# Faktury vystavené

Nápověda ProfiREST › Administrace systému › Faktury vystavené · https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/faktury · aktualizováno 2026-11-10

Přehled objednávek zaplacených **fakturou** a toho, jestli už odběratel zaplatil. Stránka ukáže, kolik peněz na fakturách čeká, které faktury jsou po splatnosti, a u každé jde zapsat, kdy platba přišla. Samotnou fakturu (doklad pro odběratele) vystaví podle [Nastavení faktur](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/faktury#cislovani) buď účetní ve svém programu – třeba z [exportu pro Pohodu nebo Money S3](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/integrace#ucetni) –, nebo ProfiREST: přidělí číslo z vaší číselné řady, vytvoří PDF a pošle ho odběrateli e-mailem.

**Kde to najdu:** Účetnictví · Faktury vystavené · `/admin/invoices/out` · Oprávnění: Účetnictví

**Nastavení:** Účetnictví · Nastavení faktur · `/admin/invoices/nastaveni` · Jen majitel

## Odkud faktury jsou

Faktura je každá objednávka provozovny, kterou máte v administraci vybranou, zaplacená formou úhrady *Fakturou* – obsluha v pokladně zvolí **Na fakturu** a vyplní fakturační údaje (viz [Platba v pokladně](https://www.mujprofirest.cz/help/pokladna/platba)), host ubytování zaplatí fakturou ([doklad za pobyt](https://www.mujprofirest.cz/help/ubytovani/ucet#doklad) s firmou a jménem z pobytu – IČO a adresu doplníte tady), nebo platbu na fakturu změníte v [detailu objednávky](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/objednavky#detail). Na stránce jsou i faktury z doby, kdy stránka ještě nebyla – nová se objeví, jakmile objednávka dorazí na server.

- **Doklad** – číslo účtenky z pokladny (u objednávek z e-shopu číslo objednávky); odkaz otevře detail objednávky.
- **Odběratel** – firma, jméno, IČO a DIČ z fakturačních údajů, které pokladna připíše k objednávce. Když u dokladu nejsou, stránka napíše „Odběratel není u dokladu zapsaný“ a název účtu (stolu).
- **Částka** – celková cena objednávky včetně dopravy. Po částečném stornu je tu, co zbývá zaplatit, a pod tím přeškrtnutá původní částka.
- **Faktura** – číslo faktury. Bez čísla je tu tlačítko **Doplnit číslo** (fakturu vystavuje účetní), nebo **Vystavit** (vystavuje ProfiREST); u vystavené faktury odkaz *PDF* a kdy odešla e-mailem. Kliknutí otevře okno faktury.
- **Splatnost** – počet dní z [Nastavení faktur](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/faktury#nastaveni) (prázdné pole = *Splatnost (dní)* u vydaných faktur v [nastavení Pohody](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/integrace#pohoda), výchozí 14 dní) od data vystavení faktury: u faktury vystavené ProfiRESTem od dne, kdy jste ji vystavili, u ostatních od uzavření účtu v pokladně. Stejná splatnost je na PDF, v exportu do Pohody, v počtu faktur po splatnosti i v ranním e-mailu. U jednotlivé faktury ji změníte v [detailu objednávky](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/objednavky#splatnost), pak je u ní „(upravená)“ – nikdy ale nebude dřív než den vystavení.

## Kdo fakturu vystavuje

V [Nastavení faktur](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/faktury#nastaveni) zvolíte pro provozovnu jednu ze dvou možností:

- **Účetní** (výchozí) – fakturu vystaví účetní ve svém programu, třeba z exportu do Pohody. Číslo, pod kterým ji vystavila, doplníte u faktury, ať je v přehledu vidět a jde podle něj hledat.
- **ProfiREST** – faktura dostane číslo z vaší číselné řady a vznikne z ní PDF s dodavatelem, odběratelem, položkami účtu, rozpisem DPH a QR platbou. PDF stáhnete nebo pošlete odběrateli e-mailem. Do exportu pro Pohodu jde faktura se stejným číslem a variabilním symbolem.

Přepnout jde kdykoli; faktury, které už číslo mají, zůstanou, jak jsou. Faktury, které už vystavil ProfiREST (mají PDF), jdou do exportu pro Pohodu dál s naším číslem i po přepnutí na účetní – zákazník je má s tímhle číslem.

