# Rezervace na Silvestra a velké akce: kapacita, zálohy, hosté Sváteční večery se plní dlouho dopředu, hosté sedí déle a prázdný stůl bolí víc. Jak nastavit délku rezervací, salonek a velké stoly, zálohy, otevření online rezervací a komunikaci s hosty a co udělat po akci. Silvestr, Valentýn, Den matek nebo firemní večírky v prosinci mají společné to, že o místa je zájem dlouho dopředu, hosté sedí déle než jindy a prázdný stůl bolí víc než v běžné úterý. Průvodce shrnuje, jak na takový večer připravit rezervace v ProfiRESTu: kapacitu, délku, zálohy, komunikaci s hosty a co udělat po akci. Kde jde o obecnou zkušenost z provozu, je to v textu řečeno. ## Plán večera: jeden příchod, nebo dvě vlny Nejdřív rozhodněte, jak bude večer vypadat. U silvestrovské večeře obvykle všichni přicházejí kolem stejné hodiny a sedí do půlnoci. Jindy se vyplatí dvě vlny: dřívější večeře a pozdější sezení. Podle toho nastavíte rezervace: - **Délka (min)** u rezervace, kterou zapisuje obsluha, přepíše dobu podle pravidel. Pro celovečerní akci zadejte třeba 300 minut, aby systém stůl ten večer nenabídl nikomu dalšímu. Online rezervace se řídí dobou u stolu podle počtu osob z Pravidel; když má i online rezervace držet stůl celý večer, doby v Pravidlech na čas prodeje akce prodlužte a pak je vraťte. - **Tempo příchodů** v Pravidlech říká, kolik hostů smí přijít v jednom časovém kroku. Když všichni přijdou v 19:00, kuchyně dostane objednávky najednou. U pevného menu to nevadí, u jídel podle lístku ano. - **Poslední rezervace** určuje, kolik minut před zavřením může rezervace nejpozději začít. Má-li být ten večer otevřeno déle, upravte [otevírací dobu](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/oteviraci_doba). ### Příklad: dvě vlny na Valentýna Restaurace chce stoly obsadit dvakrát: první vlna v 17:30, druhá ve 20:00. Obsluha zapisuje rezervace s délkou 135 minut, takže první hosté drží stůl do 19:45 a s úklidem po odchodu (výchozí 15 minut) je stůl volný přesně na druhou vlnu. Při telefonické rezervaci je dobré hostovi rovnou říct, že první vlna končí ve 19:45; obecně to hosté přijmou lépe předem než u dezertu. Hostům, kteří chtějí sedět déle, nabídněte druhou vlnu. Totéž funguje pro pozdní silvestrovské posezení po večeři, jen s delší délkou. Online stránka ale nabízí časy po zvoleném kroku, ne jen dvě pevné vlny. Pevné vlny proto nejjistěji uhlídáte u rezervací, které zapisuje obsluha. ## Salonek a velké stoly Salonek je v Mapě provozovny samostatná místnost se stoly. Pro velké skupiny pomůže: - **Spojování stolů.** Stoly se stejným označením skupiny systém pro velkou skupinu spojí, nejvýš tři. Před akcí zkontrolujte, že skupiny odpovídají tomu, jak budou stoly ten večer stát. - **Online jen menší stoly.** Volbou *Nabízet hostům online* vypnete salonek pro online rezervace a domlouváte ho po telefonu. Pole **Největší skupina online** pošle větší skupiny na telefon. - **Blokace stolu.