Ples nemá divadelní řady. Má stoly kolem parketu, galerii, kde se stojí, bar, kde se celý večer prodává, a pořadatele, který chce mít po půlnoci jasno, kolik se vybralo. Tento průvodce ukazuje, jak ples připravit v ProfiRESTu: jak nakreslit sál se stoly a stáním, jak nastavit ceny, jak hosty odbavit u vchodu a jak k tomu provozovat bar na pokladně.
Místenky u stolů, nebo vstupenky na stání
První rozhodnutí je, co vlastně prodáváte. Na výběr jsou tři cesty:
| Způsob | Jak to vypadá | Kdy se hodí |
|---|---|---|
| Místa u stolů | Host si v plánku vybere konkrétní židli u konkrétního stolu. Na vstupence je „Stůl 5, místo 2“. | Tradiční ples, kde hosté chtějí sedět spolu a mít jistotu místa. |
| Stání | Plocha s kapacitou, host si jen zvolí počet vstupenek. | Studentský ples, ples v hale, večer, kde se sedí volně. |
| Kombinace | Stoly v sále a stání na galerii nebo u baru, každé s jinou cenou. | Velké plesy s levnější vstupenkou bez místa. |
Prodává se po místech: kdo chce celý stůl pro svou skupinu, vybere v plánku všechna jeho místa. Počet vstupenek na jednu objednávku je ve výchozím stavu omezený na 10 a v nastavení představení ho zvýšíte, když máte stoly pro dvanáct.
Plesový sál v editoru
Nejrychlejší start je šablona rozložení se stoly po šesti. Vlastní stoly přidáte generátorem: počet míst u stolu, kulatý nebo hranatý tvar, průměr a číslo prvního stolu. Stoly pak pokládáte klikáním jeden za druhým a stůl se i se svými místy posouvá jako celek.
- Parket nechte prázdný a dejte k němu popisek. Místa ani kapacitu nepřidává.
- Stání na galerii nebo u baru nakreslíte jako obdélník či mnohoúhelník. Kapacitu editor odhadne na dva lidi na metr čtvereční; nastavte ji podle toho, kolik lidí do prostoru smíte pustit.
- Galerie nebo balkon může být samostatné patro se záložkou.
- Pódium pro kapelu a popisky jako Bar, Šatna, Vchod nebo Tombola pomohou hostům v orientaci.
Plesové rozložení si uložte jako samostatné rozložení sálu vedle divadelního. Každý rok ho jen použijete znovu u nového představení.
Ceny, kategorie a předprodej
Ceny se nastavují u představení, ne v rozložení. Stoly u parketu dejte do jedné cenové kategorie, stoly vzadu do druhé a stání do třetí. U každé kategorie vyplníte ceny typů vstupenek, třeba plné a studentské.
- Vlny předprodeje: levnější vstupenky do určitého data nebo do určitého počtu, pak běžný ceník. Stálým hostům dáte důvod koupit hned.
- Slevové kódy pro členy spolku nebo partnery plesu nastavíte jako akci na vstupenky.
- Blokace: stoly pro pořadatele, sponzory a kapelu zablokujete, aby se neprodaly.
- Vstupenky zdarma pro čestné hosty vystavíte i na zablokovaná místa. Host dostane e-mail s PDF jako ostatní; ProfiREST si za každou bere manipulační poplatek z kreditu.
Hosté kupují v e-shopu a platí kartou přes Teyu, vstupenky dostanou e-mailem jako PDF s QR kódem. Pořadatel bez restaurace může mít e-shop jen na vstupenky.
Vstup a prodej na místě
U vchodu odbavujete telefonem: čtečka vstupenek načte QR kód a ukáže, jestli vstupenka platí, nebo už prošla. Každá vstupenka projde jen jednou, i když máte dva vchody. Uvaděči stačí oprávnění Čtečka vstupenek, prodeje ani ceny nevidí.
Kdo přijde bez vstupenky, tomu ji prodáte u vchodu za hotové nebo kartou na terminálu, včetně rezervy, kterou jste si nechali zablokovanou. Volba Rovnou pustit dovnitř hosta hned odbaví. Funkci zapnete v nastavení vstupenek přepínačem Prodej u vchodu a prodáváte z administrace v telefonu nebo v počítači. Seznam hostů z Prodejů stáhnete do Excelu a připravíte si podle něj zasedací pořádek nebo jmenovky na stoly.
Bar na pokladně
Bar provozujete na pokladně ProfiREST jako v běžné restauraci: tablet nebo počítač s Androidem či Windows a obsluha s mobilními číšníky, kteří markují přímo u stolů. Na několik věcí je dobré myslet:
- Plánek sálu pro vstupenky a mapa stolů pro pokladnu jsou dvě různé věci. Stoly pro obsluhu nakreslíte v Mapě provozovny.
- Účet se otevírá na stůl. U stolu, kde sedí dvě skupiny, založíte další účet (třeba 5/B) a každá skupina platí zvlášť.
- Mobilní číšníci se k hlavní pokladně připojují přes wifi provozovny. Pokrytí sálu wifi si vyzkoušejte předem.
- Pokladna vstupenky neprodává; ty se prodávají v e-shopu a u vchodu z administrace.
- Před koncem večera zkontrolujte otevřené účty. Otevřený účet se nezapočítá do tržby ani do uzávěrky.
Pojmenujte stoly stejně
Když se stůl 5 na vstupence jmenuje stejně jako stůl 5 v mapě pokladny, číšník i host mluví o tomtéž a nemusí nic přepočítávat. Názvy stolů v mapě musí být v provozovně jedinečné.
Všechno v jednom účtu
Vstupenky z e-shopu, vstupenky prodané u vchodu i útrata na baru se zapisují do stejné administrace. Nákup vstupenek z e-shopu najdete v Prodejích i jako objednávku z e-shopu. Tržba z prodeje u vchodu se zapíše jako objednávka, takže je v uzávěrce, přehledech i exportech pro účetní. Bar uzavírá směnu na pokladně jako obvykle. Pořadatel tak po plese nesčítá papírové bloky z pokladny u vchodu a z baru, ale vidí tržbu na jednom místě a podklady pro účetní odcházejí z jedné administrace.
Checklist pořadatele
- Dva měsíce předem: nakreslete plesové rozložení, založte představení, ceník a vlnu předprodeje.
- Zablokujte stoly pro pořadatele a sponzory, vystavte vstupenky zdarma čestným hostům.
- Spusťte prodej a odkaz na vstupenky dejte k události na sociálních sítích, QR kód na plakát.
- Týden předem: zapněte připomínku před představením a doplňte do ní, kde parkovat.
- Den předem: připravte mapu stolů na pokladně, vyzkoušejte wifi a čtečku a stáhněte seznam hostů.
- Večer: čtečka u vchodu, prodej u vchodu pro opozdilce, bar na pokladně.
- Po plese: zavřete otevřené účty, udělejte uzávěrku a podívejte se do přehledu prodeje vstupenek.
Podrobnosti najdete v kapitolách Vstupenky na představení a Práce se stoly. Co umí pokladna a mobilní číšník, ukazují stránky Pokladna a Mobilní číšník, celou řadu pak stránka Vstupenky.