Příjem zboží podle faktury nebo dodacího listu
Zboží od dodavatele naskladníte nahráním faktury nebo dodacího listu – PDF nebo fotky z telefonu. Řádky se z dokladu vyčtou, spárují se se skladovými položkami a vy je jen zkontrolujete. Přiřazení si systém zapamatuje, takže u dalšího dokladu od stejného dodavatele proběhne samo.
Než začnete
- Skladové položky – řádky dokladu se přiřazují k položkám, které už máte. Chybějící položku jde založit přímo při kontrole.
- Položky skryté pro provozovnu se při párování nenabízejí.
Na této stránce
Nahrání dokladu
Na stránce Příjem zboží klikněte na Vybrat soubor (nebo soubor přetáhněte do rámečku) a vyberte PDF, nebo fotku JPG či PNG – nejvýš 10 MB. Čtení dokladu trvá obvykle 10–30 sekund. Pak se otevře kontrola řádků.
Vedle nahrání je seznam Faktury přijaté k naskladnění: faktury zapsané v Účetnictví › Faktury přijaté za posledních 60 dní, které mají přílohu, druh nákladu Suroviny a zboží, Nápoje nebo žádný a ještě nejsou naskladněné. Tlačítko Naskladnit vyčte řádky z přílohy faktury.
Pod tím je seznam dokladů provozovny: rozpracované (tlačítko Dokončit), naskladněné, stornované a dodací listy, které čekají na fakturu.
Kontrola řádků
Každý řádek dokladu ukazuje množství a cenu z dokladu, přiřazenou skladovou položku, kolik se naskladní a novou nákupní cenu za jednotku skladu. Nahoře je věta, kolik řádků zbývá vyřešit, a záložky Vše, K vyřešení, Připraveno a Neskladovat.
| Řádek | Co znamená | Co udělat |
|---|---|---|
| Zelený – zapamatováno, podle EAN, vybráno ručně | Položka i přepočet jsou jisté. | Nic, jen zkontrolujte množství. |
| Oranžový – návrh podle názvu, zkontrolujte přepočet | Položka je navržená podle názvu zboží, nebo se jednotka na dokladu liší od jednotky skladu. | Zkontrolujte položku a přepočet a klikněte na Potvrdit. |
| Červený – nepřiřazeno | Pro řádek se nenašla skladová položka. | Vyberte položku (pište do pole, nabídka se zúží), založte Novou položku, nebo zvolte Neskladovat. |
| Šedý – Neskladovat | Řádek se nenaskladní – zálohy na obaly, doprava, služby, alobal… | Když se mýlí, klikněte na Skladovat. |
Přepočet jednotek: když je na dokladu jiná jednotka než u skladové položky (např. „3 krt“ a položka v kusech), u řádku je pole 1 krt = 24 ks. Číslo se předvyplní z názvu zboží („krt 24ks“), jistotu ale máte jen po kontrole. Gramy a mililitry se na kilogramy a litry přepočítají samy.
Když se při čtení spletlo množství nebo cena, klikněte u řádku na Opravit množství a přepište množství a cenu řádku celkem bez DPH. Řádek se záporným množstvím (vratka) se nenaskladňuje.
Řádek, který na dokladu chybí, přidáte tlačítkem Přidat řádek, který na dokladu chybí (název, množství, jednotka, cena celkem bez DPH). Rozpracovanou kontrolu uložíte tlačítkem Uložit rozpracované a dokončíte později.
Údaje dokladu
Nad řádky jsou údaje vyčtené z dokladu: druh (faktura / dodací list), dodavatel, IČO, číslo dokladu, datum dodání a u faktury datum vystavení, splatnost a variabilní symbol. Zkontrolujte je – dodavatel slouží k zapamatování přiřazení a faktura se s těmito údaji zapíše do Faktur přijatých. Součet řádků bez DPH se porovná se základem DPH na faktuře; když nesedí, možná řádek chybí.
Naskladnění
Tlačítko Naskladnit se odemkne, až jsou vyřešené všechny řádky. Systém pak:
- Zvýší zásobu každé položky na této provozovně (množství z dokladu × přepočet) a zapíše pohyb Naskladněno.
- Když je zaškrtnuté Aktualizovat nákupní ceny podle dokladu, uloží novou nákupní cenu (cena řádku bez DPH / naskladněné množství) – u dodavatele položky na této provozovně, jinak u položky. Změna o víc než 10 % je při kontrole oranžově. U dokladu v cizí měně je volba předem vypnutá.
