Mnoho restaurací a barů vede sklad v Excelu: seznam surovin, nákupní ceny, jednou za čas inventura a přepsání čísel. Tabulka je zdarma, každý ji zná a dá se do ní napsat cokoli. Právě to je ale její slabina. Článek porovnává tabulku se skladem napojeným na prodej v pokladním systému ProfiREST: odpis podle receptur, nákupní seznam, příjem z faktury a inventura.
Jak se sklad vede v tabulce
V tabulce je stav skladu obvykle poslední inventura plus nákupy minus odhad. Spotřebu nikdo průběžně nezapisuje, protože tabulka o prodeji neví. Faktury od dodavatelů se do ní přepisují ručně, když na to někdo má čas. Marže se počítá jednou za měsíc, pokud vůbec, z tržeb a hromádky faktur. A když v jedné provozovně chybí sýr a ve druhé ho mají navíc, nikdo to v tabulce nevidí.
Nejde o lenost lidí. Tabulka prostě nemůže zjistit, co se prodalo, a každé číslo v ní je tak dobré, jak pečlivý byl ten, kdo ho tam napsal.
Sklad napojený na prodej
V ProfiRESTu je sklad součástí tarifu Essential za 390 Kč měsíčně. Skladová položka (surovina nebo zboží) má jednotku, výchozí nákupní cenu bez DPH a zásobu vedenou pro každou provozovnu zvlášť. Stav pak mění pohyby, které se zapisují samy:
- Prodej produktu s recepturou odečte suroviny podle receptury. Storno s volbou naskladnit zpět je vrátí.
- Nákup přičte přijatá objednávka od dodavatele nebo příjem zboží podle faktury či dodacího listu.
- Inventura přepíše stav na naměřenou hodnotu a rozdíl zapíše jako samostatný pohyb.
- Převod mezi provozovnami odečte na jedné a přičte na druhé.
Když při skládání receptury surovina ve skladu chybí, založíte ji rovnou z karty produktu, aniž byste formulář opustili. Protože se každá změna zapisuje jako pohyb, lze stav i hodnotu skladu dopočítat zpětně ke kterémukoli dni, bez ručního přepočítávání.
Srovnání v kostce
| Tabulka v Excelu | Sklad v pokladním systému | |
|---|---|---|
| Spotřeba | Odhad, nebo nic | Odpis podle receptury při každém prodeji |
| Nákup | Ruční přepis faktur | Nahrání faktury jako PDF nebo fotky, řádky se vyčtou a spárují s položkami |
| Co objednat | Obchůzka po regálech | Nákupní seznam podle limitů, seskupený po dodavatelích |
| Inventura | Přepsání čísla | Rozdíl jako samostatný pohyb, dohledatelný i za rok |
| Stav k datu | Jen k datu inventury | K libovolnému dni zpětně, v nákupních cenách |
| Marže | Jednou za měsíc z faktur | Náklad podle receptur u každé objednávky, Příjmy a výdaje po měsících |
| Více provozoven | Víc souborů | Společné položky, zásoba po provozovnách, převody |
Nákupní řetěz místo obchůzky
Když u položky nastavíte limit, objeví se po poklesu stavu na limit v nákupním seznamu a na nástěnce. Seznam je seskupený podle dodavatelů a u každého je tlačítko Vytvořit objednávku s množstvím předvyplněným do limitu. Systém objednávku dodavateli neposílá; objednáte jako obvykle a po dodání ji přijmete.
Příjem zboží z faktury ušetří nejvíc přepisování. Nahrajete fakturu nebo dodací list, řádky se vyčtou a spárují se skladovými položkami a vy je zkontrolujete. Přiřazení si systém u každého dodavatele zapamatuje, takže příště proběhne samo. Naskladnění zapíše hodnotu do výdajů, fakturu do Faktur přijatých a volitelně aktualizuje nákupní ceny; změnu o víc než 10 % zvýrazní. Dodací list bez cen naskladníte hned a fakturu k němu později jen propojíte.
Inventura bez přepisování
V tabulce je inventura den, kdy se staré číslo přepíše novým a rozdíl zmizí. V systému zůstane rozdíl zapsaný jako pohyb, takže je vidět, kde a kdy se peníze ztrácejí. Velkou inventuru děláte v administraci po kategoriích skladu, rychlé dílčí inventury přímo na zařízeních:
- Bar z pokladny. Položky zaškrtnuté pro barovou inventuru spočítá barman přímo v pokladně. Pokladna pro Android umí číst i USB váhu, a když má položka zadanou váhu plné a prázdné lahve, spočítá objem z hmotnosti sama.
- Počítat, ale nepřepisovat. Volba Nenastavovat sklad dle inventur nechá inventury ze zařízení jen zaznamenat; srovnání pak uděláte vy z administrace. V provozech s vyšší fluktuací je to rozumná pojistka.
- Rychle a najednou. Rozdíl se počítá proti stavu v okamžiku uložení, ne počítání. Rozpracovanou inventuru proto nenechávejte otevřenou přes provoz a k celé inventuře si zapište poznámku, co se dělo.
Na co si dát pozor
- Jednotky. Množství v receptuře se zadává v jednotce položky. U položky vedené v kilogramech je 150 gramů 0,15, ne 150.
- Počáteční inventura. Bez ní začíná každá položka na nule a prodej ji stáhne do mínusu. Záporný stav obvykle znamená chybějící naskladnění.
- Produkty bez receptury nic neodepisují a marže pak vychází příliš vysoko.
- Rozvozové platformy. Objednávky z napojených platforem nejsou spárované se sortimentem, sklad se podle nich neodepíše.
- Rozdíl není vždy krádež. Nejčastější příčinou bývá špatná receptura nebo jednotka, potom neevidované odpisy; ty zapisujte ručním vyskladněním.
Excel nemusíte zahodit
Tabulka se pořád hodí na počítání. V tabulce zásob je tlačítko Stáhnout inv. tabulky, které připraví Excel s prázdným sloupcem pro naměřené hodnoty, a pohyby každé položky lze stáhnout do Excelu. Rozdíl je v tom, že zdrojem pravdy už není soubor, ale sklad napojený na prodej.
Kdy tabulka stačí a co udělat teď
Tabulka stačí tam, kde je položek několik desítek, nic se nevaří z receptur a inventura se dělá spíš kvůli účetní než kvůli marži. Jakmile máte kuchyň, víc dodavatelů nebo druhou provozovnu, sklad napojený na prodej ušetří čas, který dnes zabírá přepisování.
- Založte kategorie skladu podle toho, jak je sklad fyzicky uspořádaný, a položky s jednotkou a cenou podle kapitoly Skladové zásoby.
- Přiřaďte dodavatele a udělejte první inventuru podle kapitoly Inventury.
- Doplňte receptury u nejprodávanějších jídel a drahých surovin.
- Další fakturu naskladněte podle kapitoly Příjem zboží podle faktury.
- Limity nastavte až po několika týdnech, kdy víte, kolik se čeho opravdu spotřebuje.
Jak sklad využít k hlídání marže, popisuje článek Sklad a receptury: jak hlídat marži, přehled modulu stránka Sklady a receptury.
Srovnání připravil ProfiREST z veřejně dostupných ceníků a webů uvedených v textu, údaje ověřeny k 5. 11. 2026. Ceny a funkce konkurence se mohou změnit. Našli jste nepřesnost? Napište na info@profirest.cz, opravíme ji.