Skladové zásoby
Sklad vede, kolik surovin a zboží máte na každé provozovně. Prodej produktu s recepturou suroviny sám odečte, ruční naskladnění a přijaté objednávky je přičtou a inventura srovná stav se skutečností. Tahle stránka popisuje skladové položky a tabulku zásob.
Než začnete
- Produkty v sortimentu – sklad se sám odepisuje jen při prodeji produktu, který má recepturu. Recepturu poskládáte ze skladových položek, které založíte tady.
- Zvolená provozovna – zásoby, limity i dodavatelé se vedou pro provozovnu, kterou máte vybranou v levém menu.
- Oprávnění Sklad – bez něj (nebo plného přístupu) zaměstnanec skladové obrazovky v menu nevidí.
Na této stránce
Jak sklad funguje
Zásobu zvyšuje ruční naskladnění, přijetí objednávky od dodavatele a převod z jiné provozovny. Snižuje ji prodej produktů s recepturou – co přesně se při prodeji a stornu na pokladně děje, popisuje Markování a prodej. Každá změna se zapíše jako pohyb, takže stav skladu k datu jde dopočítat i zpětně.
Nákup běží v řetězu: limit u položky → nákupní seznam → objednávka u dodavatele → přijetí a naskladnění → inventura, která ověří, že evidence sedí se skutečností.
Skladová položka a její pole
Novou položku založíte tlačítkem Přidat položku nad tabulkou zásob, stávající upravíte po kliknutí na Detail. V detailu je vpravo i přehled, ve kterých recepturách produktů a v jakém množství se položka používá.
| Pole | Vysvětlení |
|---|---|
| Název skladové položky * | Nejvýš 64 znaků. Položku nepřejmenovávejte na jinou surovinu (například Brambory na Rajčata) – její pohyby i receptury by pak patřily nové surovině. Detail položky na to upozorňuje. |
| Měrná jednotka * | Kg, L, Ks, Bal nebo M. V této jednotce se zadává všechno: množství v recepturách, stav, limit, pohyby i inventura. Gramy ani mililitry na výběr nejsou – 150 g se v receptuře položky vedené v Kg zapíše jako 0.15. Jednotku u používané položky neměňte, stav ani receptury se nepřepočítají. |
| EAN skladové položky | Čárový kód. V administraci se podle něj párují položky při automatickém naskladnění od dodavatele JIP. |
| Aktivní pro provozovny | Jen když máte víc provozoven. Na provozovně, která není zaškrtnutá, se položka nezobrazuje v tabulce zásob a v rychlém hledání má u názvu „(SKRYTÉ PRO TUTO PROVOZOVNU)“. V inventuře, převodu a nákupním seznamu zůstává. |
| Výchozí nákupní cena bez DPH (za měrnou jednotku) | Cena za jednu měrnou jednotku, zaokrouhlená na dvě desetinná místa. Desetinnou část oddělte tečkou (12.50). Z této ceny se počítá náklad receptur, hodnota rozdílů v inventuře i hodnota ve stavu skladu k datu, a to i u položky, která má nastavenou cenu od dodavatele. Z nákladu receptur pak vychází marže v Příjmech a výdajích. V detailu položky se pole jmenuje Nákupní cena bez DPH (za měrnou jednotku). |
| Tolerance při inventurách (v procentech) | Celé číslo 0–100, viz Tolerance a přepočet váhy. |
| Kategorie skladu | Vybrat kategorii skladu ze seznamu, nebo Vytvořit novou kategorii skladu a napsat její název – systém kategorii založí a položku do ní zařadí. Bez kategorie je položka v Nezařazené. Viz Kategorie skladu. |
| Přepočet váhy | Tři pole pro inventuru vážením, viz Tolerance a přepočet váhy. |
Nová položka se ukládá tlačítkem Vytvořit („Skladová položka byla vytvořena“), změny v detailu tlačítkem Uložit („Skladová položka byla uložena“). Nová položka má na zvolené provozovně rovnou zaškrtnutou Inventura Bar.
Položku můžete založit i z receptury
Když při skládání receptury produktu surovina ve skladu chybí, použijte tam tlačítko Nová skladová položka. Okno nabízí stejná pole a po založení nabídne Přidat do receptury. Zvládne to i zaměstnanec s právem Menu a sortiment. Položku se jménem, které už ve skladu máte, systém znovu nezaloží („Skladovou položku s tímto názvem už máte založenou.“).
