Dárkové vouchery
Vouchery jsou dárkové poukazy s pevnou hodnotou, třeba 500 Kč na útratu. Nahrajete vlastní návrh, přetáhnete na něj místo pro kód a systém vygeneruje celou sérii – každý voucher s vlastním unikátním kódem, připravenou k tisku. Voucher začne platit až prodejem, takže vytištěné kusy na baru nejsou peníze. Prodej i uplatnění mají DPH 0 %.
Prodej a platba voucherem na pokladně
Pokladna pro Android od verze 29.9.293 voucher prodá i přijme jako platbu; prodej i platba jsou na účtence a v historii voucheru je číslo účtenky. Každý kód ověřuje server, takže to funguje jen s internetem – postup popisuje Dárkové vouchery v pokladně. Bez pokladny zapíšete prodej i uplatnění ručně v administraci: voucher najdete podle kódu v poli nahoře na stránce Vouchery a v jeho detailu použijete Zapsat prodej nebo Zapsat uplatnění.
Na této stránce
- Jak voucher žije: od vytištění po uplatnění
- Nová série
- Návrh, místo pro kód a podklad
- Detail série: tisk, kódy, nastavení
- Detail voucheru: prodej, uplatnění, platnost, blokace
- Vouchery v e-shopu
- Vouchery koupené v e-shopu: poslat znovu, vrátit prodej
- Statistiky a podklady pro účetní
- Kdo smí s vouchery pracovat
- Tipy k tisku a bezpečnosti
Jak voucher žije: od vytištění po uplatnění
Každý voucher má kód o šesti znacích, tištěný jako 7KX-M4P. Používají se číslice a velká písmena
kromě těch, která se pletou – nikdy 0, O, 1, I ani L. Kód je unikátní v celém systému ProfiREST, takže
i v každé provozovně; kódy smazané série se už nikomu nepřidělí. Při hledání nezáleží na velikosti písmen ani na pomlčce
(7kx m4p najde totéž).
| Stav | Co to znamená |
|---|---|
| Připravený k prodeji | Vygenerovaný a vytištěný, ale ještě neprodaný. Nejde uplatnit a platnost neběží. |
| Prodaný, platný | Zákazník ho zaplatil. Platnost se počítá ode dne prodeje. U voucheru se vede, kolik z něj zbývá uplatnit. |
| Vyčerpaný | Celá hodnota je uplatněná, znovu ho použít nejde. |
| Propadlý | Prodaný voucher, kterému skončila platnost dřív, než se vyčerpal. Nevyčerpaná částka propadá; když chcete zákazníkovi vyjít vstříc, prodlužte platnost. |
| Zablokovaný | Ztracený, ukradený nebo chybně vytištěný kus. Nejde prodat ani uplatnit. Po odblokování se vrátí do stavu, ve kterém byl. |
| Prodej vrácen | Voucher koupený v e-shopu, jehož prodej se vrátil. Kód neplatí natrvalo – nejde prodat, uplatnit ani odblokovat (proč). V seznamu série je mezi zablokovanými. |
Platnost se volí u série: bez omezení, 3 nebo 6 měsíců, 1, 2 nebo 3 roky, nebo vlastní počet dní (1–3650), měsíců (1–120) či let (1–10). „6 měsíců“ znamená do stejného dne o šest měsíců později včetně – voucher prodaný 30. 9. platí do 30. 3. Když takový den v měsíci není (31. 8. + 6 měsíců), platí do posledního dne měsíce. Pod kód se menším písmem vytiskne věta Platí 6 měsíců od prodeje, případně Platnost neomezená.
Čerpání se volí také u série:
- Najednou – při uplatnění se spotřebuje celá hodnota voucheru. Když zákazník utratí méně, zbytek propadá.
- Postupně – uplatní se jen útrata a zbytek zůstane na voucheru na příští návštěvu, dokud platí.
