Kniha rezervací
Kniha rezervací ukazuje vybraný den: rezervace, hosty u stolů a co čeká na potvrzení. Zapíšete tu novou rezervaci, hosta bez rezervace i čekací listinu a rezervaci vedete stavy až do odchodu hostů.
Na této stránce
Kniha rezervací
Rezervace › Kniha rezervací ukazuje vybraný den. Nahoře přepínáte den (šipky, kalendář, Dnes) a pohled. Řádek pod tím shrne den větou – kolik rezervací a hostů, kolik lidí je u stolu a kolik rezervací čeká na potvrzení (odkaz je rovnou vyfiltruje).
| Pohled | Co ukazuje |
|---|---|
| Stoly | Časová osa po stolech a místnostech. Šedé jsou časy mimo otevírací dobu, svislá čára je teď. Kliknutím do volného místa na ose založíte rezervaci rovnou na ten stůl a čas. |
| Pracovníci | Totéž po pracovnících služeb, s jejich pracovní dobou toho dne. |
| Mapa | Půdorys z Mapy provozovny se stoly obarvenými podle stavu ve zvolený čas: volný, brzy přijdou (rezervace do 90 minut), rezervovaný, u stolu. Čas posunete posuvníkem nahoře, Teď vrátí aktuální čas. Klepnutím na obsazený stůl otevřete rezervaci, na volný založíte rezervaci na ten stůl a čas – dnes a teď rovnou jako hosta bez rezervace. |
| Seznam | Rezervace dne v tabulce s filtry Všechny, Čekají na potvrzení, Platné, Ukončené a zrušené a s nejčastějším dalším krokem (Potvrdit, Usadit, Odešli) přímo v řádku. Tlačítko Tisk pro obsluhu vytiskne platné rezervace dne na A4 – čas, host s telefonem, osoby, stůl, přání, štítky, záloha a políčko na odškrtnutí. |
| Přehled | Statistiky za období – viz Přehled a statistiky. |
Kliknutím na rezervaci otevřete detail vpravo: host s telefonem a e-mailem, přání hosta, interní poznámka, štítky, záloha, odkud rezervace přišla a tlačítka podle stavu. Dole je Historie změn – kdo co kdy udělal (majitel, obsluha, host, systém).
Hosté hotelu
S Ubytováním v licenci je pod plánem dne oddíl Hosté hotelu. Pokoj se nechová jako stůl: má vlastní kartu s hostem, počtem osob, stravováním (snídaně, polopenze…), časy a stoly jídel, úkoly pro obsluhu (welcome drink, dětská stolička) a zůstatkem účtu pokoje. V kartě pokoj spárujete se stálým stolem – na mapě pak stůl nese číslo pokoje. Hostům s penzí se stoly k jídlu rezervují samy (rezervace Pokoj 101 – Novák), takže volnou kapacitu pro ostatní vidíte přesně. Podrobně v kapitole Úkoly, stravování a restaurace.
Nová rezervace a úpravy
Tlačítkem Nová rezervace (nebo kliknutím do osy) vyberete stůl nebo službu, den, počet osob, případně službu a pracovníka. Systém ukáže volné časy; čas můžete i napsat. Stůl nechte Vybrat automaticky, nebo vyberte konkrétní (i víc najednou). Vyplníte jméno hosta, telefon, e-mail, přání hosta, interní poznámku (host ji nevidí), štítky (narozeniny, VIP, alergie) a odkud rezervace přišla.
Přesto uložit
Když stůl, pracovník nebo místnost v tu dobu volné nejsou (nebo je mimo otevírací dobu, zavřený den, překročené tempo příchodů), systém rezervaci neuloží a řekne proč. Obsluha ji může tlačítkem Přesto uložit zapsat i tak – třeba když ví, že dřívější host odchází. Online host tuhle možnost nemá.
Upravit jde čas, počet osob, stoly, službu a pracovníka i údaje hosta; při změně času, osob, stolů nebo pracovníka systém znovu ověří kapacitu. Když rezervaci mezitím změnil někdo jiný, úprava se neuloží a stránka se načte znovu.
