Docházka: nastavení a pravidla
Docházka stojí na jednoduchém principu: plán versus skutečnost. Naplánujete směny, lidé si na terminálu píchnou příchod a odchod, a systém porovná obojí. Aby z toho vycházela použitelná čísla, potřebuje vědět jak počítat přestávky, jakou uznat toleranci, jak zaokrouhlovat a kolik hodin má den dovolené. Přesně to se nastavuje tady.
Než začnete
- Karty zaměstnanců – PIN nebo čip, kterým se člověk ohlásí na terminálu, a hodinová sazba, ze které se počítá mzda.
- Kdo se vede v docházce – zaškrtávátko Vést v docházce (píchačky) u každé provozovny; zapíná ho jen majitel účtu.
- Oprávnění Správa zaměstnanců – bez něj vedoucí docházku v menu nenajde.
- Kredit – docházka se platí z kreditu jako součást měsíčního poplatku za provozovnu.
Vyžaduje licenci
Docházka musí být součástí licence provozovny. Bez ní se modul neotevře a místo něj systém nabídne licence, které docházku obsahují.
Na této stránce
Záložky modulu
Plánovač směn
Mřížka, kde jsou v řádcích lidé a ve sloupcích dny. Rozvrhují se v ní směny a pod plánem je vidět napíchaná docházka. Podrobně v Docházka a směny → Plánovač směn a sekce.
Sekce a Zaměstnanci
Rozdělení provozu na sekce (bar, kuchyň, obsluha) a přiřazení lidí do nich. Každý člověk může být nejvýš v jedné sekci, nezařazení jsou v rozpisu ve skupině Bez sekce.
Nastavení docházky
Pravidla popsaná na téhle stránce a přehled Docházka a licence. Pravidla platí pro celou provozovnu, pro všechny zaměstnance stejně.
Docházkový terminál
Adresa terminálu, připojení tabletu, seznam připojených tabletů, vzhled terminálu a pravidla píchání bez internetu a zámku PINu. Podrobně v Docházka a směny → Docházkový terminál.
Žádosti o volno
Žádosti zaměstnanců o dovolenou, volno a nemoc z terminálu, jejich schválení a pravidla. Podrobně v Docházka a směny → Žádosti o volno.
Reporty a Exporty
Měsíční přehled odpracovaných hodin, odečtených pauz, absencí, salda a hrubých mezd, export do Excelu a tisk pásek. Podrobně v Docházka a směny → Přesčasy, reporty a mzdy.
Čtyři skupiny nastavení
Formulář je rozdělený na čtyři části a ukládá se najednou tlačítkem Uložit nastavení. Není nutné vyplňovat všechno hned – všechna pole mají výchozí hodnotu a systém podle nich počítá i tehdy, když jste nastavení nikdy neotevřeli.
Přestávky
Co se z odpracované doby odečte: napíchané pauzy a zákonná přestávka.
Tolerance a přesčasy
O kolik se smí skutečnost lišit od plánu, co se stane s prací nad plán a kdo smí rozhodnout o vlastním přesčasu.
Výpočet a fond
Zaokrouhlování hodin, strop délky směny a měsíční fond.
Dovolená a nemoc
Kolik hodin má den absence a jestli se do ní počítají víkendy a svátky.
Přestávky
Přestávky ubírají hodiny, které se platí. Systém rozlišuje dvě věci, které se snadno pletou:
Napíchané pauzy
To, co si člověk sám odpípne na terminálu tlačítky Přestávka a Konec přestávky – cigárko, oběd, odskok. Systém je zná přesně na minutu.
