Účetní hotelu s restaurací potřebuje každý měsíc totéž: tržby, přijaté faktury, pohyby hotovosti a vystavené faktury. Když recepce, restaurace a sklad běží v různých programech, skládá je majitel z několika exportů a e-mailů a pokaždé něco chybí. Tento návod ukazuje, co do měsíčních podkladů patří, jak je v ProfiRESTu připravit jedním kliknutím a na co si dát pozor, aby účetní nedostala nic dvakrát.
Co účetní od hotelu s restaurací obvykle chce
Konkrétní seznam si určuje účetní, ale u ubytování s restaurací se opakuje podobná sada podkladů. Jde o obecný přehled, ne o výklad účetních předpisů:
- Tržby za měsíc rozdělené podle sazeb DPH. Ubytování, jídlo a nápoje mohou mít různé sazby, proto účetní potřebuje rozpis, ne jen součet.
- Přijaté faktury od dodavatelů, i se skeny nebo PDF.
- Vystavené faktury, typicky firmám za ubytování, a jejich úhrady.
- Pokladní knihu, tedy pohyby hotovosti na recepci a na baru.
- Informace o zálohách přijatých na pobyty a akce.
- Uzávěrky, ze kterých je vidět rozpad plateb hotově, kartou a fakturou.
Čím víc z toho vznikne v jednom systému, tím méně se toho přepisuje a tím méně se na konci měsíce dohaduje.
Co je v balíku ProfiRESTu
V řadě Ubytování odcházejí podklady za celý dům z jednoho místa, do Pohody, Money S3 nebo Excelu. Platbu za pobyt kartou nebo hotově markujete v pokladně, takže je v dokladech za účtenky spolu s restaurací; účet pokoje k tisku je jen rozpis pro hosta, ne daňový doklad. Měsíční balík popisuje kapitola Podklady pro účetní. Vyberete měsíc (výchozí je minulý) a stránka ukáže, co balík bude obsahovat:
| Část balíku | Co obsahuje |
|---|---|
| Doklady za účtenky pro POHODU | XML za celý měsíc podle nastavení exportu, k tomu Excel ke kontrole. |
| Faktury přijaté pro POHODU | Přijaté faktury s datem zdanitelného plnění v měsíci, XML a Excel. |
| Pokladní kniha pro POHODU | Pohyby hotovosti, XML a Excel. Jen když má kniha zapsaný počáteční stav. |
| PDF vystavených faktur | Faktury, které v měsíci vystavil ProfiREST. |
| Přílohy přijatých faktur | Skeny a PDF od dodavatelů pojmenované číslem faktury a dodavatelem. |
| Souhrn měsíce | Prodej s DPH, DPH po sazbách, náklady, seznamy vystavených a přijatých faktur se stavem úhrady. Otevře se v prohlížeči a jde vytisknout. |
Když něco chybí, třeba nezapsaná faktura, nepřiřazená platba z banky nebo pokladní kniha bez počátečního stavu, stránka to napíše nahoře. Balík se skládá vždy čerstvě v okamžiku stažení, takže po doplnění ho stačí stáhnout nebo poslat znovu.
Jak balík dostat k účetní
Máte dvě cesty:
- Odkaz e-mailem. Vyplníte e-mail účetní (pamatuje se pro příště), případně vzkaz, a odešlete. Účetní si z odkazu stáhne ZIP bez přihlášení do administrace. Odkaz platí 14 dní a pokaždé dá aktuální data. Platnost jde prodloužit o dalších 14 dní nebo odkaz hned zrušit.
- Stažení ZIPu. Totéž stáhnete do počítače a pošlete sami, třeba datovou schránkou nebo přes úložiště, které účetní používá.
Stránka si pamatuje, kdy a komu odkaz odešel a kolikrát se balík stáhl. Z jednoho odkazu jde balík stáhnout nejvýš 20krát a z provozovny odejde nejvýš 10 e-mailů s podklady denně.
Odkaz posílejte jen účetní
Kdo odkaz má, stáhne si podklady bez přihlášení. Neposílejte ho do skupinových chatů ani dalším lidem. Když potřebujete, odkaz zrušíte jedním tlačítkem a nový vznikne dalším odesláním.
Kdy podklady posílat
Po skončení měsíce, až máte zapsané přijaté faktury a úhrady. Přehled účetnictví to od 1. do 15. dne v měsíci připomíná úkolem a po odeslání odkazu úkol zmizí. Za běžící měsíc jde balík stáhnout také, třeba pro průběžnou kontrolu; stránka upozorní, že měsíc ještě neskončil.
Účetní, která používá odkaz pro automatický import do POHODY, balík kvůli XML nepotřebuje; hodí se jí z něj PDF faktur, přílohy a souhrn měsíce.
Obecná rada: domluvte se s účetní na pevném dni v měsíci, do kdy podklady dostane. Pravidelnost ušetří víc času než sebedokonalejší export.
Faktury firmám za ubytování
Ubytování s firemními hosty vystavuje víc faktur než běžná restaurace. V ProfiRESTu je faktura každá objednávka zaplacená způsobem Fakturou: obsluha na pokladně zvolí Na fakturu, zadá IČO a údaje firmy se doplní z registru ARES. Na stránce Faktury vystavené pak v nastavení zvolíte, kdo doklad vystavuje:
- Účetní ve svém programu, třeba z exportu do Pohody. Číslo, pod kterým fakturu vystavila, doplníte u faktury, aby šla dohledat.
- ProfiREST, který přidělí číslo z vaší číselné řady, vytvoří PDF s rozpisem DPH a QR platbou a pošle ho odběrateli e-mailem. PDF těchto faktur jsou pak i v měsíčním balíku.
Úhrady zapisujete podle výpisu z účtu a stránka ukazuje, co je po splatnosti. Ráno vám může přijít e-mail s fakturami po splatnosti za všechny provozovny. Podrobně v kapitole Faktury vystavené.
Víc provozoven a DPH za celou firmu
Balík se skládá pro provozovnu vybranou v administraci. Pokud máte v účtu víc provozoven, pošlete balík za každou zvlášť. Přiznání k DPH se ale podává za firmu, ne za provozovnu. Proto má Přehled účetnictví přepínač Celý účet, který sečte prodej, náklady a orientační DPH všech provozoven a ukáže tabulku po provozovnách. Podrobnosti popisuje kapitola Přehled účetnictví v nápovědě.
Na co si dát pozor
- Duplicity v Pohodě. Pokud Pohoda při importu hlásí duplicitní doklady, účetní pravděpodobně importuje balík i automatický import zároveň. Domluvte se na jedné cestě.
- DPH v přehledu je orientační. Přiznání sestavuje účetní a o zařazení dokladů do období rozhoduje ona.
- Zálohy na pobyty. Záloha zaplacená kartou při online rezervaci pokoje se zapíše na účet pokoje jako platba. U rezervací stolů pokladna zaplacenou zálohu zatím sama neuplatní. Jak přijaté zálohy vést, si s účetní domluvte předem.
- Kdo podklady vidí. Stránku otevře majitel a zaměstnanec s oprávněním Účetnictví nebo Plný přístup. Nastavení exportu do Pohody a Money S3 mění jen majitel.
Napojení na účetní programy popisují stránky Pohoda a Money S3.
Co udělat teď
Zeptejte se účetní, v jakém formátu chce podklady a do kdy je potřebuje. Pak si v administraci zapište počáteční stav pokladní knihy a zkontrolujte, že máte zapsané přijaté faktury za minulý měsíc. První balík vám ukáže, co ještě chybí.