Uživatel, kredit a faktury
Tahle skupina obrazovek patří výhradně majiteli účtu – zaměstnanec se sem nedostane ani s plným přístupem. Nastavují se tu fakturační a přihlašovací údaje, dvoufázové ověření a hlavně kredit, ze kterého se platí provoz ProfiRESTu. Chodí se sem zřídka, ale když kredit dojde, provozovny se odpojí – proto se vyplatí vědět, jak to funguje.
Na této stránce
Fakturační údaje
| Pole | Pravidlo |
|---|---|
| IČO * | Musí mít platný kontrolní součet („IČO je neplatné“) a nesmí být u jiného účtu („Zadané IČO je spárované s jiným uživatelským účtem…“). |
| Jsem plátce DPH | Zaškrtněte, když jste plátce DPH. |
| DIČ * | Nejméně 8 znaků („DIČ musí mít alespoň 8 znaků“). Uloží se velkými písmeny. |
| Název společnosti * | Povinné. |
| Fakturační adresa – město, ulice a č.p., PSČ * | Všechny tři části jsou povinné. PSČ má pět číslic. |
Údaje se tisknou na faktury a zálohové faktury za ProfiREST. Posílají se i pokladnám (IČO, DIČ, název, adresa a to, jestli jste plátce DPH). U plátce DPH uvádí sazby DPH i kopie účtenky, kterou tisknete z detailu objednávky v administraci. Dokud nemáte vyplněné IČO, jméno a příjmení, telefon, název firmy a celou adresu, administrace vás z ostatních stránek přesměrovává sem. Nepotvrzený e-mail z registrace administraci neblokuje – potvrzení je potřeba až pro nákup kreditu, založení e-shopu a SMS marketing (viz Registrace a průvodce rozjezdem).
DIČ a EET 2.0
EET 2.0 bere identifikaci podnikatele z certifikátu z DIS+, ne z tohoto pole – viz EET 2.0 – evidence tržeb. DIČ tady slouží fakturám a dokladům.
Základní nastavení uživatele a 2FA
| Pole | Poznámka |
|---|---|
| Křestní jméno, příjmení * | Zobrazuje se nahoře v levém menu. |
| Mobilní telefon * | Sem chodí SMS s ověřovacím kódem (když máte zapnuté dvoufázové ověření), SMS o nízkém kreditu a potvrzení přijaté platby. |
| Email * | Nesmí ho používat jiný účet („Zadaný email používá jiný uživatel“). Změna e-mailu se musí potvrdit – systém pošle na novou adresu odkaz a dokud na něj neklepnete, změna neplatí. |
| Používat 2-faktorové ověření při přihlášení | Zaškrtávátko. Po zapnutí přijde při každém novém přihlášení majitele do administrace SMS s kódem na Mobilní telefon a bez něj se dovnitř nedostanete. Celý průběh přihlášení popisuje Přihlášení, role a oprávnění. |
Zapněte si dvoufázové ověření – ale se správným číslem
Dokud ho nemáte, nástěnka vám ho připomíná. V administraci jsou tržby, ceny, receptury a osobní údaje zákazníků, samotné heslo je na to málo – zvlášť když dáváte zaměstnancům přístup do webové administrace: přihlašují se heslem účtu (viz Správa zaměstnanců). Při zapnutí se telefonní číslo neověřuje – zkontrolujte ho před uložením, jinak se při příštím přihlášení nedostanete dovnitř. Přihlášení otiskem (Přihlášení otiskem v levém menu) SMS kód nevyžaduje.
Kolik pokusů má přihlášení a SMS kód
- Heslo: po 20 neúspěšných přihlášeních z jedné adresy během 15 minut, nebo po 30 neúspěšných pokusech na jedno přihlašovací jméno (z jakýchkoli adres), systém další pokusy na 15 minut odmítne s hláškou „Příliš mnoho neúspěšných pokusů o přihlášení“. Přihlášení otiskem se to netýká.
- Kód z SMS: na jeden kód je 5 pokusů. Po pátém špatném kód propadne; po novém načtení stránky přijde nový. Po 10 špatných kódech během hodiny se ověření na hodinu zamkne – přihlásit se dá otiskem.
Změna hesla
Vyžaduje staré heslo a dvakrát nové. Nové heslo musí mít aspoň 5 znaků a obě zadání se musí shodovat – jinak systém napíše „Staré heslo není správné“, „Nová hesla se neshodují“ nebo „Nové heslo musí mít alespoň 5 znaků“ a nic nezmění.
Heslem majitele se potvrzuje také deaktivace a smazání provozovny a navýšení licence. Pokladny a kuchyňský systém na heslo majitele nezávisí, jeho změna je neodhlásí – pokladny se připojují přes registrované zařízení, kuchyňský systém heslem kuchyně. Zaměstnanci, kteří se do administrace přihlašují heslem účtu, ale od změny potřebují nové heslo.
