Silvestr, Valentýn, Den matek nebo firemní večírky v prosinci mají společné to, že o místa je zájem dlouho dopředu, hosté sedí déle než jindy a prázdný stůl bolí víc než v běžné úterý. Průvodce shrnuje, jak na takový večer připravit rezervace v ProfiRESTu: kapacitu, délku, zálohy, komunikaci s hosty a co udělat po akci. Kde jde o obecnou zkušenost z provozu, je to v textu řečeno.
Plán večera: jeden příchod, nebo dvě vlny
Nejdřív rozhodněte, jak bude večer vypadat. U silvestrovské večeře obvykle všichni přicházejí kolem stejné hodiny a sedí do půlnoci. Jindy se vyplatí dvě vlny: dřívější večeře a pozdější sezení. Podle toho nastavíte rezervace:
- Délka (min) u rezervace, kterou zapisuje obsluha, přepíše dobu podle pravidel. Pro celovečerní akci zadejte třeba 300 minut, aby systém stůl ten večer nenabídl nikomu dalšímu. Online rezervace se řídí dobou u stolu podle počtu osob z Pravidel; když má i online rezervace držet stůl celý večer, doby v Pravidlech na čas prodeje akce prodlužte a pak je vraťte.
- Tempo příchodů v Pravidlech říká, kolik hostů smí přijít v jednom časovém kroku. Když všichni přijdou v 19:00, kuchyně dostane objednávky najednou. U pevného menu to nevadí, u jídel podle lístku ano.
- Poslední rezervace určuje, kolik minut před zavřením může rezervace nejpozději začít. Má-li být ten večer otevřeno déle, upravte otevírací dobu.
Příklad: dvě vlny na Valentýna
Restaurace chce stoly obsadit dvakrát: první vlna v 17:30, druhá ve 20:00. Obsluha zapisuje rezervace s délkou 135 minut, takže první hosté drží stůl do 19:45 a s úklidem po odchodu (výchozí 15 minut) je stůl volný přesně na druhou vlnu. Při telefonické rezervaci je dobré hostovi rovnou říct, že první vlna končí ve 19:45; obecně to hosté přijmou lépe předem než u dezertu. Hostům, kteří chtějí sedět déle, nabídněte druhou vlnu.
Totéž funguje pro pozdní silvestrovské posezení po večeři, jen s delší délkou. Online stránka ale nabízí časy po zvoleném kroku, ne jen dvě pevné vlny. Pevné vlny proto nejjistěji uhlídáte u rezervací, které zapisuje obsluha.
Salonek a velké stoly
Salonek je v Mapě provozovny samostatná místnost se stoly. Pro velké skupiny pomůže:
- Spojování stolů. Stoly se stejným označením skupiny systém pro velkou skupinu spojí, nejvýš tři. Před akcí zkontrolujte, že skupiny odpovídají tomu, jak budou stoly ten večer stát.
- Online jen menší stoly. Volbou Nabízet hostům online vypnete salonek pro online rezervace a domlouváte ho po telefonu. Pole Největší skupina online pošle větší skupiny na telefon.
- Blokace stolu. Stůl, který se nemá nabízet, třeba pro stálé hosty nebo hudebníky, zablokujete na zvolený čas a délku. Na časové ose je šrafovaný a nepočítá se do hostů dne.
Když chcete mít celý den zavřeno pro uzavřenou společnost, zadejte ho do Dnů bez rezervací. Ten den nejde rezervovat stůl ani službu.
Záloha na sváteční večer
U akcí, kde prázdný stůl znamená velkou ztrátu, je záloha obvyklá. Na stránce Rezervace › Nastavení v části Zálohy zvolíte, zda ji chcete od určitého počtu osob, nebo u každé rezervace, a zda je částka za osobu, nebo za rezervaci. Host ji platí kartou přes platební bránu e-shopu provozovny (GoPay nebo Teya); bez zapnuté brány se zálohy nevybírají.
Pravidla záloh platí pro provozovnu jako celek a volbu pro jeden konkrétní večer nemají. Když je kvůli akci zpřísníte, platí pro nové rezervace, dokud je nevrátíte. U rezervací po telefonu zapnete Chtít zálohu a host dostane odkaz k zaplacení e-mailem; vy ho máte i ke zkopírování do SMS.
| Pole | Co zvážit u velké akce |
|---|---|
| Záloha u stolu | Za osobu se u akce s pevnou cenou počítá snáz. |
| Zaplatit do | Kratší lhůta uvolní nezaplacená místa rychleji pro další zájemce. |
| Vrátit při zrušení | Delší lhůta před akcí (třeba několik dní) vám dá čas místo znovu obsadit. |
Zaplacenou zálohu vidíte v detailu rezervace. Pokladna ji zatím při placení účtu sama neuplatní; odečtěte ji z útraty ručně a s účetní se domluvte, jak ji zaúčtovat.
Pevné menu a cena večera
Rezervační systém hlídá místa a zálohy, menu ani cenu večera neřeší. Silvestrovské menu za pevnou cenu založíte jako běžný produkt v sortimentu a obsluha ho namarkuje na pokladně. Co v menu je a kolik stojí, uveďte na webu a na Facebooku vedle odkazu na rezervace. Přání hosta (vegetarián, alergie, dort s prskavkou) host napíše do rezervace a obsluha je uvidí v detailu i na vytištěném seznamu.
Kdy otevřít rezervace a jak komunikovat
Online stránka nabízí termíny nejvýš 60 dní dopředu (pole Nejdéle dní dopředu). Na Silvestra si tedy hosté online zarezervují nejdřív začátkem listopadu; dřívější zájemce zapíšete po telefonu do Knihy rezervací.
- Potvrzení e-mailem s odkazem na zrušení a přesun dostane host automaticky.
- Připomínka e-mailem nebo SMS (1,50 Kč za SMS z kreditu) pár hodin předem omezí hosty, kteří zapomenou.
- Hlídání uvolnění místa: když je večer plný, host nechá e-mail a při zrušení dostane jednou zprávu s volnými časy. Kdo rezervuje první, má místo.
- Čekací listina v Knize rezervací pro hosty, kteří přijdou na večer bez rezervace a počkají na uvolněný stůl.
Tisk pro obsluhu
V den akce vytiskněte v pohledu Seznam Tisk pro obsluhu: platné rezervace dne na A4 s časem, hostem a telefonem, počtem osob, stolem, přáním, štítky, zálohou a políčkem na odškrtnutí. Při plném sále je papír u vstupu rychlejší než hledání v tabletu.
Po akci
- Uzavřete všechny rezervace: Odešli, nebo Nepřišli. Neuzavřené minulé rezervace vypíše pohled Přehled zvlášť.
- U hostů, kteří nepřišli, propadne zaplacená záloha a v jejich historii zůstane záznam.
- Vraťte pravidla záloh, pokud jste je kvůli akci zpřísnili.
- V Přehledu se podívejte na podíl nedorazivších, hodnocení hostů a zálohy; rezervace stáhnete i jako tabulku pro Excel pro příští rok.
Všechna pole najdete v kapitole Rezervace stolů a služeb, přehled řady na stránce Rezervace.