Kdo ubytovává hosty za peníze, má vůči obci a státu několik povinností, které s restaurací nemají nic společného: poplatek z pobytu, evidenci ubytovaných a u cizinců i hlášení policii. Pravidla se liší obec od obce a začínající ubytovatelé je často objeví až při první kontrole. Tento článek je obecný přehled, co tyto povinnosti obnášejí a co z nich za vás udělá ProfiREST. Není to právní rada; konkrétní podmínky vždy ověřte na svém obecním úřadě.
Poplatek z pobytu: co to je
Poplatek z pobytu je místní poplatek podle zákona o místních poplatcích. Neplatí se automaticky všude: zavádí ho obec svou obecně závaznou vyhláškou a v ní stanoví i jeho výši a podrobnosti. V obecných rysech platí:
- Platí ho host, který v obci pobývá za úplatu.
- Vybírá a odvádí ho ubytovatel. Poplatek tedy vybíráte pro obec, ne pro sebe, a ručíte za to, že se odvede.
- Výši, splatnost a další podrobnosti určuje vyhláška obce v mezích zákona. Zákon také stanoví, kdo je od poplatku osvobozen.
- Ubytovatel má vůči obci ohlašovací povinnost: oznámit, že ubytování poskytuje, a podávat údaje, jak vyhláška stanoví.
Protože se pravidla mění podle obce, je nejjistější zajít nebo napsat na obecní úřad, kde penzion nebo hotel stojí, a nechat si potvrdit, co od vás úřad chce: kdy odvádět, v jaké formě hlásit a jaké osvobození se u vás nejčastěji vyskytuje.
Evidence ubytovaných
Ubytovatel vede o hostech evidenci, ze které jde poplatek spočítat a zkontrolovat. Tradičně se jí říká evidenční kniha. Jaké údaje v ní musí být a jak dlouho ji uchovávat, stanoví zákon; obec vám obvykle řekne, v jaké podobě ji chce vidět při kontrole.
V ProfiRESTu je evidence hostů součástí pobytu. V detailu pobytu recepce zapíše jméno, datum narození, státní občanství, doklad, trvalé bydliště, odkdy dokdy byl host ubytovaný a případný důvod, proč neplatí poplatek z pobytu. Host může údaje vyplnit i sám předem na stránce svého pobytu, na recepci je pak jen zkontrolujete.
Z praxe ubytovatelů několik obecných zásad:
- Zapisujte při příjezdu, ne zpětně. Doplňování údajů po odjezdu hosta je nejčastější zdroj mezer.
- Jedno místo pro evidenci. Část hostů v sešitě a část v tabulce dělá kontrolu zbytečně složitou.
- U skupin chtějte seznam předem. Svatba nebo firemní skupina přijede najednou a recepce nestihne zapsat všechny údaje u pultu.
- Evidujte i osvobozené hosty s důvodem osvobození. I když poplatek neplatí, do evidence obvykle patří.
- Hlídejte úplnost a čitelnost. Zápis, ze kterého nejde přečíst jméno nebo datum pobytu, je při kontrole skoro totéž jako zápis chybějící.
Ubytování cizinců
U hostů ze zahraničí má ubytovatel navíc povinnost ohlásit jejich pobyt policii a vést o nich evidenci. Lhůty, rozsah údajů a způsob hlášení stanoví zákon o pobytu cizinců; aktuální postup, včetně možnosti hlásit elektronicky, najdete na webu Policie České republiky nebo se zeptejte na místně příslušném oddělení cizinecké policie.
Ubytování cizince je potřeba nahlásit do 3 pracovních dnů, elektronicky přes Ubyport. ProfiREST hlásí cizince sám přes webovou službu Ubyportu: host s jiným než českým občanstvím se po ubytování sám zařadí k hlášení, čekající hosty systém odesílá každou hodinu a doručenku od policie (PDF) najdete u odeslané dávky. U cizince je povinné datum narození a číslo dokladu.
K automatickému hlášení potřebujete zařízení zaregistrované u cizinecké policie (přidělí vám IDUB a zkratku) a přihlašovací účet k webové službě Ubyportu, který policie přidělí na žádost. Dokud ho nemáte, hlásíte cizince ze seznamu ručně ve formuláři Ubyportu. Postup pro recepci vytiskněte a nechte ho u pultu, aby ho našel i brigádník o víkendu.