Účetní dokumenty
Pole Email pro účetní dokumenty (přeposílání faktur, notifikace nízkého kreditu). Můžete zadat víc adres oddělených čárkou. Na tyto adresy odchází kopie zálohových faktur a faktur za ProfiREST – typicky sem dáte adresu své účetní. Upozornění na nízký kredit posílá systém majiteli jako SMS na mobilní telefon.
Jak funguje kredit
ProfiREST se platí z kreditu, ne fakturou po měsíci. Kredit si dobijete dopředu a systém si z něj strhává, co spotřebujete. Kredit se vede bez DPH. Aktuální stav vidíte nahoře v levém menu (Kredit: …).
| Co se platí | Kdy a kolik |
|---|---|
| Licence provozovny | Obnovuje se vždy na 30 dní. Při obnově se spočítá měsíční cena podle stavu v tu chvíli (licence, zařízení nad rámec, e-shopy, docházka, doplněk Rezervační systém) a strhne se z kreditu. Když kredit na celý měsíc nestačí, strhne se cena jednoho dne a obnova se zkusí znovu, až den uplyne. |
| Zařízení přidané během měsíce | Nad počet v ceně licence se hned strhne poměrná část do obnovy licence – viz Administrace systému → Správa PC, tabletů a KDS, kapitola Licence a placení dalších zařízení. Lidé přidaní do docházky se takhle nedoplácejí, počítají se až při příští obnově licence – viz Správa zaměstnanců. |
| SMS | SMS hostovi z kuchyně (kurýr vyjíždí, objednávka je hotová) 0,5 Kč. Ostatní SMS hostům 1,5 Kč – potvrzení objednávky z e-shopu nebo z připojené aplikace, dárkový voucher z e-shopu, ověřovací kód pro aplikaci nebo pro účet v e-shopu – a stejně tak SMS marketing, SMS připomínky rezervací a SMS z čekací listiny. Platí se za každou část zprávy (do 160 znaků). Ověřovací kódy pro přihlášení do administrace, upozornění na nízký kredit a potvrzení platby se neplatí. |
| Online rezervace | Má-li licence poplatek za online rezervaci, strhne se při založení každé rezervace, kterou host udělá na vaší stránce rezervací. V historii kreditu je jako Online rezervace #…. Když kredit nestačí, rezervace se založí i tak a poplatek se nestrhne. |
| Ubytování | Doplněk Ubytování se platí procentem z obratu (v tarifu PROFI 3 %): z ceny pobytu a služeb na účtu pokoje, strhne se při odjezdu každého hosta. V historii kreditu je jako Ubytování: pobyt #… (3 % z … Kč). Strhne se i do mínusu – pobyt už proběhl. |
| Prodloužení o 4 dny | 100 Kč, když provozovna zůstala bez zaplacené licence – viz Když kredit nestačí. |
Držte si dvouměsíční rezervu
Nahoře na stránce Koupit kredit je součet vašich měsíčních nákladů a doporučená částka ve výši dvou měsíců. Když máte méně než dvojnásobek, ukáže se po přihlášení upozornění „Máte nízký kredit…“. Když máte méně než jeden měsíc, uvidíte „Máte velmi nízký kredit…“ a administrace vás po přihlášení rovnou přesměruje na Koupit kredit.
Pohyby kreditu
Tlačítko Pohyby kreditu vpravo nahoře na stránce Koupit kredit ukáže, za co se kredit měnil – součty po měsících a důvodech, například Dobití kreditu, Platby licencí / zařízení, Platba odchozích SMS nebo Navráceno. Je to souhrnný přehled, ne výpis jednotlivých pohybů; aktuální zůstatek vždy ukazuje levé menu.
Dobití kreditu
Pošlete platbu
Na stránce Koupit kredit je v bloku Bankovní spojení číslo účtu, kód banky, variabilní a specifický symbol a pro platbu ze zahraničí IBAN a BIC. Pošlete částku, kterou chcete dobít, navýšenou o DPH (pro dobití 1000 Kč pošlete 1210 Kč) a uveďte oba symboly z tabulky.
Nebo naskenujte QR kód
Blok Vygenerování QR kódu: pole Zadejte částku v Kč pro dobití: je předvyplněné dvojnásobkem měsíčních nákladů včetně DPH. QR kód obsahuje účet, částku i oba symboly – stačí ho načíst v bankovní aplikaci.
Kredit se připíše sám
Platba se spáruje podle variabilního symbolu (bez něj se nespáruje). Kredit se navýší o částku bez DPH. Pak přijde SMS s potvrzením a e-mailem faktura (daňový doklad), s kopií na účetní e-maily; faktura je i v seznamu Faktury.
