Banka a úhrady

Platby z bankovního účtu provozovny se spárují s fakturami podle variabilního symbolu a úhrady se zapíšou samy – u vystavených faktur příchozí platby, u přijatých odchozí. Funguje s každou bankou přes nahraný výpis; u Fio banky se platby stahují automaticky. Co se nespáruje, přiřadíte ručně, nebo označíte, že se faktur netýká.

Nahrát výpis z banky

V internetovém bankovnictví stáhněte výpis nebo historii plateb ve formátu ABO / GPC („formát pro účetní programy“, soubor .gpc, .abo nebo .txt) nebo XML camt.053 (ISO 20022, firemní bankovnictví). Oba umí prakticky každá česká banka; kde ho najít, je napsané u tlačítka pro nejčastější banky. Soubor přetáhněte do rámečku nebo vyberte a klikněte na Načíst platby.

• Hláška po načtení řekne, kolik plateb bylo nových, kolik se hned spárovalo s fakturami a kolik čeká na přiřazení.
• Stejný výpis nebo překrývající se období jde nahrát klidně znovu – platba, která už tu je, se podruhé nenačte (pozná se podle reference banky, a také podle dne, částky, variabilního symbolu a protiúčtu – takže ani výpis nahraný k platbám staženým z Fio nic nezdvojí). Dvě opravdu stejné platby v jeden den od téhož plátce se stejným VS a částkou by se proto načetly jen jednou – kontrolujte je ve výpisu.
• Platby v cizí měně se přeskočí – faktury jsou v korunách. CSV a PDF načíst nejde; exportujte ABO/GPC nebo XML.
• Výpis může mít nejvýš 10 MB a 5 000 položek.

Automaticky z Fio banky

Fio banka má bezplatné API, takže se nemusí nic nahrávat. V internetovém bankovnictví Fio zvolte Nastavení › API › Přidat token, u práv vyberte pouze sledovat účet (ne zadávat platby), token zkopírujte a vložte ho na stránce Banka do pole Token Fio. Token může zadat jen majitel účtu.

• Po napojení se stáhnou platby za posledních 30 dní a pak se nové stahují samy každých 15 minut (s překryvem tří dnů, kdyby banka zaúčtovala se zpožděním). Tlačítko Stáhnout teď stáhne hned – Fio pustí jeden dotaz za 30 sekund, při rychlém opakování napíše, ať chvíli počkáte.
• Když token přestane platit nebo ho ve Fio zrušíte, stránka ukáže červeně poslední chybu; stahování se dál zkouší každých 15 minut, a dokud nevložíte nový token, nic nového nepřijde.
• Odpojit Fio token smaže; načtené platby a zapsané úhrady zůstanou.
• Platby stažené z Fio mají v seznamu u data štítek Fio. Výpis z Fio jde nahrát i ručně – platba se stejným dnem, částkou, variabilním symbolem a protiúčtem se podruhé nenačte, ať přišla odkudkoli.

Jak párování funguje

Každá nová platba se zkusí spárovat hned po načtení:

• Příchozí platba se hledá mezi nezaplacenými vystavenými fakturami (od začátku sledování úhrad). Variabilní symbol musí odpovídat číslu faktury (číslice z čísla, u faktur vystavených ProfiRESTem je to i VS na PDF a v QR platbě), číslu dokladu z pokladny, nebo ID objednávky.
• Odchozí platba se hledá mezi přijatými fakturami k úhradě podle variabilního symbolu dodavatele (ten, co jste zapsali u faktury; prázdný = číslice z čísla faktury).
• Sedí VS i částka (u vystavené faktury částka, která zbývá zaplatit) → úhrada se zapíše sama dnem platby a v seznamu je u ní zelený štítek s fakturou. Jedna faktura dostane nejvýš jednu platbu.
• Sedí jen VS (jiná částka – sleva, poplatek, částečná platba), nebo jen částka a taková faktura je jediná → platba dostane návrh, který potvrdíte tlačítkem Potvrdit. Návrh se počítá znovu při každém zobrazení podle aktuálních faktur.
• Nic nesedí → platba čeká na ruční přiřazení.

Ruční přiřazení, netýká se faktur, zrušení

• Přiřadit (u platby s návrhem Jiná faktura) otevře seznam nezaplacených faktur správného druhu – příchozí platba jen vystavené, odchozí jen přijaté. Faktury se stejnou částkou jsou nahoře a zeleně; seznam jde filtrovat podle čísla, odběratele nebo částky. Po potvrzení se zapíše úhrada dnem platby.
• Netýká se faktur – poplatky banky, výběry hotovosti, mzdy, nájem placený bez faktury… Platba zmizí z nepřiřazených do záložky Netýká se faktur, odkud ji jde vrátit.
• Zrušit přiřazení u přiřazené platby odepíše úhradu u faktury (faktura znovu čeká na platbu) a platba se vrátí mezi nepřiřazené – třeba když se spárovala se špatnou fakturou.
• Stránka si pamatuje, kdo platbu přiřadil (automaticky = banka), a u faktury je úhrada zapsaná s tímto jménem.

Nepřiřazené, přiřazené, všechny

Tři karty nahoře ukazují nepřiřazené příchozí a odchozí platby (počet a součet) a kolik se za období spárovalo. Záložky: Nepřiřazené (bez ohledu na období, od nejnovější), Přiřazené, Netýká se faktur a Všechny za období (období podle data platby, nejvýš rok). U přiřazené platby vede název faktury na její stránku. Přehled účetnictví má úkol N plateb z banky čeká na přiřazení, dokud nějaká čeká.

Na co si dát pozor

• Párování vidí jen faktury, které ProfiREST zná: vystavené od začátku sledování úhrad a přijaté, které jste zapsali. Platbu za fakturu zapsanou až po načtení výpisu přiřadíte ručně (nebo potvrdíte návrh – ten se počítá znovu).
• Částečná platba nebo platba s odečtenou slevou se nespáruje sama (částka nesedí) – dostane návrh podle VS. Po potvrzení je faktura zaplacená celá; rozdíl řešte s odběratelem mimo systém.
• Storno platby z banky (vratka) přijde jako platba s opačným znaménkem a slovem storno – přiřazení původní platby zrušte ručně.
• Token Fio dává přístup ke čtení pohybů na účtu – nikomu ho neposílejte a ve Fio ho zakládejte jen s právem sledovat účet. V ProfiRESTu ho po uložení nikdo celý neuvidí; majitel vidí jen jeho začátek a konec.
• Sedí-li variabilní symbol i částka, úhrada se zapíše i při rozdílu do 1 Kč (zaokrouhlení). Platba k už zaplacené faktuře se nepřiřadí – jedna faktura má jednu platbu; nejdřív zrušte původní přiřazení.
• Platby se vedou pro provozovnu vybranou v administraci – každá provozovna má svůj účet a své faktury. Účet společný pro víc provozoven nahrajte u každé; platby se spárují jen s jejími fakturami, zbytek označte Netýká se faktur.
• Stránku vidí majitel a zaměstnanec s oprávněním Účetnictví nebo Plný přístup; token Fio zadává a ruší jen majitel.