Pokladní kniha
Pokladní kniha hlídá hotovost v kase: kolik v ní má být teď a na konci každého dne. Hotovost za účtenky a spropitné v hotovosti počítá sama z objednávek. Ručně se zapisuje, co šlo do kasy nebo z ní mimo účtenky – vklady, výběry, výdaje za nákupy a dodávky – a kontrola, kolik v kase opravdu je. Pohyby jde stáhnout do Excelu a do agendy Pokladna v účetním programu Pohoda.
Na této stránce
Začátek: počáteční stav
Kniha se vede pro provozovnu, kterou máte v administraci vybranou. Dokud nemá počáteční stav, stránka ukáže jen formulář Počáteční stav pokladny: spočítejte, kolik je v kase, zadejte částku a okamžik (výchozí je teď) a klikněte na Zapsat počáteční stav. Od toho okamžiku kniha počítá – účtenky zaplacené dřív nezapočítá a pohyb dřívější než počáteční stav zapsat nejde. Počáteční stav je jeden; když později kasa nesedí, zapište kontrolu.
Co kniha počítá sama
- Hotovost za účtenky – součet zaplacených účtenek placených hotově (stejné částky jako Celkem v detailu objednávky včetně dopravy, bez části zaplacené dárkovým voucherem). U účtenky z pokladny připojené přes API v2, kterou host zaplatil zčásti hotově a zčásti kartou, se počítá jen hotová část (její storno z administrace nebo kuchyně odečte hotovou část poměrem stornované částky). U dokladu za pobyt z ubytování se počítá jen to, co host zaplatil hotově (záloha kartou nebo převodem ne). Storno doklady hotovost odečtou. Platba kartou kurýrovi nebo při výdeji se nepočítá – v kase hotovost není. Bon, který pokladna pošle do kuchyně před zaplacením, se nepočítá.
- Spropitné v hotovosti – spropitné u účtenek placených hotově (u účtenky API v2 spropitné zaplacené hotově); storno celé účtenky ho odečte, storno jen části ne. Zaznamenává se z pokladen připojených přes API v2 (viz Spropitné).
Obojí se v knize ukazuje jedním řádkem za den („Součet dne – 19 účtenek s platbou hotově“); jednotlivé účtenky najdete v Seznamu objednávek s filtrem platby Hotově – účtenka zaplacená zčásti hotově a zčásti kartou tam může být pod Kartou, když kartou šla větší část.
Zapsat pohyb
Panel Zapsat pohyb slouží pro peníze, které do kasy přišly nebo z ní odešly mimo účtenky. Vyberete druh, zadáte částku (např. 345,50), okamžik a o co šlo – bez popisu se pohyb nezapíše. Číslo dokladu (paragon, faktura dodavatele) je nepovinné a do Pohody jde jako Doklad. Pohyb nemůže být v budoucnosti.
| Druh | Kdy ho použít |
|---|---|
| Výdaj | Zaplaceno z kasy: nákup v obchodě, platba dodávky do kuchyně, drobná služba. Odečítá se. |
| Výběr | Peníze vybrané z kasy – odvod do banky, předání majiteli. Odečítá se. |
| Vklad | Peníze vložené do kasy – drobné na směnu, doplnění. Přičítá se. |
| Jiný příjem | Hotovost, která přišla mimo účtenky. Přičítá se. |
Pohyb zapsaný omylem smažete ikonou koše v jeho řádku a potvrzením v okně. Smazaný pohyb v knize zůstane přeškrtnutý s tím, kdo a kdy ho smazal, a do zůstatku ani do Pohody se nepočítá. U každého pohybu je vidět, kdo ho zapsal – u pohybu z pokladny zaměstnanec a zařízení v závorce, u výběru a výdaje i vedoucí, který ho schválil.
Kontrola pokladny
Na konci dne nebo směny spočítejte hotovost v kase a zadejte ji v panelu Kontrola pokladny (panel ukazuje, kolik kniha právě očekává). Když částka sedí, stránka to potvrdí a nic se nezapíše. Když nesedí, rozdíl se zapíše jako pohyb Rozdíl při kontrole s textem „spočítáno …, očekáváno …“ a vaší poznámkou – stav knihy pak odpovídá kase. Rozdíly za zobrazené období stránka sečte v upozornění nad přehledem.
Přehled po dnech
Nahoře je velkým písmem Stav pokladny teď. V panelu Období vyberete rozsah (rychle Dnes, 7 dní, Tento měsíc, Minulý měsíc; výchozích je posledních 7 dní, nejvýš 92 dní). Pod ním je souhrn období – stav na začátku, hotovost za účtenky, spropitné v hotovosti, vklady a příjmy, výdaje a výběry, stav na konci – a pak každý den s pohybem od nejnovějšího: stav na začátku a na konci dne a řádky pohybů. Denní součet hotovosti za účtenky stojí na konci dne.
Export do Excelu a do Pohody
Tlačítko Excel stáhne zobrazené období jako tabulku (list Pokladní kniha se stavem na začátku a konci každého dne, smazané pohyby přeškrtnuté). Pro POHODU (XML) stáhne soubor pro agendu Pokladna: každý vklad, výběr, výdaj, jiný příjem a rozdíl jako pokladní doklad (příjem nebo výdej) a hotovost za účtenky a spropitné v hotovosti každé jedním dokladem za den. Výdajové doklady může Pohoda číslovat vlastní řadou (Prefix řady výdajových dokladů). Počáteční stav se neposílá. Když účtenky placené hotově jdou do Pohody samy jako pokladní doklady (export po účtenkách), příjem hotovosti za účtenky se z knihy vynechá, aby v Pohodě nebyl dvakrát; při souhrnném dokladu za uzávěrku jde vždy.
Pokladnu, předkontace a členění DPH pro každý druh pohybu nastavuje majitel na stránce
Účetnictví › Pohoda (záložka Pokladní doklady a část Pokladní kniha
v POHODĚ). Bez zkratky pokladny Pohoda pokladní doklady nepřijme – stažení pro Pohodu pak místo souboru ukáže
hlášku; Excel jde stáhnout i bez ní. Stejná data stáhne i odkaz pro automatický import
s parametrem export=cashbook.
Na co si dát pozor
Kniha je za provozovnu, ne za tablet
Kniha počítá všechny účtenky provozovny placené hotově. Když máte víc kas se samostatnou hotovostí, sčítá je dohromady – kontrolu pak dělejte za všechny kasy najednou.
Pohyby z pokladny
Vklady, výběry a výdaje zapisujete tady v administraci. Pokladna připojená kódem (nová pokladna) je umí zapsat i sama, pokud to její aplikace podporuje: vklad a jiný příjem kdokoli s rolí na pokladně, výběr, výdaj a počáteční stav jen vedoucí pokladny – přihlášený, nebo svým PINem či čipem. Takový pohyb je v knize hned a smazat ho jde jen tady. Pokladna pro Android pohyby do knihy neposílá.
Uzávěrka pokladny pohyby knihy nemění a kniha nemění uzávěrky. Nová pokladna ale v uzávěrce k očekávané hotovosti připočte vklady a příjmy a odečte výběry a výdaje, které na ní byly zapsané od její poslední uzávěrky (viz Uzávěrka číšníka).