- Zapíše hodnotu naskladněných řádků bez DPH do výdajů provozovny – stejně jako přijatá objednávka (Příjmy a výdaje).
- Zapamatuje si přiřazení řádků pro tohoto dodavatele.
- U faktury ji zapíše do Faktur přijatých i s přílohou (druh nákladu podle dokladu, jinak Suroviny a zboží, nezaplacená). Když je faktura se stejným číslem od stejného dodavatele už zapsaná, jen se s ní příjemka propojí. Zapíše se i tehdy, když naskladňuje zaměstnanec bez práva Účetnictví – upravit ji pak smí jen zaměstnanec s tímto právem.
Když se faktura do Účetnictví nezapíše nebo už je naskladněná
Chybu v čísle, datech nebo IČO ukáže stránka u pole a nenaskladní nic. Když nesedí rozpis DPH z faktury, zboží se naskladní a hláška vás požádá, ať fakturu do Faktur přijatých zapíšete ručně.
Stejný doklad (stejný dodavatel, druh a číslo, nebo stejná faktura přijatá) se podruhé nenaskladní – stránka napíše, že už je naskladněný. Rozpracovanou příjemku pak zahoďte.
Zapamatované přiřazení
Po naskladnění si systém pro dodavatele (podle IČO, bez něj podle názvu) zapamatuje u každého řádku skladovou položku a přepočet – podle kódu zboží dodavatele, EANu i názvu. U dalšího dokladu od stejného dodavatele se tyto řádky spárují samy a jsou zelené zapamatováno. Přepočet platí pro jednotku z dokladu: přijde-li stejné zboží v jiné jednotce (kusy místo kartonů), položka se doplní, přepočet je ale oranžový k potvrzení. Zapamatuje se i Neskladovat. Když řádek přiřadíte jinak, při dalším naskladnění se přiřazení přepíše.
Řádky bez zapamatovaného přiřazení se párují podle EANu (shoda s EANem skladové položky), jinak se položka navrhne podle názvu zboží – takový návrh je vždy oranžový a čeká na potvrzení.
Dodací list a pozdější faktura
Zboží často přijde s dodacím listem a faktura až později. Dodací list naskladníte stejně jako fakturu (druh dokladu Dodací list); bez cen se nákupní ceny nemění a do výdajů se nezapíše nic. V seznamu dokladů je pak u něj čeká na fakturu.
Až fakturu od stejného dodavatele (stejné IČO, bez IČO stejný název) zapíšete do Faktur přijatých, nabídne stránka faktury Ano, propojit (dodací listy naskladněné za posledních 60 dní). Po propojení se zboží znovu nenaskladní. Faktura patří k jinému dodání? Pak ji naskladněte tlačítkem Ne, naskladnit podle faktury.
Naskladnění z Faktur přijatých
Komu patří i právo Sklad, vidí u faktury přijaté za zboží, nápoje nebo bez druhu nákladu řádek o skladu:
- Zboží z faktury ještě není naskladněné – tlačítko Naskladnit podle faktury vyčte řádky z přílohy a otevře kontrolu. Údaje dokladu se berou z faktury a při kontrole se nemění.
- Faktura bez přílohy – naskladnit jde, až k ní přiložíte PDF nebo fotku.
- Naskladnění je rozpracované – tlačítko Dokončit naskladnění.
- Zboží je naskladněné (i z propojeného dodacího listu) – tlačítko Otevřít příjemku.
Storno a zahození
Stornovat příjemku (u naskladněného dokladu) sníží zásoby položek zpět o naskladněné množství (pohyb Vyskladněno) a smaže výdaj. Nákupní ceny ani zapamatované přiřazení se nevracejí a faktura ve Fakturách přijatých zůstane. Doklad pak můžete naskladnit znovu.
Rozpracovanou příjemku, kterou nechcete dokončit, smažete tlačítkem Zahodit rozpracovanou příjemku.
Na co si dát pozor
- Údaje vyčtené z dokladu se můžou splést – v čísle, množství i v návrhu položky. Před naskladněním projděte hlavně množství na sklad a přepočty.
- Každou dodávku naskladněte jednou: buď podle dodacího listu, nebo podle faktury. Pozdější fakturu k dodacímu listu jen propojte.
- Naskladňuje se vždy do provozovny vybrané v administraci.
- Doklad má nejvýš 300 řádků; delší se načte jen do 300. řádku.