# Podklady pro účetní za hotel i restauraci: měsíční balík Tržby, přijaté a vystavené faktury, pokladní kniha a souhrn měsíce v jednom balíku pro účetní. Co do podkladů za hotel s restaurací patří, jak je poslat odkazem a na co si dát pozor. Účetní hotelu s restaurací potřebuje každý měsíc totéž: tržby, přijaté faktury, pohyby hotovosti a vystavené faktury. Když recepce, restaurace a sklad běží v různých programech, skládá je majitel z několika exportů a e-mailů a pokaždé něco chybí. Tento návod ukazuje, co do měsíčních podkladů patří, jak je v ProfiRESTu připravit jedním kliknutím a na co si dát pozor, aby účetní nedostala nic dvakrát. ## Co účetní od hotelu s restaurací obvykle chce Konkrétní seznam si určuje účetní, ale u ubytování s restaurací se opakuje podobná sada podkladů. Jde o obecný přehled, ne o výklad účetních předpisů: - **Tržby za měsíc** rozdělené podle sazeb DPH. Ubytování, jídlo a nápoje mohou mít různé sazby, proto účetní potřebuje rozpis, ne jen součet. - **Přijaté faktury** od dodavatelů, i se skeny nebo PDF. - **Vystavené faktury**, typicky firmám za ubytování, a jejich úhrady. - **Pokladní knihu**, tedy pohyby hotovosti na recepci a na baru. - **Informace o zálohách** přijatých na pobyty a akce. - **Uzávěrky**, ze kterých je vidět rozpad plateb hotově, kartou a fakturou. Čím víc z toho vznikne v jednom systému, tím méně se toho přepisuje a tím méně se na konci měsíce dohaduje. ## Co je v balíku ProfiRESTu V řadě [Ubytování](https://www.mujprofirest.cz/reseni/ubytovani) odcházejí podklady za celý dům z jednoho místa, do Pohody, Money S3 nebo Excelu. Platbu za pobyt kartou nebo hotově markujete v pokladně, takže je v dokladech za účtenky spolu s restaurací; účet pokoje k tisku je jen rozpis pro hosta, ne daňový doklad. Měsíční balík popisuje kapitola [Podklady pro účetní](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/podklady_ucetni). Vyberete měsíc (výchozí je minulý) a stránka ukáže, co balík bude obsahovat: | Část balíku | Co obsahuje | | Doklady za účtenky pro POHODU | XML za celý měsíc podle nastavení exportu, k tomu Excel ke kontrole. | | Faktury přijaté pro POHODU | Přijaté faktury s datem zdanitelného plnění v měsíci, XML a Excel. | | Pokladní kniha pro POHODU | Pohyby hotovosti, XML a Excel. Jen když má kniha zapsaný počáteční stav. | | PDF vystavených faktur | Faktury, které v měsíci vystavil ProfiREST. | | Přílohy přijatých faktur | Skeny a PDF od dodavatelů pojmenované číslem faktury a dodavatelem. | | Souhrn měsíce | Prodej s DPH, DPH po sazbách, náklady, seznamy vystavených a přijatých faktur se stavem úhrady. Otevře se v prohlížeči a jde vytisknout. | Když něco chybí, třeba nezapsaná faktura, nepřiřazená platba z banky nebo pokladní kniha bez počátečního stavu, stránka to napíše nahoře. Balík se skládá vždy čerstvě v okamžiku stažení, takže po doplnění ho stačí stáhnout nebo poslat znovu. ## Jak balík dostat k účetní Máte dvě cesty: - **Odkaz e-mailem.** Vyplníte e-mail účetní (pamatuje se pro příště), případně vzkaz, a odešlete. Účetní si z odkazu stáhne ZIP bez přihlášení do administrace. Odkaz platí 14 dní a pokaždé dá aktuální data. Platnost jde prodloužit o dalších 14 dní nebo odkaz hned zrušit. - **Stažení ZIPu.