Kdo smí stornovat zaplacený účet, kdo vidí tržby a kdo může změnit cenu v nabídce? V malém podniku se na to často nemyslí, dokud se něco nestane. ProfiREST to řeší jednou kartou zaměstnance se dvěma klíči: PIN pro aplikace na provozovně a samostatné přihlášení do webové administrace. Průvodce ukazuje, jak oprávnění nastavit, aby lidé mohli dělat svou práci a čísla přitom souhlasila.
Tři role a dva světy přístupů
- Majitel účtu se přihlašuje jménem a heslem účtu, případně otiskem prstu. Vidí všechno a jen on má přístup ke kreditu, fakturám za ProfiREST, integracím, registraci provozoven nebo certifikátu EET 2.0.
- Zaměstnanec s webovým přístupem se do administrace dostane přes přihlášení k účtu, výběr svého jména a kód z SMS, nebo otiskem prstu či obličejem. Vidí jen to, na co má oprávnění na právě zvolené pobočce.
- Zaměstnanec bez webového přístupu pracuje jen v aplikacích na provozovně: pokladna, kuchyň, docházkový terminál.
Oprávnění do aplikací a oprávnění do administrace jsou dvě oddělené sady. Číšník, který celý den markuje na baru, se do administrace nedostane, dokud mu přístup nezapnete. A provozní, který doplňuje menu, nepotřebuje žádné oprávnění na pokladnu.
PIN: jeden pro pokladnu, kuchyň i docházku
PIN se zadává na kartě zaměstnance. Je to číslo o 4 až 9 číslicích, které nesmí začínat nulou. Slouží k přihlášení na pokladně, v kuchyňských aplikacích, v kuchyňském systému v prohlížeči a na docházkovém terminálu. Do webové administrace se jím nepřihlašuje.
Systém nekontroluje, jestli stejný PIN nemá někdo jiný. Dejte proto každému jiný. Místo PINu může zaměstnanec používat i čip; stejný čip nesmí mít v účtu dva lidé. Přihlášení čipem musí umět pokladna i připojená čtečka, pokladna pro Android ho neumí a obsluha se v ní přihlašuje PINem. Docházkový terminál čip přečte.
Když PIN, oprávnění nebo pobočky zaměstnance změníte, pokladna pro Android si změnu stáhne, až hlavní pokladna znovu ukáže přihlašovací obrazovku. Telefony číšníků přebírají seznam zaměstnanců od hlavní pokladny.
Oprávnění v aplikacích
Na kartě zaměstnance se v bloku Aplikace zaškrtává zvlášť pro každou provozovnu:
| Oprávnění | Co umožňuje |
|---|---|
| Bar | Zaměstnanec se objeví v seznamu pro přihlášení na pokladnách a v telefonech mobilních číšníků této provozovny. |
| Bar - správce | V pokladně pro Android položka Správce (nastavení připojení, resety, zálohy, server pro číšníky) a storno zaplaceného účtu. Dávejte ho jen vedoucím směn. |
| Kuchyň | Zaměstnanec je v seznamu kuchyňských aplikací a v kuchyňském systému se nabízí jako kurýr. |
| Kuchyň - správce | Jen tito lidé se mohou přihlásit do kuchyňského systému v prohlížeči. |
Na co si dát pozor: v pokladně pro Android jsou storno položky na stole, uzávěrka, změna způsobu platby a seznam zaplacených objednávek přístupné každému přihlášenému, bez PINu. Kdo se smí přihlásit, tedy rozhoduje i o tom, kdo smí stornovat a uzavírat směnu. Přísnější režim nabízí Nastavení provozovny: s volbou „Jen vedoucí, obsluha zadá jeho PIN“ musí storno zaplacené účtenky i změnu platby schválit vedoucí svým PINem. Volba platí pro novou verzi pokladní aplikace.
