Host, který si vybírá penzion večer na pohovce, chce termín potvrdit hned, ne čekat do rána na e-mail. Provozovatel zase potřebuje jistotu, že pokoj nedrží někomu, kdo nepřijede. Obojí řeší online rezervace s potvrzením a zálohou. Tento návod shrnuje, jak nastavit zálohy a storno podmínky, co má host dostat a jak rezervace pobytů funguje v ProfiRESTu.
Co má online rezervace pobytu umět
Ať rezervace běží v jakémkoli systému, host by měl projít čtyřmi kroky bez telefonu a bez čekání:
- Vybrat termín z volných. Ne poptat termín, který pak recepce ručně potvrzuje nebo odmítá.
- Vidět cenu a podmínky ještě před odesláním: kolik bude záloha, dokdy ji zaplatit a za jakých podmínek se vrací.
- Zaplatit zálohu kartou rovnou v rezervaci. Záloha převodem znamená párování plateb a dny nejistoty.
- Dostat potvrzení e-mailem s odkazem na stránku pobytu, kde rezervaci v povolené lhůtě zruší.
Pro provoz je důležitá ještě jedna věc, kterou host nevidí: o volném pokoji musí rozhodovat jedno místo. Když se stejný pokoj prodává ve dvou nezávislých evidencích, dřív nebo později přijedou dva hosté na jeden pokoj.
Záloha a storno podmínky: obecné zásady
Výši zálohy a pravidla pro její vrácení si určujete sami. Z praxe ubytovacích provozů se osvědčuje:
- Záloha má pokrýt riziko, ne celou cenu. U běžného pobytu stačí částka, která vám vynahradí noc, kterou už nestihnete prodat jinému hostovi.
- Lhůta pro bezplatné zrušení má odpovídat tomu, jak rychle dokážete pokoj prodat znovu. V sezóně a o svátcích bývá delší než mimo sezónu.
- Podmínky pište jednou větou. „Při zrušení nejpozději 7 dní před příjezdem vrátíme zálohu celou, později záloha propadá.“ Host, který podmínkám rozumí, se méně dohaduje.
- Skupiny a akce řešte zvlášť. Svatba nebo firemní akce blokuje víc pokojů najednou a její zrušení vás stojí víc. Tady se obvykle domlouvá vyšší záloha a delší lhůta.
| Situace | Obvyklé řešení |
|---|---|
| Host zruší včas | Záloha se vrací celá. |
| Host zruší pozdě | Záloha propadá. Host o tom má vědět dřív, než rezervaci zruší. |
| Host nepřijede | Záloha propadá. |
| Zrušíte vy | Záloha se vrací vždy, bez ohledu na lhůtu. |
| Host nezaplatí zálohu včas | Rezervace propadne a pokoj se uvolní pro další zájemce. |
Jak to funguje v ProfiRESTu
V řadě Ubytování zapnete příjem online rezervací pokojů v Ubytování › Nastavení › Online rezervace. Host na vaší stránce rezervace nebo ve formuláři na vašem webu vybere příjezd, odjezd a počet osob, uvidí volné typy pokojů s cenou za celý pobyt a vyplní kontakt. Pokoj vybere systém sám a pobyt se hned objeví na plachtě recepce, na kterou půjde přes channel manager Channex napojit i rezervace z Booking.com nebo Airbnb; ostrý provoz se spouští po dokončení certifikace u Channexu.
Zálohy jdou přes stejnou platební bránu jako u rezervací stolů (kapitola Rezervace stolů a služeb), pro pokoje ale mají vlastní pravidla z kapitoly Ubytování:
- Záloha se platí kartou přes platební bránu e-shopu provozovny, GoPay nebo Teya. Bránu nastavíte podle kapitoly Platební brány; u poskytovatele si uzavřete smlouvu a nejdřív vše vyzkoušíte v testovacím režimu.
- Nastavíte, kolik zálohy chcete (procento z ceny, první noc nebo celou cenu), do kolika minut ji má host zaplatit a kolik dní před příjezdem může pobyt sám zrušit.
