Firemní oběd, raut pro sousední kancelář, stálý odběratel, který chce jednou měsíčně jednu fakturu. Na pokladně je platba na fakturu otázka několika klepnutí. Faktura je ale daňový doklad: musí mít předepsané údaje, někdo ji musí vystavit, poslat a pohlídat, že přišly peníze. Článek prochází celou cestu od stolu po zaplacenou fakturu a říká, co dělá pokladna, co administrace a co zůstává na účetní.
Co má faktura obecně obsahovat
Náležitosti daňového dokladu stanoví zákon o DPH. Obvykle mezi ně patří údaje o dodavateli i odběrateli (název, sídlo, IČO a DIČ), evidenční číslo dokladu, datum vystavení a datum uskutečnění plnění, co se prodalo a za kolik a u plátce DPH základ, sazba a výše daně. Neplátce na faktuře uvádí, že plátcem není. Vydaný doklad se nepřepisuje; chyba se řeší opravným dokladem.
Berte to jako obecný rámec. Co přesně musí mít vaše faktury a jaké lhůty platí pro jejich vystavení, si ověřte s účetní.
Platba na fakturu u stolu
V pokladně pro Android zvolí obsluha na obrazovce placení Na fakturu. Otevře se okno Fakturační údaje: po zadání IČO a klepnutí na Načíst se název firmy, DIČ a adresa doplní z registru ARES, ručně se připíše e-mail a telefon. Údaje se uloží k objednávce a odejdou s ní na server. Samotnou fakturu pokladna nevystaví, to se děje v administraci.
- Jen část účtu. Každá platba je samostatná objednávka s vlastním způsobem platby. Firma tak může zaplatit jídlo na fakturu a host si pití doplatí hotově.
- Evidence tržeb. Platba na fakturu není kontaktní platba, proto ji server do EET 2.0 neeviduje.
- Uzávěrka. Na obrazovce uzávěrky v pokladně má faktura vlastní řádek. V administraci ji najdete v Objednávkách v bloku Sumarizace období.
- Změna platby. Zaplacenou objednávku jde dodatečně přepnout na fakturu v Zaplacených objednávkách, po uzávěrce v administraci v detailu objednávky.
Kdo fakturu vystaví: účetní, nebo ProfiREST
V Nastavení faktur zvolí majitel pro každou provozovnu jednu ze dvou cest. Přepnout jde kdykoli; faktury, které už číslo mají, zůstanou, jak jsou.
| Vystavuje účetní | Vystavuje ProfiREST | |
|---|---|---|
| Číslo faktury | Účetní fakturu vystaví ve svém programu, třeba z exportu do Pohody, a vy číslo doplníte u objednávky. | Číslo z vaší číselné řady, například FV-2026-0001. Obsazené číslo se přeskočí. |
| Doklad | V programu účetní. | PDF s dodavatelem, odběratelem, položkami účtu, rozpisem DPH a QR platbou. |
| Odeslání | Řeší účetní. | E-mailem z administrace jménem dodavatele, odpověď přijde na váš e-mail. |
| Účetní program | Údaje odběratele jdou do exportu pro Pohodu. | Faktura jde do exportu se stejným číslem a variabilním symbolem. |
U faktury vystavené ProfiRESTem je datem vystavení den vystavení, datem zdanitelného plnění den zaplacení účtu v pokladně a splatnost se počítá od vystavení podle počtu dní z nastavení. Neplátce dostane fakturu bez rozpisu DPH s větou „Dodavatel není plátcem DPH“. Do poznámky pod součty můžete dát třeba zápis v obchodním rejstříku.
- Splatnost jedné faktury změníte v detailu objednávky; u faktury se pak ukáže „(upravená)“. Dřív než den vystavení ale nikdy nebude.
- Víc faktur najednou. Tlačítko Vystavit zobrazené vystaví faktury bez čísla, které mají odběratele, po dávkách nejvýš 25 na jedno kliknutí.
- Voucher na účtu. Část účtu zaplacenou dárkovým voucherem faktura uvede jako uhrazenou a k úhradě i v QR platbě zbývá jen zbytek.
Odeslanou fakturu už neopravujte v systému
Dokud faktura neodešla e-mailem, opravený odběratel vytvoří PDF znovu se stejným číslem. Po odeslání už odběratele změnit nejde, protože jde o vydaný daňový doklad. Opravný doklad i storno celé faktury řeší účetní; ProfiREST je jako PDF nevystavuje.
Odběratel a registr ARES
ARES doplní údaje firmy podle IČO, ověří tedy, že firma existuje a jak se přesně jmenuje. Neověří, že host u stolu je oprávněný za ni nakupovat. U nových odběratelů se proto vyplatí domluvit předem, kdo za firmu objednává a kam se faktura posílá.
Když obsluha údaje nevyplní nebo v nich udělá překlep, opravíte je v okně faktury v administraci; ARES tam načte firmu znovu. Změna platí jen pro fakturu a použije se i v exportu do Pohody. Faktura bez odběratele se v přehledu ukáže s větou „Odběratel není u dokladu zapsaný“ a v Přehledu účetnictví jako úkol, protože bez odběratele ji vystavit nejde.
Úhrady: od splatnosti po spárování s bankou
Stránka Faktury vystavené při prvním otevření nabídne, od kdy sledovat úhrady, aby starší faktury nesvítily jako nezaplacené. Pak ukazuje, kolik peněz na fakturách čeká a co je po splatnosti. Úhradu zapíšete ručně tlačítkem Zapsat úhradu, nebo ji systém zapíše sám z banky:
- Výpis z banky. Nahrajete výpis ve formátu ABO/GPC nebo XML camt.053, který umí prakticky každá česká banka.
- Fio banka. Po vložení tokenu s právem jen sledovat účet se platby stahují samy každých 15 minut.
- Párování. Sedí-li variabilní symbol i částka, úhrada se zapíše sama. Sedí-li jen jedno, platba dostane návrh, který potvrdíte.
Přehled účetnictví pak ukazuje, kolik vám odběratelé dluží a kolik z toho je po splatnosti. Ráno v 7 hodin přijde majiteli e-mail, když je něco po splatnosti; vypíná se v Nastavení faktur.
Účet podniku není faktura
Platba Účet podniku je samostatný způsob platby a na stránce faktur se neobjeví; do daňového přehledu v Detailních přehledech se nepočítá. Když má host dostat fakturu, zvolte v pokladně vždy Na fakturu.
Co udělat teď
- Rozhodněte s účetní, jestli faktury vystavuje ona, nebo ProfiREST.
- Když ProfiREST, vyplňte v Nastavení faktur dodavatele, číslo účtu, číselnou řadu a splatnost. Popis je v kapitole Faktury vystavené.
- Ukažte obsluze okno Fakturační údaje podle kapitoly Placení a účtenky: IČO, Načíst, e-mail.
- Začněte sledovat úhrady a napojte banku podle kapitoly Banka a úhrady.
- Domluvte s účetní export do Pohody a jednou týdně projděte faktury po splatnosti.
Jak placení na pokladně vypadá jako celek, ukazuje stránka Pokladna. Článek shrnuje obecné zásady a nastavení systému, nejde o právní ani daňovou radu.