Faktury přijaté

Faktury od dodavatelů – za suroviny, nápoje, energie, nájem nebo opravy. Zapíšete je jednou a stránka pak hlídá, které čekají na zaplacení a které jsou po splatnosti, ukáže DPH na vstupu po sazbách a náklady podle druhu a pošle faktury účetní do Pohody. K faktuře jde přiložit sken nebo PDF.

Zapsat fakturu

Tlačítko Zapsat fakturu otevře formulář pro provozovnu, kterou máte v administraci vybranou:

• Dodavatel – začněte psát název; stránka nabídne dodavatele z dřívějších faktur (s IČO a DIČ) a ze seznamu dodavatelů skladu a doplní jejich prázdné údaje. Novou firmu načte tlačítko ARES podle IČO. Údaje se uloží k faktuře – pozdější přejmenování dodavatele ji nezmění.
• Doklad – číslo faktury dodavatele (povinné, nejvýš 32 znaků – víc POHODA do „Původního dokladu“ nepřijme), variabilní symbol (prázdné = číslice z čísla faktury), Druh nákladu (Suroviny a zboží, Nápoje, Služby, Energie a voda, Nájem, Vybavení a opravy, Ostatní), datum vystavení (nejpozději dnes), DUZP (předvyplní se podle vystavení) a splatnost – zkratky ihned, 7, 14 a 30 dní ji spočítají od vystavení. Poznámka je nepovinná.
• Úhrada a příloha – když je faktura už zaplacená, zaškrtněte to a zadejte datum. Sken nebo PDF (PDF, JPG nebo PNG do 10 MB) se uloží do zamčené složky; otevře ho jen přihlášený majitel nebo zaměstnanec s oprávněním Účetnictví v této provozovně. Větší soubor formulář odmítne hned při odeslání, vyplněné údaje zůstanou.

Zapsat fakturu fakturu uloží a vrátí vás do přehledu; Uložit a zapsat další rovnou otevře prázdný formulář pro další fakturu. Stejné číslo faktury od stejného dodavatele (podle IČO, bez IČO podle názvu) nejde zapsat dvakrát a druhé kliknutí na tlačítko se nepočítá. Chybně vyplněné pole stránka označí.

Vyčíst údaje z PDF nebo fotky

Nejrychlejší cesta: nahrajte do pole Sken nebo PDF faktury PDF od dodavatele nebo fotku papírové faktury a klikněte na Vyčíst údaje z faktury. Za pár sekund se doplní dodavatel (název, adresa, IČO, DIČ), číslo faktury, variabilní symbol, data vystavení, DUZP a splatnosti, rozpis DPH po sazbách, druh nákladu a krátká poznámka. Soubor zůstane přiložený k faktuře.

• Doplněná pole se na chvíli modře zvýrazní a nad formulářem je zelený (nebo oranžový) souhrn. Vždy zkontrolujte částky a data – čtení z fotky nemusí být přesné a stránka raději upozorní, než aby hádala: když rozpis DPH nesedí s částkou celkem, když faktura nemá rozpis (částka jde do sazby 0 %), když je v cizí měně, nebo když si něčím nebyla jistá.
• U nové faktury se vyplní všechno; u úpravy jen prázdná pole (rozpis DPH jen když je celý prázdný). Vyčíst jde opakovaně.
• Vyčtením se nic neukládá; faktura vznikne až tlačítkem Zapsat fakturu.

Částka a DPH

Pro každou sazbu DPH z faktury vyplňte jeden řádek (21 %, 12 % a 0 % jsou připravené, sazbu řádku jde změnit i na staré 15 % a 10 %):

• zadejte základ bez DPH – DPH a částka s DPH se dopočítají, nebo
• zadejte částku s DPH – základ a DPH se rozpočítají.

DPH jde přepsat, když ho dodavatel zaokrouhlil jinak (po položkách); smí se lišit nejvýš o 1 Kč a 1 %. U nulové sazby je DPH 0 – faktury od neplátců DPH zapisujte jen do řádku 0 %. Pod řádky je Celkem k úhradě; jedna faktura může mít nejvýš 21 milionů Kč.

K úhradě, po splatnosti, všechny

Tři karty nahoře ukazují, kolik je k úhradě, kolik z toho po splatnosti a kolik je splatné v příštích 7 dnech. Záložky:

• K úhradě – všechny nezaplacené faktury od nejstarší splatnosti.
• Po splatnosti – jen ty, jejichž splatnost minula (s počtem dní).
• Všechny za období – faktury s DUZP v období (výchozí tento měsíc, nejvýš rok), i zaplacené; pod seznamem souhrny a export.

Období se počítá podle DUZP stejně jako Přehled účetnictví a export do POHODY – seznam, DPH na vstupu i export za stejné období sčítají tytéž faktury. V seznamu je proto sloupec DUZP; když se datum vystavení liší, je pod ním drobně.

Filtr Druh nákladu a pole Hledat (dodavatel, IČO, číslo faktury, variabilní symbol, poznámka – na diakritice nezáleží) zúží seznam. U faktury s přílohou je odkaz příloha.