Faktura rovnou pro účetnictví
K PDF faktury za dobití kreditu přikládáme i XML pro POHODU a Money S3 jako fakturu přijatou (dodavatel ProfiREST, naše číslo faktury jako původní doklad, základ a DPH přesně podle PDF). Vaše účetní ho naimportuje a nemusí fakturu přepisovat: v POHODĚ přes Soubor › Datová komunikace › XML import/export, v Money S3 přes XML přenosy jako fakturu přijatou. Členění DPH je v POHODĚ tuzemské plnění s nárokem na odpočet (PD); předkontaci a číselnou řadu doplní účetnictví podle svého nastavení. XML chodí jen s fakturou po připsání platby, k zálohové faktuře ani ke starším fakturám v seznamu Faktury ne.
Zálohová faktura
Když ji potřebujete pro účetnictví, zadejte v bloku Vygenerovat zálohovou fakturu částku bez DPH (celé číslo) a klikněte na Vygenerovat zálohovou fakturu (bude Vám odeslána na e-mail). Faktura odejde na váš e-mail a kopie na účetní e-maily. Pro připsání kreditu zálohová faktura potřeba není – rozhoduje přijatá platba.
Když kredit nestačí
Upozornění předem
Když kredit nestačí na měsíční platbu a licence některé provozovny končí do 12 dnů, přijde na mobilní telefon SMS, nejvýš jednou za dva dny. Po přihlášení vás upozorní i hlášky popsané výše.
Provozovna se odpojí
Když při obnově licence nestačí kredit ani na jeden den, provozovna je odpojena z provozu: pokladny, mobilní číšníci a kuchyňská aplikace KDS se k ní nepřipojí a e-shop ji přestane nabízet. Administrace pro ni otevře jen nástěnku, nastavení a Koupit kredit a ukáže hlášku s datem, kdy bude provozovna deaktivována. Na e-mail přijde oznámení o dočasné deaktivaci.
Po dobití se sama obnoví
Jakmile se připíše kredit, licence se obnoví a provozovna se znovu připojí. Nemusíte nic dalšího dělat.
Po měsíci se deaktivuje
Když licence zůstane měsíc nezaplacená, systém provozovnu deaktivuje a pošle e-mail o úplné deaktivaci. Data zůstanou; obnovit ji jde v sekci Deaktivované provozovny.
Prodloužení o 4 dny za 100 Kč
U odpojené provozovny nabídne administrace tlačítko PRODLOUŽIT O 4 DNY. Licence pak platí do 17:00 čtvrtého dne a strhne se 100 Kč – i do mínusu. Nabídka platí jen do té doby, dokud nemáte záporný kredit.
Zmrazení kreditu
Blok Zmrazit kredit na stránce Nastavení uživatele: zadaná částka se odečte z kreditu a odloží stranou – systém z ní nic nestrhne. Když máte něco zmrazeného, objeví se i blok Rozmrazit kredit, kterým ji vrátíte (i po částech).
K čemu to je
- Odložit si peníze na budoucí rozšíření, aby se „nerozpustily“ v běžném provozu.
- Sezónní provoz, kdy nechcete, aby se kredit utrácel.
Na co pozor
Zmrazit lze nejvýš tolik, kolik máte kreditu, a rozmrazit nejvýš to, co je zmrazené. Zmrazená částka je vidět v levém menu pod vaším jménem.
Zmrazený kredit se na obnovy licencí nepoužije – když zmrazíte příliš, provozovny se mohou odpojit.
Faktury
Faktury
Stránka Faktury (Historie faktur za naše služby) s odkazem Stáhnout u každého dokladu. Typ PROFORMA je zálohová faktura, typ FAKTURA daňový doklad vystavený po připsání platby. Částka je bez DPH.
Pohyby kreditu
Souhrn změn kreditu po měsících a důvodech – viz Jak funguje kredit.
Obnova deaktivované provozovny
Když máte deaktivovanou provozovnu (ručně, nebo ji systém deaktivoval kvůli neplacení), je na stránce Nastavení uživatele sekce Deaktivované provozovny. Zaškrtněte pobočku a klikněte na Obnovit zvolené provozovny. Provozovna se vrátí do menu se všemi daty i zařízeními.
Zdarma je jen samotné obnovení
Po obnovení se licence provozovny hned obnoví z kreditu – strhne se měsíční cena (nebo cena jednoho dne, když kredit na měsíc nestačí). Bez kreditu bude provozovna po obnovení hned odpojená.
Deaktivace je vratná, smazání ne
Proto doporučujeme provozovny, které dočasně nepoužíváte, deaktivovat, ne mazat. Po dobu deaktivace se licence neplatí. Pokladny a mobilní číšníci, kteří se k serveru půl roku nepřihlásí, ale systém sám smaže (viz Správa PC, tabletů a KDS).