V hotelu s restaurací se snídaně, večeře a bar zásobují ze stejného skladu a recepční zaskakuje na baru stejně často jako kuchař na snídani. Když sklad vede kuchyně v jednom programu, bar v druhém a směny visí na nástěnce, nikdo nemá celkový přehled o spotřebě ani o hodinách. Tento průvodce ukazuje, jak vést sklad a docházku pro celý dům společně a co k tomu nabízí ProfiREST.
Co hotel s restaurací skladuje
Zásoby se v ubytování s restaurací obvykle dělí do několika skupin. Jde o obecný přehled, každý dům ho má trochu jiný:
- Suroviny pro kuchyň: na snídaně pro hosty, polední menu i večerní restauraci. Často jde o stejné položky, jen v jiném čase dne.
- Nápoje pro bar: alkohol, nealko, káva. Nejdražší a nejvíc hlídaná část skladu.
- Spotřební materiál: ubrousky, obaly, čisticí prostředky, drogerie na pokoje.
- Prádlo a vybavení pokojů, které se spíš inventarizuje než skladuje.
Hlavní zásada: suroviny a nápoje, které se prodávají, mají být ve skladu provázané s prodejem. Spotřební materiál stačí sledovat jednodušeji, aby evidence nezabrala víc času, než ušetří.
Sklad v ProfiRESTu
V řadě Ubytování jsou sklad, zaměstnanci a docházka společné pro celý dům. Jak sklad funguje, popisuje kapitola Skladové zásoby:
- Receptura u produktu odepíše suroviny při každém prodeji. Snídaně prodávaná jako produkt s recepturou, večeře i drink tak odečítají ze stejné zásoby.
- Kategorie skladu si založíte podle fyzického uspořádání: kuchyňská lednice, mrazák, suchý sklad, bar, sklad nápojů. Při inventuře pak jdete regál po regálu.
- Ruční pohyby v tabulce zásob přičtou nebo odečtou množství. Tak jde vést i zásobu, která se neprodává, třeba čisticí prostředky. Důvod pohybu se ale neukládá a do výdajů se nic nezapisuje.
- Limity a nákupní seznam. Když stav klesne na limit, položka se objeví v nákupním seznamu seskupeném po dodavatelích.
- Příjem zboží z faktury. Nahrajete fakturu nebo dodací list jako PDF či fotku, řádky se vyčtou a spárují se skladovými položkami.
- Inventura se dělá z administrace, dílčí inventuru zvládne bar z pokladny a kuchyně ze svého zařízení. Každé zařízení vidí jen položky, které mu zaškrtnete.
Skladová položka je společná pro celý účet, ale stav, limit a dodavatel se vedou pro každou provozovnu zvlášť. Pokud máte v areálu víc provozoven, třeba restauraci a samostatný letní bar, zapisuje se výpomoc mezi nimi jako přeskladnění. Odpis i příjem proběhnou najednou a při inventuře víte, kam se zboží podělo.
Začněte barem a drahými surovinami
Nezakládejte celý sklad najednou. Alkohol, maso a sýry dělají největší část nákladů i ztrát. Receptury u dvaceti nejprodávanějších položek vám dají použitelnou představu o marži. Podrobněji v článku Sklad a receptury: jak hlídat marži.
Lidé: jedna karta pro celý dům
Recepční, číšník a kuchař mají v ProfiRESTu každý jednu kartu zaměstnance, společnou pro celý účet. Na provozovně se přihlašují PINem: na pokladně, v kuchyňských aplikacích i na docházkovém terminálu, který přečte i čip. Do administrace se dostane jen ten, komu přístup zapnete, a vidí jen to, na co má oprávnění.
Pro hotel s rotujícími brigádníky to znamená, že nového člověka založíte jednou a jednou ho také ukončíte. Nestane se, že odejde z restaurace, ale v recepčním programu mu přístup zůstane. Oprávnění Správa zaměstnanců dávejte jen vedoucím: kdo ho má, vidí PINy a hodinové sazby lidí celého účtu.
Směny recepce, kuchyně a baru v jednom plánovači
Plánovač směn popisuje kapitola Plánovač směn a sekce. Pro hotel s restaurací jsou podstatné tyto věci:
- Sekce jsou části provozu, které je potřeba obsadit. Pojmenujete si je sami: recepce, kuchyň, bar, obsluha, úklid. U každé zadáte, odkdy dokdy funguje a kolik lidí na ní má být.
- Jiný počet lidí podle dne v týdnu: o víkendu víc lidí na snídaních, v pondělí méně. Nula znamená, že ten den sekce nefunguje.
- Jeden člověk patří do jedné sekce, aby se jeho hodiny nepočítaly dvakrát. Recepční, která zaskakuje na baru, zůstane v sekci recepce; směnu jí naplánujete normálně, do obsazenosti se ale počítá jen tam.
- Plán a skutečnost vedle sebe. V každém políčku je vidět, kdo kdy měl pracovat a kdy skutečně pracoval podle docházky.
- Schválená dovolená se v rozpisu ukáže a u rezervací služeb, třeba masáží ve wellness, zablokuje termíny daného člověka.
Docházka se zapíná u zaměstnance zvlášť pro každou provozovnu a je v tarifech Master a Profi. Lidé vedení v docházce nad rámec licence se připlácejí, za připojené tablety se běžně neplatí; rozpis najdete na stránce pro dobití kreditu. Více na stránce Docházka.
Obecné rady k plánování v hotelu
- Plánujte podle obsazenosti, ne podle zvyku. Počet hostů na snídani znáte dopředu: v ProfiRESTu ho po pokojích ukáže seznam snídaní v Ubytování › Evidence a úřady. Podle něj naplánujte kuchyň a obsluhu.
- Kryjte špičky na recepci. Odjezdy dopoledne a příjezdy odpoledne jsou časy, kdy recepce nesmí zaskakovat jinde.
- Zaučte lidi na dvě místa. Recepční, která umí bar, a číšník, který zvládne ubytovat hosta, vám zachrání víkend při nemoci.
- Inventuru plánujte do klidných dnů a domluvte, kdo počítá a kdo zapisuje.
Co sledovat jednou za měsíc
Společný sklad a docházka mají smysl jen tehdy, když se na čísla někdo pravidelně podívá. Jednou měsíčně stačí projít čtyři věci:
| Co | Proč | Kde v ProfiRESTu |
|---|---|---|
| Marže proti nákupům | Velký rozdíl mezi měsíci ukáže špatnou recepturu nebo ztráty. | Příjmy a výdaje |
| Hodnota skladu k poslednímu dni | Podklad pro účetní bez fyzického počítání. | Stav skladu k datu |
| Opakující se rozdíly v inventuře | Stejný rozdíl každý měsíc není náhoda. | Inventury |
| Hodiny proti fondu a přesčasy | Přetížení lidé odcházejí, nevyčerpané hodiny stojí peníze. | Měsíční report docházky |
Co udělat teď
Sepište si, co dnes vede kuchyň, co bar a co recepce, a kde každý z nich má sklad a rozpis směn. Pokud je to víc než jedno místo na každou věc, začněte sjednocením skladu nápojů a rozpisu směn. Obojí se vrátí nejrychleji.