Penzion s restaurací tvoří ve skutečnosti dva podniky pod jednou střechou. Recepce řeší pokoje a příjezdy, restaurace a bar tržby a sklad, a obojí sdílí stejné lidi a často i stejný pult. Když má každá část vlastní program, platí to provozovatel časem: útrata se přepisuje, směny se plánují na dvou místech a účetní dostává podklady ze dvou zdrojů. Tento průvodce ukazuje, co znamená vést celý dům v jednom systému a jak to poskládat v ProfiRESTu.
Co se v domě se dvěma programy rozpadá
Typický menší penzion začíná takto: pokoje v rezervačním programu nebo v tabulce, restaurace na pokladně, sklad v sešitě a směny v rozpisu na nástěnce. Dokud je provoz malý, funguje to. S každým dalším pokojem a zaměstnancem ale přibývá míst, kde se data přepisují ručně:
- Útrata na pokoj se z pokladny opisuje do recepčního programu, ráno před odjezdy pod tlakem.
- Dvě uzávěrky: jedna z recepce, druhá z pokladny. Dohromady je dává až majitel nebo účetní.
- Zaměstnanci mají dvě přihlášení a dvě sady práv. Brigádník, který odejde, zůstane v jednom z programů aktivní.
- Sklad nevidí, že snídaně pro hosty spotřebovala stejné suroviny jako večerní restaurace.
- Dvě podpory. Když nesedí čísla, každý dodavatel ukazuje na toho druhého.
Co znamená jeden systém v praxi
Jeden systém neznamená, že recepce a restaurace musí fungovat stejně. Znamená, že sdílejí data, která sdílet mají:
| Oblast | Co by mělo být společné |
|---|---|
| Hosté a útrata | Útrata z restaurace a baru se dostane na účet pokoje bez přepisování. |
| Lidé | Jedna karta zaměstnance, jeden PIN, práva podle toho, co člověk dělá. |
| Sklad | Jedna evidence surovin a zboží pro kuchyň a bar. |
| Peníze | Platby za pobyt i útrata v jedné pokladně, podklady pro účetní z jednoho místa. |
| Přihlášení | Majitel vidí celý dům po jednom přihlášení. |
Jak to skládá ProfiREST
Řada Ubytování je určená hotelům, penzionům a ubytovnám s restaurací:
- Restaurace a bar běží na tarifu Profi, ke kterému si ubytování přidáte jako doplněk. Pokladna, kuchyňský systém, sklad, docházka i statistiky fungují stejně jako v samostatné restauraci.
- Ubytování je ve stejné administraci jako restaurace: plachta s pokoji a pobyty, příjezdy a odjezdy dne a stav úklidu na jedné obrazovce recepce. K tomu evidence hostů s domovní knihou a hlášením cizinců přes Ubyport a propojení s Booking.com nebo Airbnb přes channel manager Channex (ostrý provoz se spouští po dokončení certifikace u Channexu).
- Účet hosta: pokladna restaurace a baru zapíše útratu ubytovaného hosta na jeho pokoj, recepce přidá služby jako snídani nebo wellness a při odjezdu host zaplatí celý účet pokoje najednou, s rozpisem ubytování, restaurace a baru.
- Jedna administrace a jedno přihlášení. Sklad, zaměstnanci a docházka jsou společné pro celý dům.
- Podklady pro účetní odcházejí z jednoho místa: Pohoda, Money S3 nebo Excel.
- EET 2.0: platby, které markujete v pokladně, včetně plateb za pobyt, eviduje server; recepce ani pokladna certifikát nepotřebují.
Lidé a oprávnění pro celý dům
V penzionu dělá jeden člověk často víc rolí: ráno recepci, v poledne obsluhu, večer bar. Proto záleží na tom, jak systém rozlišuje, kdo co smí. V ProfiRESTu platí pro celou administraci tři role, popsané v kapitole Přihlášení, role a oprávnění:
- Majitel vidí všechno a jako jediný spravuje kredit, fakturační údaje a certifikát pro EET 2.0.
