Uzávěrka je chvíle, kdy se směna uzavře v číslech a kdy se dá poctivě zkontrolovat kasa. Je to tři minuty práce, které ušetří hodiny dohledávání: rozdíl najdete ještě ten den, kdy si všichni pamatují, co se dělo. Tento návod shrnuje, co uzávěrka v ProfiRESTu udělá, co před ní zkontrolovat a jak ji druhý den ověřit v administraci.
Co uzávěrka udělá a co ne
Uzávěrku na pokladně spouští pokladní aplikace. Uloží součty podle způsobů platby (celkem, hotově, kartou, stravenky, účet podniku a nezaplaceno), přiřadí k sobě objednávky, které do směny patří, a k nim všechna storna položek z pokladen provozovny, která ještě nejsou v žádné jiné uzávěrce. Spropitné, slevy a rozdělení tržby na bar a kuchyň dopočítá administrace z přiřazených objednávek.
Dvě věci je dobré vědět předem:
- Uzávěrka se nedá vzít zpět. V administraci ji nesmažete ani ručně neupravíte. Proto se dělá až na konci směny, ne pro průběžnou kontrolu.
- Na průběžnou kontrolu jsou jiné nástroje. Na pokladně tlačítko Tisknout pouze výčetku, které vytiskne výčetku a nic dalšího neudělá. V administraci panel Tržba od uzávěrky na stránce Sledovat bar.
Pokladna a kuchyňský systém mají uzávěrky oddělené. Uzávěrka pokladny se týká objednávek z pokladny, uzávěrka v kuchyni objednávek z e-shopu, z telefonu a z rozvozových platforem.
Před uzávěrkou: zavřete všechny účty
Objednávka vzniká až zaplacením účtu. Otevřený účet tedy v uzávěrce nebude a do tržby se nezapočítá, jen se na serveru objeví jako nezaplacená částka. Rychlá kontrola je na nástěnce administrace v dlaždici Otevřené stoly (Bar), nebo ve Statistikách na stránce Sledovat bar.
Pokladna pro Android navíc ve dvou situacích uzávěrku nedovolí spustit:
- „Máte neuzavřený stůl s přidanými položkami“: na otevřeném stole jsou namarkované a neodeslané položky. Stůl nejdřív zavřete.
- „Nejsou odeslány všechny zaplacené objednávky nebo změny skladu“: typicky po výpadku internetu. Počkejte, až pokladna data odešle.
Pokud pracujete s mobilními číšníky, musí nejdřív všichni zavřít stoly a zkontrolovat, že telefon neukazuje zelený nebo žlutý pruh nedořešené platby kartou. Platba uložená až po uzávěrce se započítá do další směny. Uzávěrku dělejte na hlavní pokladně: kontrolu neodeslaných objednávek dělá jen ona.
Náhled uzávěrky: co na obrazovce najdete
Obrazovka Uzávěrka v aplikaci nejdřív jen ukazuje, co se uzavře. Nic se zatím neodesílá, takže ji můžete otevřít kdykoli a zase odejít.
| Řádek | K čemu ho použít |
|---|---|
| Hotově | Porovnáte s penězi v kase. |
| Platební kartou | Platby kartou bez spropitného. |
| Karty vč. spropitného | Porovnáte s uzávěrkou platebního terminálu. Ukáže se, jen když nějaké spropitné je. |
| Spropitné k dořešení | Oranžový řádek s počtem plateb, u kterých se spropitné nepodařilo určit. Zkontrolujte je ručně. |
| Karty od číšníka ověřené | Platby kartou z telefonů zapsané na hlavní pokladně podle kontrolního kódu. |
| Na místě, S sebou / rozvoz | Rozdělení tržby podle způsobu odběru. |
| Neuzavřené účty | Kolik ještě visí na otevřených stolech. Mělo by to být nula. |
| Storna objednávek a položek | Počet a hodnota storen, pod tím jejich přehled včetně informace, jestli se zboží naskladnilo zpět. |
Kontrolní seznam na konec směny
- Otevřené účty jsou na nule. Řádek Neuzavřené účty v náhledu, dlaždice na nástěnce.
