V kadeřnictví, barbershopu nebo na masážích se nerezervuje stůl, ale čas konkrétního člověka. Rezervace služby proto musí vědět, jak dlouho střih trvá, kdy má kadeřnice volno a kdy je na dovolené. Průvodce ukazuje, jak v ProfiRESTu založit služby, nastavit pracovní dobu, propojit ji se směnami a jak s rezervací naložit, když host přijde platit.
Co musí umět licence
Rezervační systém je doplněk licence provozovny. Licence určuje, zda jde rezervovat i služby (nejen stoly) a u kolika nejvýš pracovníků. Bez licence na služby nejsou na stránce Rezervace › Nastavení vidět části Služby, Místnosti a Pracovní doba. Doplněk přidá majitel na stránce Rezervace › Nastavení tlačítkem s cenou za měsíc, pokud ho tarif nabízí; cena se připočte k licenci a strhne se s její příští platbou z kreditu.
Založení služby
Služba je to, co si host rezervuje u pracovníka: střih, barvení, střih a úprava vousů, masáž, konzultace. Každá má tato pole:
| Pole | K čemu je |
|---|---|
| Název, kategorie, popis pro hosta | Název a popis host uvidí na online stránce. Kategorie je nepovinná a slouží vaší orientaci. |
| Délka | Jak dlouho služba trvá. |
| Příprava po službě | Minuty po službě, kdy pracovník ještě nemá volno: úklid, sterilizace nástrojů, převlečení lůžka. |
| Cena | Ukáže se hostovi a počítá se z ní záloha. |
| Nejvíc osob najednou | Kolik hostů může službu absolvovat spolu, třeba párová masáž pro dva. Služba s jedničkou je vždy pro jednoho hosta. |
| Potřebuje místnost / zařízení | Když služba potřebuje něco, čeho je málo: masážní lůžko, solárium, mycí box. |
| Kdo službu dělá | Pracovníci provozovny, kteří ji umí. |
| Nabízet / online | Vypnuté Nabízet znamená, že službu nejde rezervovat vůbec. Vypnuté online znamená, že ji zapíše jen obsluha. |
Obecná rada: délku zadávejte podle skutečnosti, ne podle ceníku. Když dámský střih trvá s mytím a fénováním 60 minut, a ne 45, krátší délka vám každý den nadělá zpoždění, které se táhne až do zavírací doby. Na úklid a přípravu je pole Příprava po službě, nepřidávejte je do délky.
Příklad: barbershop
| Služba | Délka | Příprava po službě | Online |
|---|---|---|---|
| Pánský střih | 30 min | 5 min | Ano |
| Střih a úprava vousů | 45 min | 10 min | Ano |
| Úprava vousů horkým ručníkem | 30 min | 10 min | Ano |
| Barvení | 90 min | 15 min | Jen obsluha |
Hodnoty jsou ilustrační. Služby, u kterých se vyplatí nejdřív s hostem mluvit (barvení, svatební účes), můžete nechat jen pro obsluhu: host je na online stránce neuvidí a domluví je telefonem. Kategorie, třeba Střihy, Vousy a Barvení, pomáhají v přehledu, když služeb přibude.
Místnosti a zařízení
Místnosti a zařízení zadejte, jen když jich je méně než pracovníků. Pole Počet říká, kolik služeb může běžet současně. Služba, která místnost potřebuje, jde rezervovat jen tehdy, když je volný pracovník i místnost. Dva maséři a jedno lůžko tedy znamenají nejvýš jednu masáž najednou, i když oba maséři mají volno.
Pracovní doba: rozpis, směny a dovolená
U každého pracovníka služeb vyplníte týdenní rozpis: den jako 9:00–17:00, víc úseků oddělených čárkou (9:00–12:00, 13:00–17:00), prázdný den znamená, že nepracuje. Mimo pracovní dobu systém žádný čas nenabídne.
- Převzít ze směn v Docházce. Plánujete-li směny v Plánovači směn, vyberete týden a rozpis každého pracovníka se přepíše jeho směnami z toho týdne. Rozpis pak platí pro další týdny, dokud ho nezměníte nebo nepřevezmete znovu. Směna přes půlnoc se zapíše do konce dne.
- Výjimka. Volno na celý den nebo jen v určitém čase, nebo Práce navíc mimo rozpis, na jeden den nebo rozsah dní, s poznámkou (školení, lékař).
- Schválená dovolená a nemoc z Žádostí o volno rezervace zablokují samy. Nic dalšího zadávat nemusíte. Neschválená žádost neblokuje.
Volné časy mimo pracovní dobu nenabídne systém ani obsluze v Knize rezervací. Když kadeřnice výjimečně vezme klientku po zavírací době, zapíšete jí na ten den výjimku Práce navíc, nebo rezervaci uložíte tlačítkem Přesto uložit.
Docházka přitom podmínkou není. Kdo směny neplánuje, vyplní rozpis ručně a výjimky zapisuje v Nastavení rezervací.
Kdo dostane zákazníka
Host i obsluha si mohou vybrat konkrétního pracovníka, nebo nechat „kohokoli“. Pak systém vybere volného pracovníka s nejmenším vytížením toho dne, aby se práce rozdělila rovnoměrně. Stálí zákazníci, kteří chodí jen ke své kadeřnici, si ji vyberou sami.
Kniha rezervací má pro služby pohled Pracovníci: časovou osu po lidech s jejich pracovní dobou toho dne. Kliknutím do volného místa založíte rezervaci rovnou u toho člověka a v ten čas. Pravidelné termíny, třeba střih každé čtyři týdny, založíte najednou volbou Opakovat (každý týden, každé 2 nebo 4 týdny, celkem 2–26×). Každý termín se ověří zvlášť a obsazené vám formulář vypíše.
Záloha a placení na místě
U služeb jde chtít zálohu jako procento z ceny služby, zaokrouhlené na celé koruny; nula znamená celou cenu předem. Při volbě „u stolů od počtu osob“ se u služeb záloha vybírá vždy. Host ji platí kartou přes platební bránu e-shopu provozovny (GoPay nebo Teya). Bez zapnuté brány se zálohy nevybírají.
Když host po službě platí, zaplacenou zálohu vidíte v detailu rezervace s poznámkou, ať ji odečtete z útraty. Pokladna ji zatím sama neuplatní, odečet tedy hlídá obsluha. Jak zálohu správně zaúčtovat, se poraďte s účetní.
Historie zákazníka na jednom místě
V detailu rezervace je řádek Dříve: kolikrát host přišel, kolikrát nepřišel bez zrušení, kolikrát zrušil a štítky z dřívějších rezervací. Alergii na barvu nebo oblíbenou kadeřnici si tak zapíšete jednou a uvidíte ji při každé další návštěvě.
Jak poznáte, že to funguje
Pohled Přehled v Knize rezervací ukazuje u služeb nejžádanější služby a vytížení pracovníků, k tomu podíl online rezervací a kolik procent hostů nepřišlo. Když je jeden pracovník trvale vytížený a druhý ne, je to signál k úpravě rozpisu nebo k tomu, aby nové zákazníky dostával i ten druhý.
Co udělat teď
- Založte služby s reálnou délkou, přípravou po službě a cenou.
- U každé služby zaškrtněte, kdo ji dělá, a doplňte místnosti nebo zařízení, kterých je málo.
- Vyplňte pracovníkům týdenní rozpis, nebo ho převezměte ze směn.
- Rozhodněte o záloze a zapněte online rezervace.
Všechna pole popisuje kapitola Služby a místnosti, celou řadu stránka Rezervace.