Zákonná přestávka
Pevná délka přestávky, kterou systém odečte po odpracování nastaveného počtu hodin, i když si nikdo nic neodpípal. Jen když zapnete automatické odečítání.
| Pole | Co dělá |
|---|---|
| Automatické odečítání pauz | Vypnuto (odečítají se jen napíchané pauzy) – výchozí. Zapnuto (zákonnou přestávku odečíst i bez pípnutí) – systém navíc hlídá zákonnou přestávku a odečte ji i tomu, kdo si nic neodpípal. |
| Délka zákonné přestávky | Kolik minut má zákonná přestávka. Výchozí je 30 minut. |
| Přestávku odečíst po odpracování | Výchozí 6 hodin. Zákonná přestávka se odečte, jen když čistá odpracovaná doba – po odečtení napíchaných pauz – nastavený počet hodin překročí. Přesně 6 hodin nestačí. |
| Napíchané pauzy vs. zákonná | Ruční pauzy se počítají do zákonné přestávky (dopočítá se jen zbytek) – výchozí. Zákonná přestávka se odečte navíc k ručním pauzám – přičte se celá k tomu, co si člověk odpípal. Uplatní se jen při zapnutém automatickém odečítání. |
| Krátké pauzy (cigárko) | Neplacené (odečítají se z odpracované doby) – výchozí. Placené do 15 minut (delší se odečítají) – pauza dlouhá nejvýš 15 minut se neodečte, delší pauza, typicky oběd, se odečte celá. Hranice 15 minut je pevná. Placené krátké pauzy se do zákonné přestávky nepočítají – kdo si vybral jen placené krátké pauzy, dostane při zapnutém automatickém odečítání odečtenou celou zákonnou přestávku. |
| Nejkratší započítaná pauza | Výchozí 5 minut. Kratší pauza se úplně ignoruje, ať se nepočítá každý odskok od stolu. |
| Nejdelší uznaná pauza | Výchozí 90 minut. Z delší pauzy se odečte jen tento strop, zbytek se zaplatí jako odpracovaný čas. Chrání před pauzou, kterou někdo zapomněl ukončit. Když mají lidé delší polední pauzu, nastavte strop aspoň na její délku. |
Více pauz za směnu se sečte
Každá napíchaná pauza se zapíše zvlášť a odečtou se všechny. Příklad: číšník má směnu 11:00–19:00, píchne si přesně podle plánu a během směny si odpípne tři pauzy: 7, 10 a 5 minut. Nejkratší započítaná pauza je nastavená na 5 minut, takže projdou všechny tři.
| Výpočet | Výsledek |
|---|---|
| Odečtené pauzy | 22 min (7 + 10 + 5) |
| Odpracováno – automatické odečítání vypnuté | 7 h 38 min |
| Odpracováno – automatické odečítání zapnuté | 7 h 30 min (ve výchozí volbě se 22 minut dopočítá do zákonných 30) |
Krátká pauza pod hranicí propadá celá
Kdyby jedna z těch pauz trvala jen 3 minuty, systém ji nezapočítá vůbec – neodečte 3 minuty, odečte nulu. Nejkratší započítaná pauza je hranice „všechno, nebo nic“. Pauzy, které se časově překrývají, se odečtou jen jednou.
Zákonná přestávka
Když zapnete automatické odečítání, systém hlídá, aby se u delších směn odečetla zákonná přestávka. Nejdřív spočítá čistou odpracovanou dobu záznamu – dobu mezi příchodem a odchodem po zarovnání tolerancí a useknutí stropem směny, minus napíchané pauzy – a teprve když překročí nastavený práh, přestávku uplatní.
Příklad. Kuchařka má směnu 11:00–17:30, což je 6 hodin 30 minut, a odpípne si jednu pauzu 10 minut. Čistý čas je 6 hodin 20 minut, tedy víc než nastavených 6 hodin – zákonná přestávka se uplatní. Podle volby v poli Napíchané pauzy vs. zákonná to dopadne takhle:
| Volba | Odečte se celkem | Odpracováno |
|---|---|---|
| Ruční pauzy se počítají do zákonné přestávky (výchozí) |
30 min – 10 už si odpípala, dopočítá se 20 | 6 h 00 min |
| Zákonná přestávka se odečte navíc k ručním pauzám | 40 min – 10 napíchaných + celých 30 | 5 h 50 min |
Kterou variantu zvolit
Výchozí volba odpovídá tomu, jak se přestávka obvykle vnímá: kdo si ji vybral po částech, má ji vybranou. Odečet navíc dává smysl jen tam, kde krátké pauzy během směny nejsou přestávkou na jídlo. Když si nejste jistí, nechte výchozí volbu.