- Host hned po rezervaci vidí tlačítko Zaplatit zálohu a stejný odkaz dostane e-mailem. Do zaplacení je pobyt nezávazný a drží pokoj. Po zaplacení se potvrdí sám, nebo počká na recepci, pokud pobyty potvrzujete ručně.
- Nezaplacený pobyt se po lhůtě sám zruší a pokoj se uvolní.
- Vrácení: když pobyt zruší host v povolené lhůtě nebo vy, záloha se vrací. GoPay vrací peníze sám během pár minut. U Teyi zálohu vrátíte v portálu Teya a v detailu pobytu kliknete Vráceno.
- Storno poplatek: když pobyt zrušíte tlačítkem „Zrušit, zálohu ponechat“, záloha vám zůstane. U hosta, který nepřijel, záloha propadá. Pobyty, které zakládáte sami, zálohu nemají.
Co host dostane
Host, který si pokoj rezervuje online, dostane:
- e-mail s potvrzením a odkazem na stránku pobytu; místo vestavěného potvrzení může jít vaše vlastní zpráva,
- stránku pobytu, kde vidí termín, typ pokoje a cenu, v nastavené lhůtě pobyt zruší a předem vyplní údaje hostů do evidence,
- automatické zprávy e-mailem nebo SMS, které zapnete, třeba den před příjezdem nebo poděkování s odkazem na hodnocení po odjezdu,
- QR kód hosta, kterým se prokáže u wellness, na snídani nebo u parkoviště.
Hostova odpověď na zprávu přijde na e-mail vašeho účtu. Hostovi, který rezervoval v angličtině, jdou zprávy anglicky, když jim anglický text vyplníte. Vám přijde e-mail o každé nové online rezervaci a o každém zrušení hostem.
Záloha v účetnictví
Zaplacená záloha se zapíše na účet pokoje jako platba kartou, takže při odjezdu host doplácí jen zbytek. Jak přijatou zálohu vést v účetnictví, se domluvte s účetní. Brána v testovacím režimu skutečné peníze nebere; před spuštěním zkontrolujte, že je přepnutá na ostrý provoz.
Kde rezervaci nabídnout
Online rezervace přinese hosty jen tehdy, když na ni narazí. Obecně platí, že odkaz na rezervaci má být všude, kde vás host hledá:
- Na vlastním webu viditelně na každé stránce, ne schovaný v patičce. Host, který si prohlíží fotky pokojů, má mít tlačítko pro rezervaci na dosah.
- V profilu firmy na mapách a ve vyhledávači. Tam se rozhoduje velká část hostů, kteří vás ještě neznají.
- Na sociálních sítích v profilu a u příspěvků s volnými termíny.
- V potvrzovacím e-mailu a na účtence pro hosty, kteří se chtějí vrátit.
Každá rezervace, kterou host udělá napřímo, je rezervace bez provize zprostředkovateli a s kontaktem, který zůstane u vás. U pokojů nabízí ProfiREST odkaz na vaši stránku rezervace a formulář, který vložíte na vlastní web; obojí najdete v Ubytování › Nastavení › Online rezervace.
Postup spuštění
- Sepište storno podmínky a výši zálohy, ještě než cokoli nastavíte.
- Uzavřete smlouvu s platební bránou a zapněte ji v testovacím režimu.
- Projděte jednu rezervaci jako host: výběr termínu, platba zálohy, e-mail, stránka pobytu, zrušení.
- Přepněte bránu na ostrý provoz a odkaz na rezervace dejte na web a na sociální sítě.
- První týdny kontrolujte, jestli propadlé a vrácené zálohy odpovídají tomu, co jste chtěli.
Co udělat teď
Napište si storno podmínky jednou srozumitelnou větou a rozhodněte, jak vysokou zálohu budete chtít. To je práce na půl hodiny a zbytek nastavení na ní stojí. Pokud chcete mít rezervace pokojů ve stejné administraci jako restauraci, podívejte se na řadu Ubytování.