# Usazení hosta s rezervací: Kniha rezervací, účet a záloha Host stojí ve dveřích a říká jméno. Jak se na večer připravit tiskem a mapou stolů, jak hosta usadit v Knize rezervací, otevřít účet na pokladně, naložit se zaplacenou zálohou a rezervaci správně uzavřít. Rezervace má smysl jen tehdy, když ji obsluha ve správnou chvíli najde: host stojí ve dveřích, říká jméno a čeká, kam si sedne. Návod popisuje, jak se v ProfiRESTu na večer připravit, jak hosta usadit v Knize rezervací, jak navázat účet na pokladně a co dělat se zálohou, kterou host zaplatil předem. ## Jak to do sebe zapadá Rezervace i pokladna pracují se stejnými stoly z [Mapy provozovny](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/mapa_provozovny). Stůl „Zahrádka 4“ se tedy jmenuje stejně v Knize rezervací, na pokladně i ve Sledování baru. Rozdělení práce je ale jasné: - **Kniha rezervací** v administraci vede rezervaci: kdo přijde, kdy, ke kterému stolu, jestli už sedí a jestli zaplatil zálohu. Usazení i odchod hosta zapisujete tady. - **Pokladna** vede účet: co si host objednal a kolik zaplatí. Účet na stůl otevírá obsluha jako u kteréhokoli jiného stolu. Zaplacenou zálohu pokladna zatím při placení sama neuplatní; postup je níže. Knihu rezervací vidí majitel a zaměstnanci s oprávněním **Rezervace**, jen v provozovnách, kde ho mají. Kdo na směně usazuje hosty, potřebuje tedy toto oprávnění a přihlášení do administrace. Obecně se osvědčuje, aby Knihu na směně vedl jeden člověk, typicky vedoucí směny nebo hosteska u vstupu, a ostatní se ho ptali. Kdo co v rezervaci změnil, ukazuje v detailu Historie změn. ## Před otevřením: přehled večera Kniha rezervací shrne vybraný den větou: kolik rezervací a hostů, kolik lidí už sedí a kolik rezervací čeká na potvrzení. Pro obsluhu jsou nejužitečnější dva pohledy: | Pohled | K čemu se hodí | | Seznam | Rezervace dne v tabulce s filtry a s nejčastějším dalším krokem (Potvrdit, Usadit, Odešli) přímo v řádku. Tlačítko *Tisk pro obsluhu* vytiskne platné rezervace dne na A4: čas, host s telefonem, osoby, stůl, přání, štítky, záloha a políčko na odškrtnutí. | | Mapa | Půdorys se stoly obarvenými podle stavu ve zvolený čas: volný, brzy přijdou (rezervace do 90 minut), rezervovaný, u stolu. Čas posunete posuvníkem, tlačítko Teď vrátí aktuální čas. | Vytištěný seznam se hodí na pult u vstupu, mapa na tablet nebo počítač, kde má vedoucí směny otevřenou administraci v prohlížeči. Přání hosta a štítky (narozeniny, VIP, alergie) jsou na obou, takže kuchyň i obsluha vědí dopředu, co je čeká. ## Host přišel: usazení - Najděte rezervaci v Seznamu, nebo na Mapě klepněte na stůl; obsazený stůl otevře svou rezervaci. - Klepněte na **Usadit**. Rezervace přejde do stavu *U stolu*. - Přišlo víc lidí, nebo chtějí jiný stůl? Rezervaci upravte. Při změně osob nebo stolů systém znovu ověří kapacitu; když stůl volný není, obsluha může zapsat změnu tlačítkem *Přesto uložit*. V detailu rezervace je i řádek **Dříve**: kolikrát host přišel, kolikrát nepřišel bez zrušení a štítky z dřívějších návštěv. Stálého hosta tak poznáte, i když ho dnešní směna nezná. ### Host přišel pozdě, nebo dřív Systém rezervaci sám jako nepřišlou neoznačí; rozhoduje obsluha. Obecně se osvědčuje mít jasné pravidlo, třeba držet stůl 15 minut po čase rezervace, pak hostovi zavolat a teprve potom rezervaci označit *Nepřišli*. Telefon