Tabulka zásob
Tabulka ukazuje zásoby provozovny, kterou máte zvolenou. Položky jsou rozdělené do záložek podle kategorií skladu (první je Nezařazené) a v záložce seřazené podle názvu; tabulka v záložce se stránkuje po 50 řádcích a má vlastní pole Hledat. Pole Rychlé hledání nad tabulkou najde položku ve všech kategoriích a otevře její detail.
| Sloupec | Obsah |
|---|---|
| Název / Receptur / EAN kód | Název (odkaz na detail), počet produktů, které položku mají v receptuře (0x je červeně), a EAN. |
| Stav skladu / Upozornění na nákup | Aktuální stav a limit pro nákupní seznam (nenastaveno, když limit není). |
| Nákup bez DPH / Dodavatel | Cena od dodavatele pro tuto provozovnu, když je nastavená, jinak výchozí nákupní cena. Pod ní přiřazený dodavatel (Neznámý = žádný). |
| Naskladnit / Vyskladnit (záporné = vyskladnit) | Pole pro ruční pohyb, viz Co mění stav zásoby. |
| Inv. Bar / Inv. Kuchyň | Zaškrtávátka Inventura Bar a Inventura Kuchyň: položka se nabídne k inventuře barovému, resp. kuchyňskému zařízení této provozovny. Odkazy vše a nic v záhlaví je zaškrtnou nebo zruší u zobrazených řádků. Při více provozovnách je tu i Aktivní pro pobočku. |
| Akce | Detail, Pohyby a Smazat. |
Řádek zčervená, když je stav na limitu nebo pod ním; u položky bez limitu, když je stav nula nebo méně. Smazat položku po potvrzení „Opravdu chcete smazat tuto položku?“ odstraní. Položku použitou v recepturách aktivních (nesmazaných) produktů smazat nejde („Položka je obsažená v recepturách, nelze ji smazat. Nejprve ji odeberte z receptur.“).
Co jde upravit přímo v tabulce
Podtržené hodnoty upravíte kliknutím: limit, cenu a dodavatele. Desetinná čísla pište s tečkou (5.5). Název, jednotku a další údaje měníte v detailu položky, stav jen pohybem.
- Limit – prázdnou hodnotu uložit nejde („Pole nesmí být prázdné“), limit tedy nejde zrušit, jen změnit.
- Cena – u položky bez dodavatele změní výchozí nákupní cenu. U položky s dodavatelem změní jen cenu od dodavatele pro tuto provozovnu; výchozí cena, ze které se počítá náklad receptur, zůstane (přepíše se jen tehdy, když byla nulová). Výchozí cenu pak změníte v detailu položky.
- Dodavatel – vyberete ze seznamu dodavatelů. Když položka na provozovně ještě cenu od dodavatele nemá, převezme výchozí nákupní cenu. Volba Neznámý přiřazení i cenu od dodavatele zruší.
Tlačítka nad tabulkou:
- Stáhnout inv. tabulky – Excel pro ruční počítání s prázdným sloupcem Naměřená hodnota: Všechny položky, Pouze barové nebo Pouze kuchyňské (podle zaškrtnutí Inventura Bar a Inventura Kuchyň), bez stavu skladu nebo včetně něj.
- Přeskladnění – převod zboží na jinou provozovnu (jen při více provozovnách), viz Sklady a receptury → Převody mezi provozovnami.
- Zobrazit vše / Skrýt nepoužívané – ukáže nebo skryje položky, které nejsou aktivní pro tuto provozovnu (jen při více provozovnách).
- Automatické naskladnění – import od dodavatele JIP, viz Co mění stav zásoby.
- Správa kategorií – viz Sklady a receptury → Kategorie skladu.
- Přidat položku – nová skladová položka.
Co mění stav zásoby
Ruční pohyb v tabulce
Do pole Naskladnit / Vyskladnit napíšete množství a kliknete na OK. Kladné číslo přičte (v pohybech Naskladněno), záporné odečte (Vyskladněno). Důvod se neukládá a do výdajů se nic nezapíše.
Přijetí objednávky zboží
Naskladní množství z objednávky a její hodnotu bez DPH zapíše do výdajů provozovny. Viz Sklady a receptury → Objednávky u dodavatelů.
Prodej přes recepturu
Prodej produktu s recepturou odečte suroviny podle receptury (Využito). Storno objednávky v administraci s volbou Položky naskladnit zpět je vrátí. Prodej a storna na pokladně popisuje Markování a prodej.
Převod mezi provozovnami
Odečte na zvolené provozovně a přičte na cílové (Přeskladněno). Viz Sklady a receptury → Převody mezi provozovnami.
Inventura
Stav položek, u kterých vyplníte naměřenou hodnotu, přepíše touto hodnotou (Inventura). Viz Sklady a receptury → Inventury.