Zapsat úhradu

Po zaplacení klikněte u faktury na Zapsat úhradu a potvrďte datum (výchozí dnešek, budoucí nejde). U zaplacené faktury Upravit úhradu opraví datum, nebo úhradu zruší. Stránka si pamatuje, kdo úhradu zapsal.

DPH na vstupu a náklady podle druhu

V záložce Všechny za období jsou pod seznamem dvě tabulky za zobrazené faktury:

• DPH na vstupu – základ a DPH po sazbách (faktury s DUZP v období), podklad pro odpočet DPH. Do kterého přiznání odpočet patří, rozhoduje účetní (podle DUZP a data přijetí).
• Náklady podle druhu – součet částek s DPH podle druhu nákladu, od největšího.

Export do Pohody a Excelu

V záložce Všechny za období stáhne Pro POHODU (XML) přijaté faktury s DUZP v zobrazeném období pro import do agendy Přijaté faktury a Excel stejná data ke kontrole. Export nebere ohled na filtr druhu ani hledání. Každá faktura jde jako faktura bez položek se souhrnem po sazbách: základ a DPH přesně tak, jak jste je zapsali (POHODA je nepřepočítává, odpočet tedy sedí s fakturou dodavatele), s číslem dodavatele jako původním dokladem, variabilním symbolem, daty a dodavatelem. Staré sazby jdou jako druhá snížená (10 %) a snížená (15 %). Členění DPH, předkontaci, prefix řady a středisko nastavíte v Nastavení faktur. Export jde nejvýš za 92 dní – u delšího období (třeba Letos) stránka místo tlačítek napíše, ať zvolíte kratší. Stejný export jde stáhnout na stránce Pohoda a odkazem pro automatický import (export=received), viz Ruční export a odkaz.

Co už účetní má v POHODĚ

Stránka si pamatuje, které faktury už odešly v XML exportu do POHODY (staženém tady, na stránce Pohoda, nebo odkazem pro automatický import). V seznamu je u takové faktury v POHODĚ od …. Nad exportem je napsané, kolik faktur účetní ještě nemá – nových od posledního exportu nebo od té doby změněných – a tlačítko Pro POHODU jen nové a změněné pošle právě ty, bez ohledu na zvolené období. Účetní tak stejnou fakturu nedostane dvakrát (přijaté faktury dostávají číslo z řady POHODY, takže by druhý import vytvořil duplicitu). Tlačítko celé období dál pošle všechno v období, i co účetní už má.

• Změněná po exportu – když u exportované faktury změníte dodavatele, číslo, data, rozpis DPH, druh nebo poznámku, označí se oranžově změněno po exportu, půjde do příštího exportu „jen nové a změněné“ znovu a účetní musí v POHODĚ nahradit starší verzi. Zápis nebo zrušení úhrady se nepočítá – úhrady si POHODA páruje sama.
• Smazaná po exportu – XML smazání neumí; stránka napíše, kolik takových faktur je, a účetní je musí v POHODĚ smazat ručně. Formulář faktury to před smazáním připomene.
• Odkaz pro automatický import s parametrem changed=1 dělá totéž co tlačítko – posílá jen nové a změněné, viz Ruční export a odkaz.
• Přehled účetnictví má úkol N přijatých faktur není v POHODĚ, dokud je co poslat.

Nabídka se ukáže po aktualizaci databáze; do té doby funguje jen export celého období.

Upravit a smazat

Číslo faktury nebo Upravit otevře formulář se všemi údaji; uložení přepíše fakturu a stránka si pamatuje, kdo ji naposledy upravil. Novou přílohou nahradíte starou, zaškrtnutím odebrat ji smažete. Dole ve formuláři je Smazat fakturu – faktura zmizí z přehledu i z exportu a hláška po smazání nabídne Vrátit zpět.

Naskladnit zboží z faktury

Kdo má i oprávnění Sklad, vidí u faktury za suroviny a zboží, nápoje nebo bez druhu nákladu řádek o skladu. Tlačítko Naskladnit podle faktury vyčte z přílohy řádky zboží a otevře jejich kontrolu v Příjmu zboží; faktura bez přílohy se naskladnit nedá. Když je od stejného dodavatele naskladněný dodací list bez faktury, stránka nabídne Ano, propojit – zboží se pak znovu nenaskladní. Naskladněná faktura má u sebe odkaz Otevřít příjemku.

Opačně to funguje taky: fakturu nahranou v Příjmu zboží zapíše naskladnění do Faktur přijatých samo, i s přílohou.

Na co si dát pozor

• Úhradu zapíše i Banka: odchozí platba z nahraného výpisu (u Fio banky stažená automaticky) se spáruje s fakturou k úhradě podle variabilního symbolu a částky. Bez výpisu z banky úhrady zapisujete ručně.
• Faktury se vedou pro každou provozovnu zvlášť – podle provozovny vybrané v administraci. Součet za všechny provozovny ukáže Přehled účetnictví › Celý účet.
• Stránku vidí majitel a zaměstnanec s oprávněním Účetnictví nebo Plný přístup. Nastavení exportu (v Nastavení faktur) je jen pro majitele.
• Objednávky u dodavatelů se s fakturami nepropojují – fakturu k nim zapište zvlášť. S fakturami se propojuje jen Příjem zboží.