## Nastavení faktur

Tlačítko **Nastavení faktur** na stránce faktur (nebo položka v menu Účetnictví) otevře nastavení pro provozovnu vybranou v administraci:

- **Kdo fakturu vystavuje** – viz [výše](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/faktury#cislovani).
- **Číselná řada** (jen když vystavuje ProfiREST) – tvar čísla ze značek `{RRRR}` (rok), `{RR}` (rok dvěma číslicemi), `{MM}` (měsíc) a `{NNNN}` (pořadí doplněné nulami, počet N = počet číslic), k tomu písmena bez diakritiky, číslice a `- / _ .`; číslo může mít nejvýš 20 znaků. Předvolby vloží běžné tvary (20260001, FV20260001, FV-2026-0001, 2610001). *Příští pořadí* nastavíte, když řada pokračuje z jiného programu; *Každý rok začít od 1* pořadí s novým rokem vynuluje – tvar čísla pak musí obsahovat rok (`{RRRR}` nebo `{RR}`), jinak by se čísla v novém roce opakovala. V novém roce ukazuje pole *Příští pořadí* rovnou 1. Pod tím je vidět, jaké číslo dostane příští faktura. Číslo, které už nějaká faktura provozovny má, se přeskočí. Dvě tečky za sebou v čísle být nesmí.
- **Splatnost (dní od vystavení)** – platí pro přehled faktur, PDF i export do Pohody (od kterého dne se počítá, viz [Splatnost](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/faktury#odkud)). Prázdné pole = podle nastavení Pohody.
- **Sledovat úhrady od** – viz [Začátek](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/faktury#zacatek).
- **Ranní e-mail o fakturách po splatnosti** – zapnuté hned. Jednou denně v 7 hodin pošle na e-mail majitele účtu přehled: vystavené faktury po splatnosti (kdo dluží a kolik), přijaté faktury po splatnosti a přijaté faktury splatné do 3 dnů – u všech provozoven účtu v jednom e-mailu. Když není co hlásit, e-mail nepřijde. Vypíná se pro každou provozovnu zvlášť. Nabídka se ukáže po aktualizaci databáze.
- **Dodavatel na faktuře** – název, adresa, IČO, DIČ, plátce DPH, e-mail, telefon a web. Na začátku jsou předvyplněné z fakturačních údajů účtu ([Nastavení](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/nastaveni)); u provozovny, která je jiná firma, je přepište. **ARES** doplní údaje firmy podle IČO. Neplátce DPH dostane fakturu bez rozpisu DPH s větou „Dodavatel není plátcem DPH“.
- **Platba převodem** – číslo účtu a kód banky (s nimi je na faktuře QR platba), volitelně IBAN a BIC. Variabilní symbol je číslo faktury (jen jeho číslice, nejvýš 10; jinak ID dokladu).
- **Faktury přijaté do POHODY** – členění DPH (výchozí PD), předkontace, prefix číselné řady a středisko, se kterými jdou [faktury přijaté](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/faktury_prijate) do exportu pro Pohodu.
- **Texty** – poznámka pod součty faktury (zápis v obchodním rejstříku, poděkování) a text e-mailu s fakturou; v něm `{cislo}` nahradí číslo faktury a `{dodavatel}` název dodavatele.

Když vystavuje ProfiREST, nastavení se neuloží bez názvu, adresy a IČO dodavatele (u plátce DPH i bez DIČ); chybné pole stránka označí. Nastavení faktur mění jen majitel – je v něm číslo účtu, na které odběratelé platí.

## Odběratel a číslo faktury

Kliknutím na číslo faktury, **Vystavit** nebo **Doplnit číslo** se otevře okno faktury. Odběratele (firma, jméno, adresa, IČO, DIČ, e-mail) v něm opravíte nebo doplníte, když ho pokladna nezapsala nebo zapsala špatně; **ARES** načte firmu podle IČO. Změna platí jen pro fakturu – poznámka objednávky zůstane beze změny – a použije se i v exportu do Pohody. U faktury, která už odešla e-mailem, odběratele změnit nejde: je to vydaný daňový doklad a opravu řeší účetní opravným dokladem.

Když fakturu vystavuje účetní, napište do pole *Číslo faktury* číslo, pod kterým ji vystavila, a uložte (nejvýš 20 znaků: písmena bez diakritiky, číslice a `- / _ .`, ne dvě tečky za sebou). Stejné číslo nemůžou mít v provozovně dvě faktury. Prázdné pole číslo smaže. Faktura s číslem od účetní se pak v ProfiRESTu znovu nevystavuje – když má jít z číselné řady, číslo nejdřív smažte.

## Vystavit fakturu, PDF a e-mail

Když fakturu vystavuje ProfiREST, zkontrolujte v okně faktury odběratele a klikněte na **Vystavit fakturu**. Faktura dostane příští číslo z řady a vznikne PDF:

- datum vystavení je den vystavení, datum zdanitelného plnění den zaplacení účtu, splatnost počet dní z nastavení od dne vystavení (viz [Splatnost](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/faktury#odkud));
- položky jsou stejné jako v exportu do Pohody – položky účtu s obalem, doprava, sleva na celý účet a úprava ceny po sazbách DPH a zaokrouhlení; součet sedí s částkou objednávky. U částečně stornované objednávky jsou pod nimi stornované položky se zápornou částkou (začínají „Storno:“), takže faktura i QR platba jsou na částku, která zbývá zaplatit;
- část zaplacenou dárkovým voucherem faktura uvede jako uhrazenou, k úhradě (i v QR platbě) zbývá jen zbytek.