** Totéž stáhnete do počítače a pošlete sami, třeba datovou schránkou nebo přes úložiště, které účetní používá. Stránka si pamatuje, kdy a komu odkaz odešel a kolikrát se balík stáhl. Z jednoho odkazu jde balík stáhnout nejvýš 20krát a z provozovny odejde nejvýš 10 e-mailů s podklady denně. ### Odkaz posílejte jen účetní Kdo odkaz má, stáhne si podklady bez přihlášení. Neposílejte ho do skupinových chatů ani dalším lidem. Když potřebujete, odkaz zrušíte jedním tlačítkem a nový vznikne dalším odesláním. ### Kdy podklady posílat Po skončení měsíce, až máte zapsané přijaté faktury a úhrady. Přehled účetnictví to od 1. do 15. dne v měsíci připomíná úkolem a po odeslání odkazu úkol zmizí. Za běžící měsíc jde balík stáhnout také, třeba pro průběžnou kontrolu; stránka upozorní, že měsíc ještě neskončil. Účetní, která používá odkaz pro automatický import do POHODY, balík kvůli XML nepotřebuje; hodí se jí z něj PDF faktur, přílohy a souhrn měsíce. Obecná rada: domluvte se s účetní na pevném dni v měsíci, do kdy podklady dostane. Pravidelnost ušetří víc času než sebedokonalejší export. ## Faktury firmám za ubytování Ubytování s firemními hosty vystavuje víc faktur než běžná restaurace. V ProfiRESTu je faktura každá objednávka zaplacená způsobem Fakturou: obsluha na pokladně zvolí Na fakturu, zadá IČO a údaje firmy se doplní z registru ARES. Na stránce Faktury vystavené pak v nastavení zvolíte, kdo doklad vystavuje: - **Účetní** ve svém programu, třeba z exportu do Pohody. Číslo, pod kterým fakturu vystavila, doplníte u faktury, aby šla dohledat. - **ProfiREST**, který přidělí číslo z vaší číselné řady, vytvoří PDF s rozpisem DPH a QR platbou a pošle ho odběrateli e-mailem. PDF těchto faktur jsou pak i v měsíčním balíku. Úhrady zapisujete podle výpisu z účtu a stránka ukazuje, co je po splatnosti. Ráno vám může přijít e-mail s fakturami po splatnosti za všechny provozovny. Podrobně v kapitole [Faktury vystavené](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/faktury). ## Víc provozoven a DPH za celou firmu Balík se skládá pro provozovnu vybranou v administraci. Pokud máte v účtu víc provozoven, pošlete balík za každou zvlášť. Přiznání k DPH se ale podává za firmu, ne za provozovnu. Proto má Přehled účetnictví přepínač Celý účet, který sečte prodej, náklady a orientační DPH všech provozoven a ukáže tabulku po provozovnách. Podrobnosti popisuje kapitola Přehled účetnictví v nápovědě. ## Na co si dát pozor - **Duplicity v Pohodě.** Pokud Pohoda při importu hlásí duplicitní doklady, účetní pravděpodobně importuje balík i automatický import zároveň. Domluvte se na jedné cestě. - **DPH v přehledu je orientační.** Přiznání sestavuje účetní a o zařazení dokladů do období rozhoduje ona. - **Zálohy na pobyty.** Záloha zaplacená kartou při online rezervaci pokoje se zapíše na účet pokoje jako platba. U rezervací stolů pokladna zaplacenou zálohu zatím sama neuplatní. Jak přijaté zálohy vést, si s účetní domluvte předem. - **Kdo podklady vidí.** Stránku otevře majitel a zaměstnanec s oprávněním Účetnictví nebo Plný přístup. Nastavení exportu do Pohody a Money S3 mění jen majitel. Napojení na účetní programy popisují stránky [Pohoda](https://www.mujprofirest.cz/integrace/pohoda) a [Money S3](https://www.mujprofirest.cz/integrace/money). ## Co udělat teď Zeptejte se účetní, v jakém formátu chce podklady a do kdy je potřebuje. Pak si v administraci zapište počáteční stav pokladní knihy a zkontrolujte, že máte zapsané přijaté faktury za minulý měsíc. První balík vám ukáže, co ještě chybí. --- Zdroj: https://www.mujprofirest.cz/clanky/podklady-pro-ucetni-za-cely-dum (ProfiREST, 2026-11-05)