# Online rezervace pokojů se zálohou: podmínky, platba a potvrzení Host chce termín potvrdit hned, vy chcete jistotu, že přijede. Jak nastavit zálohy a storno podmínky, co má host dostat e-mailem a jak rezervace pobytů se zálohou funguje v ProfiRESTu. Host, který si vybírá penzion večer na pohovce, chce termín potvrdit hned, ne čekat do rána na e-mail. Provozovatel zase potřebuje jistotu, že pokoj nedrží někomu, kdo nepřijede. Obojí řeší online rezervace s potvrzením a zálohou. Tento návod shrnuje, jak nastavit zálohy a storno podmínky, co má host dostat a jak rezervace pobytů funguje v ProfiRESTu. ## Co má online rezervace pobytu umět Ať rezervace běží v jakémkoli systému, host by měl projít čtyřmi kroky bez telefonu a bez čekání: - **Vybrat termín z volných.** Ne poptat termín, který pak recepce ručně potvrzuje nebo odmítá. - **Vidět cenu a podmínky** ještě před odesláním: kolik bude záloha, dokdy ji zaplatit a za jakých podmínek se vrací. - **Zaplatit zálohu kartou** rovnou v rezervaci. Záloha převodem znamená párování plateb a dny nejistoty. - **Dostat potvrzení e-mailem** s odkazem na stránku pobytu, kde rezervaci v povolené lhůtě zruší. Pro provoz je důležitá ještě jedna věc, kterou host nevidí: o volném pokoji musí rozhodovat jedno místo. Když se stejný pokoj prodává ve dvou nezávislých evidencích, dřív nebo později přijedou dva hosté na jeden pokoj. ## Záloha a storno podmínky: obecné zásady Výši zálohy a pravidla pro její vrácení si určujete sami. Z praxe ubytovacích provozů se osvědčuje: - **Záloha má pokrýt riziko, ne celou cenu.** U běžného pobytu stačí částka, která vám vynahradí noc, kterou už nestihnete prodat jinému hostovi. - **Lhůta pro bezplatné zrušení** má odpovídat tomu, jak rychle dokážete pokoj prodat znovu. V sezóně a o svátcích bývá delší než mimo sezónu. - **Podmínky pište jednou větou.** „Při zrušení nejpozději 7 dní před příjezdem vrátíme zálohu celou, později záloha propadá.“ Host, který podmínkám rozumí, se méně dohaduje. - **Skupiny a akce řešte zvlášť.** Svatba nebo firemní akce blokuje víc pokojů najednou a její zrušení vás stojí víc. Tady se obvykle domlouvá vyšší záloha a delší lhůta. | Situace | Obvyklé řešení | | Host zruší včas | Záloha se vrací celá. | | Host zruší pozdě | Záloha propadá. Host o tom má vědět dřív, než rezervaci zruší. | | Host nepřijede | Záloha propadá. | | Zrušíte vy | Záloha se vrací vždy, bez ohledu na lhůtu. | | Host nezaplatí zálohu včas | Rezervace propadne a pokoj se uvolní pro další zájemce. | ## Jak to funguje v ProfiRESTu V řadě [Ubytování](https://www.mujprofirest.cz/reseni/ubytovani) zapnete příjem online rezervací pokojů v Ubytování › Nastavení › Online rezervace. Host na vaší stránce rezervace nebo ve formuláři na vašem webu vybere příjezd, odjezd a počet osob, uvidí volné typy pokojů s cenou za celý pobyt a vyplní kontakt. Pokoj vybere systém sám a pobyt se hned objeví na plachtě recepce, na kterou půjde přes channel manager Channex napojit i rezervace z Booking.com nebo Airbnb; ostrý provoz se spouští po dokončení certifikace u Channexu. Zálohy jdou přes stejnou platební bránu jako u rezervací stolů (kapitola [Rezervace stolů a služeb](https://www.mujprofirest.cz/help/rezervace/uvod)), pro pokoje ale mají vlastní pravidla z kapitoly [Ubytování](https://www.mujprofirest.cz/help/ubytovani/uvod): - **Záloha se platí kartou přes platební bránu e-shopu provozovny**, GoPay nebo Teya. Bránu nastavíte podle kapitoly [Platební brány](https://www.mujprofirest.cz/help/eshop/platby); u poskytovatele si uzavřete smlouvu a nejdřív vše vyzkoušíte v testovacím