# Příjem zboží z faktury: naskladnění z PDF nebo fotky Nahrajete fakturu nebo dodací list, řádky se vyčtou a spárují se skladovými položkami. Jak probíhá kontrola, co naskladnění změní, jak spojit dodací list s pozdější fakturou a jak příjemku stornovat. Ruční naskladnění je práce, kterou nikdo nechce dělat: faktura na stole, řádek po řádku přepisovat množství a ceny, přepočítávat kartony na kusy. Když se to odkládá, sklad nesedí a marže se počítá ze starých cen. ProfiREST umí naskladnit zboží přímo z faktury nebo dodacího listu, z PDF i z fotky telefonem. Tento návod ukazuje, jak to funguje, co je potřeba zkontrolovat a jak řešit dodací list teď a fakturu později. ## Jak to funguje v kostce - Na stránce Příjem zboží nahrajete PDF nebo fotku dokladu, nejvýš 10 MB. - Řádky dokladu se vyčtou, obvykle za 10 až 30 sekund. - Systém je spáruje se skladovými položkami a vy je zkontrolujete. - Tlačítkem Naskladnit zvýšíte zásoby, případně aktualizujete nákupní ceny a fakturu zapíšete do účetnictví. Přiřazení řádků ke skladovým položkám si systém pro každého dodavatele zapamatuje. U dalšího dokladu od stejného dodavatele se známé řádky spárují samy a kontrola je rychlá. ### Než začnete - **Skladové položky.** Řádky se přiřazují k položkám, které už máte. Chybějící položku jde založit přímo při kontrole. - **Dodavatelé.** Kartotéka firem, od kterých nakupujete. Přes ni se nákupní seznam seskupí do objednávek a k dodavateli se váže zapamatované přiřazení. Dodavatel se při příjmu pozná podle IČO, bez něj podle názvu. - **Správná provozovna.** Naskladňuje se vždy do provozovny vybrané v administraci. ## Kontrola řádků Každý řádek ukazuje množství a cenu z dokladu, přiřazenou skladovou položku, kolik se naskladní a novou nákupní cenu za jednotku skladu. Barva říká, jak jistý je systém: | Řádek | Co znamená | Co udělat | | Zelený | Zapamatováno, podle EANu nebo vybráno ručně. Položka i přepočet jsou jisté. | Zkontrolovat množství. | | Oranžový | Návrh podle názvu, nebo se jednotka na dokladu liší od jednotky skladu. | Zkontrolovat položku a přepočet, potvrdit. | | Červený | Skladová položka se nenašla. | Vybrat položku, založit novou, nebo zvolit Neskladovat. | | Šedý | Neskladovat: zálohy na obaly, doprava, služby. | Když se mýlí, přepnout na Skladovat. | **Přepočet jednotek** je místo, kde vzniká nejvíc chyb. Když je na dokladu „3 krt“ a položku vedete v kusech, u řádku je pole 1 krt = 24 ks. Číslo se předvyplní z názvu zboží, jistotu ale máte jen po kontrole. Gramy a mililitry se na kilogramy a litry přepočítají samy. Další nástroje kontroly: - Opravit množství, když se při čtení spletlo množství nebo cena. - Přidat řádek, který na dokladu chybí. - Uložit rozpracované a dokončit později. Řádek se záporným množstvím, třeba vratka, se nenaskladňuje. Nad řádky jsou údaje dokladu: druh, dodavatel, IČO, číslo, datum dodání a u faktury vystavení, splatnost a variabilní symbol. Součet řádků bez DPH se porovná se základem DPH na faktuře; když nesedí, možná řádek chybí. ### Jak se systém učí Po naskladnění si systém pro dodavatele zapamatuje u každého řádku skladovou položku a přepočet, podle kódu zboží dodavatele, EANu i názvu. Zapamatuje se i volba Neskladovat. Když stejné zboží příště přijde v jiné jednotce, třeba v kusech místo kartonů, položka se doplní, ale přepočet bude oranžový k potvrzení. Řádky bez zapamatovaného přiřazení se párují podle EANu skladové položky, jinak podle názvu, a takový návrh vždy čeká na potvrzení. První doklad od nového dodavatele proto trvá déle, další už jdou rychle. ## Co naskladnění udělá Tlačítko Naskladnit se odemkne, až jsou vyřešené všechny řádky. Pak