Záloha je účinný nástroj proti hostům, kteří rezervují a nepřijdou. Funguje ale jen tehdy, když jsou pravidla jasná předem: od kolika osob se platí, kolik, do kdy se dá zrušit zdarma a co se stane s penězi, když host nedorazí. Průvodce popisuje, jak zálohy v rezervacích ProfiRESTu nastavit, jak je host platí a jak se vracejí.
Co zálohy potřebují
Zálohu host platí kartou přes platební bránu vašeho e-shopu, GoPay nebo Teya, kterou máte zapnutou v E-shop › Platební brány. Bez zapnuté brány se zálohy nevybírají a rezervace se zakládají bez nich. Platí stejné klíče a stejný testovací nebo ostrý režim jako u objednávek z e-shopu.
- Smlouva s bránou je vaše. ProfiREST platební bránu neposkytuje, jen se na ni napojuje. Smlouva, poplatky za platby a výplaty jsou mezi vámi a poskytovatelem.
- E-shop je v tarifu Profi za příplatek 950 Kč měsíčně za provozovnu bez DPH, podle ceníku.
- GoPay, nebo Teya. Má-li e-shop obě brány, záloha jde přes GoPay, protože ta umí peníze vrátit sama. Teya funguje jen pro platby v korunách a peníze se přes ni vracejí ručně.
- Víc e-shopů. Patří-li provozovna k víc e-shopům s bránou, v poli Platit přes e-shop vyberete, přes který se zálohy platí.
Kdy a kolik chtít
Zálohy nastavíte v Rezervace › Nastavení v části Zálohy:
| Pole | Možnosti |
|---|---|
| Vybírat zálohu | Ne; u stolů od počtu osob (a u služeb vždy); u každé rezervace. |
| Záloha u stolu | Částka za osobu, nebo pevně za rezervaci. |
| Záloha u služby | Procento z ceny služby, zaokrouhlené na celé koruny; 0 znamená celou cenu předem. |
| Zaplatit do | Kolik minut má host na zaplacení. Pak nezaplacená rezervace propadne a místo se uvolní. |
| Vrátit při zrušení | Do kolika hodin před začátkem se záloha při zrušení hostem vrací. |
Obecná zkušenost z provozu: záloha u každé rezervace dvojice odradí víc hostů, než kolik jich zachrání. Smysl má u větších skupin, kde stůl, ke kterému nikdo nedorazí, znamená velký výpadek tržby, a u služeb, kde čas pracovníka nikdo jiný nevyužije. Výše zálohy má být citelná, ale ne taková, aby host raději zavolal konkurenci.
Příklady nastavení
Čísla v tabulce jsou ilustrační, ne doporučené sazby. Ukazují, jak se volby skládají dohromady:
| Provoz | Nastavení | Co z toho vyjde |
|---|---|---|
| Restaurace s velkými stoly | U stolů od 6 osob, 200 Kč za osobu, vrácení do 24 hodin předem | Skupina osmi lidí zaplatí 1 600 Kč, dvojice nic. |
| Salonek na oslavy | Pevně za rezervaci, vrácení do 72 hodin předem | Stejná částka bez ohledu na počet osob, delší čas na nové obsazení. |
| Masáže | Služby: 50 % z ceny, vrácení do 24 hodin předem | U masáže za 900 Kč host zaplatí předem 450 Kč. |
| Kadeřnictví s drahými procedurami | Služby: 0 %, tedy celá cena předem | Host zaplatí celou službu při rezervaci. |
Lhůtu Zaplatit do volte podle toho, jak rychle chcete nezaplacené místo uvolnit. Krátká lhůta drží knihu čistou, ale host, který rezervuje z mobilu na cestě, nemusí stihnout zaplatit.
Jak záloha probíhá
Online rezervace
Host vidí výši zálohy ještě před odesláním rezervace. Po odeslání ho stránka pošle k zaplacení kartou; odkaz k zaplacení dostane i e-mailem. Rezervace mezitím čeká se štítkem Čeká na zálohu a po zaplacení se potvrdí sama. Když potvrzujete rezervace ručně, čeká po zaplacení ještě na vás a lhůta na potvrzení se počítá znovu.