Pauzy i zákonná přestávka se posuzují u každého záznamu zvlášť
Záznam docházky je jeden příchod a jeden odchod. Kdo si během dne píchne odchod a později nový příchod, má dva záznamy a každý se posuzuje sám: dvě části po 4 hodinách zákonnou přestávku nedostanou, i když dohromady dávají 8 hodin. Na krátké přerušení (oběd, cigárko) proto ať si lidé na terminálu píchají přestávku, ne Odchod a nový Příchod.
Placená, nebo neplacená se rozhoduje při zahájení pauzy
Zda je krátká pauza placená, si systém poznamená rovnou při jejím zahájení na terminálu. Když nastavení později přepnete, u už napíchaných pauz se to nezmění – platí až pro nové. Ostatní pravidla přestávek se naopak projeví i zpětně, viz Kdy se změna projeví.
Pauzy v administraci upravit nejde
V rozpisu směn jde u záznamu docházky změnit jen příchod a odchod. Napíchanou pauzu nejde doplnit, zkrátit ani smazat a záznam zapsaný ručně tlačítkem Zapsat docházku nemá žádné pauzy. Chcete-li, aby se přestávka odečítala i u ručně zapsaných záznamů, zapněte automatické odečítání – zákonná přestávka se pak odečte i u nich, když záznam překročí práh. Pauzu, kterou někdo zapomněl ukončit, omezí Nejdelší uznaná pauza.
Tolerance a přesčasy
Nikdo nepíchne přesně na minutu. Tolerance říká, o kolik se smí skutečnost lišit od plánu, aniž by se to řešilo. Zadává se v minutách zvlášť v polích Tolerance příchodu a Tolerance odchodu, výchozí je 15 minut. Porovnává se s běžnou směnou naplánovanou v rozpisu – v den, kdy člověk žádnou směnu naplánovanou nemá, se nezarovnává nic a přesčas nevzniká.
Symetrická nebo jednosměrná
Pole Jak tolerance funguje má dvě volby a je mezi nimi rozdíl ve vykázaných hodinách:
Symetrická
Symetrická - v pásmu tolerance se zarovná i pozdní příchod. Pásmo tolerance funguje na obě strany: při toleranci 15 minut má ten, kdo přijde o 8 minut později, započítaný začátek podle plánu. Kdo odejde o pár minut dřív, taky.
Výchozí nastavení.
Jednosměrná
Jednosměrná - zarovnává se jen ve prospěch zaměstnavatele. V pásmu tolerance se na plán zarovná jen dřívější příchod a pozdější odchod. Kdo přijde později nebo odejde dřív, má i uvnitř pásma započítaný skutečný čas.
Co je za hranou tolerance
Přijde-li člověk dřív nebo odejde-li později, než dovoluje tolerance, je to přesčas – a to celý rozdíl proti plánu, ne jen část nad tolerancí. Rozhoduje o něm režim přesčasů níž; ve výchozím režimu se tomu, kdo přijde o hodinu dřív nebo zůstane o hodinu déle, započítá skutečný čas, ne plán.
Pozdní příchod nebo předčasný odchod nad toleranci přesčas není – v obou variantách se započítá skutečný čas.
