Tržby znáte z uzávěrky. Co vám z nich zůstane, se dozvíte až z nákupů, a ty bývají rozházené po fakturách a účtenkách. Sklad s recepturami to spojí: každá prodaná porce odepíše suroviny a spočítá náklad, každý nákup se zapíše do výdajů. Marži pak vidíte po měsících, ne jednou ročně od účetní. Tento průvodce ukazuje, jak sklad rozjet, aniž byste se v něm utopili.
Proč v gastru marže uniká
Cena jídla na lístku se stanovuje jednou, ceny surovin se mění pořád. Když maso zdraží o pětinu a cena porce zůstane, marže se potichu ztratí. Druhý únik je gramáž: kuchař dává do porce víc, než je v kalkulaci, a nikdo to nevidí. Třetí jsou odpisy, ochutnávky a to, co se vyhodí.
Ani jednu z těch tří věcí nezjistíte z tržeb. Potřebujete vědět, co vás porce stojí a kolik surovin reálně odešlo. Na obojí je potřeba receptura.
Receptura: věta, bez které sklad nefunguje
Receptura je věta typu „jedna Margherita = 0,25 kg těsta + 0,08 kg sýra + 0,06 kg rajčatového základu“. Jakmile ji u produktu zadáte, prodej odepíše suroviny ze skladu provozovny a z receptury se počítá náklad a marže objednávky. Bez receptury se při prodeji ze skladu neodečte nic a marže vychází příliš vysoko.
Množství se zadává v jednotce skladové položky. U položky vedené v kilogramech je 150 gramů 0,15, ne 150. To je nejčastější chyba při zakládání a projeví se až v inventuře jako velké manko. Pod recepturou vidíte orientační náklad na porci bez DPH a kolik procent prodejní ceny dělá. Nad 45 % se číslo zbarví oranžově, což je dobrý signál k přecenění nebo ke změně gramáže.
Kde začít, když máte 300 položek
Nezadávejte všechno najednou. Začněte u drahých surovin (maso, sýry, destiláty) a u položek, které se nejvíc prodávají. Ostatní doplňte časem. Z receptur u dvaceti nejprodávanějších jídel už dostanete použitelnou představu o marži.
Jak sklad rozjet bez zahlcení
- Založte kategorie skladu podle toho, jak máte sklad fyzicky uspořádaný: lednice, mrazák, suchý sklad, bar. Ne podle účetních skupin. Při inventuře pak jdete regál po regálu.
- Založte položky s jednotkou (kg, l, ks, bal) a výchozí nákupní cenou bez DPH. Z výchozí ceny se počítá náklad receptur, hodnota rozdílů v inventuře i hodnota skladu k datu.
- Přiřaďte dodavatele. Nákupní seznam se pak seskupí po dodavatelích a z každé skupiny vytvoříte objednávku jedním kliknutím.
- Udělejte první inventuru. Tím nastavíte počáteční stavy. Bez ní začíná každá položka na nule a prodej ji stáhne do mínusu.
- Doplňte receptury u produktů. Teprve pak prodej odečítá suroviny sám.
- Nastavte limity až po pár týdnech provozu, kdy víte, kolik čeho se opravdu spotřebuje. Limit říká, kdy objednat, ne kolik.
Nákupní řetěz: od limitu po fakturu
Dobře nastavený sklad běží v řetězu, kde jeden krok spouští další:
| Krok | Co se stane |
|---|---|
| Limit u položky | Jakmile stav klesne na limit nebo pod něj, položka se objeví v nákupním seznamu a řádek v tabulce zčervená. |
| Nákupní seznam | Seskupený po dodavatelích. U každého tlačítko Vytvořit objednávku s množstvím předvyplněným do limitu. |
| Objednávka u dodavatele | Objednáte jako obvykle, telefonem nebo e-mailem. Systém objednávku dodavateli neposílá. |
| Příjem zboží | Nahrajete fakturu nebo dodací list jako PDF či fotku. Řádky se vyčtou, spárují se se skladovými položkami, vy je zkontrolujete a naskladníte. Hodnota se zapíše do výdajů a faktura do účetnictví. |
| Inventura | Srovná evidenci se skutečností a rozdíl zapíše jako samostatný pohyb. Postup je v článku Inventura v restauraci krok za krokem. |
Jak limit stanovit: průměrná denní spotřeba krát počet dnů mezi objednáním a dodáním, s rezervou na výpadek dodávky. Když dodavatel jezdí jednou týdně, počítejte aspoň s týdnem a pár dny navíc.
Co sledovat každý měsíc
- Marže proti nákupům. Přehled Příjmy a výdaje staví proti sobě marži z objednávek (prodejní cena minus náklad podle receptur) a nákupy od dodavatelů. Když je rozdíl mezi měsíci velký, hledejte příčinu v recepturách nebo v odpisech.
- Výchozí cenu po zdražení. Náklad receptury se počítá z výchozí ceny na kartě položky, ne z ceny od dodavatele. Příjem z faktury uloží novou nákupní cenu u dodavatele položky, výchozí cenu na kartě ale po zdražení opravte ručně, jinak marže nesedí.
- Položky, které jsou v mínusu. Záporný stav obvykle znamená chybějící naskladnění nebo chybějící počáteční inventuru.
- Stav skladu k datu. Hodnota zásob k poslednímu dni měsíce bez fyzického počítání. Je to orientační podklad pro účetní, oceněný dnešní výchozí cenou.
- Opakující se rozdíly v inventuře. Jednorázový rozdíl je náhoda. Stejný rozdíl každý měsíc je buď špatná receptura, nebo problém v provozu.
Jak to řeší ProfiREST
Sklady a receptury jsou v ProfiRESTu už v tarifu Essential za 390 Kč měsíčně. Zásoba se vede pro každou provozovnu zvlášť, skladová položka je společná pro celý účet. Jak sklad funguje a jak ho rozjet, popisuje kapitola Skladové zásoby.
- Recepturu skládáte přímo na kartě produktu v části Receptura. Chybějící surovinu založíte, aniž byste formulář opustili. Do receptury jde vložit i hotový produkt, třeba pro menu z polévky a hlavního jídla. Podrobně v kapitole Sortiment, kategorie a produkty.
- Příjem zboží z faktury nebo dodacího listu: nahrajete PDF nebo fotku, řádky se vyčtou samy a přiřazení k položkám si systém u každého dodavatele pamatuje. Dodací list bez cen naskladníte hned a fakturu k němu později jen propojíte.
- Marži po měsících a nákupy od dodavatelů ukazuje Příjmy a výdaje. Prodej po položkách, kategoriích a hodinách najdete v statistikách.
- Dílčí inventuru alkoholu udělá bar přímo z pokladny, kuchyň ze svého zařízení. Velká inventura se dělá z administrace.
- Vyzkoušet jde po registraci v týdnu zdarma pro první provozovnu; nabídku i s cenami nahrajete z fotky jídelního lístku a receptury doplníte u prvních položek.