hosta je v detailu rezervace i na vytištěném seznamu. Když host přijde dřív a jeho stůl je volný, usaďte ho a v úpravě rezervace posuňte čas; systém znovu ověří kapacitu. Když je stůl ještě obsazený, pomůže pohled Mapa: ukáže, které stoly jsou právě volné a kdy kde přijdou další hosté. ## Účet na pokladně Na [pokladně](https://www.mujprofirest.cz/help/pokladna/stoly) obsluha otevře účet na stejný stůl jako obvykle: napíše název stolu a klepne na Otevřít stůl, nebo stůl vybere v seznamu či na mapě. Protože názvy stolů pocházejí z jedné mapy, není co přepisovat. Když u stolu sedí dvě skupiny, které chtějí platit zvlášť, založí obsluha u stolu další účet (12/B). Přání a štítky z rezervace na účet samy nepřejdou. Důležité věci, třeba alergii, zapište na pokladně do poznámky k účtu nebo k položce, stejně jako u kteréhokoli jiného hosta. ## Záloha při placení Když host zaplatil zálohu předem, detail rezervace to ukazuje jako zaplacenou zálohu s poznámkou, abyste ji odečetli z útraty. Pokladna ji zatím při placení účtu sama neuplatní. Jak zálohu na účtu a v účetnictví zohlednit jako přijatou zálohu, si předem domluvte s účetní, aby to obsluha dělala pokaždé stejně. ### Zálohy nejsou v uzávěrce Zálohy nejsou objednávky e-shopu, v přehledu objednávek ani v uzávěrkách je nenajdete. Jejich platby a vrácení jsou v detailu rezervace a souhrn za období v pohledu Přehled. Na to myslete, když večer srovnáváte tržbu s tím, co hosté skutečně zaplatili. Stálému hostovi nebo hostovi, který zaplatí vše na místě, můžete zálohu předem odpustit v detailu rezervace. Rezervace pak platí bez zálohy. ## Odchod a uzavření rezervace Když host zaplatí a odejde, označte rezervaci **Odešli**. Odejde-li host dřív, než měla rezervace skončit, stůl se tím uvolní hned a online se může nabídnout dalším hostům. Máte-li zapnuté hodnocení po návštěvě, dostane host dvě hodiny po označení Odešli e-mail s prosbou o hodnocení. Kdo nepřišel, toho označte **Nepřišli**: stůl se uvolní, v historii hosta zůstane, že nepřišel, a zaplacená záloha propadne. Pohled Přehled vypisuje zvlášť minulé rezervace, které nikdo neuzavřel; uzavřete je, aby čísla o hostech, kteří nedorazili, odpovídala skutečnosti. ## Host bez rezervace a čekací listina Hosté, kteří přijdou bez rezervace, se zapisují v nové rezervaci režimem *Host bez rezervace*: začátek je teď a rezervace je rovnou U stolu, jméno ani telefon nejsou povinné. Na Mapě stačí klepnout na volný stůl. Zapsaný host zabere stůl i pro online rezervace, takže systém ho nenabídne někomu dalšímu. Když volný stůl není, zapíšete hosta na **Čekací listinu** (jméno, telefon, počet osob, poznámka). Až se stůl uvolní, tlačítko *Stůl je volný – SMS* mu pošle zprávu (jen na české mobilní číslo, 1,50 Kč z kreditu) a *Usadit* ho rovnou posadí ke zvolenému stolu. ## Co udělat teď - Zkontrolujte, že stoly v mapě mají názvy, kterým rozumí obsluha, a kapacitu v Nastavení rezervací. - Domluvte se, kdo na směně vede Knihu rezervací a kde bude otevřená. - S účetní dohodněte postup pro zaplacené zálohy. - Zaveďte zvyk označovat každou rezervaci Usadit, Odešli nebo Nepřišli. Popis všech stavů a tlačítek najdete v kapitole [Kniha rezervací](https://www.mujprofirest.cz/help/rezervace/kniha). --- Zdroj: https://www.mujprofirest.cz/clanky/usazeni-hosta-s-rezervaci-a-ucet-na-pokladne (ProfiREST, 2026-11-05)