Inventura je srovnání systému se skutečností. Podle systému máte 12 kg mletého masa, vy ho zvážíte a máte 9,4 kg. Rozdíl je 2,6 kg a otázka zní, kam zmizely. Dobře udělaná inventura na to odpoví. Špatně udělaná přepíše správnou evidenci špatným číslem a příští měsíc nedává smysl. Tento návod vás provede celým postupem od přípravy po vyhodnocení.
Kdy a jak často
Jednou měsíčně u všeho, jednou týdně u drahých položek: maso, sýry, destiláty. Nepravidelná inventura vám řekne, že něco chybí, ale ne kdy to zmizelo. Pravidelná vám po třech měsících ukáže, jestli je rozdíl náhoda, nebo se opakuje.
Vždy ve stejný okamžik. Nejlépe po uzávěrce a před ranním naskladněním, kdy se ve skladu nic nehýbe. Když počítáte během provozu, prodeje mezi spočítáním a uložením se do rozdílu ztratí a čísla nic neznamenají.
Příprava
- Zapište odpisy. Zkažené, rozbité, ochutnávky a jídlo pro personál zapisujte průběžně ručním vyskladněním. Co nezapíšete, se v inventuře ukáže jako manko a budete ho hledat zbytečně.
- Roztřiďte položky do kategorií skladu podle míst uložení: lednice, mrazák, suchý sklad, bar. Při inventuře pak jdete regál po regálu a nic nepřeskočíte. Nezařazené položky skončí v poslední záložce, kde se špatně hledají.
- Vytiskněte inventurní tabulky. Z tabulky zásob stáhnete Excel s prázdným sloupcem pro naměřenou hodnotu: všechny položky, jen barové, nebo jen kuchyňské. Můžete si vybrat, jestli má tabulka obsahovat i evidovaný stav. Bez něj počítá personál poctivěji.
- Udělejte uzávěrku na pokladně i v kuchyňském systému, aby byly všechny prodeje odeslané na server a odepsané ze skladu.
Postup krok za krokem
- Založte inventuru. Tlačítko Vytvořit inventuru založí nový rozpracovaný záznam. Na provozovnu běží z administrace vždy jen jedna rozpracovaná inventura; když už nějakou máte, otevře se ta.
- Projděte položky po kategoriích. U každé vidíte evidovaný stav a prázdné pole pro naměřenou hodnotu v měrné jednotce položky. Hodnota se uloží, jakmile pole opustíte. Položku, kterou nespočítáte, nechte prázdnou; zůstane beze změny a nenuluje se.
- Zapište poznámku. „Rozbitá lednice“, „první inventura po otevření“, „nový kuchař od 1. 10.“. Za půl roku to oceníte, až budete hledat, proč je v jednom měsíci rozdíl dvojnásobný.
- Uložte hned. Rozdíl se počítá proti stavu v okamžiku uložení, ne v okamžiku počítání. Rozpracovanou inventuru proto nenechávejte otevřenou přes provoz.
Při uložení se stav položek s naměřenou hodnotou přepíše touto hodnotou a rozdíl se zapíše do pohybů jako samostatný inventurní pohyb. Historie se nemaže, takže lze zpětně zjistit, kolik se kde ztratilo.
Dílčí inventury z baru a kuchyně
Velká inventura se dělá z administrace. Rychlé dílčí inventury dělá personál přímo ze zařízení: bar spočítá alkohol, kuchyň maso. Zařízení vidí jen položky, které jste mu zaškrtli ve sloupcích Inventura Bar a Inventura Kuchyň v tabulce zásob.
V provozech s vyšší fluktuací se hodí volba „Nenastavovat sklad dle inventur“. Personál pak počítá, ale sklad nepřepisuje; jeho čísla slouží jen jako kontrola a skutečné srovnání děláte vy z administrace. Inventury z administrace zásobu mění vždy.
Nepočítejte odhadem
Odhadnutá hodnota je horší než žádná. Přepíše správnou evidenci nesprávným číslem a příští inventura ukáže rozdíl, který neexistuje. Když položku nestíháte spočítat, nechte ji prázdnou.
Co s rozdílem
Rozdíl není vždy krádež. Nejčastější příčiny jsou v tomto pořadí:
| Příčina | Jak ji poznáte | Co s tím |
|---|---|---|
| Chybná receptura | Stejný rozdíl každý měsíc u jedné suroviny, úměrný prodeji. | Zvažte na váze skutečnou porci a opravte gramáž v receptuře. |
| Špatná jednotka | Obří manko nebo přebytek, řádově tisícinásobek. | V receptuře je 150 místo 0,15 kg. Opravte a udělejte novou inventuru. |
| Neevidované odpisy | Rozdíl u zboží, které se kazí nebo rozbíjí. | Zapisujte odpisy ručním vyskladněním hned, ne na konci měsíce. |
| Chybějící naskladnění | Stav v mínusu, přebytek v inventuře. | Naskladňujte z faktury nebo dodacího listu hned po dodání. |
| Nepoctivost | Rozdíl u drahých položek, který nelze vysvětlit ničím z výše uvedeného. | Zúžte období přes stav skladu k datu a projděte pohyby položky. |
Než začnete kohokoli obviňovat, zkontrolujte receptury. Příčina bývá právě tam. Stav skladu k datu vám pak pomůže najít týden, kdy se evidence začala rozcházet se skutečností; v pohybech konkrétní položky uvidíte jednotlivé zápisy.
Jak to řeší ProfiREST
Inventury jsou součástí skladu, který je v ProfiRESTu už v tarifu Essential. Celý postup z administrace, včetně nastavení a přehledu provedených inventur s exportem do Excelu, popisuje kapitola Inventury.
- Dílčí inventuru alkoholu udělá bar přímo z pokladny při uzávěrce číšníka, kuchyň ze svého zařízení. U zařízení připojených kódem se inventura objeví i v auditu zaměstnanců.
- Stav skladu k datu dopočítá, kolik jste podle evidence měli v kterýkoli okamžik v minulosti, a pomůže zúžit období, kdy se evidence rozešla se skutečností.
- V detailu inventury vidíte položku po položce včetně cenového rozdílu. Počítá se s aktuální výchozí cenou z karty položky.
- Odpisy zapisujete ručním vyskladněním v tabulce zásob, příjem zboží z faktury nebo dodacího listu nahráním PDF či fotky. Marži a nákupy po měsících ukazuje statistiky.
- Začít můžete po registraci v týdnu zdarma pro první provozovnu. První inventura nastaví počáteční stavy a od té chvíle sklad odepisuje prodej podle receptur.