Penzion u přehrady žije od června do září, horská chata v zimě a v létě, a mezitím je zavřeno nebo skoro prázdno. Platit celý rok za systém, který půl roku nikdo nepoužívá, nedává smysl. Zároveň ale nechcete po každé sezóně zakládat nabídku, zaměstnance a nastavení znovu. Tento průvodce ukazuje, jak sezónní provoz připravit na zimu, co se stane s daty a licencí v ProfiRESTu a co udělat před otevřením nové sezóny.
Co sezónní provoz potřebuje
Sezónní penzion nebo chata mají jiné starosti než celoroční hotel. Obecně jde o čtyři věci:
- Nízké náklady mimo sezónu. Licence, které se neplatí, když se neprodává.
- Data, která přečkají zimu. Nabídka, ceny, zaměstnanci, sklad a historie tržeb mají být na jaře tam, kde byly na podzim.
- Rychlý start. Brigádníci se střídají a nový člověk musí umět markovat první den.
- Rezervace dopředu. Hosté si letní pobyt rezervují už v zimě. To je u ubytování rozdíl proti stánku nebo koupališti, který je potřeba promyslet.
Konec sezóny: co udělat před deaktivací
Deaktivovaná provozovna zmizí z administrace, takže k jejím číslům se přes zimu nedostanete. Všechno, co budete potřebovat pro účetní a pro plánování další sezóny, si proto připravte předem:
- Uzavřete otevřené účty a směny a udělejte poslední uzávěrky.
- Pošlete účetní podklady za poslední měsíc sezóny, i když měsíc ještě neskončil. Balík jde stáhnout i za běžící měsíc.
- Stáhněte si přehledy objednávek a statistik, které budete chtít mít po ruce: nejprodávanější položky, tržby po týdnech, výkon zaměstnanců.
- Udělejte inventuru. Co zůstane ve skladu přes zimu, má být zapsané. Zboží s krátkou trvanlivostí doprodejte nebo odepište.
- Ukončete brigádníky, kteří se příští rok nevrátí.
- Zapište si poznámky ze sezóny: co v nabídce nefungovalo, kde chyběli lidé, co přestavět. Na jaře si nevzpomenete.
Deaktivace provozovny na zimu
V ProfiRESTu se mimo sezónu provozovna deaktivuje. Podrobně to vysvětluje kapitola Nastavení provozovny a stránka Sezónní provozy:
- Deaktivaci potvrzuje heslo majitele účtu, ne PIN zaměstnance. Nikdo ji tedy neudělá omylem.
- Provozovna zmizí z administrace. Pokladny, mobilní číšníci a kuchyňská aplikace se k ní nepřipojí a e-shop ji přestane nabízet.
- Data i zařízení zůstanou a licence se po dobu deaktivace neplatí.
- Na jaře ji obnovíte v Nastavení uživatele v sekci Deaktivované provozovny. Vrátí se se všemi daty i zařízeními a licence se hned obnoví z kreditu.
Deaktivace je vratná, smazání ne. Smazanou provozovnu už obnovit nejde a její objednávky, uzávěrky ani statistiky v administraci neuvidíte. Proto provozovnu, kterou jen dočasně nepoužíváte, vždy deaktivujte, nikdy nemažte.
Pozor na rezervace na příští sezónu
Deaktivovaná provozovna zmizí z administrace a e-shop ji přestane nabízet. Pokud přes zimu přijímáte rezervace pobytů na léto, naplánujte deaktivaci jen na období, kdy rezervace opravdu nepotřebujete, nebo provozovnu nechte běžet. Ubytování je doplněk licence provozovny a platí se 3 % z obratu ubytování při odjezdu hosta; bez pobytů se za něj neplatí nic.
Kdy se deaktivace vyplatí
Horská chata často žije zimou i létem a zavírá na jaře a na podzim. Penzion u přehrady má jednu letní sezónu. Pro deaktivaci platí obecné pravidlo: vyplatí se, když je zavřeno aspoň několik týdnů a během té doby nepotřebujete ani administraci, ani rezervace. Na krátké přestávky nechte provozovnu běžet, ušetříte si práci s obnovou. Obnova je zdarma, ale licence se při ní hned strhne za celý měsíc, nebo za jeden den, když kredit na měsíc nestačí.
Zmrazení kreditu
ProfiREST se platí z kreditu, který si dobíjíte dopředu. Když na konci sezóny zbude kredit, který nechcete v zimě utratit, můžete ho zmrazit (kapitola Uživatel, kredit a faktury):
- Zadanou částku systém odečte z kreditu a odloží stranou. Na obnovy licencí se nepoužije.
- Zmrazit jde nejvýš tolik, kolik máte kreditu, a rozmrazit nejvýš to, co je zmrazené. Rozmrazit jde i po částech.
- Zmrazená částka je vidět v levém menu pod vaším jménem.
Pozor na jednu past: když zmrazíte příliš a některá provozovna dál běží, třeba celoroční restaurace vedle sezónního penzionu, nemusí jí kredit stačit a odpojí se. Zmrazujte jen to, co opravdu nebudete potřebovat.
Zařízení přes zimu
Pokladny a mobilní číšníci, kteří se k serveru půl roku nepřihlásí, systém sám smaže. U dlouhé sezónní odstávky s tím počítejte. Po obnovení provozovny pak zařízení stačí znovu připojit, což zabere pár minut.
Obecné rady k uskladnění techniky:
- Tablety a telefony nabijte zhruba do poloviny a uložte v suchu a teple. Vybitý akumulátor přes zimu trpí.
- Tiskárny vyčistěte a vyndejte z nich papír, který by mohl navlhnout.
- Platební terminál uložte podle pokynů jeho poskytovatele.
- Na jaře zařízení zapněte s předstihem. Aktualizace systému a aplikací po půl roce chvíli trvají.
Start nové sezóny
Dva týdny před otevřením projděte tento seznam:
- Dobijte nebo rozmrazte kredit na první měsíce sezóny.
- Obnovte provozovnu v Nastavení uživatele. Licence se hned obnoví z kreditu.
- Připojte zařízení: pokladnu, telefony číšníků, kuchyňský displej. Pokud je systém mezitím smazal, připojíte je znovu kódem.
- Zkontrolujte ceny a nabídku. Ceny surovin se přes zimu mohly změnit, upravte výchozí nákupní ceny ve skladu i prodejní ceny.
- Založte brigádníky. Každý dostane PIN na kartě zaměstnance a na pokladně se jím přihlásí. Kdo loni skončil, toho ukončete.
- Udělejte inventuru, aby sklad začínal se skutečnými stavy.
- Ověřte EET 2.0: platný certifikát a číslo evidenční jednotky. Tlačítko Ověřit spojení pošle zkušební zprávu.
- Vystavte zkušební účtenku a projděte jednu útratu na pokoj až po odjezd.
První den sezóny vyhraďte půl hodiny na zaškolení brigádníků přímo u pokladny: otevření účtu, platba kartou, útrata na pokoj a co dělat, když něco nejde.
Co udělat teď
Zapište si do kalendáře dva termíny: den po konci sezóny (uzávěrky, záloha dat pro účetní, deaktivace, zmrazení kreditu) a dva týdny před otevřením (obnova, zařízení, ceny, lidé). Jak ProfiREST řeší ubytování s restaurací v jednom účtu, popisuje řada Ubytování. Kdo s ProfiRESTem teprve začíná, může si restauraci vyzkoušet týden zdarma ještě před otevřením sezóny, bez platební karty.