Nová série
+ Nová série na stránce Vouchery otevře formulář v pěti krocích. Dole je lišta, která průběžně shrnuje, co vznikne (třeba Vznikne 50 voucherů po 500 Kč, dohromady 25 000 Kč).
Návrh a místo pro kód
Nahrajete obrázek voucheru, nebo převezmete návrh z jiné série. Kód na něj přetáhnete – podrobně v kapitole Návrh, místo pro kód a podklad.
Hodnota a počet
Hodnota jednoho voucheru v korunách (nejvýš 1 000 000 Kč) a počet kusů – najednou 1 až 2000, do série jde později přidat další, celkem nejvýš 5000. Název série je jen pro administraci a netiskne se; když ho nevyplníte, bude Voucher 500 Kč. Poznámka je nepovinná.
Platnost od prodeje
Jedna z předvoleb, nebo Jiná… s vlastním počtem dní, měsíců či let. Pod volbami je vidět přesná věta, která se vytiskne pod kód.
Kde voucher platí
Provozovny, ve kterých půjde voucher prodat i uplatnit. Nabízí se jen ty, kde máte plný přístup.
Jak se čerpá
Najednou, nebo Postupně – viz výše.
Tlačítko Vygenerovat 50 voucherů se ještě zeptá. Po potvrzení vznikne série i všechny kódy najednou – buď všechno, nebo nic – a otevře se detail série, odkud stáhnete PDF k tisku.
Co se u hotové série už nemění
Hodnota, platnost, způsob čerpání a kódy zůstávají, jak byly vygenerované – můžou být vytištěné na voucherech. Název, poznámku a provozovny změníte kdykoli, vzhled také. Jinou hodnotu nebo platnost dá nová série; v detailu série je odkaz nová série podle této, který předvyplní návrh, hodnotu, platnost i provozovny.
Návrh, místo pro kód a podklad
Návrh je obrázek JPG nebo PNG – klikněte na plochu Nahrajte návrh voucheru, nebo na ni obrázek přetáhněte. Velký obrázek prohlížeč před odesláním sám zmenší na 3600 bodů na delší straně a PNG převede na JPG s bílým pozadím (průhledná místa budou v tisku bílá). Obrázek menší než 400 × 200 bodů, nebo protáhlejší než 1 : 4, systém nepřijme. Pro ostrý tisk počítejte s 300 body na palec: voucher 210 × 99 mm (DL) je 2480 × 1169 bodů.
Místo nahrání můžete převzít návrh z jiné série – převezme se obrázek, umístění a vzhled kódu i šířka v tisku.
Umístění kódu
- Přetažením ukázkového kódu myší nebo prstem. Klepnutím jinam do obrázku se kód přesune tam.
- Šipkami na klávesnici (když je obrázek vybraný) o malý krok, se Shift o větší.
- Při tažení se kód přichytí ke středu obrázku vodorovně i svisle – ukáže se oranžové vodítko. Tlačítko Vodorovně na střed ho vycentruje rovnou.
- Jiný vzorek kódu ukáže jiný ukázkový kód – u bezpatkového a patkového písma mají znaky různou šířku.
V části Text kódu nastavíte velikost, písmo (bezpatkové, strojové se stejně širokými znaky, patkové), barvu a zarovnání. Při změně zarovnání zůstane text na místě. Věta o platnosti je vždy pod kódem, menším písmem a stejnou barvou. Nově nahraný návrh dostane kód do spodní části, bílý na tmavém a černý na světlém místě. Když barva kódu s obrázkem pod ním splývá, editor upozorní Kód je na tomhle místě málo vidět.
Podklad pod kódem
Vypínač Podklad pod kódem přidá pod kód a platnost obdélník nebo štítek, třeba když na obrázku není klidné místo. Nastavuje se barva, krytí (10–100 %, při nižším prosvítá obrázek), odsazení od textu, zaoblení rohů a rámeček (tloušťka a barva, nula = bez rámečku). Odsazení, zaoblení i rámeček rostou s velikostí kódu. Šířka podkladu se řídí nejširším kódem, jaký může vzniknout, takže mají všechny vouchery série stejně velký podklad.