Režim přesčasů
| Volba | Chování | Pro koho |
|---|---|---|
| Nezapočítávat přesčasy (ořezat na plán) | Čas za hranou tolerance se ořízne na plánovaný. Minuty přesčasu zůstanou u záznamu a v jeho okně v rozpisu jde přesčas Dodatečně schválit. | Provozy s pevnými směnami bez přesčasů. |
| Započítávat přesčasy automaticky (výchozí) |
Přesčas se započítá sám, bez schvalování. V okně záznamu ho jde Dodatečně zamítnout. | Menší týmy, kde si věříte. |
| Přesčasy podléhají schválení manažerem | Přesčas se eviduje a čeká. Do mzdy jde až po schválení; do té doby se platí jen plánovaný čas a proužek docházky v rozpisu je žlutý. | Provozy, kde chcete mít přesčasy pod kontrolou. |
V den bez naplánované směny přesčas nevzniká – odpracovaná doba se v každém režimu započítá celá (po odečtení pauz, useknutí stropem a zaokrouhlení). Když ale ten den nějakou směnu naplánovanou má, je práce mimo ni přesčas. Jak se o přesčasu rozhoduje, popisuje Docházka a směny → Přesčasy, reporty a mzdy.
Ořezávání je nejtvrdší volba
Volba Nezapočítávat přesčasy (ořezat na plán) znamená, že člověk, který zůstal o hodinu déle, ji nedostane zaplacenou, dokud přesčas někdo sám nevyhledá a neschválí. Pokud jen nechcete přesčasy platit automaticky, zvolte Přesčasy podléhají schválení manažerem – přesčas uvidíte v rozpisu a rozhodnete o něm.
Schvalování vlastního přesčasu
Pole Schvalování vlastního přesčasu řeší, jestli smí vedoucí rozhodnout o svém vlastním přesčasu. Výchozí je Zakázat (schvaluje někdo jiný), druhá volba je Povolit. Týká se zaměstnanců, kteří se přihlašují do administrace a mají přístup k docházce (právo Správa zaměstnanců nebo Plný přístup). Majitele to neomezuje. Změnit tuhle volbu může jen majitel – vedoucímu se pole ukáže zašedlé.
Když je schvalování vlastního přesčasu zakázané, vedoucí:
- neschválí ani nezamítne vlastní přesčas,
- v rozpisu neupraví, nesmaže ani nezapíše vlastní záznam docházky,
- v okně směny ani přetažením nezaloží, nezmění ani nesmaže své dnešní a starší směny – prodloužením plánu po odpracování by přesčas zmizel; budoucí směny si naplánovat může,
- nezmění režim přesčasů – přepnutím na automatické započítávání by se mu vlastní přesčas započítal sám.
Toleranci a ostatní pravidla změnit může. Každé uložení nastavení docházky se ale zapíše do Akce zaměstnanců i s tím, kdo ho provedl.
Výpočet a fond
| Pole | Co dělá |
|---|---|
| Zaokrouhlování hodin | Přesně na minuty (výchozí) – nic se nezaokrouhluje. Na desetiny hodiny (6 min) – hodí se, když účetní pracuje s desetinnými čísly. Na čtvrthodiny – nejhrubší krok. Zaokrouhluje se k nejbližšímu kroku, nahoru i dolů, a to u každého záznamu docházky zvlášť – měsíční hodiny jsou součet už zaokrouhlených záznamů. |
| Nejdelší uznaná směna | Výchozí 16 hodin. Strop pro jeden záznam docházky: delší doba se usekne dřív, než se odečtou pauzy, takže pauza napíchaná až za stropem se neodečte. Chrání výpočet před zapomenutým odchodem. Delší naplánovanou směnu rozpis označí upozorněním. |
| Globální měsíční fond | Měsíční norma, výchozí 160 hodin. Proti ní se v reportu počítá saldo – o kolik má člověk vykázáno víc nebo míň – a v rozpisu stav fondu u jména. |
Příklad zaokrouhlení. Záznam s odpracovanou dobou 7 hodin 53 minut:
| Nastavení | Do mzdy jde |
|---|---|
| Přesně na minuty | 7 h 53 min |
| Na desetiny hodiny (6 min) | 7 h 54 min (7,9 h) |
| Na čtvrthodiny | 8 h 00 min |
U krátkých záznamů je rozdíl znatelnější: záznam dlouhý 7 minut vyjde na desetiny hodiny jako 6 minut a na čtvrthodiny jako nula. Kdo si za den píchne víckrát, zaokrouhlí se každý jeho záznam zvlášť.
