhrady Fakturou – obsluha v pokladně zvolí Na fakturu a vyplní fakturační údaje (viz Platba v pokladně), host ubytování zaplatí fakturou (doklad za pobyt s firmou a jménem z pobytu – IČO a adresu doplníte tady), nebo platbu na fakturu změníte v detailu objednávky. Na stránce jsou i faktury z doby, kdy stránka ještě nebyla – nová se objeví, jakmile objednávka dorazí na server.

• Doklad – číslo účtenky z pokladny (u objednávek z e-shopu číslo objednávky); odkaz otevře detail objednávky.
• Odběratel – firma, jméno, IČO a DIČ z fakturačních údajů, které pokladna připíše k objednávce. Když u dokladu nejsou, stránka napíše „Odběratel není u dokladu zapsaný“ a název účtu (stolu).
• Částka – celková cena objednávky včetně dopravy. Po částečném stornu je tu, co zbývá zaplatit, a pod tím přeškrtnutá původní částka.
• Faktura – číslo faktury. Bez čísla je tu tlačítko Doplnit číslo (fakturu vystavuje účetní), nebo Vystavit (vystavuje ProfiREST); u vystavené faktury odkaz PDF a kdy odešla e-mailem. Kliknutí otevře okno faktury.
• Splatnost – počet dní z Nastavení faktur (prázdné pole = Splatnost (dní) u vydaných faktur v nastavení Pohody, výchozí 14 dní) od data vystavení faktury: u faktury vystavené ProfiRESTem od dne, kdy jste ji vystavili, u ostatních od uzavření účtu v pokladně. Stejná splatnost je na PDF, v exportu do Pohody, v počtu faktur po splatnosti i v ranním e-mailu. U jednotlivé faktury ji změníte v detailu objednávky, pak je u ní „(upravená)“ – nikdy ale nebude dřív než den vystavení.

Kdo fakturu vystavuje

V Nastavení faktur zvolíte pro provozovnu jednu ze dvou možností:

• Účetní (výchozí) – fakturu vystaví účetní ve svém programu, třeba z exportu do Pohody. Číslo, pod kterým ji vystavila, doplníte u faktury, ať je v přehledu vidět a jde podle něj hledat.
• ProfiREST – faktura dostane číslo z vaší číselné řady a vznikne z ní PDF s dodavatelem, odběratelem, položkami účtu, rozpisem DPH a QR platbou. PDF stáhnete nebo pošlete odběrateli e-mailem. Do exportu pro Pohodu jde faktura se stejným číslem a variabilním symbolem.

Přepnout jde kdykoli; faktury, které už číslo mají, zůstanou, jak jsou. Faktury, které už vystavil ProfiREST (mají PDF), jdou do exportu pro Pohodu dál s naším číslem i po přepnutí na účetní – zákazník je má s tímhle číslem.

Nastavení faktur

Tlačítko Nastavení faktur na stránce faktur (nebo položka v menu Účetnictví) otevře nastavení pro provozovnu vybranou v administraci:

• Kdo fakturu vystavuje – viz výše.
• Číselná řada (jen když vystavuje ProfiREST) – tvar čísla ze značek {RRRR} (rok), {RR} (rok dvěma číslicemi), {MM} (měsíc) a {NNNN} (pořadí doplněné nulami, počet N = počet číslic), k tomu písmena bez diakritiky, číslice a - / _ .; číslo může mít nejvýš 20 znaků. Předvolby vloží běžné tvary (20260001, FV20260001, FV-2026-0001, 2610001). Příští pořadí nastavíte, když řada pokračuje z jiného programu; Každý rok začít od 1 pořadí s novým rokem vynuluje – tvar čísla pak musí obsahovat rok ({RRRR} nebo {RR}), jinak by se čísla v novém roce opakovala. V novém roce ukazuje pole Příští pořadí rovnou 1. Pod tím je vidět, jaké číslo dostane příští faktura. Číslo, které už nějaká faktura provozovny má, se přeskočí. Dvě tečky za sebou v čísle být nesmí.
• Splatnost (dní od vystavení) – platí pro přehled faktur, PDF i export do Pohody (od kterého dne se počítá, viz Splatnost). Prázdné pole = podle nastavení Pohody.
• Sledovat úhrady od – viz Začátek.
• Ranní e-mail o fakturách po splatnosti – zapnuté hned. Jednou denně v 7 hodin pošle na e-mail majitele účtu přehled: vystavené faktury po splatnosti (kdo dluží a kolik), přijaté faktury po splatnosti a přijaté faktury splatné do 3 dnů – u všech provozoven účtu v jednom e-mailu. Když není co hlásit, e-mail nepřijde. Vypíná se pro každou provozovnu zvlášť. Nabídka se ukáže po aktualizaci databáze.
• Dodavatel na faktuře – název, adresa, IČO, DIČ, plátce DPH, e-mail, telefon a web. Na začátku jsou předvyplněné z fakturačních údajů účtu (Nastavení); u provozovny, která je jiná firma, je přepište. ARES doplní údaje firmy podle IČO. Neplátce DPH dostane fakturu bez rozpisu DPH s větou „Dodavatel není plátcem DPH“.
• Platba převodem – číslo účtu a kód banky (s nimi je na faktuře QR platba), volitelně IBAN a BIC. Variabilní symbol je číslo faktury (jen jeho číslice, nejvýš 10; jinak ID dokladu).
• Faktury přijaté do POHODY – členění DPH (výchozí PD), předkontace, prefix číselné řady a středisko, se kterými jdou faktury přijaté do exportu pro Pohodu.
• Texty – poznámka pod součty faktury (zápis v obchodním rejstříku, poděkování) a text e-mailu s fakturou; v něm {cislo} nahradí číslo faktury a {dodavatel} název dodavatele.

Když vystavuje ProfiREST, nastavení se neuloží bez názvu, adresy a IČO dodavatele (u plátce DPH i bez DIČ); chybné pole stránka označí. Nastavení faktur mění jen majitel – je v něm číslo účtu, na které odběratelé platí.

Odběratel a číslo faktury

Kliknutím na číslo faktury, Vystavit nebo Doplnit číslo se otevře okno faktury. Odběratele (firma, jméno, adresa, IČO, DIČ, e-mail) v něm opravíte nebo doplníte, když ho pokladna nezapsala nebo zapsala špatně; ARES načte firmu podle IČO. Změna platí jen pro fakturu – poznámka objednávky zůstane beze změny – a použije se i v exportu do Pohody. U faktury, která už odešla e-mailem, odběratele změnit nejde: je to vydaný daňový doklad a opravu řeší účetní opravným dokladem.

Když fakturu vystavuje účetní, napište do pole Číslo faktury číslo, pod kterým ji vystavila, a uložte (nejvýš 20 znaků: písmena bez diakritiky, číslice a - / _ ., ne dvě tečky za sebou). Stejné číslo nemůžou mít v provozovně dvě faktury. Prázdné pole číslo smaže. Faktura s číslem od účetní se pak v ProfiRESTu znovu nevystavuje – když má jít z číselné řady, číslo nejdřív smažte.

Vystavit fakturu, PDF a e-mail

Když fakturu vystavuje ProfiREST, zkontrolujte v okně faktury odběratele a klikněte na Vystavit fakturu. Faktura dostane příští číslo z řady a vznikne PDF:

• datum vystavení je den vystavení, datum zdanitelného plnění den zaplacení účtu, splatnost počet dní z nastavení od dne vystavení (viz Splatnost);
• položky jsou stejné jako v exportu do Pohody – položky účtu s obalem, doprava, sleva na celý účet a úprava ceny po sazbách DPH a zaokrouhlení; součet sedí s částkou objednávky. U částečně stornované objednávky jsou pod nimi stornované položky se zápornou částkou (začínají „Storno:“), takže faktura i QR platba jsou na částku, která zbývá zaplatit;
• část zaplacenou dárkovým voucherem faktura uvede jako uhrazenou, k úhradě (i v QR platbě) zbývá jen zbytek.