Šířka v tisku
Zadejte šířku voucheru v milimetrech (20–600) nebo zvolte předvolbu 210 (DL, A5 na šířku), 148 (A6), 100 nebo 85 mm (vizitka). Výška se dopočítá z poměru stran obrázku. Pod polem je vidět, jak velký voucher vyjde a kolik bodů na palec obrázek v té velikosti má: od 250 DPI bude tisk ostrý, pod 150 DPI neostrý.
Co vidíte v náhledu, to vyjde v PDF
Náhled i PDF kreslí kód stejným písmem a stejným výpočtem, takže kód, platnost i podklad leží v PDF přesně tam, kam jste je umístili. Vzhled hotové série upravíte tlačítkem Vzhled v jejím detailu – změna platí pro každé další PDF, už vytištěné vouchery se nemění.
Detail série: tisk, kódy, nastavení
Hlavička shrnuje hodnotu, platnost, způsob čerpání, počet kusů, provozovny a poznámku. Věta pod ní říká, jestli se série prodává a kolik voucherů je připraveno k prodeji. Dlaždice ukazují K prodeji, Prodané a platné (i kolik z nich zbývá uplatnit), Vyčerpané (i kolik se celkem uplatnilo), Propadlé (i nevyčerpanou částku) a Prodáno celkem (za kolik skutečně).
Tisk a export kódů
| Volba | Co udělá |
|---|---|
| Každý voucher na vlastní stránku | PDF, kde má stránka přesně rozměr voucheru. Pro tiskárnu, která vouchery sama ořízne. |
| Na A4 k rozřezání | Tolik voucherů na A4, kolik se vejde v původní velikosti – těsně u sebe, na výšku nebo na šířku podle toho, co se vejde víc. DL se vejde 3×, A6 4×, vizitka 10×. Kde je na okraji stránky místo, vyznačí řezy ořezové značky. Voucher větší než A4 se zmenší na jeden kus na stránku. |
| Které vouchery | Všechny, Jen neprodané, nebo Rozsah čísel – každý voucher má v sérii pořadové číslo, přidané kusy navazují. |
| Kódy do Excelu (CSV) | Tabulka všech voucherů série: číslo, kód, hodnota, stav, zůstatek, kdy a kde a za kolik se prodal, do kdy platí, kdy se vyčerpal, důvod blokace. Hodí se tiskárnám, které si kódy tisknou do vlastního podkladu. |
Vouchery a kódy
Seznam všech voucherů série s pořadovým číslem, kódem, stavem, prodejem a platností, po sto na stránku. Záložky nahoře filtrují podle stavu, pole Kód nebo číslo hledá část kódu nebo pořadové číslo. Klepnutím otevřete detail voucheru.
Nastavení série
- Název, provozovny a poznámka – když provozovnu odškrtnete, už prodané vouchery v ní přestanou jít uplatnit.
- Přidat vouchery – 1 až 2000 kusů najednou se stejným návrhem, hodnotou i platností; čísla navazují na poslední.
- Pozastavit prodej – neprodané vouchery série pak nejde prodat, už prodané jdou uplatnit dál. Hodí se, když se ztratil balík vytištěných voucherů nebo akce skončila. Prodej jde kdykoli obnovit.
- Smazat sérii – jen dokud se z ní nikdy nic neprodalo (ani prodej, který se pak vrátil). Žádný její kód už pak nebude platit a nikomu se znovu nepřidělí. Série, ze které se prodávalo, smazat nejde – pozastavte její prodej.
