Ruční naskladnění je práce, kterou nikdo nechce dělat: faktura na stole, řádek po řádku přepisovat množství a ceny, přepočítávat kartony na kusy. Když se to odkládá, sklad nesedí a marže se počítá ze starých cen. ProfiREST umí naskladnit zboží přímo z faktury nebo dodacího listu, z PDF i z fotky telefonem. Tento návod ukazuje, jak to funguje, co je potřeba zkontrolovat a jak řešit dodací list teď a fakturu později.
Jak to funguje v kostce
- Na stránce Příjem zboží nahrajete PDF nebo fotku dokladu, nejvýš 10 MB.
- Řádky dokladu se vyčtou, obvykle za 10 až 30 sekund.
- Systém je spáruje se skladovými položkami a vy je zkontrolujete.
- Tlačítkem Naskladnit zvýšíte zásoby, případně aktualizujete nákupní ceny a fakturu zapíšete do účetnictví.
Přiřazení řádků ke skladovým položkám si systém pro každého dodavatele zapamatuje. U dalšího dokladu od stejného dodavatele se známé řádky spárují samy a kontrola je rychlá.
Než začnete
- Skladové položky. Řádky se přiřazují k položkám, které už máte. Chybějící položku jde založit přímo při kontrole.
- Dodavatelé. Kartotéka firem, od kterých nakupujete. Přes ni se nákupní seznam seskupí do objednávek a k dodavateli se váže zapamatované přiřazení. Dodavatel se při příjmu pozná podle IČO, bez něj podle názvu.
- Správná provozovna. Naskladňuje se vždy do provozovny vybrané v administraci.
Kontrola řádků
Každý řádek ukazuje množství a cenu z dokladu, přiřazenou skladovou položku, kolik se naskladní a novou nákupní cenu za jednotku skladu. Barva říká, jak jistý je systém:
| Řádek | Co znamená | Co udělat |
|---|---|---|
| Zelený | Zapamatováno, podle EANu nebo vybráno ručně. Položka i přepočet jsou jisté. | Zkontrolovat množství. |
| Oranžový | Návrh podle názvu, nebo se jednotka na dokladu liší od jednotky skladu. | Zkontrolovat položku a přepočet, potvrdit. |
| Červený | Skladová položka se nenašla. | Vybrat položku, založit novou, nebo zvolit Neskladovat. |
| Šedý | Neskladovat: zálohy na obaly, doprava, služby. | Když se mýlí, přepnout na Skladovat. |
Přepočet jednotek je místo, kde vzniká nejvíc chyb. Když je na dokladu „3 krt“ a položku vedete v kusech, u řádku je pole 1 krt = 24 ks. Číslo se předvyplní z názvu zboží, jistotu ale máte jen po kontrole. Gramy a mililitry se na kilogramy a litry přepočítají samy.
Další nástroje kontroly:
- Opravit množství, když se při čtení spletlo množství nebo cena.
- Přidat řádek, který na dokladu chybí.
- Uložit rozpracované a dokončit později.
Řádek se záporným množstvím, třeba vratka, se nenaskladňuje. Nad řádky jsou údaje dokladu: druh, dodavatel, IČO, číslo, datum dodání a u faktury vystavení, splatnost a variabilní symbol. Součet řádků bez DPH se porovná se základem DPH na faktuře; když nesedí, možná řádek chybí.
Jak se systém učí
Po naskladnění si systém pro dodavatele zapamatuje u každého řádku skladovou položku a přepočet, podle kódu zboží dodavatele, EANu i názvu. Zapamatuje se i volba Neskladovat. Když stejné zboží příště přijde v jiné jednotce, třeba v kusech místo kartonů, položka se doplní, ale přepočet bude oranžový k potvrzení. Řádky bez zapamatovaného přiřazení se párují podle EANu skladové položky, jinak podle názvu, a takový návrh vždy čeká na potvrzení. První doklad od nového dodavatele proto trvá déle, další už jdou rychle.
