Pokladní systém sbírá čísel víc, než kdokoli stihne přečíst. Většina majitelů se proto podívá jen na tržbu a zbytek nechá ležet. Přitom pár čísel, sledovaných pravidelně, řekne víc než hodina s tabulkami jednou za kvartál. Tento průvodce ukazuje, kde v ProfiRESTu která čísla najdete, které z nich stojí za pozornost každý den, každý týden a jednou za měsíc, a co s nimi dělat.
Tři pohledy na stejná data
| Kde | Období | K čemu |
|---|---|---|
| Nástěnka | Klouzavých 24 hodin proti předchozím 24 hodinám | Je dnešek lepší, nebo horší než včerejšek |
| Detailní přehledy | Libovolné období, výchozí od začátku měsíce | Rozbor podle dnů, hodin, produktů, obsluhy, plateb a DPH |
| Měsíční přehled | Uzavřený měsíc | Celý měsíc na jedné stránce a v PDF, které chodí 1. dne e-mailem |
Všechny tři platí pro provozovnu zvolenou v levém menu. Detailní přehledy a měsíční přehled vidí majitel a zaměstnanec s oprávněním Reporty a statistiky nebo Plný přístup.
Každé ráno: nástěnka
Nástěnka nepočítá od půlnoci, ale posledních 24 hodin zpětně od této chvíle, a porovnává je s předchozími 24 hodinami. Gastro nekončí o půlnoci a klouzavé okno ukáže i včerejší večer. Má dvanáct dlaždic; pro ranní kontrolu stačí tři kroky, které doporučuje i nápověda:
- Celkové tržby a Průměrný nákup proti předchozím 24 hodinám.
- Nákupní seznam, aby dnes nic nedošlo.
- Otevřené účty v barové aplikaci, jestli nezůstal otevřený stůl.
Dlaždice s tržbami se dělí podle dvou klíčů: odkud objednávky přišly (pokladna, rozvoz) a co se prodalo (pití, jídlo). Dlaždice z různých dělení nesčítejte. Rozdělení na jídlo a pití se řídí tím, jestli se produkt posílá do kuchyně; pizza bez odeslání do kuchyně se vám započítá do pití.
Každý týden: pět čísel nahoře
V Detailních přehledech jsou nahoře čísla, ze kterých stojí za to udělat týdenní rutinu:
| Číslo | Na co se ptát |
|---|---|
| Celková tržba | Jak si stojí proti stejnému týdnu minulého měsíce? Porovnávejte stejná období, ne týden s měsícem. |
| Počet objednávek | Chodí víc lidí, nebo stejní lidé utrácejí víc? |
| Průměrná objednávka | Rostoucí tržba při klesajícím průměru znamená víc objednávek za méně peněz. |
| Celkové slevy | Kolik stojí slevy na položky. Slevy na celý účet v čísle nejsou, ty najdete v uzávěrkách a v detailu objednávky. |
| Spropitné celkem | Rozpad podle obsluhy a kurýrů je na stránce Spropitné. |
Pozor na storna: storno doklad se počítá jako další objednávka a tržbu sníží v den storna, takže zvýší počet objednávek a stáhne průměr.
Hodiny a dny v týdnu proti směnám
Graf Rozložení tržeb podle hodin ukazuje špičky, graf Tržby podle dnů v týdnu slabé a silné dny. Delší období dá spolehlivější obrázek. Nejcennější je porovnat graf podle hodin s plánem směn: uvidíte, kdy máte na směně víc lidí, než odpovídá tržbě, a kdy méně.
Jedna věc, se kterou je potřeba počítat: tržba je v hodině, kdy host zaplatil, ne kdy přišel. Stůl obsazený ve 12:00 a zaplacený ve 13:30 se započítá do 13. hodiny.