Osobní údaje hostů
Evidence hostů obsahuje osobní údaje, takže se na ni vztahují pravidla ochrany osobních údajů. Obecně platí:
- Sbírejte jen údaje, které po vás chce zákon nebo které opravdu potřebujete pro pobyt.
- Evidenci chraňte: papírovou knihu zamykejte, elektronickou mějte za heslem a nepřístupnou brigádníkům, kteří ji nepotřebují.
- Uchovávejte ji po dobu, kterou stanoví zákon, a potom ji bezpečně zlikvidujte.
- Hostovi umějte odpovědět, proč údaje chcete a co s nimi děláte.
- Evidenci neposílejte nezabezpečeně e-mailem a nesdílejte ji ve skupinových chatech.
Co za vás udělá systém a co zůstává na vás
ProfiREST v řadě Ubytování pokrývá provoz domu i podklady pro úřady. Na stránce Ubytování › Evidence a úřady najdete domovní knihu, podklad pro poplatek z pobytu, hlášení cizinců a podklad pro statistiku ČSÚ. Do těchto podkladů patří jen pobyty, které proběhly, a pobyt bez jediného zapsaného hosta stránka vypíše, abyste ho doplnili.
| Povinnost nebo úkol | Kdo to dělá |
|---|---|
| Rezervace pobytů, pokoje, obsazenost | ProfiREST, řada Ubytování. |
| Evidence hostů a domovní kniha | ProfiREST: hosté v detailu pobytu, domovní kniha za zvolené období k tisku nebo jako tabulka pro Excel. |
| Výpočet poplatku z pobytu | ProfiREST: placené a osvobozené noci, částka k odvodu a rozpis po hostech podle sazby vaší obce. |
| Přiznání a odvod poplatku obci | Vy, podle vyhlášky obce, z podkladu ze systému. |
| Hlášení ubytovaných cizinců | ProfiREST přes webovou službu Ubyportu; bez účtu k ní ručně ve formuláři Ubyportu. |
| Statistika pro ČSÚ | ProfiREST připraví podklad za měsíc, výkaz vyplníte a odešlete sami. |
| Útrata hosta a platba při odjezdu | ProfiREST: útrata z restaurace, baru nebo wellness na účtu pokoje, při odjezdu host zaplatí celý účet najednou. |
| Evidence tržeb od 1. 1. 2027 | ProfiREST: platby markované v pokladně, včetně plateb za pobyt, eviduje server, viz EET 2.0. |
| Podklady pro účetní | ProfiREST: měsíční balík, viz kapitola Podklady pro účetní. |
| Ohlášení obci, že ubytování poskytujete | Vy, jak stanoví vyhláška obce. |
Poplatek na účtu pokoje
Poplatek z pobytu je na účtu pokoje samostatná položka a host ho zaplatí při odjezdu spolu s ubytováním a útratou. Na vyúčtování je bez DPH, protože ho vybíráte pro obec, ne za svou službu. Jak ho vést v účetnictví, se domluvte s účetní dřív, než začnete.
Jak to nastavit v praxi
- Sazba a obec. V pravidlech ubytování zadejte sazbu vaší obce, věk, do kterého hosté neplatí (zákon osvobozuje osoby mladší 18 let), a obec, které poplatek odvádíte.
- Údaje předem od hosta. Host je vyplní na stránce svého pobytu a recepce je při příjezdu jen zkontroluje.
- Ubyport nejdřív vyzkoušejte. Přepínač pro hlášení do ostrého Ubyportu nechte vypnutý, dokud spojení nevyzkoušíte. Testovací prostředí policie je jen pro smyšlená data a povinnost nesplňuje.
- Doručenky schovávejte. Doručenka od policie zůstává u odeslané dávky a hodí se při kontrole.
- Jasná odpovědnost. Určete, kdo kontroluje evidenci hostů a kdo podává přiznání obci. U malého penzionu to bývá majitel, ve větším hotelu vedoucí recepce.
Co udělat teď
- Zjistěte na obecním úřadě, jestli obec poplatek z pobytu vybírá, v jaké výši a jak ho odvádět.
- Zadejte sazbu, věkovou hranici a obec v pravidlech ubytování.
- Požádejte cizineckou policii o registraci zařízení a o účet k webové službě Ubyportu.
- S účetní se domluvte, jak poplatek vést v účetnictví.
- Určete, kdo kontroluje evidenci hostů a podává přiznání obci.
Postup krok za krokem je v nápovědě v kapitole Ubytování. S nastavením pomůže podpora, každý den od 10 do 21 hodin.