Rezervace po telefonu
U nové rezervace v Knize rezervací zapněte Chtít zálohu; přepínač se ukáže jen tehdy, když pravidla zálohu umožňují. Po založení má host odkaz k zaplacení v e-mailu (pokud jste e-mail vyplnili) a vy ho máte ke zkopírování do SMS nebo zprávy. V detailu rezervace ho kdykoli pošlete znovu tlačítkem Poslat odkaz k zaplacení; starší odkaz tím přestane platit.
Odpuštění
Stálému hostovi nebo hostovi, který zaplatí na místě, zálohu v detailu rezervace odpustíte. Rezervace pak platí bez zálohy, a kdyby host přesto zaplatil, peníze se mu vrátí samy. Pozor na jedno: nezaplacená záloha nechá rezervaci propadnout i tehdy, když jste ji mezitím potvrdili.
Storno podmínky: kdy se záloha vrací
| Co se stane | Záloha |
|---|---|
| Host zruší včas, nejpozději tolik hodin předem, kolik je v poli Vrátit při zrušení | Vrací se. |
| Host zruší později | Propadá. Stránka hosta ho na to před zrušením upozorní. |
| Host nepřijde a obsluha rezervaci označí Nepřišli | Propadá. |
| Rezervaci zrušíte nebo odmítnete vy, nebo propadne | Vrací se vždy. |
| Platba dorazí, až když rezervace už neplatí | Vrací se a host dostane e-mail. |
Napište podmínky srozumitelně
Host by měl podmínky znát dřív, než zaplatí. Uveďte je na webu u formuláře rezervací a na Facebooku jednou větou, třeba „Zálohu vracíme při zrušení nejpozději 24 hodin předem“. Číslo musí odpovídat poli Vrátit při zrušení, jinak budete vysvětlovat rozdíl po telefonu.
Jak se peníze vracejí
GoPay vrací peníze sám do pár minut a stav vidíte v detailu rezervace. Když GoPay vrácení odmítne, systém ho zkouší znovu a po několika neúspěšných pokusech vás vyzve, abyste peníze vrátili v portálu GoPay a potvrdili to tlačítkem Potvrdit vrácení (nebo to zkusili znovu).
U Teyi se vrací ručně. Detail rezervace ukáže, kolik vrátit a u které objednávky; číslo začíná písmenem R a je u něj i autorizační kód. Vrácení uděláte v portálu Teya a v detailu ho potvrdíte tlačítkem Potvrdit vrácení.
Záloha, účet a účetnictví
Zaplacenou zálohu vidíte v detailu rezervace s poznámkou, abyste ji odečetli z útraty. Pokladna ji zatím při placení účtu sama neuplatní. Jak zálohu na účtu a v účetnictví zohlednit jako přijatou zálohu, se poraďte s účetní.
Zálohy nejsou objednávky e-shopu: v přehledu objednávek ani v uzávěrkách je nenajdete. Jejich platby a vrácení jsou v detailu rezervace a souhrn vybraných, propadlých a vrácených záloh za období ukazuje pohled Přehled v Knize rezervací. Brána v testovacím režimu skutečné peníze nestrhává; v nastavení i v detailu platby je to vidět.
Co udělat teď
- Zkontrolujte, že e-shop provozovny má zapnutou bránu GoPay nebo Teya, nejdřív v testovacím režimu.
- V části Zálohy zvolte, od kolika osob zálohu chcete, kolik za osobu nebo za rezervaci a lhůty na zaplacení a vrácení.
- Udělejte zkušební rezervaci se zálohou, zaplaťte ji a zrušte. Ověříte celý průběh včetně vrácení.
- Domluvte se s účetní, jak zálohy zaúčtovat.
Podrobnosti najdete v kapitole Rezervace stolů a služeb, oddíl Zálohy.