Nabídka: kusy i koruny
Produkty, kategorie i sortimenty stránka rozebírá dvakrát: podle prodaných kusů a podle tržby. Levná káva nebo pivo bývá vysoko v kusech a nízko v korunách, drahá jídla naopak. Produkt vysoko v obou žebříčcích nese velkou část prodeje a měl by být vždy k mání.
Grafy ukazují top 15. Na málo prodávané položky použijte stránku Prodej položek. Položka, která se za měsíc prodala třikrát, zabírá místo v menu i suroviny ve skladu; vyřazujte podle dat, ne podle pocitu. Položka s poznámkou z pokladny se sčítá jako samostatný produkt, třeba Pizza (BEZ CIBULE).
Tržba ale neříká, kolik na položce vyděláte. Marži po odečtení surovin ukazuje přehled Příjmy a výdaje, jen u produktů se zadanou recepturou. Jak receptury zavést, popisuje článek Sklad a receptury: jak hlídat marži.
Obsluha, kanály a slevy
- Tržby podle obsluhy se počítají podle toho, kdo objednávku uzavřel. Kdo dělá silné směny, má logicky vyšší číslo; srovnávejte proto lidi na podobných směnách.
- Slevy podle obsluhy počítají jen slevy na položky. Slevy z akcí a slevových kódů se do nich nepočítají, ty nedala obsluha. Kdo zadal slevu na celý účet, uvidíte v detailu objednávky.
- Tržby podle prodejní aplikace oddělí pokladnu, kuchyňskou aplikaci, web a rozvozové platformy. Ukážou, kolik vám nese vlastní e-shop proti platformám.
- Poplatky k objednávkám sečtou dopravu, doplatky do minima a expresní doručení. Porovnejte je s náklady na kurýry.
Jednou za měsíc: přehled v PDF
Každý 1. den v měsíci systém sám připraví přehled za minulý měsíc a pošle ho jako PDF e-mailem majiteli, v kopii i na e-maily pro účetní, když je máte vyplněné. V administraci si ho stáhnete za kterýkoli uzavřený měsíc. Obsahuje:
- souhrn se změnou proti minulému měsíci a až šest postřehů,
- tržby po dnech proti stejnému dni o čtyři týdny dřív a heatmapu den krát hodina,
- platby a DPH, kanály, slevy a storna,
- top 15 produktů s marží, ABC analýzu a produkty, které se přestaly prodávat,
- prodej podle obsluhy, docházku a mzdy, dobu přípravy v kuchyni a rozvoz,
- nové a vracející se zákazníky a sklad.
Kapitoly, které nepoužíváte, se vynechají.
Některá čísla se ukážou jen při dostatku dat. Výnos podle receptur potřebuje, aby produkty s recepturou a nákupními cenami tvořily aspoň 70 % tržby za produkty. Mzdy se počítají, jen když hodinovou sazbu má aspoň 80 % odpracovaných hodin.
Rozdíly proti uzávěrkám jsou normální
Statistiky řadí objednávky podle data platby, uzávěrka obsahuje jen objednávky, které do ní patří. Směna přes půlnoc se ve statistikách rozdělí do dvou dnů a objednávky čekající v kuchyni ve statistikách už jsou, v uzávěrce ještě ne. Daňový přehled ve statistikách je orientační; podklady pro účetní stahujte z exportů.
Týdenní kontrola na jednu stránku
- Tržba, počet objednávek a průměr proti stejnému týdnu minulého měsíce.
- Graf podle hodin proti plánu směn na příští týden.
- Pět nejprodávanějších a pět nejslabších položek; u slabých rozhodněte, jestli zůstanou.
- Slevy podle obsluhy a storna; nečekaný nárůst si nechte vysvětlit.
- Podíl e-shopu a platforem v tržbách podle prodejní aplikace.
Statistiky jsou v ProfiRESTu už v tarifu Essential. Přehled najdete na stránce Statistiky a přehledy, podrobnosti v kapitolách Statistiky a přehledy a Měsíční přehledy.