Svatba v penzionu patří k velkým a náročným zakázkám. Obsadí salonek, restauraci i většinu pokojů, přinese velkou tržbu a zároveň desítky drobných dohod: kdo platí pokoje, co je v ceně menu, jak dlouho teče víno zdarma a komu se vystaví faktura. Tento průvodce shrnuje, co se snoubenci domluvit předem, jak blokovat salonek a pokoje a jak vést útratu celé akce, aby se na konci nikdo nedohadoval.
Co se snoubenci domluvit předem
Většina sporů po svatbě vzniká z věcí, které se předem neřekly nahlas. Následující přehled je obecná praxe pořádání akcí v ubytovacích zařízeních:
| Téma | Co domluvit |
|---|---|
| Počet hostů | Odhad při rezervaci, závazný počet nejpozději v domluveném termínu před svatbou. |
| Menu | Pevné menu za cenu na osobu, nebo výběr. Dětské porce, vegetariáni, alergie. |
| Nápoje | Paušál, nebo podle skutečné spotřeby. Co je v ceně a od kdy se platí zvlášť. |
| Harmonogram | Obřad, oběd, dort, večeře, raut, kdy končí hudba. |
| Pokoje | Kolik pokojů blokujete, do kdy je snoubenci obsadí a kdo je platí. |
| Záloha | Výše, splatnost a co se s ní stane při zrušení nebo změně termínu. |
| Vyúčtování | Jedna faktura, nebo platba na místě; kdo za snoubence vyúčtování podepíše. |
Všechno, na čem se domluvíte, pošlete snoubencům e-mailem. Za půl roku si nikdo nebude pamatovat, jestli prosecco bylo v ceně.
Pokoje pro svatebčany
U pokojů je nejdůležitější termín, do kdy snoubenci blokované pokoje obsadí. Bez něj držíte pokoje, které možná nikdo nevyužije. Obecně se osvědčuje:
- Blok pokojů s datem uvolnění. Co snoubenci do domluveného data neobsadí, nabídnete dalším hostům.
- Jasno v tom, kdo platí. Buď snoubenci za všechny, nebo každý host sám při odjezdu. Kombinace bez seznamu vede ke zmatku.
- Seznam hostů na pokojích od snoubenců předem, aby recepce věděla, kdo kam patří.
- Odjezdy druhý den. Po svatbě odjíždí většina hostů ve stejnou dobu. Domluvte pozdější snídani a připravte recepci na frontu.
V řadě Ubytování zapíšete blokované pokoje na plachtu jako pobyty; co snoubenci do domluveného data neobsadí, zrušíte a pokoj se uvolní pro další hosty. Seznam hostů od snoubenců zapíšete do evidence hostů. Útratu ubytovaných z restaurace a baru zapíše pokladna na účet jejich pokoje a každý host pak při odjezdu zaplatí celý účet svého pokoje najednou.
Salonek a stoly v knize rezervací
Kdo v ProfiRESTu používá rezervace stolů, pokryje svatbu nástroji z kapitoly Rezervace stolů a služeb:
- Den bez rezervací pro uzavřenou společnost. Ten den nelze rezervovat žádný stůl ani službu, takže vám nikdo online nezabere místo v restauraci.
- Blokace stolu, když svatba zabírá jen salonek. U každého stolu salonku vyberete čas a délku, důvod je nepovinný. Ostatní stoly v restauraci lze rezervovat dál.
- Vlastní délka rezervace přepíše běžnou dobu u stolu podle počtu osob, třeba oslava na šest hodin.
- Záloha pevnou částkou za rezervaci, kterou host zaplatí kartou přes platební bránu e-shopu. Odkaz k zaplacení dostane e-mailem.
- Tisk pro obsluhu vytiskne platné rezervace dne na A4 s časem, hostem, počtem osob, přáním a zálohou.
Jeden účet za celou akci
Útrata svatby se nejlépe vede na jednom pojmenovaném účtu, ne rozházená po stolech. Na pokladně ProfiRESTu lze účet otevřít pod názvem, třeba „Svatba Novákovi“, a markovat na něj celý den. Jak pokladna pracuje se stoly a účty, popisuje kapitola Práce se stoly a otevřenými účty. Pro svatbu se hodí:
- Víc účtů u jednoho stolu. U stolu z mapy založíte další účet, třeba pro hosty, kteří platí sami. Účty se jmenují podle stolu s písmenem (12/B, 12/C).
- Přesun položek mezi účty, když se během večera ukáže, že něco patří jinam.
- Platba vybraných položek. Snoubenci zaplatí menu a dohodnuté nápoje, host si sám zaplatí panáky navíc. Každá platba má vlastní účtenku a může mít jiný způsob platby.
Stanovte strop pro otevřený bar
Když snoubenci platí nápoje podle spotřeby, domluvte strop: po jaké částce se jich obsluha zeptá, jestli pokračovat. Náhled účtu s nápisem NEPLACENO lze na pokladně vytisknout kdykoli během večera. Vyhnete se tak účtu, který snoubence druhý den zaskočí.
Den svatby: lidé a provoz
Svatba prověří provoz víc než plná sobota. Několik obecných zásad, které se osvědčují:
- Jeden odpovědný člověk za akci, který mluví se snoubenci nebo se svědkem a rozhoduje o změnách během dne. Obsluha ví, za kým jít.
- Posila na směně. Na svatbu pro sedmdesát lidí nestačí běžná sestava. Brigádník potřebuje jen PIN na pokladnu, ne školení celého systému.
- Kuchyň podle harmonogramu, ne podle objednávek. Časy chodů domluvené předem ušetří stres u výdeje.
- Vlastní dort a pití od snoubenců. Pokud je povolujete, domluvte předem, jestli za ně účtujete poplatek a kolik.
- Ostatní hosté domu. Upozorněte ubytované, kteří na svatbu nepatří, že bude hudba, a nabídněte jim tišší pokoj.
Vyúčtování a faktura
Druhý den, nejlépe ještě před odjezdem snoubenců, projděte účet akce položku po položce. Pak zbývá zaplatit:
- Odečtěte zálohu. Zálohu za salonek z rezervace stolu vidíte v detailu rezervace. Pokladna ji zatím při placení účtu sama neuplatní; odečtěte ji ručně a s účetní domluvte, jak ji vést. Záloha za pobyt z online rezervace pokoje je na účtu pokoje jako platba sama.
- Zvolte způsob platby. Kartou přes terminál, hotově, nebo na fakturu. U faktury obsluha zadá IČO a údaje firmy se doplní z registru ARES. Odběratele lze ještě před vystavením doplnit nebo opravit v okně faktury v administraci.
- Vystavte fakturu. Podle nastavení na stránce Faktury vystavené ji vystaví buď účetní ve svém programu, nebo ProfiREST z vaší číselné řady jako PDF, které pošlete e-mailem. Podrobně v kapitole Faktury vystavené.
- Pokoje zaplatí podle dohody snoubenci, nebo každý host sám, když při odjezdu zaplatí celý účet svého pokoje.
Platby kartou a hotově na místě eviduje od 1. 1. 2027 v EET 2.0 server ProfiRESTu, platba na fakturu se neeviduje.
Co udělat teď
Připravte si jednostránkový formulář pro svatby podle tabulky výše a posílejte ho každému páru po první schůzce. Ušetří vám desítky telefonátů. Pokud chcete mít salonek, pokoje i útratu celé akce v jedné administraci, prohlédněte si řady Ubytování a Rezervace.