V pokladním systému máte tržby, ceny, receptury, hodinové sazby zaměstnanců i kontakty hostů. Kdo odpovídá za to, že se data neztratí a že je neuvidí nikdo nepovolaný? Část práce dělá systém a jeho provozovatel, část zůstává na vás a nikdo ji za vás neudělá. Článek ukazuje, kde data v ProfiRESTu jsou, jak se zálohují, kdo se kam dostane a co musí udělat majitel.
Kde vaše data jsou
Zdrojem pravdy je server ProfiREST a webová administrace. Pokladny, kuchyňské displeje i docházkový terminál si z ní berou nabídku, ceny a lidi a posílají do ní zpátky objednávky, uzávěrky a docházku.
- Pokladna odesílá účty, objednávky a uzávěrky na server průběžně, v intervalu jedné až pěti minut. Bez internetu prodává dál a data dopošle, až se spojení vrátí. Telefony číšníků posílají data přes hlavní pokladnu.
- Záloha pokladny. Hlavní pokladna pro Android ukládá zálohu své databáze na server každých 30 minut, po potvrzení uzávěrky, při odeslání hlášení problému a ručně. Obě automatické zálohy jsou po instalaci zapnuté.
- Výměna zařízení. Tržby a objednávky jsou v administraci i po výměně tabletu. Nové zařízení se k provozovně znovu přihlásí.
- Docházkový terminál nemá v tabletu seznam zaměstnanců ani jejich PINy. PIN nebo čip ověří server a tablet dostane jen jméno toho, kdo se právě přihlásil.
- Certifikát pro EET 2.0. Heslo k certifikátu se použije jen k otevření souboru a nikam se neukládá. Soukromý klíč zůstává šifrovaně na serveru a do zařízení nikdy neodejde.
Obnovu ze zálohy dělejte s podporou
Obnovení ze zálohy nahradí celou databázi pokladny: otevřené účty, zaplacené objednávky i nastavení tiskáren. Co vzniklo po vytvoření zálohy, se ztratí. Proto ho dělejte jen po domluvě s podporou, která je k dispozici každý den od 10 do 21 hodin. Export a import sortimentu zálohu nenahrazují, slouží k přenosu nabídky.
Tři role a nejmenší potřebná oprávnění
Systém rozlišuje majitele účtu, zaměstnance s přístupem do webové administrace a zaměstnance, kteří pracují jen v aplikacích na provozovně s PINem. Oprávnění se nastavují pro každou provozovnu zvlášť a kontrolují se i tehdy, když někdo otevře adresu stránky napřímo.
Některé věci zůstávají jen majiteli a nepomůže ani plný přístup: nastavení účtu a dvoufázového ověření, kredit a faktury za ProfiREST, nastavení faktur s číslem účtu, registrace provozovny, certifikát EET 2.0, integrace, nastavení exportu do Pohody a Money S3 a token banky. Deaktivace nebo smazání provozovny navíc vyžadují heslo majitele.
Pravidlo, kterého se držte: dávejte nejmenší oprávnění, se kterými člověk zvládne svou práci, a přidávejte, až když na něco narazí. Zvlášť opatrně zacházejte s oprávněním Správa zaměstnanců. Kdo ho má, vidí PINy a hodinové sazby všech zaměstnanců účtu.
Přihlášení: heslo nestačí
Zaměstnanci s webovým přístupem se přihlašují heslem účtu, výběrem svého jména a kódem z SMS. Na obrazovce výběru je ale i tlačítko Pokračovat jako majitel, které už žádné další heslo nevyžaduje. Bez dvoufázového ověření majitele by se tak jako majitel mohl přihlásit každý, kdo zná heslo účtu. Se zapnutým ověřením přijde kód na telefon majitele a bez něj se dál nepokračuje.
- Otisk prstu nebo obličej. Majitel i zaměstnanec se mohou přihlašovat bez hesla a bez SMS; zařízení si přidá každý sám, zaměstnanci může majitel poslat pozvánku.
- Limity pokusů. Po 20 neúspěšných přihlášeních z jedné adresy během 15 minut, nebo po 30 pokusech na jedno jméno, systém další pokusy na 15 minut odmítne. Na jeden SMS kód je pět pokusů.
- PIN na zařízeních. Špatné PINy se sčítají ze všech zařízení provozovny a po limitu se PIN zamkne. Zařízení připojené kódem po odpojení v administraci přestane fungovat hned.
Audit: kdo co změnil
Stránka Akce zaměstnanců je černá skříňka administrace. Zapíše se do ní každý odeslaný formulář, rychlé úpravy ve skladu a v inventuře i řazení kategorií a produktů, a to včetně akcí majitele. U záznamu je čas, kdo změnu udělal, na které pobočce, z jaké IP adresy a tam, kde to systém umí, hodnoty před a po uložení. Hesla, PINy ani klíče se v logu nezobrazují.
Změny přímo v pokladně, v kuchyňském systému nebo na docházkovém terminálu se do auditu nezapisují; výjimkou je inventura a změna vlastního PINu na zařízeních připojených kódem. Docházka má vlastní historii zaměstnance a storna jsou vidět v uzávěrkách. Audit otevře majitel a zaměstnanec se Správou zaměstnanců nebo plným přístupem. Log je společný pro celý účet a bez filtru ukazuje záznamy všech poboček.
Co zůstává na vás
| Úkol | Proč |
|---|---|
| Zapnout dvoufázové ověření a mít správné číslo telefonu | Číslo se při zapnutí neověřuje. Překlep znamená, že se příště nedostanete dovnitř. |
| Hlídat odchody zaměstnanců | Kartu zaměstnance nelze smazat, zůstává kvůli historii. Nejdřív změňte PIN, protože pokladna pro Android si odešlého zaměstnance sama nesmaže. Pak vypněte webový přístup, změňte heslo účtu, pokud ho znal, odeberte pobočky a docházku a smažte čip. |
| Nesdílet klíče a tokeny | Klíče platebních bran jsou přístup k vašim platbám a tajný klíč GoPay není na stránce maskovaný. Token Fio zakládejte jen s právem sledovat účet. Adresa webhooku rozvozových platforem umí poslat objednávku do vaší kuchyně. |
| Starat se o údaje hostů | Za osobní údaje zákazníků odpovídáte vy jako provozovatel. Žádost o výmaz vyřídíte tlačítkem v detailu zákazníka. |
| Pravidelně projít oprávnění | Jednou za čtvrtletí stačí. Vypnutí webového přístupu odškrtne všechna webová oprávnění najednou. |
Co udělat teď
- V Nastavení uživatele zapněte dvoufázové ověření a zkontrolujte číslo telefonu.
- Projděte zaměstnance s webovým přístupem a jejich oprávnění podle kapitoly Přihlášení, role a oprávnění.
- Ověřte na hlavní pokladně, že jsou zapnuté obě automatické zálohy.
- Sepište si postup pro odchod zaměstnance podle kapitoly Správa zaměstnanců.
- Jednou za měsíc se podívejte do Akcí zaměstnanců na změny cen a receptur.
Přehled bezpečnosti a evidence tržeb je na stránce Legislativa a bezpečnost. Praktický návod k PINům a právům dává článek Přihlášení, PINy a práva zaměstnanců, k údajům hostů článek GDPR a databáze zákazníků. Článek shrnuje obecné zásady a nastavení systému, nejde o právní radu.