Detail voucheru: prodej, uplatnění, platnost, blokace
Voucher otevřete ze seznamu v sérii, nebo ho najdete podle kódu v poli nahoře na stránce Vouchery. Nahoře je kód, stav jednou větou (třeba Voucher platí do 8. 10. 2026 (ještě 8 dní). Zbývá uplatnit 600 Kč z 1 200 Kč.), hodnota, zůstatek, kdy, kde a za kolik se prodal, do kdy platí a kde platí. Tlačítko PDF voucheru stáhne tento jeden kus k tisku.
Pod tím jsou akce, které v daném stavu dávají smysl. Každá se před uložením ještě zeptá:
| Akce | Co udělá |
|---|---|
| Zapsat prodej | Voucher začne platit ode dneška. Vyberete provozovnu a zadáte, za kolik se prodal – obvykle hodnotu voucheru, se slevou skutečnou cenu, u daru 0. Do statistik se počítá, co skutečně přišlo; zůstatek voucheru je vždy jeho plná hodnota. U pozastavené série prodej nejde. |
| Zapsat uplatnění | Zákazník voucherem platil. U čerpání najednou se spotřebuje celý zůstatek, u postupného zadáte částku (nejvýš zůstatek) a zbytek zůstane. Uplatnit jde jen platný, nezablokovaný voucher a jen v provozovně, kde série platí. |
| Změnit platnost | U prodaného voucheru – i propadlého – nastaví nový poslední den platnosti (dnešek nebo později), nebo platnost bez omezení. Do historie se zapíše původní i nová platnost a důvod. |
| Vrátit poslední uplatnění | Když se účet stornoval nebo se uplatnění zapsalo omylem. Částka se vrátí na voucher a ten zase platí. |
| Vrátit prodej | Zákazník voucher vrátil, nebo se prodej zapsal omylem – jen dokud se z voucheru nic neuplatnilo. Voucher je pak znovu připravený k prodeji a platnost se zruší. U voucheru koupeného v e-shopu je místo toho Vrátit prodej z e-shopu, které kód zneplatní – viz Vouchery koupené v e-shopu. |
| Zablokovat / Odblokovat | Zablokovaný voucher nejde prodat ani uplatnit; důvod je povinný a ukazuje se u voucheru. Odblokování ho vrátí do původního stavu – kromě voucheru s vráceným prodejem z e-shopu, ten zůstává zablokovaný natrvalo. |
Historie dole ukazuje každý pohyb voucheru: kdy, v které provozovně, kdo ho zapsal a kde (administrace nebo e-shop). Prodej nebo uplatnění, které se později vrátilo, je přeškrtnuté se štítkem vráceno; vrácení má vlastní řádek.
Zákazník voucher ztratil
Najděte ho podle kódu (zákazník ho může mít na fotce nebo účtence) a zablokujte s důvodem. Náhradu vydáte tak, že u nového voucheru zapíšete prodej za 0 Kč a do poznámky napíšete, za který kód je.
Vouchery v e-shopu
Zákazník může voucherem zaplatit i objednávku z e-shopu. Zapíná se to v E-shop → Hlavní nastavení → Dárkové vouchery; pole na voucher se pak v košíku ukáže v každé pobočce e-shopu, kde platí aspoň jedna série.