Historie hosta
V detailu rezervace je řádek Dříve: kolikrát host přišel, kolikrát nepřišel bez zrušení (červeně), kolikrát zrušil, kolik má dalších rezervací, kdy byl naposledy a štítky z dřívějších rezervací (alergie, VIP). Když v nové rezervaci zadáte telefon nebo e-mail známého hosta, formulář ho hned ukáže a nabídne Doplnit jméno a e-mail. Host se pozná podle telefonu (s předvolbou +420 i bez ní) nebo e-mailu napříč všemi provozovnami účtu.
Host bez rezervace, blokace a délka
Nová rezervace stolu má nahoře tři režimy:
| Režim | K čemu |
|---|---|
| Rezervace | Běžná rezervace na zvolený den a čas. |
| Host bez rezervace | Jen dnes: hosté stojí ve dveřích. Začátek je teď a rezervace je rovnou U stolu; jméno ani telefon nejsou povinné. Otevírací doba, zavřený den ani tempo příchodů tu neplatí – hosté už jsou tady. Stůl ale musí být volný. |
| Blokace stolu | Stůl, který se v tu dobu nemá nabízet – oprava, soukromá akce, rezerva pro stálé hosty. Vyberete stůl, čas a délku, důvod je nepovinný. Na časové ose je blokace šrafovaná a nepočítá se do hostů dne ani do přehledu. |
Opakovat (každý týden, každé 2 nebo 4 týdny, celkem 2–26×) založí najednou celou řadu stejných rezervací – stálý stůl každý pátek, pravidelná masáž. Každý termín se ověří zvlášť; obsazené termíny vám formulář vypíše, ty zapište ručně jinak. Každá rezervace řady je samostatná – změna nebo zrušení jedné ostatní nemění.
Délka (min) u stolu přepíše dobu podle pravidel – třeba oslava na čtyři hodiny. Prázdná = podle pravidel (výchozí hodnotu vidíte v poli). Při úpravě rezervace délka zůstává, dokud ji nezměníte; změníte-li jen počet osob, přepočítá se podle pravidel.
Čekací listina
Když nemáte volný stůl, tlačítkem Čekací listina v Knize rezervací zapíšete hosta: jméno, telefon, počet osob a poznámku (venku, s kočárkem). U tlačítka svítí, kolik lidí čeká. Na listině vidíte, jak dlouho kdo čeká, a máte tři tlačítka:
- Stůl je volný – SMS: host dostane SMS, že je stůl připravený (jen na české mobilní číslo; 1,50 Kč z kreditu). U hosta pak svítí, před kolika minutami SMS odešla.
- Usadit: otevře hosta bez rezervace s jeho údaji – vyberete stůl a uložíte; host z listiny zmizí a je u stolu.
- Odešel: host nečekal, z listiny zmizí.
Listina platí pro jeden den; druhý den začíná prázdná. Souhrn dne nad osou ukazuje i to, kolik hostů online hlídá uvolnění místa – když v takový den rezervaci zrušíte, dostanou e-mail.
Stavy rezervace
| Stav | Co znamená a co s ním |
|---|---|
| Čeká na potvrzení | Online rezervace při ručním potvrzování, nebo rezervace čekající na zálohu (štítek Čeká na zálohu). Potvrdit / Odmítnout; bez potvrzení nebo bez zaplacení po lhůtě propadne. |
| Potvrzená | Místo je drženo. Usadit, Nepřišli, Zrušit. |
| U stolu | Hosté přišli. Odešli – odejdou-li dřív, stůl se uvolní hned. |
| Odešli | Rezervace je uzavřená. |
| Nepřišli | Stůl se uvolní a v historii hosta zůstane, že nepřišel. Zaplacená záloha propadne. |
| Zrušená / Odmítnutá | Důvod, který zadáte, uvidí host v e-mailu (u online rezervací). |
| Propadlá | Nikdo ji včas nepotvrdil, nebo host nezaplatil zálohu do lhůty. Místo se uvolní samo. |