Databáze zákazníků
Seznam zákazníků, který vzniká hlavně z objednávek s telefonním číslem – z telefonických objednávek zadaných v kuchyni, z e-shopu, z pokladny a z rozvozových služeb – a z registrací na e-shopu. Databáze je společná pro celý účet, tedy pro všechny provozovny. Využívá ji našeptávač při telefonické objednávce a SMS marketing. Tahle stránka ukazuje, co o zákaznících systém ví a co s údaji můžete dělat.
Jedna databáze pro všechny provozovny
Zaměstnanec s oprávněním Nastavení restaurace na kterékoli provozovně vidí zákazníky celého účtu a může je i trvale smazat. Oprávnění proto dávejte uváženě.
Na této stránce
Jak se zákazník do databáze dostane
| Odkud | Co systém udělá |
|---|---|
| Telefonická objednávka ve webové kuchyni |
U telefonické objednávky s rozvozem vždy, s osobním odběrem jen tehdy, když obsluha vyplní telefon (tam je nepovinný). Hledá zákazníka podle telefonního čísla. Když ho najde, přičte mu objednávku, přičte částku objednávky (bez dopravy) do bodů a zákazníkovi bez přihlašovacího jména přepíše jméno tím, které obsluha zadala. Když ho nenajde, založí nového. U rozvozu k zákazníkovi uloží adresu doručení. |
| Rozvoz zadaný v aplikaci KDS |
Když zákazník s tímto telefonním číslem v databázi není, založí ho s jednou objednávkou a částkou objednávky v bodech. Adresu doručení k zákazníkovi uloží. |
| Objednávka z pokladny | Když pokladna u zaplacené objednávky pošle konkrétního zákazníka, přičte mu objednávku a částku do bodů a jméno a telefon mu nastaví podle objednávky. Když pošle jen telefon, systém najde neregistrovaného zákazníka se stejným telefonem a jménem, nebo ho založí. |
| Wolt, Bolt Food, Foodora, Choice Delivery |
Z objednávky, kterou rozvozová platforma pošle do kuchyně, najde neregistrovaného zákazníka se stejným telefonem a jménem, nebo ho založí, a přičte mu objednávku. |
| Objednávka z e-shopu | Najde neregistrovaného zákazníka se stejným telefonem a jménem, nebo ho založí, a u rozvozu k němu uloží adresu doručení. Počítadlo objednávek ani body nemění. Když host v košíku vyplní nepovinné pole E-mail, uloží se k zákazníkovi – platí poslední zadaný, prázdné pole uložený e-mail nesmaže. |
| Objednávka z připojené aplikace |
Když aplikace zákazníka nepropojila, postupuje stejně jako e-shop. Zákazníka, kterého aplikace propojila, najde podle telefonu (i zapsaného s předvolbou nebo mezerami), nebo ho založí, přičte mu objednávku a body – 1 bod za každou celou korunu ceny položek – a zrušení objednávky obojí vrátí. Viz Integrace a napojení – zákazníci aplikací. |
| Registrace na e-shopu | Zákazník si účet založí jménem, e-mailem, telefonem a heslem; přihlašovací jméno se vytvoří z e-mailu a přihlásit se jde e-mailem i jím. Objednávka přihlášeného zákazníka se zapíše k jeho účtu, když objednává se svým telefonem (účet bez telefonu si ho vezme z první objednávky) – kdo objednává pro někoho jiného, dostane kurýr a kuchyň číslo z objednávky. Zapomenuté heslo si zákazník obnoví odkazem z e-mailu. Hned po registraci mu přijde SMS s kódem na ověření telefonu – telefon je rozhodující: s ověřeným číslem vidí v Mých objednávkách i objednávky, které poslal bez přihlášení, a počítají se mu akce (věrnostní karta, první objednávka). E-mail je u účtu povinný; starší účty bez e-mailu ho po přihlášení doplní (kvůli nabídkám e-mailem i obnově hesla). |
Osobní odběr bez telefonu zákazníka nezakládá
Webová kuchyně zakládá zákazníka u osobního odběru jen se zadaným telefonem, aplikace KDS vůbec – obě ukládají adresy jen u rozvozu. Zda zákazník dostává SMS novinky, přehled nezobrazuje – pravidla výběru příjemců najdete na stránce Administrace systému → SMS marketing.
Co v přehledu uvidíte
Tabulka Přehled Vašich zákazníků (e-shop) obsahuje všechny zákazníky účtu, seřazené podle bodů od nejvyššího. Pole Hledat: vyhledává v tabulce, na stránku se vejde 50 řádků a kliknutím na záhlaví sloupce tabulku přeřadíte.
| Sloupec | Význam |
|---|---|
| Jméno/login | Jméno a pod ním přihlašovací jméno, pokud ho zákazník má. Kliknutím otevřete detail. |
| Telefon | Podle telefonu systém zákazníka při objednávkách hledá. |
| Zákazníci založení z objednávek v kuchyni, na pokladně, z rozvozových služeb a z připojených aplikací e-mail nemají. Zákazník z e-shopu ho má, když ho vyplnil v košíku (pole je nepovinné). | |
| Objednávek | Počítadlo objednávek za všechny provozovny; zvyšuje se v případech popsaných výše. |
| Bodů | Součet částek, které se přičítají u telefonické objednávky z webové kuchyně, u zákazníka založeného v aplikaci KDS, u objednávky z pokladny s konkrétním zákazníkem a u objednávky propojeného zákazníka z připojené aplikace. |
Body nejsou úplná útrata
Sloupec Bodů není věrnostní program s pravidly. Body se přičítají jen v případech popsaných v tabulce výše a storno je neodečítá (kromě zrušené objednávky z připojené aplikace), takže nemusí odpovídat všemu, co zákazník utratil. Stejně tak Objednávek. Body se používají k řazení seznamu a k výběru cílové skupiny v SMS marketingu.