Zapomenutý odchod se sám neuzavře
Když někdo zapomene odpípnout odchod, záznam zůstane otevřený – systém ho sám neuzavře ani nedopočítá. Do mzdy se nepočítá vůbec a v reportu má člověk u jména červený štítek s počtem neuzavřených směn.
Terminál ho při dalším příchodu pořád vede jako Ve směně a nabídne mu jen Přestávka a Odchod (když odešel během přestávky, tak Konec přestávky a Odchod) – Příchod ne. Když si směnu ukončí až druhý den, vznikne jeden záznam přes noc: do mzdy se z něj započítá nejvýš strop (při 16 hodinách jen 16 hodin a z nich se ještě odečtou pauzy) a v rozpisu zůstane vidět skutečný příchod i odchod, aby šel opravit. Odchod proto doplňte v rozpisu, nejlépe dřív, než zaměstnanec znovu přijde – postup je v Docházka a směny → Docházkový terminál.
Fond sekce a fond při nástupu v průběhu měsíce
Globální fond je výchozí hodnota. Sekce s vyplněným polem Vlastní měsíční fond (volitelné) ho pro své lidi přebije. Fond pro jednotlivého zaměstnance nastavit nejde – zkrácené úvazky můžete dát do samostatné sekce s nižším fondem; sekce ale určuje i obsazenost v rozpisu a automatické doplňování směn.
Fond se vždy počítá za celý měsíc: nezkrátí se, když člověk nastoupí nebo odejde v průběhu měsíce, ani když má dovolenou nebo nemoc (ty se místo toho přičtou k vykázaným hodinám). Saldo u lidí, kteří v měsíci nepracovali celý, posuzujte ručně.
Dovolená a nemoc
Dovolenou, nemoc a neplacené volno zadáváte v rozpisu směn jako položku s typem absence, i přes několik dnů. Report z ní spočítá hodiny podle tří polí:
| Pole | Co dělá |
|---|---|
| Hodin za den absence | Kolik hodin má jeden den dovolené, nemoci nebo neplaceného volna. Výchozí 8 hodin. Platí pro všechny zaměstnance provozovny stejně, i pro zkrácené úvazky. |
| Víkendy v bloku absence | Nepočítat (sobota a neděle se přeskočí) – výchozí. Počítat jako běžný den – sobota a neděle se započítají stejně jako pondělí. |
| Svátky v bloku absence | Nepočítat – výchozí; český státní svátek nebo den pracovního klidu se přeskočí
(včetně Velkého pátku a Velikonočního pondělí). Počítat jako běžný den. |
Jak se hodiny absence spočítají
Systém projde každý kalendářní den, kterého se položka dotkne, a za každý započítaný den přičte Hodin za den absence – bez ohledu na to, v kolik položka začíná a končí. Dovolená od pondělí do neděle tak při výchozím nastavení dá 5 × 8 = 40 hodin, s jedním státním svátkem v týdnu 32 hodin.
Položka, která není delší než Hodin za den absence – typicky půldenní dovolená 08:00–12:00 –, se započítá ve své skutečné délce. Když leží na víkendu nebo svátku, který se podle nastavení nepočítá, přičte se nula.
Jak zadat konec absence
Rozhoduje datum konce. Položka od pondělí 08:00 do úterý 08:00 se dotkne dvou dnů a dá 16 hodin, ne 8. Jednodenní absenci proto zadejte se začátkem i koncem ve stejný den (třeba 08:00–16:00). Vícedenní blok nechte skončit v poslední den absence, nebo přesně o půlnoci (00:00) dne následujícího – konec o půlnoci se do dalšího dne nepočítá.
Pozor u sekcí otevřených přes půlnoc: nová položka v rozpisu se předvyplní s koncem na další den. U absence konec přepište na stejný den.
Neplacené volno se počítá stejně jako dovolená, v reportu má ale vlastní sloupec a do salda se nepočítá. Absence přes přelom měsíce se rozdělí – do každého měsíce se započítají jen jeho dny (podrobně v Docházka a směny → Přesčasy, reporty a mzdy).
