Rezervace má smysl jen tehdy, když ji obsluha ve správnou chvíli najde: host stojí ve dveřích, říká jméno a čeká, kam si sedne. Návod popisuje, jak se v ProfiRESTu na večer připravit, jak hosta usadit v Knize rezervací, jak navázat účet na pokladně a co dělat se zálohou, kterou host zaplatil předem.
Jak to do sebe zapadá
Rezervace i pokladna pracují se stejnými stoly z Mapy provozovny. Stůl „Zahrádka 4“ se tedy jmenuje stejně v Knize rezervací, na pokladně i ve Sledování baru. Rozdělení práce je ale jasné:
- Kniha rezervací v administraci vede rezervaci: kdo přijde, kdy, ke kterému stolu, jestli už sedí a jestli zaplatil zálohu. Usazení i odchod hosta zapisujete tady.
- Pokladna vede účet: co si host objednal a kolik zaplatí. Účet na stůl otevírá obsluha jako u kteréhokoli jiného stolu.
Zaplacenou zálohu pokladna zatím při placení sama neuplatní; postup je níže.
Knihu rezervací vidí majitel a zaměstnanci s oprávněním Rezervace, jen v provozovnách, kde ho mají. Kdo na směně usazuje hosty, potřebuje tedy toto oprávnění a přihlášení do administrace. Obecně se osvědčuje, aby Knihu na směně vedl jeden člověk, typicky vedoucí směny nebo hosteska u vstupu, a ostatní se ho ptali. Kdo co v rezervaci změnil, ukazuje v detailu Historie změn.
Před otevřením: přehled večera
Kniha rezervací shrne vybraný den větou: kolik rezervací a hostů, kolik lidí už sedí a kolik rezervací čeká na potvrzení. Pro obsluhu jsou nejužitečnější dva pohledy:
| Pohled | K čemu se hodí |
|---|---|
| Seznam | Rezervace dne v tabulce s filtry a s nejčastějším dalším krokem (Potvrdit, Usadit, Odešli) přímo v řádku. Tlačítko Tisk pro obsluhu vytiskne platné rezervace dne na A4: čas, host s telefonem, osoby, stůl, přání, štítky, záloha a políčko na odškrtnutí. |
| Mapa | Půdorys se stoly obarvenými podle stavu ve zvolený čas: volný, brzy přijdou (rezervace do 90 minut), rezervovaný, u stolu. Čas posunete posuvníkem, tlačítko Teď vrátí aktuální čas. |
Vytištěný seznam se hodí na pult u vstupu, mapa na tablet nebo počítač, kde má vedoucí směny otevřenou administraci v prohlížeči. Přání hosta a štítky (narozeniny, VIP, alergie) jsou na obou, takže kuchyň i obsluha vědí dopředu, co je čeká.
Host přišel: usazení
- Najděte rezervaci v Seznamu, nebo na Mapě klepněte na stůl; obsazený stůl otevře svou rezervaci.
- Klepněte na Usadit. Rezervace přejde do stavu U stolu.
- Přišlo víc lidí, nebo chtějí jiný stůl? Rezervaci upravte. Při změně osob nebo stolů systém znovu ověří kapacitu; když stůl volný není, obsluha může zapsat změnu tlačítkem Přesto uložit.
V detailu rezervace je i řádek Dříve: kolikrát host přišel, kolikrát nepřišel bez zrušení a štítky z dřívějších návštěv. Stálého hosta tak poznáte, i když ho dnešní směna nezná.
Host přišel pozdě, nebo dřív
Systém rezervaci sám jako nepřišlou neoznačí; rozhoduje obsluha. Obecně se osvědčuje mít jasné pravidlo, třeba držet stůl 15 minut po čase rezervace, pak hostovi zavolat a teprve potom rezervaci označit Nepřišli. Telefon hosta je v detailu rezervace i na vytištěném seznamu.
Když host přijde dřív a jeho stůl je volný, usaďte ho a v úpravě rezervace posuňte čas; systém znovu ověří kapacitu. Když je stůl ještě obsazený, pomůže pohled Mapa: ukáže, které stoly jsou právě volné a kdy kde přijdou další hosté.
Účet na pokladně
Na pokladně obsluha otevře účet na stejný stůl jako obvykle: napíše název stolu a klepne na Otevřít stůl, nebo stůl vybere v seznamu či na mapě. Protože názvy stolů pocházejí z jedné mapy, není co přepisovat. Když u stolu sedí dvě skupiny, které chtějí platit zvlášť, založí obsluha u stolu další účet (12/B).
Přání a štítky z rezervace na účet samy nepřejdou. Důležité věci, třeba alergii, zapište na pokladně do poznámky k účtu nebo k položce, stejně jako u kteréhokoli jiného hosta.
Záloha při placení
Když host zaplatil zálohu předem, detail rezervace to ukazuje jako zaplacenou zálohu s poznámkou, abyste ji odečetli z útraty. Pokladna ji zatím při placení účtu sama neuplatní. Jak zálohu na účtu a v účetnictví zohlednit jako přijatou zálohu, si předem domluvte s účetní, aby to obsluha dělala pokaždé stejně.
Zálohy nejsou v uzávěrce
Zálohy nejsou objednávky e-shopu, v přehledu objednávek ani v uzávěrkách je nenajdete. Jejich platby a vrácení jsou v detailu rezervace a souhrn za období v pohledu Přehled. Na to myslete, když večer srovnáváte tržbu s tím, co hosté skutečně zaplatili.
Stálému hostovi nebo hostovi, který zaplatí vše na místě, můžete zálohu předem odpustit v detailu rezervace. Rezervace pak platí bez zálohy.
Odchod a uzavření rezervace
Když host zaplatí a odejde, označte rezervaci Odešli. Odejde-li host dřív, než měla rezervace skončit, stůl se tím uvolní hned a online se může nabídnout dalším hostům. Máte-li zapnuté hodnocení po návštěvě, dostane host dvě hodiny po označení Odešli e-mail s prosbou o hodnocení.
Kdo nepřišel, toho označte Nepřišli: stůl se uvolní, v historii hosta zůstane, že nepřišel, a zaplacená záloha propadne. Pohled Přehled vypisuje zvlášť minulé rezervace, které nikdo neuzavřel; uzavřete je, aby čísla o hostech, kteří nedorazili, odpovídala skutečnosti.
Host bez rezervace a čekací listina
Hosté, kteří přijdou bez rezervace, se zapisují v nové rezervaci režimem Host bez rezervace: začátek je teď a rezervace je rovnou U stolu, jméno ani telefon nejsou povinné. Na Mapě stačí klepnout na volný stůl. Zapsaný host zabere stůl i pro online rezervace, takže systém ho nenabídne někomu dalšímu.
Když volný stůl není, zapíšete hosta na Čekací listinu (jméno, telefon, počet osob, poznámka). Až se stůl uvolní, tlačítko Stůl je volný – SMS mu pošle zprávu (jen na české mobilní číslo, 1,50 Kč z kreditu) a Usadit ho rovnou posadí ke zvolenému stolu.
Co udělat teď
- Zkontrolujte, že stoly v mapě mají názvy, kterým rozumí obsluha, a kapacitu v Nastavení rezervací.
- Domluvte se, kdo na směně vede Knihu rezervací a kde bude otevřená.
- S účetní dohodněte postup pro zaplacené zálohy.
- Zaveďte zvyk označovat každou rezervaci Usadit, Odešli nebo Nepřišli.
Popis všech stavů a tlačítek najdete v kapitole Kniha rezervací.