Automatické naskladnění
Import CSV souboru od dodavatele JIP. Položky páruje podle EAN (chybějící založí), u spárovaných aktualizuje název a výchozí nákupní cenu a množství ze souboru přičte (Naskladněno). Když stávající položky nemají vyplněný EAN, vzniknou duplicity.
Ruční pohyb se neuloží („Zásobu se nepodařilo upravit“), když provozovna nemá zaplacenou licenci nebo když stejné množství u téže položky zadáte znovu do 5 sekund – to je ochrana proti dvojímu kliknutí.
Stav může jít do mínusu
Prodej, ruční výdej ani převod stav nehlídají, zásoba tak může klesnout pod nulu. Záporný stav obvykle znamená, že chybí naskladnění nebo počáteční inventura.
Tlačítko Pohyby (v detailu Zobrazit pohyby) otevře skladové pohyby položky na zvolené provozovně: Datum, Množství a Změna (Využito, Naskladněno, Vyskladněno, Inventura, Přeskladněno). Výchozí jsou poslední dny týdne zpět, jiné období nastavíte v poli Časové rozmezí a tlačítkem Filtrovat. Stáhnout Excel stáhne pohyby zobrazeného období.
Upozornění na nákup
Limit nastavíte kliknutím na hodnotu ve sloupci Stav skladu / Upozornění na nákup; platí pro zvolenou provozovnu. Jakmile stav klesne na limit nebo pod něj, položka se objeví v nákupním seznamu a v panelu Nákupní seznam na nástěnce a její řádek v tabulce zčervená. Limit 0 znamená, že se položka v seznamu objeví, až stav klesne na nulu nebo pod ni.
Jak limit stanovit
Vezměte průměrnou denní spotřebu a vynásobte ji počtem dnů mezi objednáním a dodáním zboží, s rezervou na výpadek dodávky. Když dodavatel jezdí jednou týdně, počítejte aspoň s týdnem a pár dny navíc. Limit říká, kdy objednat; kolik, upravíte až v objednávce.
Tolerance a přepočet váhy
Tolerance a údaje pro přepočet váhy se ukládají ke skladové položce a posílají se aplikacím na zařízeních spolu se seznamem položek k inventuře ze zařízení. Inventura v administraci ani její detail s nimi nepočítají: zadáváte přímo množství v měrné jednotce a rozdíly se s tolerancí neporovnávají.
- Tolerance při inventurách (v procentech) – celé číslo 0–100.
- Obsah v tisícině měrné jednotky (např. lahev 0.7L napište 700) – celé číslo.
- Váha plné položky (s obalem v gramech) a Váha prázdné položky (obalu v gramech) – celá čísla v gramech.
- Zaškrtávátko přepočtu váhy na měrnou jednotku při inventurách.
Kategorie skladu
Kategorie roztřídí položky do skupin – Maso, Zelenina, Nápoje, Obaly. V tabulce zásob, v inventuře i v převodu tvoří záložky, takže při inventuře jdete kategorii po kategorii. Založíte je tlačítkem Správa kategorií nebo přímo v kartě položky; podrobnosti jsou v Sklady a receptury → Kategorie skladu.
Nezařazené položky nezmizí
Položka bez kategorie je v záložce Nezařazené – v tabulce zásob je první, v inventuře poslední. Při inventuře se v ní špatně hledá, vyplatí se ji čas od času roztřídit.
Jak sklad rozjet
Založte kategorie
Podle toho, jak máte sklad fyzicky uspořádaný – podle míst uložení, ne podle účetních skupin. Viz Jak sklad rozdělit.
Založte položky s jednotkou a výchozí nákupní cenou
Nemusíte hned všechny. Začněte tím, co je drahé a co se hodně točí.
Přiřaďte dodavatele
Založte dodavatele a přiřaďte je položkám. Nákupní seznam se pak seskupí po dodavatelích a z každé skupiny vytvoříte objednávku.
Udělejte první inventuru
Tím nastavíte počáteční stavy. Bez ní začíná stav každé položky na nule a prodej ho stáhne do mínusu. Postup je v kapitole Inventury.
Doplňte receptury u produktů
V sortimentu v části Receptura. Teprve pak prodej odečítá suroviny sám. Do té doby stav měníte jen ručně, objednávkami a inventurou.
Nastavte limity
Až budete mít pár týdnů provozu a budete vědět, kolik čeho se skutečně spotřebuje. Viz Upozornění na nákup.
Nejčastější chyba: množství v jiné jednotce
Receptura se zadává v jednotce skladové položky. U položky vedené v Kg znamená 150 v receptuře 150 kilogramů, ne gramů – správně je 0.15. Jednotka je u pole v receptuře vidět, zkontrolujte ji u prvních receptur.