systém: - zvýší zásobu každé položky na této provozovně a zapíše pohyb Naskladněno, - při zaškrtnuté volbě Aktualizovat nákupní ceny podle dokladu uloží novou nákupní cenu; změna o víc než 10 % je při kontrole oranžově, - zapíše hodnotu naskladněných řádků bez DPH do výdajů provozovny, - zapamatuje si přiřazení řádků pro dodavatele, - u faktury ji zapíše do Faktur přijatých i s přílohou jako nezaplacenou. Když tam faktura se stejným číslem od stejného dodavatele už je, jen se s ní propojí. ### Nákupní cena u dodavatele, nebo na kartě položky Nová nákupní cena se uloží u dodavatele položky na této provozovně, a když položka dodavatele nemá, přímo u položky. Náklad receptury a marže se ale vždy počítají z výchozí ceny na kartě položky. Když dodavatel výrazně zdraží, opravte i výchozí cenu, jinak bude marže vycházet špatně. ## Dodací list teď, faktura později Zboží často přijde s dodacím listem a faktura dorazí za týden. Dodací list naskladníte stejně jako fakturu, jen jako druh dokladu zvolíte Dodací list. Bez cen se nákupní ceny nemění a do výdajů se nezapíše nic. V seznamu dokladů je u něj štítek čeká na fakturu. Až fakturu od stejného dodavatele zapíšete do Faktur přijatých, stránka nabídne propojení s dodacími listy naskladněnými za posledních 60 dní. Po propojení se zboží znovu nenaskladní. Když faktura patří k jinému dodání, naskladníte ji podle faktury. Základní pravidlo: každou dodávku naskladněte jednou. Buď podle dodacího listu, nebo podle faktury, nikdy podle obou. ## Od faktury ke skladu i opačně Cesta jde oběma směry. Faktura nahraná v Příjmu zboží se při naskladnění sama zapíše do Faktur přijatých. A obráceně: kdo má oprávnění Sklad, vidí u přijaté faktury za suroviny, zboží nebo nápoje řádek o skladu s tlačítkem Naskladnit podle faktury. Řádky se vyčtou z přílohy faktury, takže faktura bez přílohy se naskladnit nedá. Na stránce Příjem zboží je i seznam faktur přijatých za posledních 60 dní, které čekají na naskladnění. Fakturu může do Faktur přijatých zapsat i zaměstnanec bez práva Účetnictví, když naskladňuje. Upravit ji pak smí jen ten, kdo právo Účetnictví má. ## Storno a zahození - **Storno příjemky** u naskladněného dokladu sníží zásoby zpět o naskladněné množství a smaže výdaj. Nákupní ceny ani zapamatované přiřazení se nevracejí a faktura ve Fakturách přijatých zůstane. Doklad pak můžete naskladnit znovu. - **Zahodit rozpracovanou příjemku** smaže kontrolu, kterou nechcete dokončit. - **Stejný doklad podruhé** se nenaskladní. Stránka napíše, že už je naskladněný, a rozpracovanou příjemku pak zahodíte. ## Na co si dát pozor - Čtení dokladu se může splést v čísle, množství i v návrhu položky. Před naskladněním projděte hlavně množství na sklad a přepočty. - Doklad může mít nejvýš 300 řádků; delší se načte jen do 300. řádku. - Položky skryté pro provozovnu se při párování nenabízejí. - Z praxe: naskladňujte hned při převzetí zboží, ne jednou týdně. Rozdíl mezi dodacím listem a skutečností se reklamuje snáz, dokud řidič stojí u dveří. Podrobný postup je v kapitolách [Příjem zboží podle faktury](https://www.mujprofirest.cz/help/sklady/prijem_zbozi) a [Faktury přijaté](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/faktury_prijate). Sklad a receptury jsou v ProfiRESTu už v tarifu Essential, přehled najdete na stránce [Sklady a receptury](https://www.mujprofirest.cz/funkce/sklady). Jak z naskladněného zboží a receptur hlídat marži, popisuje článek [Sklad a receptury](https://www.mujprofirest.cz/clanky/sklad-a-receptury-jak-hlidat-marzi). --- Zdroj: https://www.mujprofirest.cz/clanky/prijem-zbozi-z-faktury-jak-to-funguje (ProfiREST, 2026-11-05)