Účtenka je pro hosta doklad o nákupu, pro vás podklad pro účetnictví a pro kontrolu z finančního úřadu jedna z prvních věcí, na kterou se podívá. Co na ní musí být, určují předpisy. Co na ní skutečně je, určuje to, jak máte nastavený systém. Tento článek ukazuje obě strany: obecné zásady a to, odkud pokladna ProfiREST jednotlivé údaje bere a kdy účtenku tiskne.
Co má doklad o prodeji obecně obsahovat
Povinnosti kolem účtenek upravuje víc předpisů najednou: zákon o DPH, předpisy na ochranu spotřebitele a od roku 2027 znovu zákon o evidenci tržeb. Jejich přesné znění se mění, proto berte následující body jako obecný rámec, ne jako úplný výčet:
- Kdo prodává. Název firmy nebo jméno podnikatele, provozovna, IČO a u plátce DPH i DIČ.
- Kdy a co. Datum a čas prodeje, položky s počtem a cenou, celková částka.
- Daň. U plátce DPH sazba a výše daně. Neplátce by měl být z dokladu poznat jako neplátce.
- Číslo dokladu. Aby šel doklad jednoznačně dohledat, třeba při reklamaci nebo stornu.
Plátce DPH může u menších částek vydávat zjednodušený daňový doklad. ProfiREST ho tak nadepisuje u částky nejvýš 10 000 Kč, když máte zaškrtnuté, že jste plátce DPH, a vyplněné DIČ. Evidence tržeb EET 2.0 od 1. 1. 2027 na účtence žádné kódy nechce: zpráva finanční správě nese jen celkovou částku a účtenku s kódy tisknout nemusíte. Podrobnosti jsou na stránce EET 2.0 v ProfiRESTu.
Odkud se údaje na účtenku berou
Pokladna si většinu údajů nevymýšlí, přebírá je ze serveru. Když je na účtence něco špatně, chyba je skoro vždy v administraci:
| Údaj na účtence | Kde se nastavuje |
|---|---|
| Název, telefon, web a adresa provozovny | Nastavení provozovny. Adresa se vybírá z mapy a v poli Jak se má adresa psát (nejvýš 64 znaků) určíte zápis, který se vypisuje na účtenkách, fakturách i v e-shopu. |
| Název firmy, sídlo, IČO, DIČ a to, jestli jste plátce DPH | Fakturační údaje v Nastavení uživatele. Posílají se pokladnám. Bez zaškrtnutého plátce DPH je na kopii účtenky věta „Nejsme plátci DPH“. |
| Položky, ceny a sazby DPH | Sortiment. Sazba se ukládá ke každé prodané položce, takže její změna platí až pro další prodeje. |
| Způsob platby a odběr | Volí obsluha při placení: hotově, kartou, na fakturu, na účet podniku a na provozovně nebo s sebou. |
| Vlastní texty v patičce kopie z administrace | Tiskové sestavy, blok Vlastní text. |
Jak účtenku tiskne pokladna pro Android
Po každé platbě, i částečné, vytiskne pokladna účtenku sama na hlavní tiskárnu zařízení, na kterém se platilo. Když hlavní tiskárna neodpovídá, aplikace napíše „Tiskárna není připravena“ a platbu vůbec neprovede. Účet tak nezůstane zaplacený bez dokladu.
- Vzhled. V nabídce Tiskárny, u hlavní tiskárny, je volba Nastavit účtenku s živým náhledem hlavičky vaší provozovny. Klasická je dosavadní podoba, Přehledná řadí údaje tak, jak je čte host: kdo, co, kolik, daně, a částka k zaplacení je na ní jediná velká. Zvolený vzhled platí i pro předúčet a storno doklad.
- Předúčet. Klávesa Tisk vytiskne náhled s nápisem NEPLACENO, který hostovi neslouží jako doklad o zaplacení.
- Odběr. Volba Na provozovně nebo S sebou / rozvoz se tiskne na účtenku a dělí tržbu v uzávěrce.