| Kdy | Co se děje |
|---|---|
| V košíku | Zákazník klikne na Mám dárkový voucher a zadá kód. Košík ho hned ověří a ukáže zůstatek, kolik voucher zaplatí a co zbude. V souhrnu přibude Uhrazeno voucherem a Zbývá zaplatit. Když voucher zaplatí všechno, výběr platby zmizí. U čerpání najednou musí zákazník potvrdit, že zbytek propadne – bez toho objednávku neodešle. |
| Při odeslání | Voucher se ověří znovu a uplatní. Do objednávky se přidá řádek Platba voucherem (DPH 0 %, kód v poznámce) stejně jako z pokladny, na účtence je jako úhrada. E-shop uplatňuje celé koruny – haléře zůstanou na voucheru, u čerpání najednou propadnou se zbytkem. |
| Platba kartou online | Voucher se při odeslání jen zarezervuje a platební brána chce zbytek. Po zaplacení se uplatní na objednávku. Když platba neproběhne (zákazník ji zruší, skončí chybou nebo od ní odejde), rezervace se vrátí – nejpozději do dvou hodin. V historii voucheru je vidět jako rezervace k online platbě. |
| Kuchyň a kurýr | V poznámce objednávky je Voucher 7KX-M4P: uhrazeno 350 Kč, nebo Celé zaplaceno voucherem …, nic nevybírat. K úhradě se ukazuje jen to, co zbývá zaplatit. |
| Storno objednávky | Když objednávku z e-shopu stornujete v administraci, kuchyňské aplikaci nebo na KDS, voucher se vrátí sám a administrace to napíše. U částečného storna jen tehdy, když stornujete i řádek Platba voucherem. Voucher, který si zákazník v objednávce koupil, se stornem nezmění – viz Vouchery koupené v e-shopu. |
Kódy se nedají hádat
Neznámý, neprodaný i zablokovaný kód dostane v košíku stejnou hlášku, takže se z e-shopu nedá zjistit, které kódy existují. Po deseti neplatných kódech za 15 minut e-shop další pokusy z téhož zařízení na chvíli odmítne.
Vouchery koupené v e-shopu: poslat znovu, vrátit prodej
Když e-shop vouchery prodává (zapíná se v nastavení e-shopu), má detail voucheru koupeného v e-shopu rámeček Koupeno v e-shopu: jak se voucher posílá a jestli už odešel (SMS s kódem nebo e-mail s PDF, kupujícímu nebo obdarovanému, případně až v naplánovaný den), kdo ho koupil, cenu v e-shopu s číslem objednávky a věnování.
E-shop může prodávat i série jiné provozovny účtu, která v něm nemá pobočku (viz Vouchery jiných provozoven). Prodej se zapíše provozovně e-shopu, kde zákazník nakoupil, uplatnit voucher jde jen v provozovnách série – v e-shopu, kde se prodal, ne.
| Akce | Co udělá |
|---|---|
| Poslat voucher znovu | Zákazník zprávu nenašel, nebo je kontakt napsaný špatně. Telefon nebo e-mail můžete opravit; voucher odejde do pár minut, i když byl naplánovaný na pozdější den. SMS se účtuje z kreditu jako potvrzení objednávky. |
| Vrátit prodej z e-shopu | Kupující od nákupu odstoupil. Kód přestane platit hned – nepřijme ho e-shop ani pokladna – a voucher zůstane natrvalo zablokovaný: kód zná zákazník, proto se zpátky do prodeje nevrací a odblokovat ho nejde. Odeslání, které ještě neproběhlo, se zruší a odkaz na PDF ukáže, že voucher neplatí. Jde jen u voucheru, ze kterého se nic neuplatnilo; důvod je nepovinný a zapíše se do historie. |
Peníze vracíte vy
Vrácení prodeje zneplatní kód, ale peníze zákazníkovi nepošle. Vraťte mu cenu z e-shopu (stránka ji napíše před potvrzením) v administraci platební brány nebo převodem. Objednávka se nemění – tržbu opravíte stornem položky Dárkový voucher v detailu objednávky. A naopak: storno objednávky voucher nezmění – když ho zákazník vrací, vraťte prodej v detailu voucheru.
Kupující může od nákupu odstoupit do 14 dnů; rámeček napíše, do kterého dne. Vrátit prodej jde i po lhůtě, když chcete zákazníkovi vyjít vstříc – stránka jen upozorní, že lhůta skončila. Když se z voucheru už něco uplatnilo, vrátit prodej nejde; domluvíte-li se se zákazníkem na vrácení zbytku, voucher zablokujte a zbytek mu vraťte ručně.