Co naskladnění udělá
Tlačítko Naskladnit se odemkne, až jsou vyřešené všechny řádky. Pak systém:
- zvýší zásobu každé položky na této provozovně a zapíše pohyb Naskladněno,
- při zaškrtnuté volbě Aktualizovat nákupní ceny podle dokladu uloží novou nákupní cenu; změna o víc než 10 % je při kontrole oranžově,
- zapíše hodnotu naskladněných řádků bez DPH do výdajů provozovny,
- zapamatuje si přiřazení řádků pro dodavatele,
- u faktury ji zapíše do Faktur přijatých i s přílohou jako nezaplacenou. Když tam faktura se stejným číslem od stejného dodavatele už je, jen se s ní propojí.
Nákupní cena u dodavatele, nebo na kartě položky
Nová nákupní cena se uloží u dodavatele položky na této provozovně, a když položka dodavatele nemá, přímo u položky. Náklad receptury a marže se ale vždy počítají z výchozí ceny na kartě položky. Když dodavatel výrazně zdraží, opravte i výchozí cenu, jinak bude marže vycházet špatně.
Dodací list teď, faktura později
Zboží často přijde s dodacím listem a faktura dorazí za týden. Dodací list naskladníte stejně jako fakturu, jen jako druh dokladu zvolíte Dodací list. Bez cen se nákupní ceny nemění a do výdajů se nezapíše nic. V seznamu dokladů je u něj štítek čeká na fakturu.
Až fakturu od stejného dodavatele zapíšete do Faktur přijatých, stránka nabídne propojení s dodacími listy naskladněnými za posledních 60 dní. Po propojení se zboží znovu nenaskladní. Když faktura patří k jinému dodání, naskladníte ji podle faktury.
Základní pravidlo: každou dodávku naskladněte jednou. Buď podle dodacího listu, nebo podle faktury, nikdy podle obou.
Od faktury ke skladu i opačně
Cesta jde oběma směry. Faktura nahraná v Příjmu zboží se při naskladnění sama zapíše do Faktur přijatých. A obráceně: kdo má oprávnění Sklad, vidí u přijaté faktury za suroviny, zboží nebo nápoje řádek o skladu s tlačítkem Naskladnit podle faktury. Řádky se vyčtou z přílohy faktury, takže faktura bez přílohy se naskladnit nedá. Na stránce Příjem zboží je i seznam faktur přijatých za posledních 60 dní, které čekají na naskladnění.
Fakturu může do Faktur přijatých zapsat i zaměstnanec bez práva Účetnictví, když naskladňuje. Upravit ji pak smí jen ten, kdo právo Účetnictví má.
Storno a zahození
- Storno příjemky u naskladněného dokladu sníží zásoby zpět o naskladněné množství a smaže výdaj. Nákupní ceny ani zapamatované přiřazení se nevracejí a faktura ve Fakturách přijatých zůstane. Doklad pak můžete naskladnit znovu.
- Zahodit rozpracovanou příjemku smaže kontrolu, kterou nechcete dokončit.
- Stejný doklad podruhé se nenaskladní. Stránka napíše, že už je naskladněný, a rozpracovanou příjemku pak zahodíte.
Na co si dát pozor
- Čtení dokladu se může splést v čísle, množství i v návrhu položky. Před naskladněním projděte hlavně množství na sklad a přepočty.
- Doklad může mít nejvýš 300 řádků; delší se načte jen do 300. řádku.
- Položky skryté pro provozovnu se při párování nenabízejí.
- Z praxe: naskladňujte hned při převzetí zboží, ne jednou týdně. Rozdíl mezi dodacím listem a skutečností se reklamuje snáz, dokud řidič stojí u dveří.
Podrobný postup je v kapitolách Příjem zboží podle faktury a Faktury přijaté. Sklad a receptury jsou v ProfiRESTu už v tarifu Essential, přehled najdete na stránce Sklady a receptury. Jak z naskladněného zboží a receptur hlídat marži, popisuje článek Sklad a receptury.