Inventury skladu
Inventura je srovnání systému se skutečností. Systém si myslí, že máte 12 kg mletého masa, vy ho zvážíte a máte 9,4 kg. U položek, kde vyplníte naměřenou hodnotu, inventura rozdíl zapíše, srovná zásobu na skutečnou hodnotu a rozdíl si uloží do historie – abyste viděli, kde vám mizí peníze.
Na této stránce
Jak inventura probíhá
Inventura uzavírá nákupní řetěz nákupní seznam → objednávka → přijetí → inventura: ukáže, jestli evidence po prodeji a nákupech sedí se skutečností. Na nové provozovně jí zároveň nastavíte počáteční stavy – viz Jak sklad rozjet.
Založte novou inventuru
Tlačítko Vytvořit inventuru buď založí nový rozpracovaný záznam, nebo – pokud už nějaký rozpracovaný máte – otevře ten. Na provozovnu běží z administrace vždy jen jedna rozpracovaná inventura.
Projděte položky po kategoriích
Položky jsou rozdělené podle kategorií skladu. U každé vidíte evidovaný stav a vedle prázdné pole naměřená hodnota, v měrné jednotce položky. Jakmile pole opustíte, systém hodnotu uloží sám – nic dalšího nepotvrzujete. Nevyplněná položka zůstane beze změny, nenuluje se. Na papír si položky předem vytisknete tlačítkem Stáhnout inv. tabulky v tabulce zásob.
Zapište poznámku
Textové pole k celé inventuře se svým tlačítkem Uložit poznámku – uloží se hned, nečeká se s ním na dokončení. Napište sem, co se dělo – „rozbitá lednice“, „první inventura po otevření“. Za půl roku to oceníte.
Uložte
Odkazem Uložit inventuru vpravo nahoře, bez potvrzovacího dialogu. Teprve tím se inventura dokončí a projeví ve skladu – do té doby se ve skladu nic nemění.
Rozdíl se počítá až při uložení
Naměřenou hodnotu porovnáváte se stavem v hlavě, ale systém rozdíl počítá proti stavu v okamžiku uložení, ne v okamžiku počítání. Prodeje a další pohyby mezi tím se tak do rozdílu „ztratí“. Rozpracovanou inventuru proto nenechávejte otevřenou přes provoz – spočítejte ji a hned uložte.
Co se při uložení stane
Platí to jen u položek, kde jste naměřenou hodnotu vyplnili. Nevyplněné položky uložení nijak nezmění – nenulují se, zůstanou na svém evidovaném stavu.
Odkud se inventura dá dělat
Z administrace
Tahle stránka. Kompletní seznam všech skladových položek. Používá se na velké, pravidelné inventury.
Ze zařízení
Aplikace na pokladních zařízeních (bar, kuchyně). Vidí jen položky, které jste jim zaškrtli ve sloupcích Inv. Bar a Inv. Kuchyň v tabulce zásob. Používá se na rychlé dílčí inventury – bar spočítá alkohol, kuchyně maso. Jak to probíhá na pokladně, popisuje Inventura ze zařízení. U zařízení připojených kódem se inventura objeví i v auditu zaměstnanců.
Nastavení inventur
Na stránce je jedno zaškrtávátko: „Nenastavovat sklad dle inventur“.
| Stav | Chování |
|---|---|
| Vypnuto (výchozí) | Inventura srovná zásobu na naměřenou hodnotu. Tohle je normální režim. |
| Zapnuto | Inventury ze zařízení se pouze zaznamenají, ale zásobu nezmění. Inventury z administrace zásobu mění vždy – tohle nastavení se jich netýká. |
K čemu je zapnutá volba dobrá
Když chcete, aby personál počítal, ale nepřepisoval sklad – tedy aby jeho čísla sloužila jen jako kontrola a skutečné srovnání jste dělali vy z administrace. V provozech s vyšší fluktuací je to rozumné opatření.
Přehled provedených inventur
Tabulka ukazuje datum a kdo inventuru dělal. Poznámku značí ikona tužky – najetím myší se ukáže jako bublina, celý text čtete až v detailu. Inventury dělané z administrace jsou podepsané jako ADMINISTRÁTOR, u inventur ze zařízení je jméno zaměstnance. V detailu pak vidíte položku po položce včetně rozdílů a exportu do Excelu.
Cenový rozdíl počítá s dnešní cenou
Cenový rozdíl v detailu inventury (celkový i u jednotlivých položek) se počítá s aktuální výchozí cenou z karty položky – ne s cenou, která platila v době, kdy jste inventuru dělali.
Tlačítko „Nastavit sklad dle této inventury“ zatím nic nedělá
V detailu inventury je blok Obnovení s tímto tlačítkem. Po potvrzení se ale jen znovu načte detail – sklad se nezmění. Když potřebujete zásobu srovnat, udělejte novou inventuru.
Jak inventuru zvládnout, aby k něčemu byla
Dělejte ji pravidelně
Jednou měsíčně u všeho, jednou týdně u drahých položek. Nepravidelná inventura vám řekne, že něco chybí, ale ne kdy to zmizelo.
Vždy ve stejný okamžik
Nejlépe po uzávěrce a před naskladněním. Když počítáte během provozu, rozdíly nic neznamenají.
Sledujte opakující se rozdíly
Jednorázový rozdíl je náhoda. Ten samý rozdíl každý měsíc znamená buď špatnou recepturu, nebo problém v provozu.
Nedělejte ji „od oka“
Odhadnutá hodnota je horší než žádná – přepíše vám správnou evidenci nesprávným číslem a příští inventura pak nedává smysl.
Rozdíl není vždycky krádež
Nejčastější příčiny jsou v tomhle pořadí: chybná receptura (gramáž neodpovídá skutečné porci), špatná jednotka, neevidované odpisy (zkažené, rozbité, ochutnávky – zapisujte je ručním vyskladněním) a teprve pak nepoctivost. Než začnete obviňovat, zkontrolujte receptury – bývá to ono. Kdy se evidence začala rozcházet se skutečností, zúžíte přes Stav skladu k datu.
Tolerance u položky
Tolerance se nastavuje na kartě skladové položky (viz Tolerance a přepočet váhy) a posílá se aplikacím na zařízeních spolu se seznamem k inventuře. Inventura v administraci ani její detail s ní nepočítají – rozdíl tu vždy vidíte celý, bez ohledu na nastavené procento tolerance.