Přístup do administrace
Webový přístup zapnete zaškrtávacím políčkem Povolit přístup do webové administrace. Zaměstnanec pak musí mít na kartě kontaktní telefon, protože na něj chodí ověřovací kód. Přihlášení probíhá takto: jméno a heslo účtu, na obrazovce výběru své jméno, kód z SMS (platí 10 minut, 5 pokusů) a případně volba pobočky. Pohodlnější je přihlášení otiskem prstu nebo obličejem, které si každý nastaví na svém zařízení.
Webová oprávnění se opět ukládají po pobočkách. Hlavní z nich jsou Sklad, Menu a sortiment, Objednávky, Reporty a statistiky, Nastavení restaurace, Účetnictví a Správa zaměstnanců. Plný přístup zahrnuje všechna ostatní oprávnění a navíc otevírá dárkové vouchery; stránky vyhrazené majiteli ale neotevře ani on.
Zapněte si dvoufázové ověření
Zaměstnanci, kteří se přihlašují heslem, znají přihlašovací údaje účtu. Tlačítko Pokračovat jako majitel na obrazovce výběru žádné další heslo nechce. Jakmile dáte někomu webový přístup, zapněte si v Nastavení uživatele dvoufázové ověření. Systém pak při volbě majitele pošle kód na váš telefon.
Doporučené nastavení podle role
| Role | Aplikace | Webová oprávnění |
|---|---|---|
| Číšník, barman | Bar | bez webového přístupu |
| Vedoucí směny | Bar, Bar - správce | bez webového přístupu |
| Kuchař | Kuchyň | bez webového přístupu |
| Šéfkuchař | Kuchyň, Kuchyň - správce | Sklad, Menu a sortiment |
| Skladník | volitelně Bar | Sklad |
| Provozní | Bar, Bar - správce | Objednávky, Reporty a statistiky, Menu a sortiment |
| Zástupce majitele | podle potřeby | Plný přístup |
Platí jednoduché pravidlo: dávejte nejmenší oprávnění, se kterými člověk zvládne svou práci, a přidávejte, až když na něco narazí. Opačně to nefunguje: jednou přidělená oprávnění se zpětně odebírají jen výjimečně. Pozor zvlášť na Nastavení restaurace (může přidat placené zařízení nebo spustit SMS kampaň z kreditu) a na Správu zaměstnanců (upraví kartu kohokoli v účtu a vidí PINy i hodinové sazby).
Proč si lidé nemají půjčovat PIN
Objednávky, storna i uzávěrky se na serveru ukládají se zaměstnancem, kterého k nim pošle pokladna. Podle toho administrace počítá tržby podle obsluhy, spropitné podle obsluhy a výkon zaměstnanců v uzávěrkách, kde stojí proti sobě přijatá suma a storna. Když si lidé PIN půjčují, všechno se připíše nesprávnému člověku a spropitné se rozdělí špatně.
Změny ve webové administraci zaznamenává přehled Akce zaměstnanců: kdo, kdy, na které pobočce a co změnil, u mnoha formulářů i s hodnotou před a po. Akce z pokladny ukazuje Časová osa akcí ve Statistikách.
Když zaměstnanec odchází
Kartu zaměstnance smazat nejde, zůstává i s historií docházky a uzávěrek. Postupujte v tomto pořadí:
- Nejdřív mu změňte PIN a na hlavní pokladně otevřete přihlašovací obrazovku. Pokladna pro Android si totiž lidi, kteří zmizeli ze seznamu, sama nesmaže a odcházejícího zaměstnance by pustila dál se starým PINem.
- Vypněte přístup do webové administrace.
- Pokud znal heslo účtu, změňte ho. Všechna dosavadní přihlášení tím přestanou platit.
- Odškrtněte docházku a odeberte mu pobočky.
- Smažte z karty čip, aby ho šlo přidělit někomu jinému.
Co udělat teď
Projděte karty svých zaměstnanců a porovnejte je s tabulkou výše: má každý vlastní PIN a jen ta oprávnění, která potřebuje? Přehled všech obrazovek s potřebným oprávněním najdete v kapitole nápovědy Přihlášení, role a oprávnění, praktický návod v kapitole Správa zaměstnanců a přihlašování na pokladně v kapitole První spuštění a PINy. Docházku se stejným PINem popisuje stránka Docházka.