Zaměstnanci: kdo smí co a jak se k tomu dostane

Zaměstnanec v ProfiRESTu není jen jméno na výplatní pásce – je to karta, podle které se člověk přihlašuje na pokladnu, do kuchyně, k docházkovému terminálu a případně i do téhle webové administrace. Tahle stránka vysvětluje, co která část karty odemyká, jak se zaměstnanec dostane do administrace, kdo smí karty upravovat a jak zpětně dohledáte, kdo co v administraci změnil.

Dva světy přístupů: aplikace a webová administrace

Nejdůležitější věc na úvod: oprávnění do aplikací na provozovně a oprávnění do webové administrace jsou dvě oddělené sady. Číšník, který celý den markuje na baru, se do administrace jako zaměstnanec nepřihlásí, dokud mu nezapnete přístup do webové administrace. A naopak – provozní, který vám doplňuje menu, nemusí mít na pokladnu žádné oprávnění.

Tahle kapitola je praktický návod: jak kartu založit, co na ní zaškrtnout a jak se člověk přihlásí. Kdo se kam dostane – přehled všech obrazovek s potřebným oprávněním, tok přihlášení a časté otázky „proč to nevidím“ – je v referenční kapitole Přihlášení, role a oprávnění.

Seznam zaměstnanců a karta zaměstnance

Stránka Správa má dvě tabulky. Přehled přiřazených zaměstnanců ukazuje lidi přiřazené k pobočce, kterou máte právě zvolenou, včetně jejich oprávnění na ní (kdo žádné nemá, má ve sloupci Práva text Pouze zaměstnanec). Přehled nepřiřazených zaměstnanců ukazuje všechny ostatní karty účtu. Když účet ještě nemá žádnou kartu, stránka rovnou otevře formulář s hláškou „Vytvořte prvního zaměstnance“.

Nového člověka zakládáte tlačítkem Vytvořit zaměstnance, úpravy na kartě potvrdíte tlačítkem Uložit. Karty jsou společné pro celý účet – k pobočkám se jen přiřazují. Při zakládání je předem zaškrtnutá pobočka, kterou máte právě zvolenou.

Kdo se vede v docházce

Ne každý, kdo má kartu zaměstnance, se musí píchat. Brigádník na dvě soboty do roka, externí kuchař nebo účetní, které jste založili kartu kvůli přístupu do administrace, do docházky nepatří. Proto má v bloku Provozovny a práva každá zapnutá provozovna vlastní zaškrtávátko Vést v docházce (píchačky). Nesouvisí s webovým přístupem ani s oprávněními – dá se zapnout komukoliv.

Vypnutí docházky u provozovny nemaže odpracovanou historii. Uložené příchody a odchody zůstávají a hodiny v měsíčním reportu také – člověk si jen přestane píchat a zmizí z plánovače. Vrátí se do něj jen v období, kdy tam má nějakou směnu nebo záznam, a to dole ve skupině Mimo docházku. Tam mu upravíte třeba zapomenutý odchod z posledního dne.

Provozovny a práva – nastavuje se pro každou zvlášť

Pod kontaktními údaji je blok Provozovny a práva s kartou každé pobočky. Vypínačem u názvu pobočky zaměstnance k ní přiřadíte (u karty se ukáže Pracuje tady) a teprve pak se rozbalí oprávnění ve třech skupinách: Aplikace na zařízeních, Docházka a Webová administrace. U každého oprávnění je věta, co dovolí. Majitel vidí všechny pobočky účtu, přihlášený vedoucí jen ty, ke kterým je sám přiřazený.

Skupina „Aplikace na zařízeních“ – oprávnění do aplikací na provozovně

Správce je nadstavba, ne náhrada – zaškrtnete-li Bar – správce, formulář zaškrtne i samotný Bar, a odškrtnete-li Bar, odškrtne i správce. U kuchyně a recepce to funguje stejně.

Skupina „Docházka“

Jediné zaškrtávátko Vést v docházce. Rozhoduje, jestli si člověk na téhle provozovně smí píchat, jestli má řádek v jejím plánovači směn a jestli se počítá do její licence docházky. Mění ho jen majitel účtu; u nově zaškrtnuté provozovny ho má zapnuté rovnou a vidí pod ním cenu. Podrobně výš.

Webová oprávnění a co odemykají

Blok Webová administrace se v provozovně zobrazí, jen když je zaškrtnutý přístup do webové administrace. Tabulka popisuje, na které stránky administrace oprávnění pustí; názvy stránek vedou na jejich nápovědu. Stejný přehled seřazený podle levého menu, včetně stránek vyhrazených majiteli, je v Přehledu obrazovek a potřebných oprávnění.

Jak se zaměstnanec dostane do administrace

Zaměstnanec nemá vlastní přihlašovací jméno a heslo. Do administrace se vstupuje přihlašovacími údaji účtu, teprve potom si člověk vybere, kdo je. Jakmile má účet aspoň jednoho zaměstnance se zapnutým přístupem do webové administrace, po přihlášení heslem se ukáže obrazovka výběru – i majiteli (schéma celého toku je v Tok přihlášení krok za krokem). Druhou cestou je přihlášení otiskem prstu nebo obličejem.