Docházka a licence
Vedle formuláře s pravidly je přehled Docházka a licence. Vidí ho jen majitel Zaměstnancům se nezobrazí, ani když mají právo spravovat docházku – kolik provozovna platí, je věc majitele.
| Řádek přehledu | Co ukazuje |
|---|---|
| Zaměstnanci vedení v docházce | Kolik lidí má u této provozovny zapnutou docházku. |
| licence zahrnuje v ceně | Kolik lidí v docházce je v ceně licence. |
| Nad rámec licence | Počet lidí navíc × cena za každého dalšího. Řádek se ukáže, jen když takoví jsou. |
| Registrované terminály | Počet připojených tabletů, které nejsou odpojené: tablety nového terminálu připojené kódem (seznam je v záložce Docházkový terminál, odpojují se ve Správě PC / zařízení) i tablety původního terminálu. Pod ním případně Nad rámec licence pro terminály navíc. Řádky s terminály se ukážou, když nějaký tablet máte nebo když licence terminály účtuje. |
| Docházka celkem měsíčně | Částka, která se za docházku připočítává k měsíčnímu poplatku za provozovnu. |
Běžně stojí každý člověk v docházce 30 Kč měsíčně, počítá se od prvního, a připojené tablety se neplatí. Příklad: provozovna vede v docházce 12 lidí, přehled tedy ukáže 12 × 30 Kč = 360 Kč měsíčně. Individuální licence může mít některé lidi nebo tablety v ceně jinak – platí to, co ukazuje přehled.
Kdy se částka strhává
Poplatek za provozovnu se strhává z kreditu vždy, když skončí zaplacené období – obvykle na dalších 30 dní, a když kredit na celé období nestačí, po jednom dni. Částka za docházku se spočítá z počtu lidí v docházce a připojených tabletů právě v tu chvíli. Kdo je v docházce v okamžiku strhávání, zaplatí se za celé další období; když někoho z docházky vyřadíte, projeví se to až při dalším strhávání. Zpětně se nic nevrací. O kreditu více v Administrace systému → Uživatel, kredit a faktury.
Znovu připojený tablet se počítá dvakrát
Když se na tabletu smažou data prohlížeče, tablet zapomene, že je připojený, a potřebuje nový kód. Po novém připojení přibude v seznamu připojených tabletů jako další a původní záznam zůstane aktivní – do licence se počítají oba, dokud starý neodpojíte tlačítkem Odpojit ve Správě PC / zařízení (u původního terminálu v jeho seznamu tabletů).
Kdo se v docházce vede, přepnete na kartě zaměstnance
Na kartě zaměstnance má každá provozovna, ke které patří, zaškrtávátko Vést v docházce (píchačky). Kdo ho u téhle provozovny má zapnuté, píchá si na jejím terminálu, objeví se v jejím rozpisu směn i v měsíčním reportu – a počítá se do téhle částky. Kdo se vede v docházce na dvou provozovnách, počítá se u každé z nich. Brigádníka, který u vás byl tři víkendy, tak můžete z docházky vyřadit a od dalšího strhávání se přestane účtovat. Zaškrtávátko mění jen majitel účtu a pod ním vidí, co stojí další člověk v docházce. Podrobně v Administrace systému → Správa zaměstnanců.
Nově přidaní zaměstnanci docházku zapnutou mají
Lidé přiřazení k provozovně před zavedením docházky ji tam mají vypnutou – zapněte ji těm, kdo si mají píchat. Nikdo tak neplatí za lidi, které v docházce nesleduje. Když zaměstnance zakládáte nebo mu přidáváte provozovnu jako majitel, je zaškrtávátko zapnuté rovnou. Komu zaměstnance založí nebo provozovnu přidá vedoucí, ten má docházku vypnutou, dokud ji majitel nezapne.