režimu. - **Nastavíte**, kolik zálohy chcete (procento z ceny, první noc nebo celou cenu), do kolika minut ji má host zaplatit a kolik dní před příjezdem může pobyt sám zrušit. - **Host hned po rezervaci vidí tlačítko Zaplatit zálohu** a stejný odkaz dostane e-mailem. Do zaplacení je pobyt nezávazný a drží pokoj. Po zaplacení se potvrdí sám, nebo počká na recepci, pokud pobyty potvrzujete ručně. - **Nezaplacený pobyt** se po lhůtě sám zruší a pokoj se uvolní. - **Vrácení**: když pobyt zruší host v povolené lhůtě nebo vy, záloha se vrací. GoPay vrací peníze sám během pár minut. U Teyi zálohu vrátíte v portálu Teya a v detailu pobytu kliknete Vráceno. - **Storno poplatek**: když pobyt zrušíte tlačítkem „Zrušit, zálohu ponechat“, záloha vám zůstane. U hosta, který nepřijel, záloha propadá. Pobyty, které zakládáte sami, zálohu nemají. ## Co host dostane Host, který si pokoj rezervuje online, dostane: - e-mail s potvrzením a odkazem na stránku pobytu; místo vestavěného potvrzení může jít vaše vlastní zpráva, - stránku pobytu, kde vidí termín, typ pokoje a cenu, v nastavené lhůtě pobyt zruší a předem vyplní údaje hostů do evidence, - automatické zprávy e-mailem nebo SMS, které zapnete, třeba den před příjezdem nebo poděkování s odkazem na hodnocení po odjezdu, - QR kód hosta, kterým se prokáže u wellness, na snídani nebo u parkoviště. Hostova odpověď na zprávu přijde na e-mail vašeho účtu. Hostovi, který rezervoval v angličtině, jdou zprávy anglicky, když jim anglický text vyplníte. Vám přijde e-mail o každé nové online rezervaci a o každém zrušení hostem. ### Záloha v účetnictví Zaplacená záloha se zapíše na účet pokoje jako platba kartou, takže při odjezdu host doplácí jen zbytek. Jak přijatou zálohu vést v účetnictví, se domluvte s účetní. Brána v testovacím režimu skutečné peníze nebere; před spuštěním zkontrolujte, že je přepnutá na ostrý provoz. ## Kde rezervaci nabídnout Online rezervace přinese hosty jen tehdy, když na ni narazí. Obecně platí, že odkaz na rezervaci má být všude, kde vás host hledá: - **Na vlastním webu** viditelně na každé stránce, ne schovaný v patičce. Host, který si prohlíží fotky pokojů, má mít tlačítko pro rezervaci na dosah. - **V profilu firmy na mapách a ve vyhledávači.** Tam se rozhoduje velká část hostů, kteří vás ještě neznají. - **Na sociálních sítích** v profilu a u příspěvků s volnými termíny. - **V potvrzovacím e-mailu a na účtence** pro hosty, kteří se chtějí vrátit. Každá rezervace, kterou host udělá napřímo, je rezervace bez provize zprostředkovateli a s kontaktem, který zůstane u vás. U pokojů nabízí ProfiREST odkaz na vaši stránku rezervace a formulář, který vložíte na vlastní web; obojí najdete v Ubytování › Nastavení › Online rezervace. ## Postup spuštění - Sepište storno podmínky a výši zálohy, ještě než cokoli nastavíte. - Uzavřete smlouvu s platební bránou a zapněte ji v testovacím režimu. - Projděte jednu rezervaci jako host: výběr termínu, platba zálohy, e-mail, stránka pobytu, zrušení. - Přepněte bránu na ostrý provoz a odkaz na rezervace dejte na web a na sociální sítě. - První týdny kontrolujte, jestli propadlé a vrácené zálohy odpovídají tomu, co jste chtěli. ## Co udělat teď Napište si storno podmínky jednou srozumitelnou větou a rozhodněte, jak vysokou zálohu budete chtít. To je práce na půl hodiny a zbytek nastavení na ní stojí. Pokud chcete mít rezervace pokojů ve stejné administraci jako restauraci, podívejte se na řadu [Ubytování](https://www.mujprofirest.cz/reseni/ubytovani). --- Zdroj: https://www.mujprofirest.cz/clanky/rezervace-pokoju-online-se-zalohou (ProfiREST, 2026-11-05)