Ve statistikách se vrácený prodej odečte v den vrácení, stejně jako vrácení prodeje z pokladny. Voucher se pak nepočítá mezi prodané ani uplatněné a v jeho historii je řádek Vrácení prodeje s důvodem; původní prodej je přeškrtnutý.
Statistiky a podklady pro účetní
Statistiky na stránce Vouchery. Nahoře zvolíte období (posledních 12 měsíců, tento a minulý měsíc, letos, loni, celá historie nebo vlastní rozsah – nejvýš 10 let) a u účtu s více provozovnami i provozovnu.
| Údaj | Jak se počítá |
|---|---|
| Prodáno | Součet cen, za které se vouchery v období prodaly, a jejich počet. Vrácený prodej se odečte v měsíci, kdy se vrátil. |
| Uplatněno | Kolik zákazníci v období zaplatili vouchery a kolikrát. Vrácené uplatnění se odečte v měsíci vrácení. |
| Propadlo | Nevyčerpané zůstatky prodaných voucherů, kterým v období skončila platnost (jen dny, které už uplynuly). |
| V oběhu (k dnešku) | Zůstatky prodaných, platných a nezablokovaných voucherů – tolik můžou zákazníci ještě uplatnit. Nezávisí na období. |
| Vyprší do 30 dnů | Prodané vouchery, kterým do 30 dnů skončí platnost, a jejich nevyčerpaná částka. |
| Připraveno k prodeji | Neprodané, nezablokované vouchery sérií, jejichž prodej není pozastavený. |
Tabulka Po měsících (u období delšího než dva roky po letech) ukazuje prodeje, uplatnění a propadlé zůstatky; u počtů je vidět i to, kolik se jich vrátilo. Tabulka Po provozovnách přičítá prodej provozovně, kde se voucher prodal, uplatnění té, kde se jím platilo, a propadlé zůstatky provozovně prodeje. Kde se uplatňují vouchery z jiných provozoven ukazuje, kolik se uplatnilo v provozovně B z voucherů prodaných v provozovně A – podklad pro vyrovnání mezi provozovnami. Série celkem shrnuje každou sérii za celou dobu.
Pohyby do Excelu (CSV) stáhne všechny prodeje, uplatnění a vrácení ve zvoleném období a provozovně: datum, druh pohybu, kód, sérii, částku (vrácení záporně), DPH 0 %, provozovnu, kdo pohyb zapsal a odkud (administrace, pokladna, e-shop), u pohybů z pokladny číslo účtenky, a poznámku.
Jak se prodej voucheru a platba voucherem ukážou na účtence, popisuje Seznam objednávek, jak se počítají do tržeb a DPH Statistiky a přehledy. Do účetního programu se dostanou exportem pro Pohodu nebo Money S3 jako položky mimo DPH – viz Integrace a napojení.
Kdo smí s vouchery pracovat
Vouchery vidí majitel a zaměstnanci s oprávněním Plný přístup. Protože se oprávnění přidělují po provozovnách:
- zaměstnanec vidí jen série, které platí aspoň v jedné provozovně, kde má plný přístup;
- měnit smí jen sérii, která platí výhradně v jeho provozovnách – u ostatních vidí jen čtení a může je prohlížet a tisknout;
- prodej a uplatnění zapíše jen v provozovnách, kde má plný přístup;
- novou sérii založí jen pro své provozovny a statistiky vidí jen za ně.
Tipy k tisku a bezpečnosti
- Než vytisknete celou sérii, stáhněte PDF jednoho voucheru a vytiskněte ho na zkoušku.
- Tiskárna, která netiskne až do kraje, ořízne okraje návrhu. U tisku na A4 proto nedávejte důležité věci úplně ke kraji.
- Kódy jsou jako peníze. PDF a tabulku kódů dávejte jen tiskárně, které věříte. Neprodaný voucher uplatnit nejde, prodaný ale ano – kdo zná jeho kód, může ho zkusit použít dřív než zákazník.
- Ztracený balík vytištěných voucherů řešte pozastavením prodeje série.