** Stůl, který se nemá nabízet, třeba pro stálé hosty nebo hudebníky, zablokujete na zvolený čas a délku. Na časové ose je šrafovaný a nepočítá se do hostů dne. Když chcete mít celý den zavřeno pro uzavřenou společnost, zadejte ho do **Dnů bez rezervací**. Ten den nejde rezervovat stůl ani službu. ## Záloha na sváteční večer U akcí, kde prázdný stůl znamená velkou ztrátu, je záloha obvyklá. Na stránce Rezervace › Nastavení v části **Zálohy** zvolíte, zda ji chcete od určitého počtu osob, nebo u každé rezervace, a zda je částka za osobu, nebo za rezervaci. Host ji platí kartou přes platební bránu e-shopu provozovny (GoPay nebo Teya); bez zapnuté brány se zálohy nevybírají. Pravidla záloh platí pro provozovnu jako celek a volbu pro jeden konkrétní večer nemají. Když je kvůli akci zpřísníte, platí pro nové rezervace, dokud je nevrátíte. U rezervací po telefonu zapnete *Chtít zálohu* a host dostane odkaz k zaplacení e-mailem; vy ho máte i ke zkopírování do SMS. | Pole | Co zvážit u velké akce | | Záloha u stolu | Za osobu se u akce s pevnou cenou počítá snáz. | | Zaplatit do | Kratší lhůta uvolní nezaplacená místa rychleji pro další zájemce. | | Vrátit při zrušení | Delší lhůta před akcí (třeba několik dní) vám dá čas místo znovu obsadit. | Zaplacenou zálohu vidíte v detailu rezervace. Pokladna ji zatím při placení účtu sama neuplatní; odečtěte ji z útraty ručně a s účetní se domluvte, jak ji zaúčtovat. ## Pevné menu a cena večera Rezervační systém hlídá místa a zálohy, menu ani cenu večera neřeší. Silvestrovské menu za pevnou cenu založíte jako běžný produkt v [sortimentu](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/sortiment) a obsluha ho namarkuje na pokladně. Co v menu je a kolik stojí, uveďte na webu a na Facebooku vedle odkazu na rezervace. Přání hosta (vegetarián, alergie, dort s prskavkou) host napíše do rezervace a obsluha je uvidí v detailu i na vytištěném seznamu. ## Kdy otevřít rezervace a jak komunikovat Online stránka nabízí termíny nejvýš 60 dní dopředu (pole **Nejdéle dní dopředu**). Na Silvestra si tedy hosté online zarezervují nejdřív začátkem listopadu; dřívější zájemce zapíšete po telefonu do Knihy rezervací. - **Potvrzení e-mailem** s odkazem na zrušení a přesun dostane host automaticky. - **Připomínka** e-mailem nebo SMS (1,50 Kč za SMS z kreditu) pár hodin předem omezí hosty, kteří zapomenou. - **Hlídání uvolnění místa**: když je večer plný, host nechá e-mail a při zrušení dostane jednou zprávu s volnými časy. Kdo rezervuje první, má místo. - **Čekací listina** v Knize rezervací pro hosty, kteří přijdou na večer bez rezervace a počkají na uvolněný stůl. ### Tisk pro obsluhu V den akce vytiskněte v pohledu Seznam *Tisk pro obsluhu*: platné rezervace dne na A4 s časem, hostem a telefonem, počtem osob, stolem, přáním, štítky, zálohou a políčkem na odškrtnutí. Při plném sále je papír u vstupu rychlejší než hledání v tabletu. ## Po akci - Uzavřete všechny rezervace: Odešli, nebo Nepřišli. Neuzavřené minulé rezervace vypíše pohled Přehled zvlášť. - U hostů, kteří nepřišli, propadne zaplacená záloha a v jejich historii zůstane záznam. - Vraťte pravidla záloh, pokud jste je kvůli akci zpřísnili. - V Přehledu se podívejte na podíl nedorazivších, hodnocení hostů a zálohy; rezervace stáhnete i jako tabulku pro Excel pro příští rok. Všechna pole najdete v kapitole [Rezervace stolů a služeb](https://www.mujprofirest.cz/help/rezervace/kniha#bez-rezervace), přehled řady na stránce [Rezervace](https://www.mujprofirest.cz/reseni/rezervace). --- Zdroj: https://www.mujprofirest.cz/clanky/rezervace-na-silvestr-a-velke-akce (ProfiREST, 2026-11-05)