Žádosti o volno
Zaměstnanci si na docházkovém terminálu po zadání PINu požádají o dovolenou, neplacené volno nebo nahlásí nemoc. Vy žádost v administraci schválíte nebo zamítnete. Schválené volno se samo zapíše do rozpisu směn a report a mzdy ho počítají jako každou jinou absenci. Kdy a o co se smí žádat, určují pravidla, která nastavíte.
Než začnete
- Na provozovně běží docházkový terminál a zaměstnanci mají PIN nebo čip. Žádat jde jen na terminálu, kde se člověk přihlásí.
- Žádosti jsou ve výchozím stavu vypnuté. Zapnete je v pravidlech dole na záložce.
- Kvůli hlídání souběhu je dobré mít lidi zařazené do sekcí.
Na této stránce
Jak zaměstnanec žádá
Přihlásí se na terminálu
Zadá PIN nebo přiloží čip. Na kartě s jeho jménem je kromě píchání i Vaše směny (nejbližší tři směny nebo volna na příštích 14 dní) a tlačítka Požádat o volno a Moje žádosti.
Vyplní žádost
Vybere druh (Dovolená, Neplacené volno, Nemoc – jen ty, které povolíte), první a poslední den a může připsat poznámku pro vedoucího. Terminál rovnou ukáže pravidla (třeba „nejméně 14 dní předem, nejvýš 14 dní najednou“) a nabídne jen dny, které jim vyhoví.
Počká na výsledek
Terminál napíše „Žádost je odeslaná“, nebo „Volno je schválené“, když se schválila sama. Výsledek zaměstnanec uvidí po dalším zadání PINu v Moje žádosti i s vaší poznámkou. Čekající žádost tam může vzít zpět.
Žádá se vždy o celé dny. Bez připojení k internetu žádat nejde, žádost se neukládá do fronty jako píchnutí. Formulář se sám zavře po dvou minutách bez dotyku a terminál zaměstnance odhlásí.
Pravidla žádostí
| Pravidlo | Co dělá |
|---|---|
| Zaměstnanci smí žádat o volno na terminálu | Hlavní vypínač. Vypnuto (výchozí): tlačítka na terminálu se neukážou. |
| O co smí žádat | Dovolená, Neplacené volno, Nemoc. Výchozí jsou dovolená a neplacené volno. Bez zaškrtnutého druhu se žádosti vypnou. |
| Nejméně předem | O dovolenou a neplacené volno je potřeba požádat nejméně tolik dní předem (výchozí 14, 0 = i na dnešek). Nemoc jde nahlásit od dneška bez předstihu, zpětně ne – starší nemoc zapíšete do rozpisu sami. |
| Nejvýš najednou | Nejvýš tolik kalendářních dnů v jedné žádosti (výchozí 14, nejvýš 90). |
| Nejdál dopředu | Poslední den volna nejvýš tolik dní od dneška (výchozí 180). |
| Volno týž den v sekci nejvýš | Kolik lidí ze stejné sekce smí mít volno ve stejný den. Počítají se volna v rozpisu i čekající žádosti ostatních. Když by žádost limit překročila, terminál ji nepřijme a napíše, kterého dne se to týká. 0 = nehlídat. Lidé bez sekce se nehlídají. |
| Schválit samo, když nic nekoliduje | Žádost, která splní pravidla a zaměstnanec v tom období nemá naplánovanou směnu, se schválí hned a zapíše do rozpisu. Ostatní čekají na vás. |
Žádost také nejde podat, když zaměstnanec v těch dnech už volno má – v rozpisu, nebo jako čekající či schválenou žádost. Terminál napíše, kdy.
Schválení a zamítnutí
Na záložce Žádosti o volno jsou nahoře čekající žádosti od nejstarší: jméno, sekce, druh, termín, počet dní a poznámka zaměstnance. Počet čekajících ukazuje i štítek u názvu záložky. Ke každé můžete napsat poznámku – u zamítnutí důvod – a kliknout na Schválit nebo Zamítnout. Zaměstnanec poznámku uvidí na terminálu.
Žádost přes naplánované směny
Když má zaměstnanec v tom období naplánované směny, žádost to ukáže žlutě i s časy směn. Schválení se pak ještě jednou potvrzuje a tyto směny se z rozpisu odeberou (v historii zaměstnance je to vidět). Když směny chcete zachovat, žádost zamítněte, nebo nejdřív upravte rozpis.
Vedoucí o vlastní žádosti nerozhoduje – vyřídí ji majitel nebo jiný vedoucí. Pod čekajícími jsou vyřízené žádosti za posledních 60 dní i s tím, kdo a kdy rozhodl (samo podle pravidel u samoschválení) a s poznámkou. Každé podání, zrušení, schválení i zamítnutí se zapíše do historie docházky zaměstnance.
Co se stane v rozpisu
Schválená žádost se zapíše do rozpisu směn jako dovolená, neplacené volno nebo nemoc přes celé dny (od půlnoci prvního dne do půlnoci po posledním dni) v sekci zaměstnance a s poznámkou „Žádost o volno č. …“. Od té chvíle je to běžná absence: v reportu se počítá podle nastavení Hodin za den absence a víkendů a svátků, upravíte nebo smažete ji v rozpisu a zaměstnanec ji vidí na terminálu v Vaše směny. Zrušení volna v rozpisu žádost nezmění, v jejím přehledu zůstane schválená.
Když něco nejde
Na terminálu není Požádat o volno
Žádosti jsou vypnuté, nebo se člověk na provozovně nevede v docházce. Zapněte je v pravidlech. Terminál si nastavení načítá každých 15 minut, hned po obnovení stránky.
„Žádost porušuje pravidlo provozovny“
Pod nadpisem je, které: málo předem, moc dní, moc daleko dopředu, nepovolený druh nebo plná sekce. Zaměstnanec změní termín, nebo se domluví s vedoucím.
„V tom období už máte…“
Zaměstnanec už v těch dnech volno má, nebo o něj už požádal. Čekající žádost může vzít zpět v Moje žádosti, schválené volno upravíte v rozpisu.
Schválenou žádost chce zaměstnanec zrušit
Na terminálu to nejde. Smažte nebo upravte volno v rozpisu směn.