Host ubytovaný v penzionu si večer dá v restauraci večeři, potom dvě piva na baru a ráno kávu navíc. Platit pokaždé zvlášť ho obtěžuje, a tak řekne „napište mi to na pokoj“. Když se to píše na papírek nebo do sešitu na recepci, část útraty se při odjezdu ztratí a část se zaplatí dvakrát. Tento návod ukazuje, jak účet pokoje vést, aby při odjezdu souhlasil, a co v tom udělá ProfiREST.
Proč útratu psát na pokoj
Pro hosta je to pohodlí: neřeší peněženku u každé kávy a na konci pobytu dostane jeden přehled. Pro provoz to znamená rychlejší obsluhu, méně plateb kartou po malých částkách a obvykle i vyšší útratu, protože host neváhá objednat si něco navíc.
Má to i druhou stranu. Útrata na pokoj je úvěr, který dáváte hostovi do odjezdu. Dokud ji nezaplatí, jsou to peníze, které nemáte. Proto se vyplatí mít jasná pravidla a hlavně jedno místo, kde se útrata sčítá.
Kde se útrata na pokoj ztrácí
Většina chyb vzniká mezi restaurací a recepcí, ne v samotném počítání:
- Papírový lístek s číslem pokoje se nedostane na recepci, nebo se dostane až po odjezdu hosta.
- Špatné číslo pokoje. Číšník slyší „dvanáctka“, host bydlí na dvacítce. Útratu pak platí někdo jiný, nebo nikdo.
- Host odjede dřív, než se útrata z baru přepíše na jeho účet. Typicky když ráno platí na recepci a snídaně nebo včerejší bar ještě nejsou sečtené.
- Přepisování z pokladny do recepčního programu. Každé přepsání je příležitost k překlepu a recepce i restaurace pak mají jiná čísla.
- Nejasné, kdo platí. Firma hradí ubytování, ale útratu z baru má zaplatit zaměstnanec sám. Když se to nedomluví při příjezdu, řeší se to při odjezdu ve spěchu.
Pravidla, která se vyplatí zavést
Následující zásady jsou obecná praxe ubytovacích provozů. Nezávisí na tom, jaký systém používáte.
- Ověřte jméno, ne jen číslo pokoje. Obsluha se zeptá na jméno a porovná ho s tím, kdo na pokoji bydlí. U většího provozu se osvědčuje, že host útratu podepíše.
- Určete, kdo smí psát na pokoj. Ne každý host musí mít tuto možnost. U skupin a firemních pobytů se při příjezdu domluvte, jestli se útrata píše na pokoj, nebo se platí na místě.
- Stanovte strop. Když útrata na pokoji přesáhne částku, kterou jste si určili, obsluha hosta požádá o průběžné zaplacení. Chrání vás to u delších pobytů.
- Uzavřete účty pokojů před odjezdy. Ráno, než začnou odjezdy, zkontrolujte, že je na účtech všechno ze včerejška, včetně baru po zavírací době.
- Při odjezdu dejte hostovi rozpis. Host, který vidí jednotlivé položky s časem, se méně dohaduje.
Ranní kontrola zabere pět minut
Projděte seznam dnešních odjezdů a u každého pokoje se podívejte, jestli na něm nevisí útrata, kterou host neočekává, nebo jestli naopak něco nechybí. Je to rychlejší než řešit reklamaci u recepčního pultu, když host spěchá na vlak.
Jak účet pokoje funguje v ProfiRESTu
V řadě Ubytování je účet hosta propojený s restaurací, barem a pokladnou v jedné administraci. Útrata nemusí putovat na papírku, protože vzniká rovnou tam, kde se markuje:
- Host si v restauraci nebo na baru nechá útratu napsat na pokoj. Pokladna ji zapíše přímo na účet jeho pokoje, a to jen u hosta, který je právě ubytovaný.
- Recepce na účet pokoje přidá služby z ceníku, třeba snídani, parkování nebo wellness, a položky mimo ceník, jako minibar.
- Při odjezdu host zaplatí celý účet pokoje najednou, s rozpisem ubytování, restaurace a baru. Nahoře na účtu je tučně, kolik zbývá zaplatit.
- Restaurace i ubytování mají jednu administraci a jedno přihlášení, takže se nic nepřepisuje mezi dvěma programy.
Pokladní aplikace běží na Androidu a Windows, verzi pro iPhone a iPad připravujeme. Prodej na pokladně funguje i při výpadku internetu a data se odešlou, jakmile se spojení obnoví.
Odjezd: celý účet najednou a správný způsob platby
Účet pokoje k tisku je rozpis pro hosta, ne daňový doklad. Platbu zapíšete na účet pokoje, a když host platí kartou nebo hotově, markujete ji v pokladně jako obvykle. Jak se při placení chovají jednotlivé způsoby platby, popisuje kapitola Placení a účtenky:
| Situace | Co se stane |
|---|---|
| Host platí kartou, terminál je s pokladnou spárovaný | Platba se spustí na terminálu sama, částku nikdo neopisuje. Spárovat lze například terminál Teya. |
| Host platí kartou na terminálu bez napojení | Platba kartou se na pokladně jen zapíše a částku zadáte na terminálu ručně. Tady vznikají překlepy, které se pak hledají v uzávěrce. |
| Firma platí na fakturu | Po zadání IČO a kliknutí na Načíst se název, DIČ a adresa doplní z registru ARES a připíšou se k objednávce. Fakturu pak vystaví buď účetní ve svém programu, nebo ProfiREST z vaší číselné řady jako PDF. |
| Host chce zaplatit jen část | Na pokladně lze zaplatit vybrané položky a zbytek nechat na účtu. Každá platba má vlastní účtenku a může mít jiný způsob platby. |
Platby na místě, tedy hotově a kartou, od 1. 1. 2027 eviduje u finanční správy server ProfiRESTu, recepce ani pokladna certifikát nepotřebují. Platba na fakturu se neeviduje. Podrobnosti jsou v kapitole EET 2.0: evidence tržeb.
Co ohlídat při zavádění
- Domluvte s obsluhou jednotný postup: zeptat se na jméno, vybrat pokoj, potvrdit útratu. Přepisování mezi programy odpadne, záměnu pokoje ale musí ohlídat obsluha.
- Rozhodněte, kdo smí stornovat. V pokladně pro Android stornuje zaplacenou objednávku jen zaměstnanec s oprávněním Bar - správce. Storno nic nemaže, vždy po něm zůstane záznam.
- U firemních pobytů si předem ujasněte, co jde na fakturu firmě a co platí host sám. Nejjednodušší je platit útratu hosta zvlášť a fakturu nechat jen na ubytování.
- Vyzkoušejte si to na nečisto v týdnu zdarma: založte testovací pokoj, napište na něj pár položek a projděte odjezd od začátku do konce.
Co udělat teď
Sepište si, kdo u vás smí psát útratu na pokoj, jaký je strop a kdy se účty pokojů ráno kontrolují. To platí, ať máte jakýkoli systém. Pokud chcete mít útratu z restaurace a baru rovnou na účtu pokoje bez přepisování, podívejte se na řadu Ubytování. Ubytování je doplněk tarifu Profi: platí se 3 % z obratu ubytování, strhávají se z kreditu při odjezdu hosta a cena licence se nemění (podrobně v ceníku).