Velká databáze se načítá pomaleji
Máte-li víc než 1000 zákazníků, stránka ukáže upozornění „Máte v databázi více, než 1000 zákazníků - to může na slabších počítačích chvíli trvat. Prosím vyčkejte, než se stránka kompletně načte.“ Stránka načítá celý seznam najednou.
Detail zákazníka
| Sekce | Obsah |
|---|---|
| Detail zákazníka | Celé jméno, login, telefon, e-mail, Poč. objednávek (všechny provozovny) a Poč. bodů. |
| Adresy zákazníka | Adresy uložené u zákazníka. Tlačítko X po potvrzení „Opravdu smazat tuto adresu?“ adresu od zákazníka odebere – z objednávek, které na ni jely, nezmizí. |
| Ochrana osobních údajů (GDPR) | Tlačítko Trvale smazat zákazníka (GDPR) – viz Smazání zákazníka. |
| Objednávky zákazníka v této provozovně |
Objednávky připojené k zákazníkovi v aktuálně vybrané provozovně: číslo dokladu, datum platby, stůl / klient, částka s DPH včetně dopravy (u plátce DPH v závorce i bez DPH, počítaná jako v seznamu objednávek), zdroj, odběr a platební metoda, s tlačítkem Detail a u objednávek s uzávěrkou i Storno. |
V detailu objednávky (Administrace systému → Seznam objednávek) se u objednávky připojené k zákazníkovi ukazuje jméno a telefon, e-mail, pokud ho zákazník má, a u registrovaného zákazníka (s přihlašovacím jménem) i počet objednávek, útrata a tlačítko Detail zákazníka. U ostatních je napsáno Neregistrovaný uživatel – i když e-mail vyplnili v košíku e-shopu.
Smazání zákazníka (GDPR)
Zákazník s účtem na e-shopu si ho může zrušit sám: v profilu (Zrušit účet, potvrdí heslem). Zruší se přihlášení, e-mail, ověření telefonu a souhlasy s nabídkami, jméno a telefon u záznamu se přepíšou na „Smazaný zákazník“ a smažou se jeho uložené adresy. Objednávky mu zůstanou připojené se jménem a telefonem, které jsou přímo na nich. Den po objednávce účet zrušit nejde, aby ji kuchyň a kurýr ještě dohledali.
Tlačítko Trvale smazat zákazníka (GDPR) slouží k vyřízení žádosti zákazníka o výmaz. Po potvrzení „Opravdu chcete tohoto zákazníka trvale a nevratně smazat z databáze? Tato akce je nevratná!“ se zobrazí „Zákazník a jeho osobní údaje byly trvale smazány (GDPR).“
| Co se stane | Podrobnosti |
|---|---|
| Smaže se | Záznam zákazníka (jméno, login, heslo, e-mail, telefon, počet objednávek a body), jeho vazby na adresy a historie hovorů. U připojených aplikací také propojení zákazníka (telefon, jméno, e-mail, ověření telefonu) a pohyby jeho bodů; jméno, telefon a e-mail na objednávkách z aplikací se nahradí textem „Smazaný zákazník“. Další objednávka ze starého propojení zákazníka znovu nezaloží – propojení zmizelo. |
| Odpojí se | Objednávky a objednávky v kuchyni přestanou být k zákazníkovi připojené. |
| Zůstane | Objednávky samotné i s údaji, které jsou přímo na objednávce – název účtu (u rozvozu jméno zákazníka), adresa doručení, poznámka a u některých objednávek telefon. Telefonní číslo zůstane i v evidenci čísel pro SMS a v seznamech příjemců SMS kampaní. |
Smazání nejde vrátit a objednávky neanonymizuje
Smazaného zákazníka nelze obnovit. Údaje uložené přímo na objednávkách smazání neodstraní – s tím počítejte, když zákazníkovi potvrzujete výmaz. Výpis údajů, které o zákazníkovi vedete, systém nevytváří; když o něj zákazník požádá, opište údaje z detailu zákazníka a jeho objednávek.
K čemu databázi využít
Zákazníci s nejvíce body
Na začátku seznamu jsou zákazníci s nejvyšším počtem bodů. Počítejte s tím, že body nezahrnují všechny objednávky.
Rychlejší telefonické objednávky
Webová kuchyně při psaní telefonu nebo jména nabízí zákazníky podle začátku telefonního čísla, části jména nebo začátku přihlašovacího jména – jen ty, kteří mají uloženou aspoň jednu adresu, nejvýš 6. Kliknutím na návrh se doplní jméno, telefon a adresa, pokud ještě není vyplněná. Viz Kuchyňský systém (KDS) → Telefonická objednávka.
Podklad pro SMS marketing
Příjemci SMS marketingu se vybírají z těchto zákazníků podle telefonu, odběru SMS novinek a bodů – podrobnosti na stránce Administrace systému → SMS marketing.
Adresy doručení
Uložené adresy vidíte v detailu zákazníka; neplatnou adresu od zákazníka odeberete tlačítkem X.
Databáze je tak dobrá, jak dobře se zadávají objednávky
Když obsluha u telefonické objednávky vyplní jméno, zadá telefon vždy stejně (9 číslic bez předvolby a mezer) a vybere adresu z našeptávače, databáze zůstane použitelná pro našeptávač i pro SMS marketing, který pracuje jen s devítimístnými čísly začínajícími 6 nebo 7.