Docházku vypínejte až po odchodu
Kdo má u provozovny docházku vypnutou, na terminálu si už nepíchne – ani odchod. Když ji vypnete někomu, kdo je právě na směně, jeho otevřený záznam musíte uzavřít v rozpisu ručně. Existující záznamy a směny jde v rozpisu opravit i lidem, kteří se v docházce už nevedou.
Kdy se změna projeví
Nastavení platí hned po uložení. Report i hodiny v rozpisu se ale počítají pokaždé znovu, takže některé změny dopadnou i na minulé měsíce a jiné jen na nové záznamy:
| Co změníte | Kdy se to projeví |
|---|---|
| Přestávky (kromě placených krátkých pauz), Nejdelší uznaná směna, Zaokrouhlování hodin | I zpětně – při příštím otevření reportu nebo rozpisu, i u měsíců, které máte za sebou. |
| Krátké pauzy (cigárko) | Jen u pauz zahájených po změně – placená, nebo neplacená se pauza poznamená při zahájení. |
| Globální měsíční fond, vlastní fond sekce, přeřazení člověka do jiné sekce | I zpětně ve fondu a saldu všech měsíců. |
| Hodin za den absence, Víkendy a Svátky v bloku absence | I zpětně u všech zadaných absencí. |
| Tolerance příchodu a odchodu, Jak tolerance funguje, Režim přesčasů | Jen u nových odchodů. Zapisují se k záznamu v okamžiku odchodu podle tehdejšího plánu. Hotový záznam se podle nového nastavení přepočítá, až v něm v rozpisu změníte příchod nebo odchod, nebo o přesčasu rozhodnete; o přesčasu, který už byl schválený, zamítnutý nebo automaticky započítaný, se znovu nerozhoduje. Barva proužku docházky v rozpisu se naopak počítá vždy z aktuální tolerance, takže se u starých dnů může změnit hned, i když se jejich hodiny a přesčas nepřepočítají. |
| Hodinová sazba na kartě zaměstnance | I zpětně – report bere vždy aktuální sazbu, změna přepíše hrubou mzdu i za minulé měsíce. |
Měsíc nejde uzavřít
Report nemá uzávěrku ani zámek: počítá se vždy z aktuálních záznamů, nastavení a sazeb. Než pravidla nebo sazby změníte, stáhněte si report za předchozí měsíc do Excelu a vytiskněte pásky – jen tak vám zůstanou čísla, podle kterých se vyplácelo. Pravidla měňte nejlépe od začátku měsíce.
Doporučené pořadí nastavení
Zapněte docházku lidem, kterých se týká
Na kartě zaměstnance, u každé provozovny zvlášť – zapnout ji může jen majitel účtu. Bez toho se člověk nedostane na terminál a neobjeví se v rozpisu ani v reportu.
Založte sekce
Bar, kuchyň, obsluha, rozvoz. U každé zadáte otevírací dobu, případně vlastní měsíční fond, a požadovaný počet lidí na směně – viz Nejdřív sekce.
Přiřaďte zaměstnance do sekcí
Každý člověk může být jen v jedné sekci – kdo je už jinde, je v okně zašedlý se štítkem Již v: …. Ze sekce se pak bere jeho fond hodin a podle ní se počítá obsazenost.
Nastavte pravidla
Přestávky, tolerance, přesčasy, zaokrouhlení, fond a absence – tedy to, co je popsané výše. Zvlášť si projděte přestávky a to, jestli chcete symetrickou, nebo jednosměrnou toleranci.
Zprovozněte terminál
Bez něj nemá plán s čím porovnávat. Na tabletu otevřete mujprofirest.cz/dochazka a připojte ho kódem v záložce Docházkový terminál. Postup je v Docházka a směny → Docházkový terminál.
Zkontrolujte hodinové sazby
U zaměstnanců v jejich kartě. Bez sazby vyjde odhad mzdy v rozpisu i hrubá mzda v měsíčním reportu nulová.
Co se kde projeví
Není to mzdový systém
Docházka dává podklad pro účetní, ne výplatní pásku. Nepočítá příplatky za noční a svátky, odvody ani srážky.