Číslo se přidělí až spolu s PDF: když PDF nevznikne (třeba objednávka nemá položky), faktura číslo nedostane a v řadě nezůstane díra.

Tlačítko Vystavit zobrazené (N) nad seznamem vystaví naráz zobrazené faktury bez čísla, které mají odběratele – po dávkách nejvýš 25 faktur na jedno kliknutí. Když jich je víc, hláška napíše, kolik zbývá; klikněte na tlačítko znovu. Faktury, které vystavit nejde, přeskočí a u prvních pěti napíše proč.

U vystavené faktury je v okně Stáhnout PDF a pole pro e-mail odběratele s Poslat e-mailem. E-mail odchází jménem dodavatele s PDF v příloze a odpověď odběratele přijde na e-mail dodavatele z nastavení; stránka si pamatuje, kdy a kam faktura odešla. Jednu fakturu jde poslat nejvýš pětkrát za den a provozovna pošle nejvýš 100 e-mailů s fakturami denně – pak PDF stáhněte a pošlete sami. V ukázkovém účtu se e-maily neposílají.

Začátek: od kdy sledovat úhrady

Úhrady faktur se dřív nikde nezapisovaly, takže by všechny starší faktury svítily jako nezaplacené. Při prvním otevření proto stránka nabídne Od kdy sledovat úhrady: tento měsíc, minulý měsíc, letos, nebo jiné datum. Po Začít sledovat úhrady čekají na zápis úhrady faktury vystavené od toho dne; starší mají stav Nesleduje se a do součtů nevstupují. Dokud sledování nezačne, je vidět jen přehled Všechny za období.

Nezaplacené, po splatnosti, všechny

Karty nahoře ukazují, kolik peněz čeká na zaplacení a kolik z toho je po splatnosti; věta nad nimi říká, co je teď potřeba udělat. Pod nimi jsou tři záložky:

• Nezaplacené – všechny faktury od začátku sledování, které čekají na platbu, od nejstarší splatnosti.
• Po splatnosti – jen ty, jejichž splatnost už minula; u každé je, kolik dní.
• Všechny za období – faktury vystavené v období (výchozí tento měsíc, nejvýš rok), i zaplacené, stornované a opravné doklady. Pod tabulkou je součet, kolik je zaplaceno a kolik čeká.

Pole Hledat najde fakturu podle odběratele, IČO, DIČ, čísla dokladu nebo názvu účtu; na diakritice a velikosti písmen nezáleží.

Zapsat úhradu

Když platba přijde na účet, klikněte u faktury na Zapsat úhradu, zkontrolujte datum (výchozí je dnešek, budoucí datum nejde) a potvrďte. Faktura se přesune mezi zaplacené a stránka si pamatuje, kdo úhradu zapsal. U zaplacené faktury jde přes Upravit úhradu opravit datum, nebo úhradu zrušit – faktura pak znovu čeká na platbu.

Stavy faktury

Na co si dát pozor

• Úhrady se nezjišťují z banky – zapisujete je ručně podle výpisu z účtu.
• Vystavená faktura číslo už nezmění. Dokud neodešla e-mailem, opravený odběratel vytvoří PDF znovu se stejným číslem; po odeslání už odběratele změnit nejde (řeší účetní opravným dokladem). Pozor na fakturu, kterou jste odběrateli poslali jinak než e-mailem z ProfiRESTu – o té stránka neví. Storno celé faktury (opravný doklad) ProfiREST jako PDF nevystavuje, řeší ho účetní.
• Stránku vidí majitel a zaměstnanec s oprávněním Účetnictví nebo Plný přístup – může zapisovat úhrady, opravovat odběratele, vystavovat a posílat faktury. Nastavení faktur je jen pro majitele.
• Účet podniku (Účet podniku v pokladně) není faktura a na stránce není.
• Úhrady a splatnosti se vedou pro každou provozovnu zvlášť – podle provozovny vybrané v administraci.