- Hotovost souhlasí. Spočítejte kasu a porovnejte s řádkem Hotově. Vytištěná výčetka má prázdné řádky na spočítané peníze.
- Terminál souhlasí. Uzávěrku terminálu pokladna nespouští ani u Teyi, ani u vlastního terminálu. Udělejte ji na terminálu a porovnejte s řádkem Karty vč. spropitného.
- Spropitné je dořešené. Žádný oranžový řádek Spropitné k dořešení.
- Storna mají vysvětlení. Projděte přehled storen pod souhrnem. Když je jich neobvykle mnoho, zeptejte se hned, ne za týden.
- Potvrďte uzávěrku. Aplikace se už na nic neptá, tlačítko Potvrdit uzávěrku stiskněte až po kontrole.
Po potvrzení odejde uzávěrka na server. Hlavní pokladna si udělá zálohu databáze, vytiskne Uzávěrku směny a ve výchozím nastavení i výčetku. Ze zařízení zmizí zaplacené objednávky a storna, otevřené stoly zůstanou a přejdou do další směny. Když server uzávěrku odmítne, třeba kvůli chybě sítě, na zařízení se nic nesmaže: zkontrolujte internet, v administraci ověřte, že uzávěrka nevznikla, a potvrďte znovu.
Storno není samo o sobě podezřelé
Rozlitý nápoj, přeslechnutá objednávka nebo host, který si to rozmyslel, jsou běžné důvody. Pozornost si zaslouží opakování u jednoho člověka, storna na konci směny a storna vysokých částek. Než začnete někoho podezírat, zeptejte se.
Druhý den v administraci
Všechny uzávěrky najdete ve Statistikách na stránce Uzávěrky. Přehled ukazuje u každé zaměstnance, datum, celkovou částku, neuhrazenou částku, storna, spropitné a slevy. Vedle je tabulka Sumarizace dle zaměstnanců a graf Výkon zaměstnanců, který staví proti sobě přijatou sumu a storna. Seznam se dá stáhnout do Excelu.
V detailu uzávěrky je rozpad plateb, spropitné rozdělené na hotově a kartou, slevy rozdělené na položkové a na celý účet, tržba rozdělená na bar a kuchyň a blok Storna k uzávěrce s položkou, cenou, stolem a časem. Kdo zadal slevu na celý účet, uvidíte v detailu objednávky.
Rozdělení spropitného po lidech v detailu uzávěrky není. Najdete ho na stránce Spropitné, za celé dny, podle zaměstnance, který objednávku uzavřel. Při rozdělování peněz se dívejte spíš na průměr na objednávku než na sumu: kdo dělá silné směny, má vyšší sumu automaticky. Stav celé kasy včetně vkladů, výběrů a výdajů mimo účtenky hlídá pokladní kniha.
Proč uzávěrka a statistiky nesouhlasí na korunu
Statistiky řadí objednávky podle data platby, uzávěrka zahrnuje jen objednávky, které do ní patří. Směna přes půlnoc se ve statistikách rozdělí do dvou dnů a statistiky obsahují i objednávky, které ještě v žádné uzávěrce nejsou. Pro vypořádání peněz používejte uzávěrky, pro provozní rozhodování statistiky.
Čísla uzávěrky se přesto mohou změnit dvěma způsoby. Změna formy úhrady u objednávky přesune částku mezi řádky podle způsobu platby. Storno z administrace původní uzávěrku nemění, ale založí novou uzávěrku se zápornou částkou. Z administrace lze ostatně stornovat jen objednávku, která už v uzávěrce je; dřív se storno dělá na pokladně.
Co udělat teď
Vytiskněte si kontrolní seznam výše a domluvte s vedoucími směn, že se uzávěrka dělá vždy na hlavní pokladně a vždy po spočítání kasy. Podrobnosti najdete v kapitolách nápovědy Uzávěrka číšníka, Uzávěrky směn a Spropitné. Jak pokladna funguje během směny, ukazuje stránka Pokladna.