- Eura. S přepínačem EUR ukáže účtenka obě měny a kurz.
- Vypnutý tisk. U hlavní tiskárny jde automatický tisk vypnout. Obrazovka placení pak nabídne tlačítko Účtenka, kterým ji vytisknete k jedné konkrétní platbě. Bony, předúčet a uzávěrka se tisknou dál.
Originál, nebo kopie
Každý další tisk téže účtenky ze Zaplacených objednávek má nahoře KOPIE a dole čas dotisku. Když originál nevyjel, protože došel papír, vytiskněte ho znovu v Tiskových operacích. Vyjede přesně stejný doklad bez označení kopie.
Kopie účtenky z administrace
Když host účtenku ztratí nebo ji dodatečně potřebuje do účetnictví, vytisknete v detailu objednávky kopii na šířku pokladní pásky. Je výrazně označená jako KOPIE a obsahuje:
| Část | Co na ní je |
|---|---|
| Hlavička | Název, adresa, telefon a web provozovny; název společnosti, sídlo (když se liší od provozovny), IČ a DIČ. |
| Údaje o dokladu | Číslo účtenky, datum a čas platby, stůl nebo zákazník, obsluha, způsob platby a u objednávek s sebou nebo na rozvoz i způsob odběru. |
| Položky | Počet, cena za kus včetně obalu a cena řádku; u plátce DPH i sazba. |
| Součty | Mezisoučet, sleva na celý účet, doprava, zaokrouhlení a Celkem k úhradě. Spropitné je pod tím zvlášť a do DPH se nepočítá. |
| Rozpis DPH | Jen u plátce: pro každou sazbu základ, daň a částka včetně daně. |
| Patička | Vlastní texty z tiskové sestavy, jinak „Děkujeme za návštěvu“. |
Storno doklad má nadpis Storno účtenky s odkazem na číslo původní účtenky. Plátce DPH může u účtenky stáhnout i Rozpis pro účetní v Excelu, s nezaokrouhlenými částkami s DPH i bez DPH, ze kterého jde vystavit faktura. Popis všech částí je v kapitole Seznam objednávek.
Kdy host účtenku dostane a co s elektronickou podobou
Na pokladně dostane host účtenku hned po zaplacení, pokud tisk nemáte vypnutý. U platby na fakturu se do objednávky uloží údaje odběratele načtené z registru ARES, samotnou fakturu ale pokladna nevystaví; řeší se v administraci. U objednávek z e-shopu a od kurýrů jde kopii účtenky kdykoli vytisknout z administrace.
Pokladna vydává účtenku na tiskárně účtenek, počítejte tedy s papírovým dokladem. Zda a za jakých podmínek můžete hostům doklady vydávat elektronicky, je otázka pro účetní, ne pro nastavení pokladny.
Nechte si ukázku zkontrolovat
Než začnete prodávat, vytiskněte v nastavení účtenky ukázku a pošlete fotku účetní. Za pět minut ověří, že souhlasí firma, IČO, DIČ i sazby DPH. Oprava po stovkách vydaných účtenek je mnohem nepříjemnější.
Co udělat teď
- V Nastavení uživatele zkontrolujte fakturační údaje a zaškrtnutí Jsem plátce DPH.
- V Nastavení provozovny ověřte, jak se na účtence píše adresa.
- Projděte s účetní sazby DPH u produktů, zvlášť u nápojů a jídel s sebou.
- Na pokladně zvolte vzhled účtenky a vytiskněte ukázku. Jak tiskárnu připojit a co dělat, když místo háčků a čárek tiskne nesmyslné znaky, popisuje kapitola Tiskárny, bony a účtenky a článek Tiskárny na bony a účtenky.
- V Tiskových sestavách doplňte krátký vlastní text do patičky, třeba kontakt pro reklamace.
Jak pokladna funguje jako celek, ukazuje stránka Pokladna. Článek shrnuje obecné zásady a nastavení systému, nejde o právní radu.