Co se stane po přihlášení

• Zaměstnanci se seznam provozoven zúží jen na ty, ke kterým je přiřazený.
• Nemá-li přiřazenou žádnou, dostane hlášku „Nemáte přiřazenou žádnou restauraci. Kontaktujte majitele účtu.“ a systém ho vrátí na výběr přihlášení.
• Otevře-li stránku, na kterou nemá oprávnění, systém ho vrátí na nástěnku s hláškou „Nemáte oprávnění pro přístup na tuto stránku.“
• V levém panelu je u jména účtu poznámka (zaměstnanec: Jméno), ať je jasné, pod kým se pracuje. Kredit a odkaz na nastavení účtu zaměstnanec nevidí.

Přihlášení otiskem prstu nebo obličejem

Otiskem prstu nebo obličejem se do administrace přihlásí majitel i zaměstnanec se zapnutým přístupem do webové administrace – jedním dotykem, bez hesla účtu, bez výběru jména a bez SMS kódu. Použije se to, co zařízení k odemykání má: na iPhonu Face ID nebo Touch ID, na Androidu obvykle otisk prstu, na počítači Windows Hello nebo Touch ID. Otisk ani obličej zařízení neopustí, systém si ukládá jen údaj, podle kterého pozná, že jde o dané zařízení. Tlačítko se na přihlašovací stránce ukáže jen v prohlížeči, který takové přihlášení nabízí.

Co je vyhrazené majiteli

Některé části administrace jsou vyhrazené majiteli účtu a nepomůže ani Plný přístup. Přihlášenému zaměstnanci se v levém menu nenabízejí, a když otevře jejich adresu, systém ho vrátí na nástěnku s hláškou „Nemáte oprávnění pro přístup na tuto stránku.“

Akce zaměstnanců (audit log)

Audit log je černá skříňka vaší administrace. Záznam vzniká, když majitel nebo přihlášený zaměstnanec odešle formulář ve webové administraci, a také při rychlých úpravách v tabulce skladu, v inventuře a při řazení kategorií a produktů. Logují se i akce majitele – jinak by v historii chyběla polovina změn. Změny provedené v pokladně, v kuchyňském systému nebo na docházkovém terminálu se sem nezapisují – výjimkou jsou zařízení připojená kódem: inventura a změna vlastního PINu zaměstnance se zapíšou i sem, s názvem zařízení (samotný PIN nikdy).

Jak vzniká záznam

Co v logu uvidíte

Nad tabulkou jsou filtry Zaměstnanec (nabízí lidi se zapnutým přístupem do webové administrace), Restaurace, Akce/Formulář (volný text, např. warehouse, product nebo menu), Datum OD a Datum DO. Výsledky se stránkují po padesáti záznamech.

Licenční limit a placení docházky

Kolik lidí můžete přiřadit k provozovně, určuje licence té konkrétní pobočky. Limit se počítá na pobočku, ne na účet, a počítá se do něj každé přiřazení k pobočce – bez ohledu na docházku a oprávnění.

Docházka se počítá zvlášť

Vedle limitu počtu zaměstnanců má vlastní počítadlo i modul docházky. Do něj se počítají jen lidé se zaškrtnutou docházkou – kdo ji zaškrtnutou nemá, za docházku nic neplatíte. Běžně stojí každý člověk v docházce 30 Kč měsíčně, počítá se od prvního; individuální licence pobočky může mít některé lidi v ceně. Cena docházky je součástí měsíční platby za pobočku, která se strhává z kreditu při obnově licence, a počítá se podle stavu v tu chvíli. Nemá-li pobočka docházku v licenci vůbec, stránka Docházka a Směny místo obsahu nabídne licenci, která docházku obsahuje.

Přehled Docházka a licence – kolik lidí se vede, kolik jich licence zahrnuje v ceně, kolik je nad rámec licence a kolik dělá měsíční součet – najdete na stránce Docházka a Směny v záložce Nastavení docházky. Vidí ho jen majitel účtu, zaměstnanci se nezobrazí ani s oprávněním Správa zaměstnanců.

Když zaměstnanec odchází

Kartu zaměstnance v administraci smazat nejde – zůstává i s historií docházky, uzávěrek a audit logu. Když někdo odchází, udělejte tohle:

Odpracované hodiny zůstanou – v reportu docházky a na výplatní pásce ho najdete u každého měsíce, kdy u vás měl nějaký záznam nebo směnu.

Doporučené nastavení podle role

Nechcete-li vymýšlet, začněte tímhle. Sedí to na většinu provozů a vždycky se to dá doladit.

Do kuchyňského systému v prohlížeči se přihlašuje člověk s oprávněním Kuchyň - správce; kuchaři, kteří na monitoru jen pracují, správce nepotřebují. Docházka v tabulce schválně není – nesouvisí s rolí, ale s tím, jestli si dotyčný píchá. Zaškrtněte ji každému, kdo chodí na směny, a to bez ohledu na webový přístup. Číšníkovi ano, účetní s „Plným přístupem“, která u vás nestojí za barem, ne.