- Zaměstnanec s přístupem do administrace se přihlásí svým jménem a kódem z SMS a vidí jen to, na co má oprávnění, třeba sklad, statistiky nebo účetnictví.
- Zaměstnanec bez přístupu do administrace pracuje jen v aplikacích na provozovně: na pokladně, v kuchyni a na docházkovém terminálu se přihlásí PINem.
Karty zaměstnanců jsou společné pro celý účet, oprávnění se ale nastavují zvlášť pro každou provozovnu. Dobrá zásada: dávejte nejmenší oprávnění, se kterými člověk zvládne svou práci, a přidávejte, až když na něco narazí.
Jak to může vypadat v menším penzionu:
- Brigádnice, která dopoledne uklízí a večer zaskakuje na baru, dostane oprávnění Pokojská: v telefonu vidí jen stránku Úklid, bez jmen hostů a účtů. Na baru se přihlásí PINem.
- Provozní, která objednává zboží a dělá inventury, dostane oprávnění Sklad. Tržby nevidí, dokud jí nepřidáte Reporty a statistiky.
- Externí účetní se do administrace přihlašovat nemusí. Měsíční podklady jí přijdou e-mailem jako odkaz, ze kterého si je stáhne bez přihlášení.
Jedna provozovna, nebo víc?
Provozovna je v ProfiRESTu pobočka s vlastní licencí, vlastními pokladnami a vlastní zásobou ve skladu. Většině penzionů stačí jedna provozovna s restaurací a barem. Víc provozoven má smysl, když v areálu provozujete samostatný podnik, třeba letní bar u bazénu s vlastním týmem a skladem, nebo když část domu patří jiné firmě. Na co se pak připravit:
- Skladová položka je společná pro celý účet, ale stav zásoby, limit a dodavatel se vedou pro každou provozovnu zvlášť. Výpomoc mezi provozovnami se zapisuje jako přeskladnění.
- Vystavené faktury se vedou po provozovnách. U provozovny, která je jiná firma, přepíšete údaje dodavatele v nastavení faktur.
- Pro EET 2.0 má každá provozovna vlastní číslo evidenční jednotky. Jeden certifikát může platit pro celý účet.
Druhá pokladna nebo mobilní číšník na terase přitom samostatnou provozovnu nepotřebují. V tarifech Master a Profi se další zařízení přidává za 390 Kč měsíčně. Nastavení jednotlivé provozovny popisuje kapitola Nastavení provozovny.
Začněte restaurací
Restauraci a bar rozjedete první: nabídku nahrajete z fotky jídelního lístku, tablet připojíte kódem a můžete markovat. Ubytování si v tarifu Profi přidáte, až ho budete chtít. Data z dosavadní pokladny vám přeneseme zdarma.
Postup přechodu na jeden systém
- Registrace a restaurace. Týden zdarma bez platební karty, nabídka z fotky lístku, první účtenka obvykle do hodiny.
- Lidé. Založte karty zaměstnanců s PINy a rozdělte oprávnění podle toho, kdo co dělá.
- Sklad. Kategorie skladu podle fyzického uspořádání (kuchyň, bar, sklad nápojů), první inventura, receptury u nejprodávanějších jídel.
- Ubytování. Doplněk licence v tarifu Profi za 3 % z obratu ubytování, které se strhávají z kreditu při odjezdu hosta. Pak založíte typy pokojů, pokoje a ceník.
- Účetní. Domluvte se, v jakém formátu chce podklady, a pošlete jí první měsíční balík.
Co udělat teď
Sepište si, kolikrát týdně u vás něco přepisujete z jednoho programu do druhého a kolik času to stojí. Pokud jde o víc než několik minut denně, jeden systém se vyplatí. Prohlédněte si řadu Ubytování a v ceníku si spočítejte tarif Profi s potřebným počtem zařízení. S nastavením pomůže podpora, každý den od 10 do 21 hodin.