Číslo se přidělí až spolu s PDF: když PDF nevznikne (třeba objednávka nemá položky), faktura číslo nedostane a v řadě nezůstane díra.

Tlačítko **Vystavit zobrazené (N)** nad seznamem vystaví naráz zobrazené faktury bez čísla, které mají odběratele – po dávkách nejvýš 25 faktur na jedno kliknutí. Když jich je víc, hláška napíše, kolik zbývá; klikněte na tlačítko znovu. Faktury, které vystavit nejde, přeskočí a u prvních pěti napíše proč.

U vystavené faktury je v okně **Stáhnout PDF** a pole pro e-mail odběratele s **Poslat e-mailem**. E-mail odchází jménem dodavatele s PDF v příloze a odpověď odběratele přijde na e-mail dodavatele z nastavení; stránka si pamatuje, kdy a kam faktura odešla. Jednu fakturu jde poslat nejvýš pětkrát za den a provozovna pošle nejvýš 100 e-mailů s fakturami denně – pak PDF stáhněte a pošlete sami. V ukázkovém účtu se e-maily neposílají.

## Začátek: od kdy sledovat úhrady

Úhrady faktur se dřív nikde nezapisovaly, takže by všechny starší faktury svítily jako nezaplacené. Při prvním otevření proto stránka nabídne *Od kdy sledovat úhrady*: tento měsíc, minulý měsíc, letos, nebo jiné datum. Po **Začít sledovat úhrady** čekají na zápis úhrady faktury vystavené od toho dne; starší mají stav *Nesleduje se* a do součtů nevstupují. Dokud sledování nezačne, je vidět jen přehled *Všechny za období*.

## Nezaplacené, po splatnosti, všechny

Karty nahoře ukazují, kolik peněz čeká na zaplacení a kolik z toho je po splatnosti; věta nad nimi říká, co je teď potřeba udělat. Pod nimi jsou tři záložky:

- **Nezaplacené** – všechny faktury od začátku sledování, které čekají na platbu, od nejstarší splatnosti.
- **Po splatnosti** – jen ty, jejichž splatnost už minula; u každé je, kolik dní.
- **Všechny za období** – faktury vystavené v období (výchozí tento měsíc, nejvýš rok), i zaplacené, stornované a opravné doklady. Pod tabulkou je součet, kolik je zaplaceno a kolik čeká.

Pole *Hledat* najde fakturu podle odběratele, IČO, DIČ, čísla dokladu nebo názvu účtu; na diakritice a velikosti písmen nezáleží.

## Zapsat úhradu

Když platba přijde na účet, klikněte u faktury na **Zapsat úhradu**, zkontrolujte datum (výchozí je dnešek, budoucí datum nejde) a potvrďte. Faktura se přesune mezi zaplacené a stránka si pamatuje, kdo úhradu zapsal. U zaplacené faktury jde přes **Upravit úhradu** opravit datum, nebo úhradu zrušit – faktura pak znovu čeká na platbu.

## Stavy faktury

| Stav | Co znamená |
| --- | --- |
| Čeká na platbu | Faktura od začátku sledování, splatnost ještě neminula. |
| Po splatnosti N dní | Splatnost minula a úhrada není zapsaná. |
| Zaplaceno | Úhrada je zapsaná, u stavu je její datum. |
| Stornovaná | Celá objednávka je stornovaná; nic se neplatí. |
| Opravný doklad | Storno doklad k faktuře (záporná částka) s odkazem na původní doklad; jeho částka je už odečtená u původní faktury. |
| Nesleduje se | Faktura vystavená před začátkem sledování úhrad. |

## Na co si dát pozor

- Úhrady se nezjišťují z banky – zapisujete je ručně podle výpisu z účtu.
- Vystavená faktura číslo už nezmění. Dokud neodešla e-mailem, opravený odběratel vytvoří PDF znovu se stejným číslem; po odeslání už odběratele změnit nejde (řeší účetní opravným dokladem). Pozor na fakturu, kterou jste odběrateli poslali jinak než e-mailem z ProfiRESTu – o té stránka neví. Storno celé faktury (opravný doklad) ProfiREST jako PDF nevystavuje, řeší ho účetní.
- Stránku vidí majitel a zaměstnanec s oprávněním [*Účetnictví*](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/zamestnanci#prava-web) nebo *Plný přístup* – může zapisovat úhrady, opravovat odběratele, vystavovat a posílat faktury. Nastavení faktur je jen pro majitele.
- Účet podniku (*Účet podniku* v pokladně) není faktura a na stránce není.
- Úhrady a splatnosti se vedou pro každou provozovnu zvlášť – podle provozovny vybrané v administraci.