Kalendář obsluhy a přehled
Kalendář pro obsluhu přidá rezervace provozovny do kalendáře v telefonu, souhrn dne přijde ráno e-mailem a pohled Přehled v Knize rezervací shrne období: kolik hostů přišlo, kolik nepřišlo a odkud rezervace jsou.
Kalendář pro obsluhu a souhrn dne
V Nastavení rezervací › Kalendář a souhrn (oprávnění Nastavení restaurace) zapnete dvě věci, které pomáhají obsluze mít přehled i bez otevírání administrace.
Kalendář pro obsluhu – po zapnutí dostanete tajný odkaz. Kdo si ho přidá do kalendáře v telefonu nebo počítači jako odebíraný kalendář (Google Kalendář: Další kalendáře › Z adresy URL; iPhone: Nastavení › Kalendář › Účty › Přidat odebíraný kalendář; Outlook: Přihlásit k odběru z webu), uvidí rezervace provozovny 14 dní zpět a 120 dní dopředu: počet osob, jméno, stůl nebo službu, telefon, přání, štítky a zálohu. Blokace stolů jsou v kalendáři také. Nepotvrzené rezervace jsou označené čeká na potvrzení, zrušené a propadlé z kalendáře zmizí.
- Kalendář se obnovuje sám, ale s prodlevou podle aplikace – Google i několik hodin. Pro aktuální stav je tu Kniha rezervací.
- V kalendáři jsou jména a telefony hostů. Odkaz dávejte jen obsluze. Když odejde někdo, kdo ho měl, klikněte na Vytvořit nový odkaz – starý přestane fungovat. Vypnout kalendář odkaz zruší úplně.
Souhrn dne e-mailem – každý den, kdy máte rezervace, přijde ve zvolenou hodinu (5:00–20:00) na e-mail účtu přehled dnešních rezervací: čas, osoby, stůl nebo služba, host, přání, poznámka, štítky a záloha. U hosta je vidět, když jde o stálého hosta nebo když už někdy nepřišel. Rezervace čekající na vaše potvrzení a velké skupiny (8 a víc osob) jsou zmíněné hned nahoře. Den bez rezervací e-mail nechodí.
Přehled a statistiky
Pohled Přehled v Knize rezervací shrne období – posledních 7, 30 nebo 90 dní, tento nebo minulý měsíc, nebo příštích 30 dní dopředu:
- počet rezervací a hostů, kolik jich přišlo a kolik procent nepřišlo (od 5 % červeně), zrušené, odmítnuté a propadlé;
- podíl online rezervací, průměrná velikost skupiny a jak dlouho dopředu se rezervuje;
- vracející se hosté (víc rezervací v období), hodnocení hostů (průměr hvězdiček, kolik bylo nespokojených) a zálohy – vybrané, propadlé, vrácené;
- hosté podle dne v týdnu a příchody podle hodiny, odkud rezervace přišly, a u služeb nejžádanější služby a vytížení pracovníků;
- skutečná doba u stolu – jak dlouho hosté opravdu sedí (od Usadit do Odešli) podle velikosti skupiny vedle doby z nastavení. Když se skutečnost liší aspoň o čtvrt hodiny a měření je dost (aspoň 8), Přehled navrhne novou dobu s odkazem do pravidel. Delší skutečnost (červeně) znamená, že se další host může dostat ke stolu, který ještě není volný; kratší (oranžově), že stoly zbytečně blokujete. Měří se jen rezervace, které obsluha označila Usadit a Odešli.
Tlačítkem Stáhnout pro Excel stáhnete rezervace zvoleného období jako tabulku (CSV, otevře ji Excel i Tabulky Google): datum, čas, stav, odkud přišla, osoby, stůl nebo služba, host s kontakty, poznámky, štítky, záloha a hodnocení.
Minulé rezervace, které nikdo neuzavřel (Usadit / Odešli nebo Nepřišli), přehled vypíše zvlášť – uzavřete je, ať čísla sedí. Blokace stolů se nepočítají.
Máte víc provozoven? Pod přehledem je tabulka Všechny provozovny ve stejném období: rezervace, hosté, kolik nepřišlo, zrušené, podíl online, hodnocení, zálohy a neuzavřené rezervace u každé provozovny a celkem. Kliknutím na název přepnete Knihu na tu provozovnu. Zaměstnanec v tabulce vidí jen provozovny, kde má právo Rezervace; provozovny bez rezervací v licenci tabulka vynechá.
